Der Ultimative Leitfaden zur Verbesserung der Prozesseffizienz in Großunternehmen

Jedes Unternehmen kämpft mit Prozessen, die still und heimlich Zeit, Geld und Energie aufbrauchen. Unbeachtet führen diese Ineffizienzen zu erheblichen Herausforderungen, besonders in großen Unternehmen, in denen der Skaleneffekt die Auswirkungen verstärkt. Das Verfeinern Ihrer Betriebsabläufe wirkt dem entgegen, indem es reibungslosere Arbeitsabläufe, bessere Kommunikation und smartere Entscheidungen ermöglicht – wobei selbst kleine Veränderungen zu erheblichen Gewinnen führen können.

Dieser Blogbeitrag skizziert praktische Strategien, um die Prozesseffizienz zu steigern, indem die richtigen Kennzahlen gesetzt und überwacht werden, Ineffizienzen identifiziert, Automatisierung genutzt wird, um Engpässe zu beseitigen, und eine Kultur der kontinuierlichen Optimierung gefördert wird. Entdecken Sie unsere Best Practices und sehen Sie, wie das Verfeinern Ihrer Prozesse die Produktivität steigern, Kosten senken und eine agilere, widerstandsfähigere Organisation schaffen kann.

Prozesseffizienz beschreibt die optimale Ausführung von Aufgaben und Aktivitäten, bei der mit möglichst wenig Ressourceneinsatz das gewünschte Ergebnis erzielt wird. Im Kern bedeutet es, mehr mit weniger Aufwand, Zeit und Kosten zu erreichen. Für jede Organisation, insbesondere für große Unternehmen, beinhaltet die Verbesserung der Effizienz das Straffen der Abläufe, das Beseitigen von Verlusten und das Steigern der Produktivität. Dies kann eine Vielzahl von Maßnahmen umfassen, von der Automatisierung von Prozessen und der Verfeinerung von Arbeitsabläufen bis hin zur Verbesserung der Zusammenarbeit, der Optimierung der Ressourcenzuteilung und der Einführung datengestützter Entscheidungsfindung. Am Ende des Tages führt ein gut optimierter Prozess zu schnelleren Ergebnissen, stärkt die Wettbewerbsfähigkeit und unterstützt den langfristigen Erfolg in jeder Branche.

Die Prozesszyklus-Effizienz (PCE) misst, wie viel der gesamten Zeit eines Prozesses auf wertschöpfende Aktivitäten entfällt, im Vergleich zur gesamten benötigten Zeit, um den Prozess abzuschließen. Sie spiegelt wider, wie effizient ein Prozess arbeitet, indem sie das Verhältnis von wertschöpfender Zeit zu Gesamtprozesszeit zeigt, die sowohl wertschöpfende als auch nicht-wertschöpfende Aktivitäten umfasst.

Prozesszyklus-Effizienz = Wertschöpfende Zeit / Gesamtprozesszeit

Wertschöpfende Zeit umfasst Aktivitäten, die direkt zur Lieferung des Endprodukts oder der Dienstleistung an die Kund:innen beitragen. Dies sind die Schritte, die die Qualität verbessern oder das Produkt näher an die Fertigstellung bringen.

Beispiele:

• Zusammenbau eines Produkts: Wenn eine Arbeitskraft aktiv Teile zusammenbaut, ist die aufgewendete Zeit wertschöpfend, da sie direkt zum Endprodukt beiträgt.
• Softwarecode schreiben: Wenn Entwickler:innen ein Feature schreiben, das von Kund:innen genutzt wird, ist dies wertschöpfend, da es das Produkt verbessert.

Nicht-wertschöpfende Zeit umfasst Aktivitäten, die nicht direkt zum Produkt oder zur Dienstleistung beitragen und keinen wirklichen Nutzen aus der Sicht der Kund:innen bieten. Dies sind häufig Verzögerungen, Wartzeiten oder unnötige Schritte, die minimiert oder eliminiert werden könnten.

Beispiele:

• Warten auf Genehmigung: Wenn ein Dokument oder eine Aufgabe verzögert wird, weil es auf die Genehmigung einer Führungskraft wartet, fügt diese Zeit den Kund:innen keinen Wert hinzu.
• Nachbearbeitung eines Produkts: Wenn ein Fehler in der Montage auftritt und das Produkt nachgebessert werden muss, ist die Zeit, die für die Korrektur aufgewendet wird, nicht-wertschöpfend, da sie nur einen Fehler korrigiert, anstatt das Produkt zu verbessern.

