Logiciel de Système de Contrôle Interne : Sélection des critères les plus importants

Le Système de Contrôle Interne (SCI) a acquis au fil du temps la réputation d’un système de gestion essentiel au sein des organisations.  Bien que son objectif initial fût de garantir l’exhaustivité et l’exactitude des informations financières, il comprend aujourd’hui divers autres aspects comme la gestion des risques opérationnels, le contrôle de la bonne exécution des processus métier et bien plus encore. En considérant l’étendu et l’importance des scénarios d’application, il est difficile de faire fonctionner efficacement un système de contrôle interne sans l’aide d’un outil approprié. Toute organisation ayant un SCI reposant sur des outils non spécialisés – comme des tableurs ou des listes de contrôles manuels – fera face à des difficultés de mise en œuvre et d’exécution durable et efficace.

Néanmoins, dû au grand nombre d’éditeurs, le processus de sélection d’un outil approprié est devenu un défi de taille pour de nombreuses organisations. Hormis le coût, qui a un rôle majeur dans la prise de décision, l’outil doit également parfaitement s’adapter à vos besoins spécifiques, afin de vous apporter la valeur ajoutée souhaitée. Donc, avant de débuter votre recherche pour un éditeur d’outil de SCI, commencer avec une liste d’exigences et de critères clés est essentielle.

Aperçu du catalogue de critères SCI de BOC Group

Vous êtes probablement déjà familier avec les exigences de base d’un outil SCI, notamment que vos contrôles doivent être enregistrés et décrits. De plus, vous êtes certainement au courant qu’ils doivent être affectés à certains actifs de votre entreprise et que leur mise en œuvre doit être planifiée et contrôlée.  Cependant, si vous définissez votre catalogue de critères de cette manière, vous aurez des difficultés à le gérer efficacement tout en vous assurant de bien avoir couvert l’ensemble des aspects importants.

C‘est pour cette raison que nous avons créé un résumé des critères les plus importants et des exigences que nous avons rencontrés ces dernières années chez nos clients. Si vous trouvez l’aperçu ci-dessous utile, n’hésitez surtout pas à télécharger une copie de notre catalogue de critères afin d’obtenir une aide supplémentaire dans votre démarche comparative de d’éditeurs de logiciels SCI. 

La plupart des catalogues de critères regroupent les exigences à travers 9 dimensions clés :

1. Transfert, capture et délimitation
2. Concept de gestion des droits d’accès
3. Flux de travail
4. Notifications, rapports d’état et rappels
5. Tableaux de bord
6. Surveillance, enregistrement et archivage
7. Traitement, stockage et validation des données
8. Personnalisation, intégrations et extensions
9. Rapports individuels et flexibles

Nous avons ici listé les exigences spécifiques de chaque dimension clé pour vous. Trouvez d’autres exigences relatives aux logiciels de système de contrôle interne dans notre catalogue téléchargeable gratuitement ci-dessous.

Tous les débuts ne sont pas nécessairement compliqués. Faites le bon choix dès le départ en vous assurant que votre logiciel de système de contrôle interne dispose d’un processus simple de transfert et de capture des données, ainsi que pour l’ensemble du processus de délimitation. Concrètement, l’exigence pourrait ressembler à ça :

• Le transfert du contenu existant et des documents vers d’autres systèmes tiers doit être direct et facile.
• La liaison des contrôles, risques et mesures basée sur la structure organisationnelle et les processus métier doit être flexible.

Les questions au sujet des autorisations sont souvent un sujet sensible. Tout le contenu ne doit pas être accessible librement à tous les utilisateurs. Par conséquent, il est d’autant plus important que le logiciel de système de contrôle interne que vous choisissez comporte un concept de gestion des droits d’accès mature. Incluez les exigences suivantes dans votre évaluation :

• Un concept de gestion des droits d’accès compréhensif et facile à prendre en main afin de contrôler spécifiquement l’accès aux éléments du référentiel.
• Un accès strictement réservé aux utilisateurs explicitement autorisés.

Les flux de travail sont une nécessité absolue pour votre SCI – car les flux de travail automatisés sont exactement ce qui rend notre travail quotidien plus simple et rapide. Ils assurent la bonne exécution de vos processus. Néanmoins, assurez-vous que les points suivants soient bien couverts par votre système de contrôle interne :

• Les procédures de validation doivent être facilement définissables et standardisées ainsi que des étapes associées.
• Les activités récurrentes sont planifiées, lancées et traitées par le système, comme par exemple l’attribution des tâches pour tester l’efficacité des contrôles.

