Comment promouvoir le BPM dans votre organisation – Les bonnes pratiques

Imaginez le scénario suivant : Vous avez introduit la gestion des processus métier (dans le but de transformer la façon dont votre organisation raisonne et travaille autour des processus).  Après avoir mené plusieurs recherches de manière approfondie, la voie à suivre semble plutôt simple : identifier, analyser et améliorer vos processus métier pour satisfaire les besoins changeants des clients, accroitre votre efficacité, réduire les coûts et améliorer les performances globales de votre organisation.

Toutefois, afin que cette vision bien réfléchie devienne réalité et que le plein potentiel de la gestion des processus métier soit totalement exploité grâce à la formation (BPM) en ligne gratuite, tout le monde doit s’impliquer et intégrer la pratique de la gestion des processus dans ses activités quotidiennes. Et c’est généralement à ce moment que de nombreuses organisations commencent à rencontrer des difficultés.

Après avoir présenté le projet à votre hiérarchie et impliqué les responsables de processus afin de contribuer à votre première carte de processus, la gestion des processus est progressivement mise en place dans votre organisation. Néanmoins, au bout d’un certain temps, il se peut que des responsables de service soient réticents à l’idée d’allouer des ressources et de devoir adapter leur organisation interne à cette nouvelle pratique. Les utilisateurs finaux n’utilisent donc pas pleinement votre outil BPM et se montrent ainsi réticents à l’idée de changer leurs habitudes. Et même les responsables (qui étaient auparavant convaincus) commencent à exprimer leurs doutes.

Si tout cela vous semble pertinent et familier, c’est peut-être que vous avez un problème avec ce que l’on appel plus communément le marketing sur les processus. Heureusement, nous avons quelques conseils et bonnes pratiques à vous partager. Si vous désirez découvrir des bonnes pratiques pour sensibiliser votre organisation aux processus et mettre en place une stratégie marketing de processus interne efficace, continuez à lire attentivement cet article !

Prenons un peu de recul sur la situation et commençons par le commencement : Qu’est-ce que le marketing interne et pourquoi est-il la pierre angulaire de vos initiatives BPM  ? Le marketing interne est le processus de promotion des objectifs de l’organisation, sa mission, ses objectifs à court et long terme, ainsi que les valeurs de l’organisation auprès de l’ensemble de ses collaborateurs. La mise en place d’une communication directe et fréquente facilite le transfert des connaissances dans l’ensemble de l’organisation et garantit que tous les collaborateurs aient un accès centralisé aux informations essentielles. Cependant, l’objectif ultime de la communication interne est de favoriser l’émergence d’un sentiment de but commun et de confiance entre les directions et les collaborateurs. Par effet de ricochet, cela crée également un sentiment d’adhésion à un objectif commun et motive ainsi les collaborateurs à travailler ensemble afin d’atteindre le même but.

Lors de la mise en place de pratiques de marketing interne, il est essentiel de tenir compte du fait que les différentes parties prenantes, en particulier les responsables et chefs de service, peuvent avoir des besoins en information et attentes différents de celles des autres collaborateurs. Par exemple, les responsables pourraient préférer un aperçu général de la performance globale et un résumé des effets positifs (et négatifs) de l’introduction de la gestion des processus, à un examen approfondi de chaque processus.

Les chefs de service, quant à eux, sont potentiellement plus intéressés par une analyse approfondie dans le but d’identifier les optimisations potentielles ainsi que les automatisations possibles pouvant accroitre l’efficacité de leurs processus. De ce fait, votre stratégie de marketing interne doit être adaptée aux besoins des différentes parties prenantes. Vous pensez peut-être que cela ne fait qu’ajouter de la complexité à votre situation, mais en réalité, c’est l’occasion rêvée de faire passer votre initiative BPM à un autre niveau. Voici comment :

Comme mentionné plus haut, le marketing interne doit reposer sur le principe d’une communication efficace et honnête. Impliquez vos collaborateurs et encouragez-les en leur fixant des objectifs communs et en leur montrant les avantages substantiels. Nous avons élaboré nos meilleures pratiques sur la base de mesures concrètes que vous pouvez utiliser afin d’améliorer votre communication interne ainsi que votre engagement avec vos parties prenantes :

Quelle que soit la position hiérarchique des parties prenantes, une communication efficace est essentielle. Fournissez des informations claires et honnêtes afin d’assurer un compte rendu régulier à vos responsables. Créez et partagez-leur directement des rapports via votre solution BPM, intégrez votre outil BPM à d’autres outils stratégiques de l’entreprise ou donnez-leur des accès à l’outil afin qu’ils puissent générer des rapports eux-mêmes selon leurs besoins et intérêts.

