¿Qué es la Gestión de Procesos ? (BPM)

La Gestión de Procesos  (BPM por sus siglas en inglés) es un enfoque de gestión eficaz y ampliamente utilizado que tiene como objetivo transformar las operaciones de la organización utilizando métodos y tecnologías holísticos y estructurados. Con un enfoque central en la eficiencia y la eficacia, BPM simplifica los procesos, reduce los costos y aumenta la satisfacción del cliente para ayudar a las organizaciones a lograr sus objetivos.

Este post explora los fundamentos de BPM, sus partes interesadas y cómo la implementación de sistemas de gestión de procesos de negocio puede beneficiar a su empresa.

La Gestión de Procesos (BPM) es una disciplina de gestión bien establecida y ampliamente utilizada que se centra en la gestión y transformación de procesos de negocio, de forma integral y dentro de tecnologías y métodos estructurados y definidos. Estos métodos y herramientas se utilizan para analizar, diseñar, implementar, monitorear y mejorar continuamente los procesos de negocio. BPM se enfoca en identificar y eliminar ineficiencias y redundancias de procesos para mejorar el rendimiento, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente.

El objetivo de la gestión de procesos (BPM) es analizar, modelar, optimizar y mejorar sistemáticamente los procesos de una organización. Su objetivo es mejorar la eficacia, la productividad y la agilidad agilizando los flujos de trabajo, eliminando los cuellos de botella, reduciendo los errores y garantizando que los procesos empresariales se ajusten a las metas y objetivos de la organización. En última instancia, el BPM ayuda a las organizaciones a alcanzar la excelencia operativa, adaptarse a los cambios en el entorno empresarial y ofrecer valor a los clientes y las partes interesadas.

La Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es una disciplina utilizada por las organizaciones para identificar, documentar y mejorar sus procesos de negocio. Implica analizar los flujos de trabajo, identificar las ineficiencias y aplicar cambios para optimizar las operaciones.

Por otro lado, el software de gestión de procesos empresariales (BPMS) es la tecnología que permite la BPM. Proporciona herramientas y plataformas para que las organizaciones diseñen procesos, automaticen tareas, supervisen el rendimiento y tomen decisiones basadas en datos para mejorar la eficiencia y la agilidad.

Mientras que el BPM se centra en la gestión y optimización de los procesos empresariales, el BPMS es la infraestructura de software que facilita la ejecución de las prácticas de BPM mediante la automatización, el análisis y la supervisión de los procesos.

En resumen, BPM es la metodología, mientras que BPM Software es la tecnología que apoya y permite la aplicación de los principios de BPM dentro de una organización.

El software de gestión de procesos empresariales (BPMS) es una solución tecnológica diseñada para apoyar y agilizar las iniciativas de gestión de procesos empresariales (BPM) dentro de las organizaciones. BPMS proporciona herramientas y capacidades para definir, modelar, automatizar, supervisar y optimizar los procesos empresariales. Este software permite a las empresas mejorar la eficiencia, la agilidad y la productividad digitalizando y automatizando los flujos de trabajo, reduciendo el esfuerzo manual, eliminando errores y garantizando el cumplimiento de las políticas organizativas y las normativas del sector. Utilizando BPMS, las empresas pueden obtener información sobre sus procesos, identificar cuellos de botella y mejorar continuamente las operaciones para alcanzar objetivos estratégicos.

Las organizaciones utilizan la Gestión por Procesos para abordar con éxito diversos desafíos que surgen de factores externos e internos. Según los investigadores¹, existen dos impulsores diferentes para BPM: negocio y TI. Por un lado, provenientes del aspecto estratégico, están las tendencias empresariales como la globalización, los mercados dinámicos, la transferencia rápida de información, los estándares globales, las cadenas de valor interorganizacionales, la toma rápida de decisiones y la subcontratación; y por otro lado, desde la perspectiva de TI, están las arquitecturas de TI flexibles, las TI móviles y las nuevas herramientas de comunicación.

BPM ofrece numerosas ventajas a las empresas. Algunos de esos beneficios incluyen:

Al automatizar y optimizar los flujos de trabajo, las empresas pueden eliminar los cuellos de botella y reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar las tareas. Esto a su vez conduce a una mayor productividad y eficiencia.

