Qu’est-ce que la surveillance de la conformité ? Plan et définition

La conformité concerne toutes les entreprises. Avec l’entrée en vigueur de nouvelles réglementations et lois d’une portée considérable à des intervalles de plus en plus courts, les organisations doivent s’assurer qu’elles restent conformes. Il est essentiel de comprendre le contrôle de la conformité pour garantir le succès à long terme de l’entreprise. Un plan de contrôle de la conformité aide les organisations à respecter les exigences légales et à gérer les risques de manière proactive. Cet article de blog propose une approche claire et structurée pour vous aider à naviguer parmi les exigences réglementaires et à favoriser une culture de conformité durable.

Le contrôle de la conformité est un processus continu qui garantit que les opérations, les politiques et les procédures d’une entreprise sont conformes aux exigences réglementaires internes et externes. Il s’agit d’observer en permanence le respect des réglementations légales et des politiques de l’entreprise, ce qui permet de détecter et de corriger rapidement les violations. En tant qu’élément central d’une gestion globale de la conformité, un contrôle efficace de la conformité contribue de manière significative à l’atténuation des risques.

Le nombre croissant de réglementations, telles que la loi sur les services numériques (DSA), les normes NIST et le règlement sur la résilience opérationnelle numérique (DORA), souligne le besoin croissant d’un contrôle efficace de la conformité.

Le non-respect des règles peut entraîner de lourdes amendes et nuire à la réputation, comme l’illustrent des affaires très médiatisées telles que le scandale financier Wirecard et le scandale des émissions polluantes de Volkswagen. Une surveillance active de la conformité renforce la gouvernance d’entreprise et instaure la confiance parmi les investisseurs, les partenaires, les clients, les décideurs politiques et le grand public.

Le contrôle de conformité vise à permettre aux entreprises non seulement de respecter les réglementations, mais aussi de prévenir de manière proactive les violations et d’améliorer continuellement la qualité.

Un cycle de surveillance continue, composé des étapes Examiner, Adapter, et Prévenir s’avère particulièrement efficace.

Cycle de surveillance de la conformité : examiner la conformité, s’adapter et prévenir

• Vérifier la conformité : Des examens réguliers et systématiques des processus garantissent que tous les secteurs de l’organisation se conforment aux réglementations en vigueur. Cette première étape permet d’identifier les faiblesses et les domaines à améliorer.
• S’adapter et s’améliorer : Les informations tirées des évaluations permettent d’ajuster et d’améliorer les processus existants, favorisant ainsi l’amélioration continue de la qualité et jetant les bases d’une conformité durable.
• Prévenir : L’adoption d’une approche préventive réduit considérablement le risque de violations futures. La surveillance de la conformité garantit que les processus et les contrôles sont mis à jour de manière proactive afin de prévenir les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

Ce cycle contribue à renforcer la responsabilité, à réduire les coûts grâce à des mesures préventives et à améliorer l’efficacité opérationnelle. Les organisations peuvent minimiser les efforts de surveillance directe des organismes de réglementation tout en renforçant la collaboration dans le cadre de partenariats public-privé.

La surveillance de la conformité est confrontée à deux défis majeurs : suivre l’évolution des réglementations et gérer la complexité des multiples exigences. Les exigences réglementaires varient considérablement selon le secteur d’activité, la localisation, la chaîne d’approvisionnement et le marché. Les organisations doivent rester agiles pour mettre rapidement en œuvre les nouvelles règles et s’adapter aux changements.

Sans solutions logicielles spécialisées, les difficultés suivantes surviennent souvent :

• Collecte et analyse manuelles des données: La collecte et l’analyse des données de conformité sans assistance technique sont chronophages et sources d’erreurs, ce qui réduit la précision et la rapidité des évaluations de conformité.
• Audits incohérents: La qualité des audits peut varier en fonction de l’expertise individuelle, ce qui rend difficile l’établissement de normes uniformes et la garantie de la cohérence.
• Coûts élevés liés au personnel: Les processus de surveillance nécessitent beaucoup de main-d’œuvre sans automatisation, en particulier dans les organisations ayant des exigences complexes.
• Manque de transparence et de documentation: La documentation manuelle est souvent incomplète, ce qui rend difficile la communication d’informations et la démonstration de la conformité aux autorités réglementaires.

Ces défis démontrent qu’il est souvent difficile de mettre en place un contrôle efficace et cohérent de la conformité sans soutien technologique.

Un plan de surveillance de la conformité efficace, tout comme un système de surveillance de la conformité, comprend des étapes clés visant à garantir le respect de la législation, à minimiser les risques et à promouvoir une culture de conformité durable. Voici un guide étape par étape pour élaborer votre plan :

6 étapes pour élaborer un plan de surveillance de la conformité

Commencez par analyser en profondeur l’environnement juridique dans lequel votre entreprise évolue. Identifiez les réglementations, lois et politiques pertinentes qui doivent être respectées. Évaluez les cadres de conformité internes existants, les protocoles et les risques documentés. Un audit interne détaillé peut vous aider à identifier les exigences de conformité spécifiques à votre plan de surveillance.

