Wie Unternehmen durch effektives Prozessmanagement Operational Excellence erlangen

Prozessmanagement (GPM) ist ein weit verbreiteter und effektiver Managementansatz, der darauf abzielt, die organisatorischen Abläufe mithilfe ganzheitlicher und strukturierter Methoden und Technologien zu transformieren. Im Mittelpunkt stehen Effizienz und Effektivität. GPM vereinfacht Prozesse, senkt die Kosten und steigert die Kund:innenzufriedenheit, sodass Unternehmen ihre Ziele erreichen können.

Dieser Blogbeitrag befasst sich mit den Grundlagen von GPM und zeigt auf, wie Ihr Unternehmen von der Implementierung eines Geschäftsprozessmanagementsystems profitieren kann.

Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist eine etablierte und weit verbreitete Managementdisziplin, die sich auf das Management und die Transformation von Geschäftsprozessen konzentriert, und zwar ganzheitlich und innerhalb definierter, strukturierter Methoden und Technologien. Mit Hilfe dieser Methoden und Tools werden Geschäftsprozesse analysiert, gestaltet, umgesetzt, überwacht und kontinuierlich verbessert. Der Schwerpunkt von GPM liegt dabei auf der Identifizierung und Vermeidung von Ineffizienzen und Redundanzen in Prozessen, um die Leistung zu verbessern, Kosten zu senken und die Kund:innenzufriedenheit zu erhöhen.

Unternehmen setzen Prozessmanagement ein, um verschiedene Herausforderungen, die sich aus externen und internen Faktoren ergeben, erfolgreich zu bewältigen. Nach Ansicht von Expert:innen¹ gibt es zwei unterschiedliche Triebkräfte für GPM – Business und IT. Einerseits sind es aus strategischer Sicht Geschäftstrends wie Globalisierung, dynamische Märkte, schneller Informationstransfer, globale Standards, interorganisationale Wertschöpfungsketten, schnelle Entscheidungsfindung und Outsourcing; und andererseits aus Sicht der IT – flexible IT-Architekturen, mobile IT und neue Kommunikationsmittel.

Prozessmanagement bietet den Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel:

Durch die Automatisierung und Rationalisierung von Arbeitsabläufen können Unternehmen Engpässe beseitigen und den Zeit- und Arbeitsaufwand für Aufgaben reduzieren. Das wiederum führt zu höherer Produktivität und Effizienz.

GPM trägt zur Standardisierung aller Prozesse in einem Unternehmen bei. Die Standardisierung der Arbeit und die Gewährleistung der Konformität führen, wenn sie richtig durchgeführt werden, zu einer höheren und besseren Qualität der Ergebnisse.

GPM hilft Unternehmen, Ineffizienzen und Redundanzen in ihren Prozessen zu erkennen und zu beseitigen. Dies führt zu niedrigeren Betriebskosten und höherer Rentabilität.

Mit GPM gelingt es Unternehmen, sich schnell an veränderte Marktbedingungen und Wünsche der Kundschaft anzupassen. Durch die Möglichkeit, Prozesse schnell und effizient zu ändern, können Unternehmen flexibler und agiler auf neue Chancen und Herausforderungen reagieren.

GPM hilft, Silos aufzubrechen und die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Interessengruppen zu verbessern. Durch eine einheitliche Sicht auf die Prozesse und die Zusammenarbeit in Echtzeit kann GPM Unternehmen helfen, ihre Ziele effektiver und effizienter zu erreichen.

Die erfolgreiche Einführung von GPM in Unternehmen erfordert die Zusammenarbeit aller Beteiligten, einschließlich der Geschäftsleitung, der Mitarbeitenden und der Kundschaft. Sie erfordert ein Engagement für kontinuierliche Verbesserungen und die Bereitschaft zur Anpassung und Veränderung, um die Unternehmensziele zu erreichen.

Wie oben definiert, ist das Prozessmanagement ein systematischer Ansatz zur Erreichung von Geschäftszielen, und es gibt mehrere wichtige Schritte, die bei der Implementierung von Geschäftsprozessmanagement in einem Unternehmen zu beachten sind:

• Prozessdefinition

Identifizierung der Prozesse, die verwaltet werden müssen, sowie deren Inputs, Aktivitäten und Outputs.

• Prozessanalyse

Identifizierung von Ineffizienzen oder verbesserungswürdigen Bereichen.

• Prozessoptimierung

Neugestaltung der Prozesse auf Grundlage der Analyse, um eine bessere Effizienz und Effektivität zu erreichen.

• Prozessimplementierung

Kommunikation der Änderungen an alle Beteiligten, Schulung zu den neuen Prozessen und Sicherstellung, dass alle Beteiligten ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen.