Die Maximierung der wertschöpfenden Zeit und die Reduzierung der nicht-wertschöpfenden Aktivitäten sind entscheidend für die Verbesserung der PCE. Eine hohe PCE zeigt an, dass der Großteil der aufgewendeten Zeit direkt zum Endergebnis beiträgt, während eine niedrige PCE Ineffizienzen anzeigt, die behoben werden müssen. Durch die Steigerung der PCE können Unternehmen die Produktivität erhöhen, Verschwendungen reduzieren und die Gesamtprozess-Effizienz optimieren.

Durchsatzzeit bezieht sich auf die gesamte Zeit, die benötigt wird, damit eine Einheit den Prozess von Anfang bis Ende durchläuft, einschließlich der wertschöpfenden und nicht-wertschöpfenden Aktivitäten. Die Durchlaufzeit stellt die gesamte Prozesszeit aus der Perspektive der Kund:innen dar und umfasst alle Phasen, einschließlich der Auftragsabwicklung, Produktion und Lieferung.

Obwohl die Begriffe manchmal synonym verwendet werden, sind sie nicht immer identisch. In seltenen Fällen, in denen es keine Verzögerungen, Wartezeiten oder externen Abhängigkeiten gibt, können Durchsatzzeit und Durchlaufzeit gleich sein.

Das kann in einem Café beispielsweise so ausschauen:

• Die Kundschaft gibt eine Bestellung auf (Prozess beginnt)
• Der Barista bereitet sofort den Kaffee zu (keine Wartezeit)
• Der Kaffee wird der Kundschaft übergeben (Prozess endet)

In diesem Szenario ist die Zeit, die für die Zubereitung des Kaffees benötigt wird (Durchsatzzeit), gleich der Zeit von der Bestellung bis zur Lieferung (Durchlaufzeit). In den meisten realen Situationen, insbesondere in der Fertigungs- oder Dienstleistungsbranche, ist die Durchlaufzeit jedoch aufgrund von Faktoren wie Warteschlangen, Zeitplänen oder Transportverzögerungen länger.

Effiziente Prozesse steigern die Produktivität und die Gesamtleistung, indem sie den Mitarbeiter:innen ermöglichen, Aufgaben schneller und mit weniger Aufwand zu erledigen. Wenn Workflows optimiert werden, werden Ressourcen effektiver eingesetzt, sodass Organisationen mehr in kürzerer Zeit erreichen können. Ein gut strukturierter Prozess beseitigt Verwirrung und stellt sicher, dass die Mitarbeiter:innen genau wissen, was zu tun ist und wie. Diese Klarheit ermöglicht es ihnen, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren, ohne unnötige Verzögerungen, was zu einer höheren Leistung und schnelleren Bearbeitungszeiten führt. Höhere Effizienz verbessert nicht nur die individuelle Leistung, sondern stärkt auch den Gesamterfolg der Organisation.

Optimierte Prozesse helfen, Fehler zu minimieren und die Betriebskosten zu senken, indem Ineffizienzen, unnötige Schritte und Nacharbeiten eliminiert werden. Ineffektive Workflows führen oft zu Fehlern, die Zeit und Ressourcen verschwenden und die Kosten erhöhen. Klare, wiederholbare Prozesse verringern die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, was besonders in Branchen von Bedeutung ist, in denen Präzision entscheidend ist. Beispielsweise stellt ein effizientes Bestandsmanagement sicher, dass immer die richtigen Produkte vorrätig sind, um teure Überbestände oder Engpässe zu vermeiden. Durch die Beseitigung redundanter Aufgaben und das Straffen von Abläufen können Unternehmen Kosten senken, die Ressourcenzuweisung verbessern und sich auf Wachstum konzentrieren.

 Tipp: Entdecken Sie in unserem Blog, wie Sie mit GPM Kosten einsparen können.

Anpassungsfähigkeit ist entscheidend für langfristigen Erfolg, und effiziente Prozesse bieten die Flexibilität, die notwendig ist, um sich an Marktveränderungen, sich entwickelnde Kundenanforderungen und betriebliche Veränderungen anzupassen. Optimierte Workflows erleichtern es, Verbesserungsbereiche zu identifizieren, notwendige Anpassungen umzusetzen und den Betrieb ohne größere Störungen zu skalieren. Wenn Unternehmen wachsen oder neue Märkte betreten, helfen effiziente Prozesse, die zunehmende Komplexität zu bewältigen, während Qualität und Leistung erhalten bleiben. Ein gut strukturiertes System ermöglicht es Organisationen, schnell auf neue Herausforderungen zu reagieren, wettbewerbsfähig zu bleiben und aufkommende Chancen zu nutzen.

