Hoja de ruta estratégica: factor de éxito indispensable para sus iniciativas de Arquitectura Empresarial

La transformación empresarial es un tema complejo. Para mantenerse al día con los continuos cambios del mercado, es importante implementar estrategias corporativas que también estén en constante evolución. Por lo tanto, es necesario definir sus objetivos e identificar, priorizar y comunicar los pasos de transformación necesarios para alcanzarlos.

Y este es precisamente el punto en el que muchas empresas luchan por traducir su visión en un plan de acción. Lo que normalmente les falta es un conector que vincule la teoría y la práctica.

Las hojas de ruta son el medio elegido en este caso. Se utilizan para traducir metas en planes concretos y comunicables. Sin uno, sus objetivos difícilmente serán alcanzables y sus equipos probablemente tendrán dificultades para unirse.

En esta publicación de blog, lo guiaremos a través de los entresijos de las hojas de ruta estratégicas. Compartimos nuestras mejores prácticas clave sobre el tema y le brindamos los aportes necesarios a medida que crea sus hojas de ruta estratégicas para garantizar el éxito de sus iniciativas de AE.

Una hoja de ruta no es más que una documentación de los pasos que se deben seguir para lograr sus objetivos de transformación. Muestra claramente cómo y en qué subpasos se deben alcanzar sus objetivos. Las hojas de ruta se crean cuando se lleva a cabo la planificación estratégica y cuando se quieren visualizar los resultados con claridad. Por tanto, una hoja de ruta es el resultado visual de su proceso de planificación estratégica.

Las hojas de ruta sirven para comunicar la estrategia desarrollada: los pasos de implementación necesarios. Y pueden aprovecharse para la comunicación en todos los niveles: desde los empleados individuales hasta las unidades de negocio afectadas y la dirección empresarial. Se utilizan para crear una comprensión unificada de las etapas de transformación necesarias.

Las hojas de ruta son una fuente central de información que establece la visión, la dirección, las prioridades y el progreso a lo largo del tiempo. Por lo general, constan de una serie de requisitos que deben implementarse. Luego, esos requisitos a menudo se combinan en hitos para fines de descripción general.

Las hojas de ruta brindan a los equipos y a sus miembros la oportunidad de formular inquietudes, expresar opiniones e intercambiar ideas sobre cómo implementar los objetivos respectivos de manera efectiva.

El Roadmapping es el proceso mediante el cual se crea una hoja de ruta, utilizando herramientas como nuestra aclamada suite de AE ADOIT. En este proceso, normalmente se definen pasos, hitos y recursos, y se programan para un momento determinado. Al hacerlo, no olvide involucrar a sus equipos y a las partes interesadas involucradas en el proceso de planificación. Si se incluye a las personas necesarias desde el principio, serán menos resilientes a los cambios que se avecinan a medida que se produzcan.

Hay algunas variantes diferentes de la hoja de ruta. Lo que todos tienen en común es que representan una serie de líneas de tiempo. A continuación, se muestran algunos ejemplos destacados del campo de la arquitectura empresarial:

Las hojas de ruta de transformación presentan y organizan claramente los temas estratégicos en un cronograma aproximado, generalmente en trimestres. Normalmente, la atención se centra en los departamentos o en toda la organización. Para cada una de estas áreas se planifican requisitos esenciales, cuya implementación sirve para alcanzar los objetivos marcados.

Este tipo de hoja de ruta define los sistemas de software que proporcionan funciones centrales a la empresa y muestra su planificación de desarrollo estratégico. A un alto nivel, se incluyen aplicaciones como sistemas CRM, sistemas ERP, sistemas de análisis de datos, etc. Los sistemas de software existentes se evalúan y las decisiones de inversión se toman sobre esta base. Luego se crean hojas de ruta de aplicaciones para la implementación siguiente.

Las capacidades representan capacidades estratégicas de la organización. Como parte de mapa de capacidades empresariales, sirven como herramientas de estructuración. En el nivel empresarial superior, hay entre 30 y 50 capacidades. Se puede crear una hoja de ruta para cada uno de ellos. Normalmente, la atención se centra en aquellas capacidades cuyas mejoras pueden lograr una ventaja competitiva en el mercado.

