Tipps & Tricks für eine effektive GPM-Kollaboration mit ADONIS

Im Geschäftsprozessmanagement (GPM) bedeutet echte Zusammenarbeit mehr als nur, alle Beteiligten an Bord zu holen. Es geht darum, die Erkenntnisse für konkrete, dauerhafte Verbesserungen nutzbar zu machen. Für Prozessmanager:innen können die richtigen Werkzeuge einen entscheidenden Unterschied machen. ADONIS bietet die Funktionen, die zur Unterstützung und Verbesserung der Zusammenarbeit benötigt werden, um Input in wirkungsvolle Ergebnisse zu verwandeln. In diesem Blog werden wir praktische Tipps zur Verbesserung der GPM-Kollaboration geben und zeigen, wie ADONIS Ihnen dabei helfen kann.

Transparenz ist der Schlüssel zu kollaborativem GPM. Ihre Teammitglieder müssen verstehen, woran sie arbeiten, bevor sie einen sinnvollen Beitrag leisten können. ADONIS schafft hier Klarheit, indem es Ihnen erlaubt, Ihr GPM-Framework, Ihre Ziele und Ihre Prozessdokumentation mit allen Beteiligten zu teilen.

Sie können zum Beispiel ein Prozessmodell in ADONIS freigeben und die Kommentarfunktion der Plattform nutzen, um Kontext und Anweisungen bereitzustellen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Beteiligten Zugang zu denselben Informationen haben und von Beginn an ein einheitliches Verständnis geschaffen wird.

ADONIS‘ Kommentarfunktion

Das Einholen von Feedback ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Zusammenarbeit und kann sich oft entmutigend anfühlen. Aber das muss nicht sein. Mit der richtigen Herangehensweise lässt sich Feedback auf unkomplizierte und effektive Weise einholen, das zu einen sinnvollen Fortschritt beiträgt. ADONIS bietet intuitive Tools wie die Kommentarfunktion und das Tagging, wodurch Teammitglieder direkt auf der Plattform ganz einfach Feedback geben können. Das gezielte Taggen von bestimmten Benutzer:innen in Kommentaren stellt sicher, dass deren Aufmerksamkeit auf relevante Abschnitte des Prozesses gelenkt wird, wodurch das Feedback gezielter und umsetzbarer wird.

Nach der Aktualisierung eines Prozessdiagramms können Sie Ihr Team einladen, das Diagramm zu überprüfen, indem Sie sie in bestimmten Bereichen markieren, in denen ihre Meinung gefragt ist. Ihre Kommentare können sie direkt im Diagramm hinterlassen, wodurch eine nahtlose und organisierte Feedbackschleife garantiert wird.

ADONIS‘ Tagging Funktion

Anstatt sich auf langwierige, unregelmäßige Meetings zu verlassen, sollten Sie sich für kurze, regelmäßige Check-Ins entscheiden, die den GPM-Aktivitäten gewidmet sind. ADONIS lässt sich nahtlos in Tools für die tägliche Zusammenarbeit wie MS Teams, SharePoint und Confluence integrieren, womit die Durchführung solcher Besprechungen vereinfacht und sichergestellt wird, dass jeder und jede im Team stets am gleichen Strang zieht und involviert ist.

So kann man beispielsweise ein wiederkehrendes Meeting in MS Teams einrichten, bei dem man den ADONIS-Bildschirm mit anderen teilt, die neuesten Prozess-Updates bespricht und sämtliches Feedback diskutiert. Auf diese Weise halten Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden, ohne dass langwierige Meetings nötig sind.

Tipp: Erfahren Sie mehr über Integrationen mit MS Teams, SharePoint und Confluence in unserem kostenlosen Webinar.

Etwas zu visualisieren kann in vielen Fällen enorm weiterhelfen—so auch bei der Verbesserung von Prozessen. ADONIS eignet sich hervorragend für die Prozessvisualisierung und bietet Tools wie Prozesslandkarten und Flussdiagramme, die das Verständnis und die Diskussion komplexer Prozesse erleichtern. Die Funktionen der kollaborativen Ansicht und Bearbeitung ermöglichen es mehreren Benutzer:innen, gleichzeitig an einem Prozess zu arbeiten und Änderungen in Echtzeit zu sehen.

Während einer Besprechung können Sie eine ADONIS-Prozesskarte live auf Ihrem Bildschirm anzeigen und das Team durch jeden Schritt führen. Werden Vorschläge eingebracht, können Sie das Diagramm in Echtzeit aktualisieren, sodass alle Beteiligten die Auswirkungen ihrer Beiträge sofort sehen können.

