Le guide pratique pour améliorer l’efficacité des processus dans les entreprises

L’efficacité des processus est au cœur de toute entreprise hautement performante. Les workflows inefficaces et les étapes redondantes font perdre du temps, de l’argent et des ressources. Si elles ne sont pas contrôlées, ces inefficacités créent des défis importants, en particulier dans les grandes entreprises où leur ampleur amplifie leur impact. L’optimisation de vos opérations permet de contrer cette perte en créant des workflows plus fluides, en améliorant la communication et en permettant une prise de décision plus intelligente, avec même de tout petits changements peuvant entraîner des gains importants.

Ce guide explique ce qu’est l’efficacité des processus, pourquoi elle est importante, comment la mesurer et quelles sont les meilleures stratégies pour l’améliorer. Découvrez nos bonnes pratiques et comment l’optimisation de vos processus peut améliorer la productivité, réduire les coûts, et créer une organisation plus agile et plus résiliente.

L’efficacité des processus est la mesure de la manière dont une entreprise utilise efficacement son temps, ses ressources et ses efforts pour atteindre les résultats souhaités. Elle reflète la capacité des processus à transformer les ressources d’entrée en résultats utiles avec un minimum de gaspillage ou de retard. Une efficacité élevée des processus signifie que les tâches sont accomplies plus rapidement, que les coûts sont réduits et que les workflows fonctionnent de manière fluide au sein de l’organisation.

L’efficacité du cycle de processus (Process Cycle Efficiency – PCE) mesure la part du temps total d’un processus consacrée à des activités qui créent réellement de la valeur ajoutée par rapport au temps total nécessaire pour le mener à bien. Elle reflète l’efficacité avec laquelle un processus fonctionne en indiquant le rapport entre le temps à valeur ajoutée et le temps total du processus, qui comprend à la fois les activités à valeur ajoutée et celles sans valeur ajoutée.

Efficacité du cycle de processus = Temps à valeur ajoutée / Temps total du processus

Le temps à valeur ajoutée comprend les activités qui contribuent directement à la livraison du produit ou du service final au client. Il s’agit des étapes qui améliorent la qualité ou rapprochent le produit de son achèvement.

Exemples :

• Assemblage d’un produit : lorsqu’un employé assemble activement des pièces, le temps consacré à cette tâche est à valeur ajoutée car il contribue directement au produit final.
• Écriture d’un code logiciel : lorsqu’un développeur crée une fonctionnalité qui sera utilisée par les clients, cette activité est à valeur ajoutée puisqu’elle améliore le produit.

Le temps sans valeur ajoutée comprend les activités qui ne contribuent pas directement au produit ou au service et qui n’apportent aucun bénéfice réel du point de vue du client. Il s’agit souvent de retards, de temps d’attentes ou d’étapes inutiles qui pourraient être réduits au minimum ou éliminés.

Exemples :

• Attente d’une validation : lorsqu’un document ou une tâche est retardé(e) parce qu’il/elle attend la validation d’un responsable, ce temps n’apporte aucune valeur ajoutée au client.
• Reprise ou correction d’un produit : lorsqu’une erreur survient lors de l’assemblage et que le produit doit être retravaillé, le temps passé à corriger cette erreur est sans valeur ajoutée, car il sert uniquement à corriger un défaut plutôt qu’à améliorer le produit.

Maximiser le temps à valeur ajoutée et réduire les activités sans valeur ajoutée est essentiel pour améliorer l’efficacité du cycle de processus (PCE). Une PCE élevée indique que la majorité du temps consacré à un processus contribue directement au résultat final, tandis qu’une PCE faible révèle des inefficacités qui doivent être corrigées. En augmentant l’efficacité du cycle de processus, les entreprises peuvent améliorer leur productivité, réduire le gaspillage et optimiser l’efficacité globale des processus.

Le temps total de traitement (Throughput Time) correspond au temps total nécessaire pour qu’une unité parcoure l’ensemble d’un processus, du début à la fin, en incluant les activités à valeur ajoutée et celles sans valeur ajoutée. Le délai global (Lead Time) représente la durée totale du processus du point de vue du client. Il englobe toutes les phases, y compris le traitement de la commande, la production et la livraison.

