Monitoring zgodności – czym jest i jak go wdrożyć?

Zgodność z przepisami dotyczy każdej organizacji. Wraz z coraz częstszym wprowadzaniem nowych i szeroko zakrojonych regulacji, konieczne jest stałe dbanie o spełnianie obowiązujących wymogów. Skuteczne monitorowanie zgodności to kluczowy element ochrony działalności w dłuższej perspektywie. Odpowiednio zaplanowany proces monitorowania pomaga nie tylko w realizacji obowiązków prawnych, ale też w świadomym zarządzaniu ryzykiem. W tym artykule przedstawiamy przejrzyste i uporządkowane podejście, które pomoże Ci lepiej odnaleźć się wśród wymagań regulacyjnych i wspierać rozwój kultury zgodności w organizacji.

Monitorowanie zgodności to ciągły proces, który zapewnia, że operacje, polityki i procedury firmy są zgodne z wewnętrznymi i zewnętrznymi wymaganiami regulacyjnymi. Polega na bieżącym śledzeniu zgodności z przepisami prawa oraz politykami firmy, co umożliwia wczesne wykrywanie i naprawianie naruszeń. Jako istotny element kompleksowego zarządzania zgodnością, skuteczne monitorowanie zgodności w znaczący sposób przyczynia się do minimalizowania ryzyka.

Rosnąca liczba regulacji, takich jak Digital Services Act (DSA), standardy NIST oraz Digital Operational Resilience Act (DORA), podkreśla rosnącą potrzebę skutecznego monitorowania zgodności.

Nieprzestrzeganie przepisów może prowadzić do wysokich kar finansowych i utraty reputacji, czego przykładem są głośne przypadki, takie jak nadużycia finansowe w Wirecard, czy manipulacje emisjami w Volkswagenie. Systematyczne monitorowanie zgodności wzmacnia ład korporacyjny i sprzyja budowaniu zaufania wśród inwestorów, partnerów biznesowych, klientów, regulatorów oraz opinii publicznej.

Celem monitorowania zgodności jest nie tylko spełnianie wymogów regulacyjnych, lecz także proaktywne zapobieganie naruszeniom i ciągłe doskonalenie jakości.

Skutecznym podejściem jest cykl ciągłego monitorowania, oparty na trzech etapach: przeglądzie, dostosowaniu i zapobieganiu.

Cykl monitorowania zgodności: przegląd zgodności, dostosowanie i zapobieganie

Takie podejście przesuwa punkt ciężkości z identyfikowania naruszeń na ich całkowite zapobieganie, co pozwala realizować cele w zakresie zgodności bez zwiększania obciążenia po stronie organów nadzorczych. W ramach tego cyklu monitorowanie zgodności realizuje kilka kluczowych celów:

Monitorowanie zgodności napotyka dwa główne wyzwania: nadążanie za zmieniającymi się przepisami oraz zarządzanie złożonością wielu wymagań. Wymogi regulacyjne różnią się w zależności od branży, lokalizacji, łańcucha dostaw i rynku, co wymaga od organizacji elastyczności w szybkim wdrażaniu nowych zasad i dostosowywaniu się do zmian.

Brak posiadania specjalistycznego oprogramowania często skutkuje pojawieniem się następujących problemów:

• Manualne zbieranie i analiza danych: Zbieranie i analiza danych dotyczących zgodności bez wsparcia technologicznego są czasochłonne i podatne na błędy, co obniża dokładność i terminowość ocen zgodności, a także zwiększa ryzyko pominięcia istotnych informacji.
• Niejednolite audyty: Jakość audytów może zależeć od indywidualnych umiejętności audytora, co utrudnia ustalenie jednolitych standardów i zapewnienie spójności procesów audytowych w całej organizacji.
• Wysokie koszty osobowe: Monitorowanie zgodności wiąże się z dużymi nakładami pracy, szczególnie w organizacjach o złożonych wymaganiach, co bez automatyzacji skutkuje wysokimi kosztami personelu.
• Brak przejrzystości i dokumentacji: Ręczne prowadzenie dokumentacji jest często niekompletne, co utrudnia raportowanie i wykazywanie zgodności przed organami nadzoru, a także może wpłynąć na jakość podejmowanych decyzji.

Te wyzwania pokazują, jak trudne może być skuteczne monitorowanie zgodności bez technologicznego wsparcia, które sprzyja zachowaniu spójności, dokładności i efektywności procesów.

