Suivre les processus : 3 conseils pour garder les employés sur la bonne voie

La mise en place d’un ensemble de processus opérationnels standards est essentielle pour toute entreprise. C’est ce qui permet à votre entreprise de s’assurer que le travail nécessaire est effectué de manière efficace et efficiente. Cependant, dans le monde des affaires d’aujourd’hui, un grand nombre d’entreprises ont des difficultés à faire accepter leurs processus et à s’assurer qu’ils sont exécutés comme souhaité – en particulier, s’ils ne sont pas clairement définis ou s’il y a un manque général d’adhésion de la part de l’équipe ou des équipes.

Dans cet article, nous allons explorer ce qu’il faut faire pour aider les employés à suivre les processus établis. Qu’il s’agisse de fixer des objectifs et des attentes clairs ou de fournir les ressources et le soutien nécessaires, ces mesures éprouvées vous aideront à promouvoir une culture de la responsabilité et à faire progresser votre entreprise. Alors, si vous cherchez à stimuler votre productivité opérationnelle et à maintenir votre équipe sur la bonne voie, nous vous recommandons vivement de lire la suite de cet article !

Les processus et les procédures sont essentiels pour toute entreprise désireuse d’atteindre ses objectifs opérationnels. Cela peut sembler un peu exagéré, mais c’est la vérité. Les processus vous permettent d’exécuter vos activités principales de manière cohérente, efficace et en assurant une haute qualité, tout en satisfaisant les besoins des clients et en respectant les normes importantes du secteur. En mettant en œuvre et en appliquant des plans de processus efficaces, les entreprises peuvent améliorer leurs chances de répondre aux attentes des clients, de réduire les délais de mise sur le marché et, en fin de compte, d’atteindre leurs objectifs.

Toutefois, en l’absence d’une structure de processus appropriée, il n’y a pas de règles. Cela signifie qu’il y aura des incohérences, des erreurs, des risques de travail répétitif et une qualité globale variable dans la manière dont les choses sont faites au sein de l’organisation.

Un schéma de processus défini décrit la manière préférée d’exécuter une activité commerciale – et ce faisant, il donne des orientations aux personnes qui effectuent le travail, laisse moins de place à l’erreur et crée une recette éprouvée pour atteindre le résultat souhaité de manière répétée.

Malgré l’importance accordée aux processus, il n’est pas rare que les employés aient des difficultés à les suivre. Il y a de nombreuses raisons à cela, mais nous vous en présentons quelques-unes ci-dessous :

• Manque de compréhension : Les employés ne comprennent pas entièrement le processus ou la « vision globale » derrière ces processus ou ne saisissent pas son importance.
• Formation insuffisante : Si les employés ne sont pas suffisamment formés aux processus, ils risquent d’avoir du mal à les suivre.
• Une mauvaise communication : Ne pas prendre le temps de communiquer correctement et d’initier les employés aux processus établis peut également entraîner un manque d’engagement de la part des parties concernées.
• Résistance au changement : Certains employés peuvent montrer une certaine réticence à modifier les processus établis en général, surtout s’ils estiment que leur façon de procéder est tout aussi efficace.
• Habitudes personnelles : Dans certains cas, les employés peuvent simplement avoir des habitudes ou des méthodes de travail dont il est difficile de se défaire, même si elles ne sont pas conformes aux procédures de l’entreprise.
• Processus inefficaces : Une autre raison pour laquelle les employés ne suivent pas les processus peut être le fait que les processus ne fonctionnent tout simplement pas (même si nous savons que cela peut être difficile à accepter).

Pour que vos employés acceptent et suivent plus facilement les (nouveaux) processus et procédures, nous vous proposons quelques mesures simples à mettre en œuvre. N’oubliez pas qu’il y aura toujours des personnes qui ne seront pas disposées à s’adapter à de nouvelles circonstances. Mais le plus souvent, les équipes sont prêtes à essayer de nouvelles choses, en particulier lorsqu’elles peuvent s’y référer et en comprendre la valeur. Par conséquent, nous vous proposons, quelques-unes de nos meilleures recommandations qui ont fait leurs preuves dans la pratique :

Une documentation transparente de vos processus est l’une des étapes les plus importantes pour encourager vos employés à les suivre. Cela signifie qu’il faut créer des instructions étape par étape, ainsi que tous les modèles, formulaires et lignes directrices nécessaires. Une fois créée, la documentation doit être accessible à tous les employés – c’est la base nécessaire pour que ceux-ci l’acceptent plus facilement. Outre la disponibilité de la documentation, vous devez également vous assurer qu’elle est maintenue et mise à jour au fur et à mesure de l’évolution de vos pratiques. N’oubliez pas que votre documentation n’est utile que si elle est exacte. Dans ce cas, un outil de gestion des processus peut s’avérer particulièrement utile, car il vous permet d’adapter et de développer votre documentation existante de manière transparente au fil du temps.

Pour en savoir plus sur la documentation des processus et sur la manière d’en créer un efficacement, consultez notre article sur le sujet !

La formation est une étape cruciale pour s’assurer que vos employés comprennent et suivent les processus de manière cohérente.

Pour ce faire, vous pouvez proposer des sessions de formation en personne, créer des supports ou des guides de formation et mettre en place un système permettant aux employés de poser des questions ou d’obtenir de l’aide en cas de besoin. Vous pouvez également envisager de jumeler les nouveaux employés avec des employés plus expérimentés, afin de leur apporter un soutien et des conseils supplémentaires.

Introduire des contrôles des processus métier (ICS)

Si vous souhaitez garantir durablement la bonne exécution de vos processus, nous vous recommandons d’introduire des contrôles de processus. Ils peuvent constituer une solution extrêmement utile à toutes les étapes de l’exécution des processus, vous donnant l’assurance que les processus sont exécutés de manière fluide et efficace.

Comme pour toute autre mise en œuvre, le respect d’une approche structurée est la clé du succès pour les contrôles des processus métier. Consultez notre guide de mise en œuvre en 6 étapes et découvrez comment vous pouvez introduire efficacement les contrôles de processus dans votre organisation.

En résumé, le succès d’une organisation repose sur l’uniformité et la cohérence de ses activités de base. Pour améliorer l’efficacité, la productivité et la performance globale de l’entreprise, il est indispensable de :

• de documenter les processus établis et de les communiquer clairement à vos employés
• de rendre transparentes leus contributions
• de promouvoir une culture de l’obligation de rendre compte et de la responsabilité
• et d’examiner/modifier régulièrement vos processus pour garantir leur qualité et leur actualité au fil du temps.

En mettant en œuvre ces mesures, vous pouvez aider vos employés à se concentrer et à travailler efficacement, ce qui permettra en fin de compte d’améliorer la réussite et les performances au sein de votre organisation. Et le plus important : les contrôles des processus métier peuvent être votre meilleur allié dans cette entreprise. Tirez-en parti pour garantir une exécution sans faille et des performances optimales de vos processus à tout moment.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les contrôles des processus métier, leur fonctionnement et les raisons pour lesquelles vous devriez les mettre en œuvre dans votre organisation, n’hésitez pas à consulter notre article. Ou téléchargez notre poster ICS pour un aperçu rapide des principales étapes et conseils de mise en œuvre, en un coup d’œil !