Die Bedeutung von Prozessanalyse und -optimierung für den Unternehmenserfolg

Es gibt kaum einen Prozess, der nicht fehlerhaft ist. Deshalb kann es immer wieder vorkommen, dass bestimmte Prozessschritte nicht korrekt ausgeführt oder nicht eingehalten werden. Die Folge davon können betriebliche Unstimmigkeiten im Unternehmen oder – noch schlimmer – die Unzufriedenheit der Kund:innen sein. Zum Glück muss das nicht so sein!

Es gilt zu prüfen, ob es sich „nur“ um ein Problem des internen Prozessmarketings handelt, oder ob der Prozess tatsächlich unzureichend oder fehlerhaft ist. Ist letzteres der Fall, kommt die Prozessanalyse und -optimierung ins Spiel, um solche Fehler in Zukunft zu vermeiden und den Prozess besser auf die Bedürfnisse der internen und externen Stakeholder:innen abzustimmen.

Neben der Optimierung im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung sind auch Prozessänderungen ein wichtiger Bestandteil von Digitalisierungsinitiativen. Anders als häufig angenommen, ist die Einführung neuer Technologien und Arbeitsweisen nicht der Punkt, an dem die digitale Transformation aufhört – im Gegenteil, sie fängt erst dort an. Erst die Einbeziehung in das Tagesgeschäft verankert die Transformation in der Organisation in jeder Hinsicht.

Doch ganz gleich, welche Gründe Sie für eine sorgfältige Analyse Ihrer betrieblichen Abläufe haben, der folgende Blogbeitrag erläutert alles, was Sie über Prozessanalyse und -optimierung wissen müssen – von der Bedeutung über die Vorteile bis hin zu umsetzbaren Maßnahmen. Verpassen Sie nicht diese wertvollen Einblicke – und lesen Sie weiter!

Die Prozessanalyse ist eine wichtige Methode, um zu verstehen, wie etwas funktioniert, und sie wird in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt. Diese Methode ist weit verbreitet, da sie es Unternehmen ermöglicht, ihre Abläufe zu optimieren, die Produktivität zu steigern und letztlich das Wachstum durch Prozessoptimierung zu fördern. Das Hauptziel der Prozessanalyse besteht darin, Ineffizienzen und Engpässe in einem Prozess zu ermitteln und Möglichkeiten für dessen Optimierung zu entwickeln. Ob durch Flussdiagramme, Prozessmapping, Process Mining oder Prozesssimulation – die Prozessanalyse bietet einen ganzheitlichen Ansatz zum Verständnis und zur Verbesserung wichtiger Geschäftsprozesse. Sie ist ein leistungsfähiges Instrument, mit dem sich das gesamte Potenzial eines Unternehmens erschließen lässt.

Kurz gesagt ist die Prozessanalyse eine systematische Untersuchung und Dekonstruktion eines Prozesses, um ihn besser zu verstehen, seine Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren – und damit letztlich die operative Business Excellence zu fördern. Ziel der Prozessanalyse ist es dabei, die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und die Gesamtleistung zu verbessern. In der Regel ist dies der erste Schritt auf dem Weg zur Prozessoptimierung. Die Prozessoptimierung kann auch die Einführung neuer Technologien wie Workflows, ERP-Systeme, RPA und andere umfassen.

In Zeiten harten Wettbewerbs und stetigen Wandels ist es für Unternehmens-, Abteilungs-, Teamleiter:innen oder Prozessverantwortliche von entscheidender Bedeutung, die Betriebsabläufe stets im Blick zu behalten. Eine optimale Effektivität und Effizienz Ihrer wichtigsten Prozesse ist für die Erhaltung Ihrer Wettbewerbsposition unerlässlich und kann in vielen Fällen den Unterschied zwischen Überleben und Erfolg in der Geschäftswelt ausmachen.

Aus diesem Grund ist die Identifizierung von Problembereichen und Verbesserungsmöglichkeiten ein wichtiger erster Schritt, wenn es darum geht, Ihre Prozesse zu verfeinern und ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Beachten Sie, dass Prozessanalyse und Unternehmenstransformation zwar zusammenhängen, aber zwei sehr unterschiedliche Konzepte sind. Während es sich bei der Prozessanalyse um die systematische Untersuchung eines Prozesses handelt, um ihn zu verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln, bezieht sich die Unternehmenstransformation auf eine umfassende Bemühung, eine Organisation als Ganzes zu verändern und zu verbessern.

Zusammengefasst:

• Eine Unternehmenstransformation kann und wird in der Regel Änderungen an den Prozessen beinhalten, aber auch Änderungen an der Organisationsstruktur, der Kultur und der Strategie. Die Transformation von Unternehmen ist in der Regel ein umfassenderes Unterfangen, das mehrere Bereiche des Unternehmens betrifft und dessen Umsetzung mehr Zeit in Anspruch nimmt.
• Ziel der Prozessanalyse ist es, die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und die Gesamtleistung zu verbessern. Aus diesem Grund konzentriert sie sich in der Regel auf einen bestimmten Prozess oder eine Gruppe von Prozessen innerhalb eines Unternehmens.