Ein großes Hindernis für die Prozesseffizienz ist die Existenz von Schattenprozessen und undokumentierten Workflows. Schattenprozesse beziehen sich auf informelle, nicht genehmigte Methoden, die Mitarbeiter:innen entwickeln, um Ineffizienzen im offiziellen Workflow zu umgehen. Obwohl diese auf kurze Sicht praktisch erscheinen mögen, führen sie oft zu Inkonsistenzen, Fehlern und Kommunikationslücken. Undokumentierte Workflows schaffen ähnliche Herausforderungen, da es für Mitarbeiter:innen, insbesondere Neuzugängen, schwierig ist, die richtigen Verfahren zu verstehen. Ohne klare Prozessdokumentation wird es weitaus schwieriger, Prozesse zu optimieren, den Fortschritt zu verfolgen und Engpässe zu identifizieren. Eine gute Dokumentation und Standardisierung aller Arbeitsabläufe hilft, die Konsistenz zu wahren, die Transparenz zu verbessern und die Effizienz im Team zu steigern.

Tipp: Erfahren Sie mehr über die häufigsten Fehler in der Prozessdokumentation und wie Sie sie vermeiden können.

Unnötige Schritte und übermäßige Genehmigungsanforderungen verlangsamen Workflows und erhöhen den administrativen Aufwand. Viele Prozesse beinhalten Genehmigungen oder zusätzliche Aufgaben, die keinen echten Mehrwert bieten, was zu Verzögerungen und Frustrationen bei den Mitarbeiter:innen führt. Wenn Entscheidungen unnötig kompliziert sind, leidet die Produktivität. Regelmäßige Prozessüberprüfungen helfen dabei, redundante Schritte zu identifizieren und zu eliminieren, um sicherzustellen, dass Workflows schlank bleiben. Die Vereinfachung von Genehmigungen und das Entfernen unnötiger Aufgaben reduziert Verzögerungen und ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, sich auf Arbeiten zu konzentrieren, die direkt zum Geschäftsergebnis beitragen.

Ein Mangel an ordnungsgemäßer Schulung und Kompetenzlücken innerhalb der Belegschaft schaffen Ineffizienzen, die zu Verzögerungen, Fehlern und unvollständigen Aufgaben führen. Während sich Unternehmen weiterentwickeln, müssen Mitarbeiter:innen kontinuierlich ihre Fähigkeiten erweitern, um mit neuen Technologien und Methoden Schritt zu halten. Ohne fortlaufende Lernmöglichkeiten weiten sich Wissenslücken aus, was es schwieriger macht, Prozesse effizient auszuführen. Investitionen in regelmäßige Schulungsprogramme, Mentoring und Upskilling-Initiativen stellen sicher, dass die Belegschaft die Expertise hat, die notwendig ist, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Gut ausgebildete Mitarbeiter:innen sind eher in der Lage, Prozesse zu optimieren und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Zu viel oder zu wenig Information kann die Effizienz erheblich beeinträchtigen. Wenn Mitarbeiter:innen mit übermäßigen Daten überflutet werden, fällt es ihnen schwer, Aufgaben zu priorisieren, fundierte Entscheidungen zu treffen oder sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Andererseits führt unzureichende Information zu Verwirrung, Verzögerungen und schlechten Entscheidungen. Beide Szenarien schaffen Ineffizienzen, die den Fortschritt verlangsamen. Organisationen können dieses Problem in den Griff bekommen, indem sie den Informationsfluss optimieren und sicherstellen, dass Daten relevant, zugänglich und leicht verarbeitbar sind. Die Verwendung zentralisierter Datenbanken oder Dashboards hilft der Belegschaft, die Informationen zu finden, die sie benötigen, ohne unnötige Verzögerungen oder Ablenkungen.