Bien que ces termes soient parfois utilisés de manière interchangeable, ils ne désignent pas toujours la même chose. Dans de rares situations, par exemple lorsqu’il n’y a ni retard, ni temps d’attente, ni dépendances externes, le temps de traitement et le délai global peuvent être identiques.

Par exemple, dans un café :

• Un client passe une commande (début du processus)
• Le barista prépare immédiatement le café (aucun temps d’attente)
• Le café est remis au client (fin du processus)

Dans ce scénario, le temps nécessaire à la préparation du café (temps de traitement) est égal au temps écoulé entre la commande et la livraison (délai global). Cependant, dans la plupart des situations réelles, en particulier dans les industries manufacturières ou les services, le délai d’exécution a tendance à être plus long en raison de facteurs tels que les files d’attente, la planification ou les retards de transport.

Des processus efficaces stimulent la productivité en aidant les employés à accomplir leurs tâches plus rapidement et avec moins d’efforts. La rationalisation des workflows élimine la confusion et les pertes de temps, permettant aux équipes de se concentrer sur ce qui apporte véritablement de la valeur ajoutée. Résultat : un rendement plus élevé, des délais d’exécution plus courts et une meilleure performance globale dans toute l’organisation.

Les processus optimisés permettent de réduire le gaspillage, de limiter les reprises et de diminuer les coûts opérationnels. Lorsque les workflows sont clairs et reproductibles, le risque d’erreurs diminue, ce qui permet d’économiser du temps, des matériaux et des ressources. Par exemple, une gestion efficace des stocks évite les surstockages ou les ruptures d’approvisionnement, libérant ainsi des capacités pour la croissance et l’innovation.

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L’efficacité renforce l’agilité. Lorsque les processus sont rationalisés et bien structurés, les organisations peuvent s’adapter rapidement aux nouvelles exigences, aux évolutions du marché ou aux changements internes. Les workflows optimisés facilitent la mise à l’échelle, réduisent les perturbations et garantissent la qualité à mesure que l’entreprise évolue. En résumé, l’efficacité donne aux entreprises la flexibilité nécessaire pour se développer et rester compétitives.

Même les workflows les mieux conçus peuvent perdre en efficacité en raison de certains obstacles fréquents. Il est essentiel de les identifier et de les traiter rapidement pour obtenir une amélioration durable.

Les processus informels ou non approuvés (« processus parallèles ») créent des incohérences, des erreurs et de la confusion. Sans documentation adéquate, il devient difficile de suivre l’avancement ou d’optimiser la performance.

Solution : standardisez les workflows et veillez à ce que tous les processus soient clairement documentés.

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Un nombre excessif de validations ou des tâches qui n’apportent aucune valeur ajoutée réelle ralentissent les processus.

Solution : revoir régulièrement les workflows et les simplifier afin de supprimer les étapes redondantes.

Des employés insuffisamment formés ou disposant de compétences obsolètes entraînent des retards et des erreurs.

Solution : investir dans la formation continue et le perfectionnement des compétences afin de maintenir l’efficacité.

Un excès ou un manque d’informations perturbe la prise de décision.

Solution : utiliser des systèmes centralisés, tels qu’un Portail de Processus, afin de garantir des données pertinentes, fiables et accessibles.

Lorsque différents services utilisent des méthodes ou une terminologie incohérentes, cela crée un manque d’alignement.

Solution : adopter des standards communs et un langage de processus partagé au sein de l’organisation.

L’amélioration de l’efficacité des processus nécessite une combinaison de technologie, de méthodologie et de culture d’entreprise. Les organisations les plus performantes se concentrent sur quatre stratégies clés pour éliminer le gaspillage, rationaliser les workflows et maximiser la création de valeur ajoutée.