Sowohl die Prozessanalyse als auch die Unternehmenstransformation können zur Verbesserung der Leistung eines Unternehmens eingesetzt werden, sie haben jedoch einen unterschiedlichen Anwendungsbereich und werden in verschiedenen Situationen eingesetzt. Man könnte sagen, dass die Prozessanalyse ein Teilbereich der Unternehmenstransformation ist.

Die Durchführung von Prozessanalyse und -optimierungsinitiativen bietet vielfältige Vorteile. Diese hängen in der Regel auch von Größe, Reifegrad und Zielen eines Unternehmens ab.

Hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Vorteile, die häufig als Hauptziel für solche Initiativen genannt werden:

Indem sie Probleme, die sich auf die Qualität eines Prozesses auswirken können, identifizieren und beseitigen, können Unternehmen die Qualität der von ihnen angebotenen Produkte oder Dienstleistungen verbessern.

Durch das Verständnis eines Prozesses und die Ermittlung von Bereichen, in denen er kund:innenfreundlicher gestaltet werden könnte, können Unternehmen die Zufriedenheit der Kundschaft erhöhen und ihren Ruf verbessern.

Mit Hilfe der Prozessanalyse können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozesse mit den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen.

Durch ein besseres Verständnis eines Prozesses können Unternehmen Bereiche identifizieren, in denen der Prozess verstärkt an dynamische Bedingungen angepasst werden könnte. Auf diese Weise können Unternehmen schneller auf Veränderungen auf dem Markt oder in ihrem Umfeld reagieren.

Anhand der Auswertung von Daten aus dem Prozess können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen.

Durch die Einbindung der Mitarbeiter:innen in die Prozessanalyse und -optimierung können Unternehmen deren Engagement erhöhen und ihnen ein Gefühl der Eigenverantwortung vermitteln.
Bessere Zusammenarbeit: Durch die Einbeziehung funktionsübergreifender Teams in die Prozessanalyse können Unternehmen eine engere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen fördern.

Insgesamt kann die Prozessanalyse und -optimierung Unternehmen dabei helfen, effizienter und effektiver zu werden und besser auf veränderte Bedingungen zu reagieren. Sie können die Qualität von Produkten und Dienstleistungen verbessern, die Kund:innenzufriedenheit erhöhen, Gesetze und Vorschriften einhalten und gleichzeitig eine bessere Zusammenarbeit und das Engagement der Mitarbeitenden fördern.

Eine Grundregel der Prozessanalyse lautet, sich in die Praxis zu begeben und mit den Fachleuten zu sprechen – anstatt mögliche Verbesserungen vom eigenen Schreibtisch aus zu konzipieren, ohne die wichtigsten Beteiligten zu konsultieren.

Um einseitige, eingeschränkte Sichtweisen zu vermeiden, wird häufig ein funktionsübergreifendes Team von Personen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens zusammengestellt, das sich speziell mit Prozessanalysen und Optimierungsinitiativen befasst. Doch welche Beteiligten sollten Sie einbeziehen? Nun, das hängt in der Regel von dem Prozess ab, den Sie analysieren möchten, aber das Team kann folgende Personen umfassen:

• Prozesseigner:innen/-manager:innen 
  Das sind die Personen, die für die Steuerung und Aufrechterhaltung des zu analysierenden Prozesses verantwortlich sind. Sie verfügen über die detailliertesten Kenntnisse des Prozesses und können wertvolle Einblicke in Verbesserungsmöglichkeiten geben.
• Fachexpert:innen 
  Diese verfügen über spezielle Kenntnisse in einem bestimmten Bereich, der für den ausgewählten Prozess relevant ist. Sie können wertvolle Einblicke und Fachwissen über bestimmte Aspekte des Prozesses liefern.
• Betriebspersonal 
  Dabei handelt es sich um die Personen, die direkt mit der Durchführung des Prozesses betraut sind. Sie haben praktische Erfahrungen mit dem Prozess und können wertvolle Rückmeldungen darüber geben, was funktioniert und was nicht. Häufig kommen die Fachexpert:innen aus dem Betrieb und haben eine gewisse Linienverantwortung, z. B. Teamleiter:in.
• Prozess-/Business-Analyst:innen 
  Prozessanalytiker:innen haben sich auf die Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Sie verwenden eine Vielzahl von Instrumenten und Methoden, um Ineffizienzen, Engpässe und andere Probleme innerhalb eines Prozesses zu identifizieren und arbeiten dann an der Entwicklung und Umsetzung von Lösungen, die die Gesamtleistung und Effektivität verbessern.
• Management
  Manager:innen aus verschiedenen Abteilungen, die für den Prozess verantwortlich und direkt an ihm beteiligt sind, sollten in die Prozessanalyse und -optimierung einbezogen werden.
• Unternehmensarchitekt:innen, IT-Team
  Wenn der Prozess Technologie beinhaltet, ist es wichtig, dass Fachleute aus dem Bereich IT/Technik an der Prozessanalyse und -optimierung beteiligt sind.
• Kundschaft 
  Wenn möglich, ist es von Vorteil, auch die Kund:innen in die Prozessanalyse und -optimierung einzubeziehen. Sie können wertvolle Rückmeldungen darüber geben, wie sich der Prozess auf sie auswirkt und welche Verbesserungen sie begrüßen würden.