BPM ayuda a estandarizar todos los procesos en una organización. Estandarizar el trabajo y garantizar el cumplimiento, si se hace correctamente, conduce a una mayor y mejor calidad de los resultados.

Al comprender un proceso e identificar las áreas en las que podría ser más amigable para el cliente, las organizaciones pueden aumentar la satisfacción del cliente y mejorar su reputación.

BPM ayuda a las empresas a identificar y eliminar ineficiencias y redundancias en sus procesos. Esto se traduce en menores costos operativos y mayor rentabilidad.

BPM ayuda a las empresas a comprender las necesidades de sus clientes y brindarles una experiencia más personalizada. El mismo enfoque también ayuda a construir relaciones internas con los empleados, aumentando su satisfacción y, por lo tanto, la productividad. Al identificar y solucionar problemas, las empresas pueden mejorar la satisfacción general de sus partes interesadas.

BPM permite a las empresas adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado y las demandas de los clientes. Al poder cambiar los procesos de manera rápida y eficiente, las empresas pueden ser más flexibles y ágiles para responder a nuevas oportunidades y desafíos.

BPM ayuda a romper los silos y mejorar la comunicación y la colaboración entre los diferentes departamentos y partes interesadas. Al proporcionar una vista unificada de los procesos y la colaboración en tiempo real, BPM puede ayudar a las organizaciones a lograr sus objetivos de manera más eficaz y eficiente.

En general, BPM es un vehículo poderoso que puede ayudar a las empresas a mejorar sus operaciones, reducir costos y crear una mejor experiencia para el cliente. Al adoptar BPM, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia, flexibilidad y colaboración, lo que lleva a un mejor rendimiento empresarial y al éxito a largo plazo.

Al estandarizar los procesos e introducir controles automatizados, BPM minimiza la aparición de errores y mejora la calidad general de los resultados.

BPM proporciona una visibilidad completa de los distintos procesos empresariales, lo que permite a los directivos supervisar el rendimiento, identificar los cuellos de botella y tomar decisiones basadas en datos.

Al agilizar los procesos y mejorar la eficiencia, el BPM permite a las organizaciones ofrecer mejores productos y servicios, lo que aumenta la satisfacción y fidelidad de los clientes.

BPM garantiza que los procesos empresariales estén alineados con los objetivos estratégicos, lo que permite a las organizaciones centrarse en actividades que impulsan el crecimiento y la innovación.

En general, BPM es un vehículo poderoso que puede ayudar a las empresas a mejorar sus operaciones, reducir costos y crear una mejor experiencia para el cliente. Al adoptar BPM, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia, flexibilidad y colaboración, lo que lleva a un mejor rendimiento empresarial y al éxito a largo plazo.

La implementación exitosa de BPM en las organizaciones requiere la colaboración entre todas las partes interesadas, incluida la gerencia, los empleados y los clientes. Requiere un compromiso con la mejora continua y la voluntad de adaptarse y cambiar para lograr los objetivos empresariales.

Como se definió anteriormente, la Gestión de Procesos de Negocio es un enfoque sistemático para lograr los objetivos empresariales, y hay varios pasos clave a considerar al implementarla en una organización:

• Definición de procesos

Identificación de los procesos que necesitan ser gestionados y sus entradas, actividades y salidas.

• Análisis de procesos

Identificación de ineficiencias o áreas de mejora.

• Optimización de procesos

Rediseño de procesos basados ​​en el análisis para lograr una mayor eficiencia y eficacia.

• Process Implementación de procesos

Comunicar los cambios a todas las partes interesadas, brindar capacitación sobre los nuevos procesos y garantizar que todas las partes interesadas entiendan sus funciones y responsabilidades.

• Ejecucción de Procesos

Realización del trabajo real.

• Monitoreo de Procesos

Controlar y observar la ejecución de los procesos y evaluar el desempeño.

Mirando BPM desde una perspectiva de nivel superior, es un enfoque de gestión bastante intuitivo: estandariza la forma en que su organización hace las cosas, comparte la forma preferida de hacer las cosas con todas las partes interesadas y se asegura de que su trabajo fluya de la manera que desea. Sin embargo, todo esto requiere una inmersión más profunda en el tema. Existen muchas metodologías BPM diferentes, y le recomendamos que investigue para encontrar la más adecuada para su organización.