L’automatisation permet d’éliminer les tâches manuelles répétitives, de réduire les erreurs et d’accélérer l’exécution. Associée aux initiatives de transformation digitale, elle connecte les systèmes, les données et les collaborateurs, améliorant ainsi la visibilité et la prise de décision à l’échelle de l’entreprise. Commencez par automatiser les tâches à volume élevé et à faible risque pour obtenir des résultats rapides.

Le Lean vise à réduire le gaspillage, tandis que Six Sigma minimise les variations et les défauts. Ensemble, ces approches offrent une méthode structurée d’amélioration continue. Des techniques telles que process mining et l’intelligence des processus permettent d’identifier les goulots d’étranglement et de favoriser l’optimisation basée sur les données.

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Les processus ne sont efficaces que si les personnes qui les exécutent le sont également. La formation continue permet aux employés de rester alignés avec les bonnes pratiques, les outils et les technologies en évolution. Des équipes compétentes et autonomes garantissent la pérennité de l’efficacité des processus.

L’efficacité se réduit lorsque les équipes travaillent en silos. La collaboration entre départements améliore la communication, élimine les doublons et accélère la résolution des problèmes. Établissez des objectifs communs et des standards de processus pour aligner les équipes autour des résultats.

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Un exemple marquant sur l’amélioration de l’efficacité des processus  provient de l’Université des sciences appliquées de Lucerne. L’université a identifié des inefficacités dans son département RH, où le traitement manuel des demandes de formation et des remboursements provoquait retards et erreurs. Grâce à la mise en place de l’automatisation des processus avec le module ADONIS Process Automation, l’institution a rationalisé ses workflows et réduit les tâches répétitives.

Étape 1 : Évaluation des outils d’automatisation des processus

L’université a évalué divers outils afin de trouver celui qui répondait à ses exigences, notamment en matière de capacités de modélisation BPMN 2.0, d’autonomie, de sécurité informatique et des données, de stabilité du système et de flexibilité.

Étape 2 : Sélectionner des outils d’automatisation répondant aux besoins en matière de sécurité des données et de flexibilité.

Deux processus RH, ainsi que les demandes de formation et les remboursements, ont été choisis comme candidats initiaux en raison de leur volume élevé et de leur caractère non critique.

Étape 3 : Modélisation et test des workflows avant le déploiement complet.

Après modélisation dans ADONIS, les processus ont été transformés en workflows exécutables, les formulaires nécessaires ont été créés et des tests en environnement réel ont été effectués avant le déploiement complet.

Étape 4 : Étendre l’automatisation à d’autres domaines tels que les finances et l’IT.

D’autres processus des services RH, Finance et IT ont été analysés pour identifier et prioriser de nouvelles opportunités d’automatisation.

Grâce à ces étapes, l’université a mis en œuvre avec succès l’automatisation, intégrant pleinement les demandes de formation et les remboursements dans les opérations quotidiennes. D’autres processus adaptés à l’automatisation ont également été identifiés et priorisés.

Astuce : pour plus d’informations, consultez notre étude de cas sur l’automatisation des processus métier à l’université de Lucerne.

• Économies annuelles ≈36,500 CHF

• Plus de 700 heures de travail économisées par an

• 66 % des demandes traitées en moins de cinq jours

• 75 % des demandes de remboursement traitées en un jour

Cet exemple montre comment l’automatisation structurée et les outils BPM peuvent améliorer considérablement la transparence, réduire les coûts et accélérer l’exécution des processus dans un environnement d’entreprise réel.

L’efficacité des processus est une capacité stratégique qui favorise la productivité, réduit les coûts et renforce l’agilité des entreprises. En rationalisant les workflows, en automatisant les tâches répétitives et en favorisant la collaboration, les organisations peuvent éliminer le gaspillage et obtenir des améliorations mesurables et durables.

Les entreprises qui privilégient l’efficacité mettent en place des opérations plus solides et plus adaptables, capables d’évoluer, d’innover et de prospérer sur des marchés en constante évolution.
Une surveillance et une amélioration continues permettent de maintenir les processus alignés avec les objectifs de l’entreprise et de délivrer une valeur ajoutée constante.

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