• Prozessdurchführung

Durchführung der eigentlichen Arbeit.

• Prozessüberwachung

Kontrolle und Beobachtung der Prozessausführung und Bewertung der Leistung.

Betrachtet man GPM aus einer übergeordneten Perspektive, so handelt es sich um einen recht intuitiven Managementansatz: Man standardisiert die Art und Weise, wie die Dinge in der Organisation erledigt werden, teilt allen Beteiligten mit, wie dieser standardisierte Weg aussieht, und stellt sicher, dass die Arbeit so abläuft, wie man es sich vorstellt. Der gewählte Ansatz für die Standardisierung, die Analyse, die als Grundlage dient, die Art und Weise, wie alle Mitarbeitenden informiert werden, die Umsetzung und die Überwachung der Umsetzung – all das erfordert ein tieferes Eintauchen in dieses Thema. Es gibt viele verschiedene GPM-Methoden, und wir empfehlen Ihnen, sich zu informieren, um die für Sie am besten geeignete Methode zu finden.

Die Methodenvielfalt im Geschäftsprozessmanagement ergibt sich aus den unterschiedlichen Stufen der GPM-Einführung in einem Unternehmen. Laut dem Handbuch für Geschäftsprozessmanagement decken Methoden wie Six Sigma und Lean Management den gesamten Lebenszyklus von Geschäftsprozessen ab, sind aber nicht so vielfältig wie die Methoden, die eine unternehmensweite Einführung von GPM unterstützen.

Der Six Sigma-Ansatz für das Qualitätsmanagement kann Teil eines ganzheitlicheren Geschäftsprozessmanagements sein. Innerhalb eines GPM-Frameworks angewandt, bietet Six Sigma einen strukturierten Ansatz zur Identifizierung und Priorisierung verbesserungswürdiger Bereiche, zur Festlegung messbarer Ziele und zur Überwachung des Fortschritts im Hinblick auf die Erreichung dieser Ziele. Durch die Integration von Six Sigma mit GPM können Unternehmen Prozesse rationalisieren, Verschwendung reduzieren und die Gesamteffizienz verbessern. Darüber hinaus kann Six Sigma Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse an den Bedürfnissen ihrer Kund:innen auszurichten und so die Kund:innenzufriedenheit und -loyalität zu erhöhen. Daher ist Six Sigma ein wirkungsvolles Instrument zur Prozessverbesserung, wenn es als Teil eines größeren GPM-Konzepts eingesetzt wird.

Lean Management ist eine Methodik, die in das Geschäftsprozessmanagement integriert werden kann, um den Wertfluss zu optimieren und Verschwendung zu vermeiden. Durch die Ermittlung und Beseitigung von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten, wie z. B. Überproduktion und Wartezeiten, können Unternehmen schlanke Prozesse schaffen, die sich als effizienter und kostengünstiger erweisen. Lean Management legt den Schwerpunkt auf das Engagement der Mitarbeiter:innen bei der Prozessverbesserung, was sich positiv auf die Arbeitsmoral auswirken und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen kann. Durch die Integration von Lean Management in GPM können Unternehmen die Prozesseffizienz steigern, Kosten senken und die Zufriedenheit der Kundschaft insgesamt verbessern.

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl anderer Methoden, die innerhalb eines breiteren GPM-Frameworks eingesetzt werden können, um die Prozessleistung zu verbessern, darunter:

• Total Quality Management (TQM): Ein ganzheitlicher Ansatz zur Prozessverbesserung, der die Bedeutung der Qualität auf allen Ebenen des Unternehmens hervorhebt.
• Agile: Ein iterativer Ansatz für die Softwareentwicklung, der den Schwerpunkt auf Zusammenarbeit, Flexibilität und schnelle Reaktion auf sich ändernde Anforderungen legt.
• Design Thinking: Ein kund:innenorientierter Ansatz zur Problemlösung, bei dem Einfühlungsvermögen, Ideenfindung und Experimentieren im Vordergrund stehen.
• Kaizen: Ein japanischer Begriff, der „kontinuierliche Verbesserung“ bedeutet. Er beinhaltet die schrittweise und kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, wobei der Schwerpunkt auf kleinen, inkrementellen Änderungen liegt.
• Business Process Reengineering (BPR): Ein radikaler Ansatz zur Prozessverbesserung, der die vollständige Neugestaltung von Geschäftsprozessen beinhaltet.
• Plan-Do-Check-Act (PDCA): Ein vierstufiger, iterativer Ansatz zur Prozessverbesserung, der die Planung eines Prozesses, die Implementierung, die Überprüfung der Ergebnisse und die Ergreifung von Maßnahmen zur Verbesserung des Prozesses umfasst.