Los resultados intermedios típicos de AE se modelan como una meseta. Podemos decir que las Mesetas corresponden a hitos. Cada uno de estos hitos se logra cerrando brechas particulares. Esto se hace procesando paquetes de trabajo identificados, generalmente en forma de proyectos.

Detrás de cada meseta, hay una arquitectura, o más bien un diseño arquitectónico, que consta de procesos de negocio, datos, componentes de aplicaciones, tecnologías, etc. La interacción de estos elementos cambia de una meseta a otra cerrando las brechas mencionadas. Esto se hace, por ejemplo, introduciendo nuevo software, creando interfaces, introduciendo u optimizando procesos, etc. La última meseta forma la arquitectura objetivo.

Sin embargo, para los no expertos los gráficos no siempre son tan fáciles de leer.

Ejemplo de una hoja de ruta estratégica basada en ArchiMate visualizada en la herramienta EA ADOIT

En las hojas de ruta Kanban, los requisitos a implementar están organizados como tarjetas en columnas en tableros. Esto ofrece a todas las partes interesadas una visión rápida de las tareas y el grado de implementación. Las hojas de ruta Kanban se utilizan ampliamente, no solo en los departamentos de TI, sino también en las unidades de negocio.

Los requisitos primero se definen, priorizan y evalúan y luego generalmente se asignan a trimestres que definen cuándo deben ejecutarse. Cada tarjeta muestra el estado de la implementación: completada, en camino, fuera de camino, no iniciada, etc.

Las hojas de ruta Kanban normalmente son fáciles de leer y fomentan la participación, por lo que tienden a ser más populares en la práctica.

Ejemplo de una hoja de ruta Kanban estratégica visualizada en la herramienta AE ADOIT

Lo primero es lo primero. Muchos colegas estarán interesados en estas hojas de ruta. Se convierten en uno de los principales resultados de su iniciativa de Arquitectura empresarial. Por supuesto, los diagramas de las arquitecturas detalladas no son menos importantes. Sin embargo, las hojas de ruta son el punto de entrada ideal a la transformación de su arquitectura. Si no son demasiado detallados, muchos de sus colegas los reconocerán como un punto de referencia central.

• Haga que sus hojas de ruta fácilmente accesibles para todos en la intranet de la empresa.
• Mantenga la hoja de ruta actualizada. Las métricas obsoletas dañarán la credibilidad y la confianza en su hoja de ruta. Sus hojas de ruta no serán reconocidas ni utilizadas. No se ciña a la hoja de ruta cuando la visión haya cambiado. Las influencias externas a menudo hacen imposible alcanzar el objetivo. Aquí es cuando hay que ajustar la hoja de ruta.
• Sin embargo, no cambie la hoja de ruta con demasiada frecuencia. De lo contrario, perderá credibilidad y transparencia.
• Crear transparencia con respecto a quién participa en la hoja de ruta y cómo se crea. Esto genera confianza.
• Permita comentarios y participación en la creación de su hoja de ruta. Esto crea una sensación de unión. Tendrán que enfrentarse a mucha menos resistencia.
• Respalde sus hojas de ruta con diseños arquitectónicos detallados. Sin embargo, tenga en cuenta que estos solo deberían ser visibles después de un desglose.

En resumen, una hoja de ruta estratégica es el eslabón perdido que transforma una visión en un plan de acción. Puede ayudar a planificar cómo lograr un objetivo de transformación empresarial y, al mismo tiempo, ser la forma preferida de comunicar los objetivos clave y los próximos pasos a todas las partes interesadas clave. Con suficiente transparencia, puntualidad y el nivel adecuado de detalle, una hoja de ruta estratégica se convierte en el resultado más importante para las iniciativas de arquitectura empresarial.

Si necesita ayuda para crear una hoja de ruta estratégica para sus objetivos, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Nuestros expertos estarán encantados de ayudarle con sus esfuerzos de hoja de ruta.