Au-delà des flux de travail automatisés, les notifications et les rappels associés sont tout aussi importants. En effet, aucun utilisateur ne veut vérifier constamment son outil SCI juste pour savoir si une tâche est en cours ou non. Ces exigences sont donc très utiles afin d’évaluer le logiciel :

• Chaque collaborateur est informé automatiquement de ses propres tâches à effectuer.
• Les personnes responsables sont informées collectivement des changements de statuts à intervalles réguliers.

Les tableaux de bords jouent également un rôle important dans nos 9 critères clés car ils doivent afficher les informations les plus importantes d’actifs spécifiques de votre organisation. De ce fait, les informations complexes doivent être présentées de la manière la plus compréhensible qui soit et les données clés doivent être visibles. Il est donc préférable de prendre en considération les exigences suivantes :

• Tous les utilisateurs doivent disposer d’une vue d’ensemble interactive et individuelle de leurs responsabilités spécifiques et des tâches en cours.
• Le démarrage et l’utilisabilité sont simples et claires afin de faciliter le travail des nouveaux utilisateurs.

Surveillance, enregistrement et archivage sont trois termes importants. C’est grâce à ces trois fonctionnalités que la sécurité de l’audit peut être assurée et que la vue d’ensemble de toutes les données est maintenue. Pour cette raison, le logiciel de système de contrôle interne doit respecter les exigences suivantes :

• Pour assurer la sécurité de l’audit et pour des raisons de traçabilité, les modifications sont automatiquement enregistrées et archivées.
• Les portefeuilles de processus, de contrôles, de risques et de mesures peuvent être triés et filtrés par statut, impact, responsabilité et date.

Les erreurs de saisie peuvent être contrariantes et difficiles à corriger.  De ce fait, le traitement, l’archivage et la validation des données sont particulièrement essentiels au sein d’un logiciel de système de contrôle interne. Portez une attention toute particulière aux points suivants :

• Les validations individuelles permettent d’éviter les entrées incorrectes et garantissent des données conformes, normalisées et comparables.
• Afin de fournir une image complète de la situation du SCI, les résultats des tests externes ou les preuves de contrôle peuvent être téléchargés en tant que documents.

Comme nous l’avons déjà mentionné au début de cet article, le logiciel de système de contrôle interne doit être parfaitement adapté à vos conditions et besoins spécifiques. Par conséquent, les possibilités de personnalisation, d’intégration et de développement sont importantes. Pour ce faire, veillez à ne pas opter pour un système trop rigide ! Prenez en compte les exigences suivantes :

• Le logiciel doit proposer plusieurs options de configuration, qui peuvent être effectuées par un administrateur côté client. Le fournisseur doit transmettre toutes les connaissances nécessaires via des formations du module d’administration.
• Un large éventail de modules et d’extensions fonctionnelles et techniques supplémentaires est disponible (exemple : connexion aux portails d’entreprise, exigences spécifiques sur la protection des données…).

Le dernier critère clé est la génération de rapports. Vous n’êtes pas le seul (en tant qu’expert) à devoir comprendre le contenu du système et ses données. Il y a évidemment plusieurs autres parties prenantes qui doivent être prises en compte au sein de votre entreprise. C’est pour cette raison que les rapports doivent couvrir tous les groupes ciblés et s’adapter aux besoins d’information individuels. Les exigences concrètes seraient donc les suivantes :

• Le portefeuille de rapports disponibles couvre tous les groupes cibles et les rapports peuvent être adaptés individuellement aux besoins de l’organisation.
• Le reporting permet de relier les informations provenant de l’organisation et des processus métier aux catalogues de risques, de contrôles et de mesures.

Il est indéniable qu’un logiciel de système de contrôle interne peut faire des miracles pour votre pratique SCI. Pour vous assurer de choisir l’outil adéquat à vos besoins, il est essentiel de procéder à une évaluation poussée des différents éditeurs de logiciels SCI. Notre tableur gratuit pour le catalogue de critères peut vous aider à le faire efficacement. N’oubliez surtout pas de vous en procurer un exemplaire et n’hésitez pas à contacter un de nos experts pour échanger sur vos besoins individuels et vos projets futurs.