Un plan bien structuré doit définir des politiques et des normes claires qui serviront de cadre au suivi. Celles-ci doivent détailler les exigences réglementaires intégrées aux opérations commerciales. Des normes claires favorisent l’engagement des employés et garantissent une compréhension cohérente des attentes en matière de conformité.

Exemple : Une entreprise pharmaceutique élabore des politiques visant à se conformer aux bonnes pratiques de fabrication (RBPP), garantissant ainsi que tous les processus de production respectent les normes réglementaires. Ces politiques font l’objet d’audits réguliers et sont communiquées aux employés.

Identifiez et évaluez les risques spécifiques liés à la conformité qui peuvent découler d’une non-conformité. Déterminez quelles réglementations sont essentielles et quels domaines de l’entreprise nécessitent une attention particulière. Évaluez les risques en fonction de leur probabilité et de leur impact potentiel, en les classant par ordre de priorité afin d’élaborer des mesures d’atténuation ciblées.

Exemple : Une société de services financiers identifie la confidentialité des données comme un domaine à haut risque et donne la priorité à la protection des données des clients afin de se conformer au RGPD et d’éviter des amendes coûteuses.

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Intégrez des contrôles ciblés dans le système de contrôle interne, ainsi que dans les politiques et processus existants. Testez et ajustez régulièrement ces contrôles afin de garantir une conformité continue.

Exemple : Une entreprise manufacturière découvre des violations de la sécurité dans une installation et prend immédiatement des mesures correctives, notamment la formation des employés et la mise à jour des protocoles de sécurité.

Des programmes de formation et de sensibilisation continus permettent aux employés de bien comprendre leurs rôles et responsabilités dans le processus de conformité. Intégrez des modules de formation à votre plan afin de tenir les employés informés des réglementations, stratégies et procédures.

Exemple : Une entreprise du secteur alimentaire organise chaque trimestre une formation sur les normes d’hygiène afin de garantir leur respect et de prévenir toute contamination ou infraction.

Un plan de surveillance de la conformité efficace comprend un suivi rigoureux et des audits réguliers afin de vérifier en permanence le respect des règles. Des processus efficaces de documentation et de reporting garantissent la transparence et démontrent la conformité aux parties prenantes internes et externes.

Exemple : Une entreprise du secteur de l’énergie génère des rapports de conformité mensuels documentant les infractions ou les incidents liés à la sécurité. Ces rapports sont communiqués à la direction afin de planifier des stratégies efficaces d’atténuation des risques.

Étant donné que les exigences réglementaires et les structures organisationnelles évoluent constamment, le plan de surveillance de la conformité garantit une adhésion réglementaire structurée, flexible et durable.

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La responsabilité du contrôle de la conformité incombe généralement au service chargé de la conformité de l’entreprise. Ce service collabore étroitement avec le service de gestion des risques et la direction afin de garantir le respect de toutes les exigences réglementaires. Dans les petites entreprises, le rôle de contrôle de la conformité peut être confié à d’autres services, tels que le service juridique ou le service financier.

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Si les petites organisations dotées de structures plus simples peuvent gérer la conformité manuellement, cette approche est fastidieuse et source d’erreurs, en particulier lorsqu’il s’agit de traiter de grands volumes de données ou de naviguer parmi de nombreuses exigences réglementaires.

Les solutions logicielles telles qu’ADOGRC offrent des avantages significatifs, notamment :

• Automatisation : Les processus tels que les rapports, les mises à jour réglementaires et les évaluations des risques sont rationalisés.
• Analyse des données : Les grands ensembles de données peuvent être surveillés et analysés en temps réel pour une détection plus rapide des violations.
• Évolutivité : Le logiciel s’adapte facilement à la croissance des entreprises ou à l’évolution des réglementations.
• Transparence : Des tableaux de bord centralisés et des fonctionnalités de reporting garantissent la traçabilité et la vérification de la conformité.

ADOGRC est un outil complet de surveillance de la conformité conçu pour aider les entreprises à répondre efficacement à leurs exigences en matière de gouvernance, de risque et de conformité (GRC).

La collecte manuelle des données et les processus sujets aux erreurs sont remplacés par des workflows automatisés et des analyses en temps réel. Des workflows standardisés et une librairie complète de conformité garantissent des audits cohérents et minimisent les erreurs humaines. La documentation et les tableaux de bord centralisés simplifient la création de rapports et permettent de respecter efficacement les obligations réglementaires.

Avec ADOGRC, les entreprises sont en mesure de s’adapter avec souplesse aux changements réglementaires et de promouvoir une culture de conformité durable et tournée vers l’avenir.

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Un plan efficace de surveillance de la conformité est essentiel pour naviguer dans des réglementations de plus en plus complexes et protéger les entreprises contre les risques financiers et réputationnels. En suivant des étapes claires et en tirant parti d’outils tels que ADOGRC, les organisations peuvent surveiller efficacement la conformité, détecter rapidement les violations et établir une culture de conformité durable. La surveillance de la conformité devient un outil permettant de garantir le succès de l’entreprise tout en améliorant l’efficacité opérationnelle et la confiance des parties prenantes.