Ein Mangel an Standardisierung und inkonsistente Terminologie zwischen Abteilungen kann zu Verwirrung, Fehlern und Ineffizienzen führen, insbesondere bei abteilungsübergreifender Zusammenarbeit. Wenn Teams unterschiedliche Methoden, Terminologien oder Systeme für denselben Prozess verwenden, entstehen Missverständnisse und doppelte Anstrengungen. Die Standardisierung von Workflows und die Etablierung einer gemeinsamen Begrifflichkeit stellt sicher, dass alle auf derselben Seite sind, was die Kommunikationseffizienz verbessert. Klare Richtlinien und standardisierte Prozesse helfen Teams, kohärenter zu arbeiten und unnötige Komplexität im Tagesgeschäft zu beseitigen.

Eine der effektivsten Methoden zur Beseitigung von Ineffizienzen ist die Prozessautomatisierung und digitale Transformation. Automatisierung nutzt Technologie, um wiederkehrende Aufgaben zu übernehmen, die andernfalls manuelle Anstrengung erfordern würden. Durch die Automatisierung von Aktivitäten wie Dateneingabe, Planung und Berichterstattung können Unternehmen Fehler minimieren, Konsistenz verbessern und die Mitarbeiter:innen für höherwertige Aufgaben freisetzen.

Tipp: Entdecken Sie unsere Prozessautomatisierungslösung für ADONIS.

Die digitale Transformation ergänzt die Automatisierung, indem sie moderne Technologien integriert, um Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen zu optimieren. Cloud-basierte Lösungen, integrierte Software und künstliche Intelligenz verbessern Workflows, Entscheidungsfindung und Produktivität. Der Einsatz dieser Technologien hilft Unternehmen, Engpässe zu beseitigen, den Betrieb zu straffen und die Effizienz zu steigern.

Lean ist eine Methodik, die darauf abzielt, den Kundenwert zu maximieren, indem Verschwendung minimiert, Prozesse gestrafft und Aktivitäten ohne Mehrwert eliminiert werden. Six Sigma, eine datengesteuerte Methodik, zielt darauf ab, die Prozessqualität zu verbessern, indem Fehler und Schwankungen identifiziert und eliminiert werden. Beide Ansätze steigern die Prozesseffizienz, reduzieren Verschwendung und fördern kontinuierliche Verbesserung.

Ein praktisches Beispiel für eine Technik, die diese Methodiken unterstützt, ist Process Mining. Dieser datengestützte Ansatz hilft dabei, Ineffizienzen, Engpässe und Nichteinhaltung in realen Workflows zu identifizieren. Durch die klare Visualisierung bestehender Prozesse ermöglicht Process Mining den Teams, Workflows im Einklang mit Lean- und Six-Sigma-Prinzipien zu optimieren. Zudem arbeitet sie effektiv mit der Prozessautomatisierung zusammen, wodurch die Vorteile beider Methoden noch verstärkt werden. Zusätzlich kann Process Intelligence diese Bemühungen weiter verstärken, indem Erkenntnisse aus Process Mining genutzt und fortschrittliche Analytik sowie KI eingesetzt werden, um Ergebnisse vorherzusagen, Entscheidungen zu optimieren und Prozessverbesserungen zu empfehlen – was letztlich zu einer intelligenteren und effektiveren Automatisierung führt.

Effiziente Prozesse hängen von einer gut ausgebildeten und qualifizierten Belegschaft ab. Mitarbeiterschulung und Upskilling sind entscheidend, um Ineffizienzen zu überwinden und sicherzustellen, dass Aufgaben korrekt und effizient ausgeführt werden. Laufende Schulungen halten die Mitarbeiter:innen auf dem neuesten Stand mit den neuesten Tools, Technologien und Best Practices, sodass sie effektiver arbeiten können. Upskilling hilft der Belegschaft, sich an sich entwickelnde Anforderungen anzupassen, was die Geschäftsprozesse weiter optimiert. Wissensreiche Mitarbeiter:innen können Ineffizienzen erkennen, zur Prozessverbesserung beitragen und Innovationen vorantreiben, was zu reibungsloseren Abläufen und höherer Produktivität im gesamten Unternehmen führt.