Stakeholder:innen die an der Prozessanalyse und -optimierung beteiligt sind

Durch die Einbeziehung verschiedener Personengruppen erhalten Sie ein umfassenderes Verständnis des Prozesses, können mehr Gelegenheiten für Verbesserungen erkennen und die Akzeptanz der Beteiligten erhöhen.

Beginnen Sie im ersten Schritt damit, Ihre Prozesse aufzuschreiben oder noch besser: grafisch in Form eines Prozessflussdiagramms abzubilden. Das mag selbstverständlich klingen, aber auch nach 25 Jahren im BPM-Geschäft gilt: „Die Prozessdokumentation ist die erste Etappe einer jeden Prozessoptimierungsinitiative„. Durch das Notieren der Schritte, Entscheidungspunkte, Prozesspfade, Verantwortlichkeiten, Übergaben etc. können die Prozessanalysten bereits die offensichtlichen Schwachstellen im Prozessdesign identifizieren.

Oft zeigt sich schon in der reinen Prozessdokumentation, dass es nicht den einen, klaren Prozess gibt, sondern zahlreiche Varianten mit vielen Ausnahmen. Diese Prozesse aufzuschreiben oder in einem GPM-Tool wie ADONIS zu modellieren, kann Ihnen bereits helfen, Abweichungen zu harmonisieren und Transparenz für alle Beteiligten zu schaffen.

Alternativ – bei komplexen Prozessen und ausreichendem Budget – ist Process Mining ein weiterer guter Ansatz, um herauszufinden, wie die Prozesse in Ihrem Unternehmen wirklich ablaufen und so wertvollen Input für die anschließende Analyse und Optimierung zu erhalten.

Bei der Prozessanalyse kommen verschiedene Rahmenwerke und Methoden zum Einsatz, darunter Process Mapping, Modellierung und Simulation, Business Process Reengineering (BPR), Value Stream Mapping, (Lean) Six Sigma und Total Quality Management (TQM).

Schauen wir uns die gängigsten Techniken genauer an:

Dabei wird eine visuelle Darstellung des Prozesses erstellt, in der alle beteiligten Schritte und ihre Zusammenhänge aufgezeigt werden. Dies kann helfen, Bereiche zu ermitteln, in denen der Prozess vereinfacht oder effizienter gestaltet werden könnte.

Während der Prozessmodellierung wird ein computergestütztes Modell des Prozesses erstellt, das auch zur Simulation des Prozesses und zur Ermittlung von Verbesserungspotenzial verwendet werden kann.

Mithilfe eines computergestützten Modells des Prozesses wird simuliert, wie sich der Prozess unter verschiedenen Bedingungen verhält, z. B. bei veränderter Nachfrage oder unterschiedlichen Ressourcenbeschränkungen. Die Prozesssimulation hilft auch dabei, verschiedene (Soll-)Varianten eines Prozessmodells anhand definierter Kriterien zu vergleichen und liefert somit eine Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Die Prozessdaten werden analysiert, um Trends und Muster zu erkennen. Anhand dieser Daten können Bereiche ermittelt werden, in denen der Prozess verbessert werden könnte. Process Mining ist eine Technik, die die Strukturdatenanalyse unterstützt, wenn der Prozess bereits IT-gestützt ausgeführt wird und sogenannte Event Logs für eine solche Daten- und Verlaufsanalyse zur Verfügung stehen.

Wenn Sie an praktischen Tipps interessiert sind, wie Sie Optimierungspotenziale in Ihren Prozessen identifizieren können, empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag über das Thema „Prozesse optimieren„. Dort erfahren Sie auch genauer, was Prozesssimulation für Ihr Unternehmen leisten kann.

Alle diese Konzepte und Methoden können einzeln oder in Kombination eingesetzt werden, um Prozesse zu analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Je nach spezifischem Prozess können eine oder mehrere dieser Techniken besser geeignet sein, um einen umfassenden Ansatz zur Prozessanalyse und -optimierung zu bieten.

Im Wesentlichen tragen Prozessanalysen und -optimierungen dazu bei, dass Ihr Unternehmen in disruptiven und sich ständig verändernden Zeiten operative Spitzenleistungen erbringt und am Markt und im Wettbewerb bestehen kann.

Unter Anwendung des für Ihr Unternehmen (und den jeweiligen Prozess) am besten geeigneten Ansatzes und durch Einbeziehung funktionsübergreifender Teams, um deren vielfältiges Fachwissen zu nutzen, können Sie Ihre Abläufe zukunftssicher gestalten.

Wenn Sie Beratung suchen, wie Sie mit Ihrer Analyse- und Optimierungsreise beginnen können, zögern Sie nicht, sich mit unseren Expert:innen in Verbindung zu setzen. Wenn Sie noch tiefer in die Prozessanalyse und -optimierung einsteigen möchten, sollten Sie sich unsere weiterführenden Ressourcen ansehen.