Assurez-vous qu’ils aient pris connaissance des fonctionnalités basiques d’analyses de votre outil BPM. En outre, essayez d’impliquer les responsables de service pour les faire adhérer le plus tôt possible à votre initiative. N’hésitez pas à communiquer les raisons et objectifs qui stimulent votre initiative avant de vous y engager pleinement. Une fois l’outil mis en place et le processus défini, il convient de vous assurer que les utilisateurs finaux ont bien été formés à l’utilisation de l’outil et qu’ils se connectent quotidiennement pour effectuer leur tâches quotidiennes.

Commencez par mettre en place un système de suivi des indicateurs clés de performance auxquels toutes les parties prenantes peuvent facilement accéder. Formez-les aux fonctionnalités de base de l’outil et prévoyez des réunions mensuelles pour communiquer sur l’état d’avancement de votre projet. Et n’oubliez pas : il s’agit d’un cycle et non d’une ligne droite.

Comment pouvez-vous donc vous assurer que vos responsables de service contribueront à l’initiative de gestion des processus de l’organisation ? Répartissez clairement les responsabilités et communiquez vos attentes concernant la contribution de chacun. Veillez à bien les former à l’utilisation de l’outil en tant que contributeur et expliquez-leur comment la gestion des processus dans votre organisation dépend de la qualité de leur collaboration. Généralement, plus vous en savez sur les processus qui sont réellement exécutés quotidiennement dans leurs services, plus ils bénéficieront de leur optimisation car vous susciterez leur attention.

Les avantages des processus standardisés, rationnalisés et contrôlés doivent être clairs pour tous les collaborateurs de votre organisation. Veillez à rappeler ces avantages chaque fois que vous présentez des résultats ou que vous partagez des rapports. La hiérarchie intermédiaire a souvent besoin d’informations plus précises sur les avantages concrets, tels que la réduction des coûts ou encore l’augmentation de l’efficacité. Ce phénomène est particulièrement marqué dans les services qui fournissant des processus de support, tels que les RH.

Assurez-vous donc de leur expliquer comment leurs processus peuvent être automatisés si vous disposez bien évidemment d’une connaissance précise de leurs activités quotidiennes. Discutez avec les responsables de la production de la manière dont ils peuvent tester les potentiels changements durant des simulations de processus en y collectant les données appropriées. Expliquez à votre responsable des achats comment le suivi d’informations concrètes sur les processus peut vous aider à réaliser des économies non négligeables. Enfin, répétez ces divers principes dans votre communication avec les autres départements et leurs représentants.

Il est essentiel de mettre en place un outil BPM qui répondra à tous vos besoins et à toutes vos attentes en matière de marketing sur les processus.  Avec un outil de gestion des processus métier tel qu’ADONIS, vous pouvez être sûr que tous vos processus modélisés, automatisés, votre documentation et bien d’autres thèmes atteindront leur plein potentiel. Grâce au partage de l’information sur les processus et l’intégration avec Confluence, à la connexion avec des outils de Process Mining pour effectuer des simulations, ADONIS peut vous soutenir tout au long de votre démarche jusqu’à la réalisation de vos objectifs opérationnels.

Promouvoir votre outil BPM au sein de votre organisation peut être une tâche difficile car elle nécessite une approche souple afin de répondre aux différents besoins et attentes de toutes les parties prenantes. L’étape importante consiste donc à mettre en place un marketing interne sur les processus, afin de sensibiliser les collaborateurs aux avantages d’un outil BPM et de leur faire comprendre comment cela peut les aider à atteindre efficacement leurs objectifs.

La motivation est un autre facteur important, car les collaborateurs sont plus susceptibles d’intégrer la démarche s’ils se sentent motivés et engagés. Enfin, ne négligez pas l’importance de la formation et d’ateliers spécifiques à la gestion des processus métier, car l’inconnu semble souvent plus effrayant et risqué tant qu’il n’a pas été correctement analysé.

Si vous vous efforcez de promouvoir le BPM dans votre organisation, nous sommes là pour vous. Contactez-nous directement afin de discuter de vos besoins en matière de marketing sur les processus et découvrez comment ADONIS et BOC Group peuvent vous aider à y répondre efficacement !