La diversidad de métodos en la gestión de procesos de negocio resulta de los diferentes niveles de adopción de BPM en una empresa. De acuerdo con el Manual sobre la Gestión de Procesos de Negocio⁵, los métodos como Six Sigma y Lean Management cubren todo el ciclo de vida del proceso de negocio, pero no son tan completos como los métodos que respaldan la adopción de BPM en toda la empresa.

El enfoque Six Sigma para la gestión de la calidad puede ser parte de un BPM más holístico. Aplicado dentro de un marco de BPM, Six Sigma proporciona un enfoque estructurado para identificar y priorizar áreas de mejora, establecer objetivos medibles y monitorear el progreso hacia esos objetivos. Al integrar Six Sigma con BPM, las empresas pueden optimizar los procesos, reducir el desperdicio y mejorar la eficiencia general. Además, Six Sigma puede ayudar a las empresas a alinear sus procesos empresariales con las necesidades de sus clientes, aumentando así la satisfacción y lealtad del cliente. Por lo tanto, Six Sigma es una herramienta eficaz de mejora de procesos cuando se utiliza como parte de un enfoque BPM más amplio.

Lean Management es una metodología que se puede integrar con la Gestión de Procesos de Negocio para optimizar los flujos de valor y eliminar el desperdicio. Al identificar y eliminar actividades que no agregan valor, como la sobreproducción y la espera, las organizaciones pueden crear procesos eficientes que son más eficientes y rentables. Lean Management hace hincapié en la participación de los empleados en la mejora de procesos, lo que puede mejorar la moral laboral y crear una cultura de mejora continua. Al integrar Lean Management en BPM, las empresas pueden mejorar la eficiencia de los procesos, reducir costos y mejorar la experiencia general del cliente.

Además, hay una serie de otros métodos que se pueden utilizar dentro de un marco de gestión de procesos más amplio para mejorar el rendimiento de los procesos, que incluyen:

• Gestión de calidad total (TQM): Un enfoque holístico para la mejora de procesos que enfatiza la importancia de la calidad en todos los niveles de la organización.
• Agile: Un enfoque iterativo para el desarrollo de software que enfatiza la colaboración, la flexibilidad y la respuesta rápida a los requisitos cambiantes del cliente.
• Design Thinking: Un enfoque centrado en el cliente para la resolución de problemas que enfatiza la empatía, la ideación y la experimentación.
• Kaizen: Término japonés que significa «mejora continua». Implica la mejora gradual y continua de los procesos, con énfasis en pequeños cambios incrementales.
• Reingeniería de Procesos de Negocio (BPR): Un enfoque radical para la mejora de procesos que implica el rediseño completo de los procesos de negocio.
• Plan-Do-Check-Act (PDCA):Un enfoque iterativo de cuatro pasos para la mejora de procesos que incluye planificar un proceso, implementarlo, revisar los resultados y tomar medidas para mejorarlo.

Estos métodos se pueden utilizar en cualquier orden y en combinación con otros para crear un marco de BPM integral, adaptado a las necesidades y desafíos únicos de cada organización. Uno de los enfoques más completos que combina los métodos anteriores es el ciclo de vida de la gestión de procesos (PMLC por sus siglas en inglés).

El ciclo de vida de la gestión por procesos (PMLC) es un modelo de procedimiento cíclico para la gestión de procesos y ayuda a las empresas a aumentar su éxito empresarial a través de la gestión de procesos de negocio.

El PMLC consiste de seis fases:

1. Gestión Estratégica de Procesos de Negocio
2. Diseño y documentación de procesos
3. Análisis y optimización de procesos
4. Implementación de procesos y gestión del cambio
5. Ejecución y operación de procesos
6. Controlling y feedback de procesos

Cada fase se apoya en la anterior y proporciona la base necesaria para que la fase siguiente sea eficaz. Por lo tanto, es importante reconocer el papel crítico que juega cada fase en el PMLC y darles la misma atención e importancia a todas ellas.

Ciclo de vida de gestión por procesos (PMLC) de BOC Group

El método del ciclo de vida de la gestión de procesos (PMLC) tiene amplitud, profundidad y flexibilidad, y se puede utilizar en niveles estratégicos, tácticos u operativos. PMLC cubre toda la cartera de procesos, lo que permite a las organizaciones obtener una comprensión integral de cómo se crea, optimiza y entrega valor a los clientes.