Diese Methoden können in beliebiger Reihenfolge und in Kombination mit anderen verwendet werden, um einen umfassenden Gestaltungsrahmen für GPM zu schaffen, der auf die besonderen Bedürfnisse und Herausforderungen jeder Organisation zugeschnitten ist. Einer der umfassendsten Ansätze, der die oben genannten Methoden kombiniert, ist der Prozessmanagement-Lebenszyklus.

Der Prozessmanagement-Lebenszyklus (PMLC) ist ein zyklisches Vorgehensmodell für das Prozessmanagement und unterstützt Unternehmen dabei, ihren Geschäftserfolg durch Geschäftsprozessmanagement zu erhöhen.

Der PMLC besteht aus sechs Phasen:

• Strategisches Geschäftsprozessmanagement
• Prozessdesign und -dokumentation
  
• Prozessanalyse und -optimierung
• Prozessimplementierung & Change Management
• Prozessdurchführung & Betrieb
• Prozesskontrolle und Feedback

Jede Phase baut auf der vorherigen auf und bildet die notwendige Grundlage für die Wirksamkeit der nachfolgenden Phase. Daher ist es wichtig, die kritische Rolle, die jede Phase im PMLC spielt, zu erkennen und allen Phasen die gleiche Aufmerksamkeit und Bedeutung zukommen zu lassen.

BOC Group’s Prozessmanagement-Lebenszyklus (PMLC)

Die Methode des Prozessmanagement-Lebenszyklus (PMLC) ist umfassend, detailliert und flexibel und kann auf strategischer, taktischer oder operativer Ebene eingesetzt werden. Der PMLC deckt das gesamte Prozessportfolio ab und ermöglicht es Unternehmen, ein umfassendes Verständnis dafür zu erlangen, wie Mehrwert geschaffen, optimiert und an die Kundschaft weitergegeben wird.

Wertschöpfungsketten veranschaulichen den ganzheitlichen Charakter des Geschäftsprozessmanagements, bei dem alle Aktivitäten, Aufgaben und Prozesse zusammenarbeiten, um den Wert zu maximieren. Der PMLC kann auf einzelne Prozesse oder das gesamte Portfolio angewendet werden. Je nach Reifegrad des Prozessmanagements kann der PMLC in jeder beliebigen Phase begonnen werden, und es können auch Phasen übersprungen werden, so dass Unternehmen bei der Implementierung des Prozessmanagements und der Prozessorganisation agil vorgehen können.

Neue Technologien können dabei helfen, Prozessdaten zu ermitteln und Prozesse zu automatisieren. Diesen Prozess kann der PMLC auf iterative Weise unterstützen. Dieser iterative Ansatz ist entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen im Laufe der Zeit, indem in jeder Phase potenzielle Probleme und Bereiche mit Optimierungsbedarf identifiziert werden. Auf diese Weise können Unternehmen flexibler und schneller auf Veränderungen reagieren und ihre betriebliche Effizienz und Effektivität kontinuierlich steigern. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass das GPM für das Unternehmen und seine Stakeholder:innen einen Mehrwert schafft.

Um Prozesse in einer Organisation zu managen, ist es notwendig, sie zu dokumentieren. Dieses Thema ist zwar ein Teil des Themas Prozessdokumentation, wirkt sich aber grundsätzlich auf alle anderen Phasen des Prozessmanagement-Lebenszyklus aus. Dokumentierte Prozesse sind für ein effektives Prozessmanagement in einer Organisation von entscheidender Bedeutung und sollten auch außerhalb der Gedankenwelt des/der Prozessmanagers:in verständlich sein. Zudem werden Prozesse manchmal von Maschinen ausgeführt und sind möglicherweise automatisierbar, daher müssen sie in einer maschinenlesbaren Form dokumentiert werden.

Es gibt viele verschiedene Ansätze für die Prozessdokumentation. Einige davon sind:

• BPMN (Business Process Model and Notation): ein weltweit anerkannter Standard für die Prozessmodellierung
• Textbasierte Dokumentation wie z. B. Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPC): konzentrieren sich auf den Ablauf von Ereignissen in einem Prozess und wie sie miteinander in Beziehung stehen
• UML-Aktivitätsdiagramme: bieten eine detailliertere Sicht auf einen Prozess, einschließlich der Verzweigung und Zusammenführung von Aktivitäten

Einige dieser Notationen können zwar für bestimmte Organisationen und Branchen nützlich sein, sind jedoch nicht so weit verbreitet oder standardisiert wie BPMN. Die Wahl der Prozessmodellierungsnotation sollte letztlich auf den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen der Organisation basieren.