Die Förderung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und Ausrichtung ist ein wirksames Mittel zur Beseitigung von Ineffizienzen. Wenn Abteilungen isoliert arbeiten und nur begrenzte Kommunikation haben, führt dies oft zu doppeltem Aufwand, Verzögerungen und verpassten Chancen. Die Förderung der Zusammenarbeit verbessert den Informationsfluss, reduziert Redundanzen und beschleunigt die Problemlösung. Beispielsweise stellt die Ausrichtung von Marketing, Vertrieb und Kundenservice sicher, dass der Kundenweg von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Nachkaufbetreuung nahtlos verläuft. Regelmäßige abteilungsübergreifende Meetings und gemeinsame Initiativen helfen, eine Kultur der Kooperation und gemeinsamen Ziele aufzubauen, wodurch effizientere Workflows und optimierte Prozesse im gesamten Unternehmen ermöglicht werden.

Tipp: Entdecken Sie unsere Tipps & Tricks zur Verbesserung der GPM-Kollaboration.

Die Hochschule Luzern identifizierte Ineffizienzen in ihrer Personalabteilung, insbesondere bei der Verwaltung von Bewerbungsformularen. Der Prozess war größtenteils manuell, was zu Fehlern, Verzögerungen und einem Mangel an Transparenz führte. Um diese Herausforderungen zu überwinden, implementierte die Hochschule Prozessautomatisierung mit dem ADONIS Process Automation-Modul. Ziel war es, wiederkehrende Aufgaben zu eliminieren und den Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe und Dokumentenverarbeitung zu reduzieren.

Die Hochschule folgte einem strukturierten Ansatz, um die Prozessautomatisierung erfolgreich umzusetzen:

Schritt 1: Bewertung von Prozessautomatisierungs-Tools
Die Hochschule bewertete verschiedene Tools, um eines zu finden, das ihren Anforderungen entsprach, einschließlich BPMN 2.0 Modellierungsfunktionen, Autonomie, IT- und Datensicherheit, Systemstabilität und Flexibilität.

Schritt 2: Auswahl geeigneter Prozesse zur Automatisierung
Zwei HR-Prozesse sowie Schulungsanfragen und Rückerstattungen wurden aufgrund ihres hohen Volumens und ihrer unkritischen Natur als erste Kandidaten ausgewählt.

Schritt 3: Test und Rollout
Nach der Modellierung dieser Prozesse in der ADONIS BPM Suite wurden sie in ausführbare Workflows umgewandelt, notwendige Formulare erstellt und Tests im Live-Umfeld durchgeführt, bevor die vollständige Implementierung stattfand.

Schritt 4: Identifizierung und Priorisierung weiterer Automatisierungsmöglichkeiten
Weitere Prozesse aus HR, Finanzen und IT-Services wurden analysiert, um zusätzliche Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren und zu priorisieren.

Durch die Befolgung dieser Schritte setzte die Hochschule die Prozessautomatisierung erfolgreich um, indem sie Schulungsanfragen und Rückerstattungen vollständig in den täglichen Betrieb integrierte. Weitere Prozesse, die für eine Automatisierung geeignet sind, wurden ebenfalls identifiziert und priorisiert.

Neben der Verbesserung der Prozessdurchsicht und Eingabequalität brachte die Automatisierung klare finanzielle und operative Vorteile:

• Kosteneinsparungen von etwa 36.458 CHF pro Jahr
• Zeitersparnis von rund 700 Arbeitsstunden jährlich
• Zwei Drittel aller Bewerbungen wurden innerhalb von fünf Tagen abgeschlossen
• Drei Viertel der Rückerstattungsanfragen wurden innerhalb eines Tages bearbeitet

Diese Ergebnisse unterstreichen den Erfolg der Initiative. Die erhöhte Effizienz führte zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen, sodass Mitarbeiter:innen sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren konnten. Die verbesserte Prozesssichtbarkeit und -verständnis steigerte die Gesamtklarheit und demonstrierte die Effektivität der Automatisierung bei der Optimierung von Abläufen und der Schonung von Ressourcen.

Tipp: Lesen Sie mehr über unsere Fallstudie zur Geschäftsprozessautomatisierung an der Hochschule Luzern für detaillierte Einblicke.

Die Optimierung der Prozesseffizienz ist entscheidend, um Verschwendung zu reduzieren, die Produktivität zu verbessern und das Unternehmenswachstum zu fördern. Durch den Einsatz von Automatisierung, die Verfeinerung von Arbeitsabläufen und die Förderung der Zusammenarbeit können Organisationen Ineffizienzen eliminieren und die Gesamtleistung verbessern. Kontinuierliches Monitoring und Verbesserung stellen sicher, dass die Prozesse effektiv bleiben, sodass Unternehmen reibungsloser arbeiten und ihre Ressourcen besser nutzen können.