Ein Beispiel eines Prozessdiagramms in ADONIS

Klare Rollen und Zuständigkeiten verhindern Verwirrung und stellen sicher, dass die Zusammenarbeit zu produktiven Ergebnissen führt. Mit der Benutzerverwaltung und der Zugriffskontrolle von ADONIS können Sie spezifische Rollen innerhalb eines Prozesses definieren, sodass klar ist, wer für was verantwortlich ist.

Sie können zum Beispiel verschiedene Teile eines Prozesses verschiedenen Teammitgliedern in ADONIS zuweisen. Eine Person könnte für die Überprüfung und Aktualisierung des Prozesses verantwortlich sein, während eine andere das Feedback sammeln und integrieren könnte. Diese Klarheit hilft sicherzustellen, dass alle Aspekte des Prozessmanagements abgedeckt sind.

Bevor Sie Prozessänderungen unternehmensweit einführen, ist es ratsam, diese zunächst zu testen. Mit ADONIS können Sie dies tun, indem Sie eine Testumgebung schaffen, in der Sie die Änderungen in kleinerem Umfang implementieren und bewerten können. Auf diese Weise können Sie Feedback einholen und vor der vollständigen Implementierung die notwendigen Anpassungen vornehmen.

Wenn Sie eine wesentliche Änderung an einem Prozess vorgenommen haben, können Sie eine Pilotversion in ADONIS erstellen und diese mit einer ausgewählten Gruppe von Benutzer:innen teilen. Über die Kommentarfunktion der Plattform können Sie deren Feedback einholen und den Prozess vor einer breiteren Einführung feinabstimmen.

Prozesse erstrecken sich oft über mehrere Abteilungen, also sollte dies auch für Ihre Zusammenarbeit gelten. ADONIS erleichtert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, indem es Anwender:innen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens ermöglicht, auf gemeinsame Prozesse zuzugreifen und daran zu arbeiten. Durch die Integration von Tools wie Confluence und SharePoint wird diese Fähigkeit noch weiter verbessert.

Wenn Sie an einem Prozess arbeiten, an dem mehrere Abteilungen beteiligt sind, können Sie ADONIS verwenden, um das Prozessmodell teamübergreifend zugänglich zu machen. Zusätzlich wird mit der Integration in SharePoint sichergestellt, dass alle zugehörigen Dokumente leicht zugänglich sind.

Die Zusammenarbeit sollte nicht aufhören, sobald ein Prozess aktualisiert wurde. Mit ADONIS können Sie die Feedback-Schleife offen halten, indem Sie zu laufenden Kommentaren und Vorschlägen ermutigen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Prozess auch weiterhin relevant bleibt und im Laufe der Zeit weiter verbessert wird. Ein fortlaufender Dialog fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, die es den Teams ermöglicht, Prozesse bei Bedarf anzupassen und sie mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen. Mit dieser Mentalität können Unternehmen die Operational Excellence vorantreiben und sicherstellen, dass sich die Prozesse mit ändernden Anforderungen weiterentwickeln und einen konstanten Mehrwert schaffen.

Die Anerkennung von Beiträgen spielt eine wesentliche Rolle, um eine Kultur der Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten. ADONIS macht es einfach zu verfolgen, wer Feedback gegeben oder Aktualisierungen vorgenommen hat, sodass Sie diese Beiträge effektiv anerkennen können. Am Ende einer erfolgreichen Prozessaktualisierung können Sie den Kommentarverlauf in ADONIS überprüfen, um zu sehen, wer den wertvollsten Beitrag geleistet hat. Die Anerkennung ihrer Bemühungen während einer Teambesprechung oder mit einer Dankes-E-Mail trägt dazu bei, eine Kultur zu stärken, in der die Zusammenarbeit geschätzt wird.

Effektive GPM-Zusammenarbeit beruht auf Transparenz, kontinuierlichem Feedback und klarer Kommunikation. ADONIS bietet die Tools, um dies zu ermöglichen, indem eine Umgebung geschaffen wird, in der sinnvolle Zusammenarbeit zu wirkungsvollen Ergebnissen führt. Durch die Förderung eines offenen Dialogs, die Verfeinerung von Prozessen durch Testläufe und die Anerkennung von Teamleistungen können Sie eine kollaborative Umgebung schaffen, die kontinuierliche Verbesserungen und dauerhaften Erfolg unterstützt.