Las cadenas de valor ilustran la naturaleza holística de BPM, donde cada actividad, tarea y proceso trabajan juntos para maximizar el valor. PMLC se puede aplicar a procesos individuales o a toda la cartera. Dependiendo de la madurez de la gestión de procesos, PMLC se puede iniciar en cualquier fase y las fases se pueden omitir, lo que permite a las organizaciones ser ágiles en la implementación de la gestión y organización de procesos.

Las nuevas tecnologías pueden ayudar a descubrir datos de procesos y automatizar procesos, que PMLC puede respaldar de forma iterativa. El enfoque iterativo es esencial para mejorar continuamente los procesos a lo largo del tiempo mediante la identificación de posibles problemas y áreas de optimización en cada etapa. Esto ayuda a las organizaciones a ser más adaptables y receptivas a los cambios y aumentar continuamente su eficiencia y eficacia operativa. Además, garantiza que BPM entregue valor a la organización y sus partes interesadas.

BPM no es solo para administradores de procesos o profesionales de TI; involucra a todos, desde los ejecutivos de nivel C hasta el trabajador en el piso de la fábrica que lee los procedimientos de trabajo. Al trabajar juntos, las partes interesadas pueden identificar oportunidades de mejora de procesos, implementar cambios y monitorear los resultados para garantizar que el proceso se ejecute de manera eficiente y efectiva. Al emplear el enfoque PMLC para BPM, las funciones y responsabilidades de las partes interesadas pueden variar según la fase.

Estas son las partes interesadas más importantes de BPM y sus roles:

Responsables de la operación del día a día del proceso, asegurando que se desarrolle sin problemas y cumpla con sus objetivos.

Responsables de administrar el proceso de extremo a extremo y garantizar que se ejecute de manera eficiente.

Personas que aportan información a los procesos, utilizando sus conocimientos prácticos para ampliar la documentación de los procesos organizacionales.

Trabajan en estrecha colaboración con los administradores de procesos y los propietarios de procesos para identificar oportunidades de mejora de procesos y desarrollar planes de acción.

Aquellos que leen la documentación del proceso, incluidos los procedimientos y políticas de trabajo. Pueden ser empleados que necesitan comprender el proceso con el que están trabajando o auditores que están revisando el cumplimiento de los procesos de la organización.

Los auditores internos son responsables de garantizar que los procesos de la organización cumplan con las políticas y los procedimientos internos, mientras que los auditores externos se aseguran de que la organización cumpla con los reglamentos y normas pertinentes.

Desempeñan un papel crucial a la hora de garantizar que los procesos empresariales se adhieren a las normas legales y del sector, proporcionando supervisión y orientación sobre cuestiones de cumplimiento.

Responsables de facilitar la transición fluida de los cambios de procesos dentro de una organización, garantizando que se establezcan estrategias adecuadas de comunicación, formación y adopción.

Se centran en mantener y mejorar la calidad de los procesos, productos y servicios, aplicando medidas para satisfacer o superar las expectativas de los clientes.

Responsables de garantizar que los procesos de negocio se adhieren a los reglamentos, normas y políticas internas pertinentes, mitigando los riesgos asociados con el incumplimiento.

Identifican, evalúan y mitigan los riesgos asociados a los procesos de negocio, garantizando que las amenazas potenciales se gestionan eficazmente para salvaguardar los objetivos de la organización.

Diseñan y supervisan la estructura e integración de los procesos de negocio dentro de la arquitectura general de una organización, garantizando la alineación con los objetivos estratégicos y la infraestructura de IT.

La Gestión por Procesos de Negocio (BPM) es un enfoque de gestión centrado en analizar, diseñar, implementar, monitorear y mejorar los procesos de negocio para transformar las operaciones organizacionales de manera integral. Puede aumentar la productividad, mejorar la calidad de los resultados, mejorar la satisfacción del cliente, mejorar la colaboración, aumentar la flexibilidad y la agilidad y reducir los costos.

Para implementar BPM con éxito, todas las partes involucradas deben trabajar juntas. La introducción de una herramienta como nuestra suite de BPM ADONIS, aclamada por la industria, puede respaldar esto aún mejor. Permite a las empresas explotar todo el potencial de BPM y unir fuerzas en toda la empresa.