BPMN 2.0 ist eine standardisierte graphische Notation, die für die Prozessmodellierung und -dokumentation verwendet wird und es den verschiedenen Beteiligten ermöglicht, Geschäftsprozesse auf klare und präzise Weise zu kommunizieren und zu verstehen. Sie geht auf die Herausforderungen der Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen ein und ermöglicht die Modellierung komplexer Prozessszenarien und die Integration mit externen Systemen. Eine Limitierung des Standards BPMN 2.0 besteht jedoch darin, dass er nicht alle Informationen erfasst, die für das Qualitätsmanagement, die Prozessanalyse, die Simulation, die Berechnung der Prozesskosten oder das Risikomanagement erforderlich sind. Daher sind Anpassungen oder Erweiterungen der BPMN 2.0-Notation notwendig, um den gesamten Lebenszyklus des Prozessmanagements abzudecken. Tools wie unser renommiertes GPM-Tool ADONIS ermöglichen es Anwender:innen, Informationen zu Prozessen hinzuzufügen, um geschäftliche Anforderungen sowie die Anforderungen für Qualitätsmanagement, Compliance und Risikomanagement zu erfüllen, während die Prozessnotation für die Integration mit anderen ausführenden Tools standardisiert bleibt.

Holen Sie sich gerne ein Exemplar unseres kostenlosen BPMN 2.0 Posters für nähere Details und lernen Sie das Konzept von ADONIS – BPMN fit for business – kennen.

GPM ist nicht nur etwas für Prozessmanager:innen oder IT-Fachleute; es betrifft jeden, von der Führungsebene bis zu den Arbeiter:innen in der Produktion, die die Arbeitsabläufe ausführen. Durch Zusammenarbeit können die Beteiligten Möglichkeiten zur Prozessverbesserung ermitteln, Änderungen umsetzen und die Ergebnisse überwachen, um sicherzustellen, dass der Prozess effizient und effektiv abläuft. Bei der Anwendung des PMLC-Ansatzes für GPM können die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten je nach Phase variieren.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der wichtigsten GPM-Stakeholder:innen und ihre Rollen:

• Prozessmanager:in: Verantwortlich für den täglichen Betrieb des Prozesses, um sicherzustellen, dass er reibungslos abläuft und seine Ziele erreicht.
• Prozessverantwortliche: Zuständig für die Verwaltung des End-to-End-Prozesses und die Sicherstellung seines effizienten Ablaufs
• Fachexpert:innen: Personen, die Informationen zu den Prozessen beisteuern und mit ihrem praktischen Wissen die Dokumentation der organisatorischen Prozesse ergänzen.
• Business-Analyst:innen: Arbeiten eng mit den Prozessmanager:innen und Prozessverantwortlichen zusammen, um Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu ermitteln und Aktionspläne zu entwickeln.
• Leser:innen: Personen, die die Prozessdokumentation, einschließlich der Arbeitsverfahren und Richtlinien, lesen. Dabei kann es sich um Mitarbeitende handeln, die den Prozess, mit dem sie arbeiten, verstehen müssen, oder um Auditor:innen, die die Prozesse der Organisation auf Einhaltung der Vorschriften überprüfen.
• Auditor:innen (sowohl interne als auch externe): Interne Prüfer:innen sind dafür verantwortlich, dass die Prozesse der Organisation mit den internen Richtlinien und Verfahren übereinstimmen, während externe Auditor:innen sicherstellen, dass die Organisation die einschlägigen Vorschriften und Normen einhält.
• Aufsichtsbehörden
• Änderungsmanager:innen
• Qualitätsbeauftragte
• Compliance-Manager:innen
• Risiko-Manager:innen
• Unternehmensarchitekt:innen

Prozessmanagement (GPM) ist ein Managementansatz, der sich auf die Analyse, Gestaltung, Implementierung, Überwachung und Verbesserung von Geschäftsprozessen konzentriert, um die organisatorischen Abläufe ganzheitlich zu verändern. Dadurch kann die Produktivität gesteigert, die Qualität der Ergebnisse verbessert, die Kund:innenzufriedenheit erhöht, die Zusammenarbeit verbessert, die Flexibilität und Agilität erhöht und die Kosten gesenkt werden.

Um GPM erfolgreich zu implementieren, müssen alle Beteiligten zusammenarbeiten. Die Einführung eines Tools wie unserer bewährten GPM-Suite ADONIS kann dies noch besser unterstützen. Sie ermöglicht es Unternehmen, das volle Potenzial von GPM auszuschöpfen und die Kräfte im gesamten Unternehmen zu bündeln.