Skuteczny plan monitorowania zgodności, a także system monitorowania zgodności, powinny wskazywać kluczowe kroki zapewniające przestrzeganie przepisów, minimalizację ryzyka oraz wspierające rozwój trwałej kultury zgodności. Oto szczegółowy przewodnik po etapach tworzenia takiego planu:

6 etapów tworzenia planu monitorowania zgodności

Zacznij od szczegółowej analizy przepisów, które obowiązują w otoczeniu prawnym Twojej organizacji. Zidentyfikuj istotne regulacje, ustawy i polityki, których należy przestrzegać. Przeanalizuj aktualne wewnętrzne mechanizmy zgodności, obowiązujące procedury oraz udokumentowane obszary ryzyka. Dobrze przeprowadzony audyt wewnętrzny pomoże precyzyjnie określić wymagania, które powinny znaleźć się w planie monitorowania zgodności.

Dobrze skonstruowany plan powinien zawierać jasno określone polityki i standardy, które stanowią podstawę monitorowania zgodności. Powinny one precyzyjnie opisywać wymagania regulacyjne uwzględnione w codziennym funkcjonowaniu organizacji. Jasno sformułowane standardy sprzyjają zaangażowaniu pracowników i zapewniają spójne rozumienie oczekiwań w zakresie zgodności.

Przykład: Firma farmaceutyczna opracowuje polityki zgodne z zasadami Dobrej Praktyki Produkcyjnej (ang. Good Manufacturing Practices – GMP), dzięki czemu wszystkie procesy produkcyjne spełniają wymagania regulacyjne. Polityki te są regularnie audytowane i udostępniane pracownikom.

Zidentyfikuj i oceń konkretne ryzyka związane z nieprzestrzeganiem przepisów. Określ, które regulacje mają kluczowe znaczenie i które obszary działalności wymagają szczególnej uwagi. Oceń ryzyka pod kątem prawdopodobieństwa ich wystąpienia oraz potencjalnych skutków, a następnie ustal priorytety, by opracować skuteczne środki zaradcze.

Przykład: Firma z sektora usług finansowych uznaje ochronę danych osobowych za obszar wysokiego ryzyka i koncentruje się na zabezpieczeniu danych klientów, by spełnić wymagania RODO i uniknąć wysokich kar.

Sprawdź: Odkryj nasze wskazówki dotyczące wdrażania zarządzania ryzykiem i dowiedz się, jaką rolę pełni ono w systemie GRC.

Sprawdź: Zobacz, dlaczego analiza ryzyka zgodności jest tak ważna i jak krok po kroku radzić sobie z wyzwaniami dzięki skutecznemu zarządzaniu ryzykiem zgodności.

Zintegruj odpowiednie mechanizmy kontrolne z wewnętrznym systemem kontroli oraz obowiązującymi politykami i procesami. Regularnie testuj i modyfikuj te mechanizmy, aby zapewnić bieżącą zgodność z przepisami.

Przykład: Firma produkcyjna wykrywa nieprawidłowości w zakresie bezpieczeństwa w jednym z zakładów i natychmiast wdraża działania naprawcze, takie jak szkolenia dla pracowników i aktualizacja procedur BHP.

Regularne szkolenia i programy zwiększające świadomość pomagają pracownikom zrozumieć ich role i obowiązki w procesie zapewniania zgodności. Warto uwzględnić w planie moduły szkoleniowe, które będą na bieżąco informować zespół o przepisach, zasadach działania i procedurach.

Przykład: Firma z branży spożywczej organizuje kwartalne szkolenia dotyczące standardów higieny, aby zapewnić zgodność z wymaganiami i zapobiegać zanieczyszczeniom oraz naruszeniom.

Skuteczny plan monitorowania zgodności obejmuje niezawodne mechanizmy śledzenia oraz regularne audyty, które pozwalają na bieżąco weryfikować przestrzeganie przepisów. Sprawne procesy dokumentowania i raportowania zapewniają przejrzystość oraz potwierdzają zgodność wobec interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych.

Przykład: Firma z branży energetycznej przygotowuje comiesięczne raporty zgodności, dokumentujące naruszenia lub incydenty związane z bezpieczeństwem. Raporty te trafiają do kadry zarządzającej i wspierają planowanie działań ograniczających ryzyko.

Ponieważ wymagania regulacyjne i struktury organizacyjne nieustannie się zmieniają, plan monitorowania zgodności wspiera uporządkowane, elastyczne i trwałe przestrzeganie przepisów.

Sprawdź: Pobierz bezpłatną checklistę i szablon do stworzenia własnego planu monitorowania zgodności.

Za monitorowanie zgodności zazwyczaj odpowiada dział compliance. Współpracuje on ściśle z zespołem ds. zarządzania ryzykiem oraz z kadrą kierowniczą, aby zapewnić przestrzeganie wszystkich obowiązujących regulacji. W mniejszych organizacjach nadzór nad zgodnością może być powierzony innym działom – na przykład prawnemu lub finansowemu.

Sprawdź: Obejrzyj bezpłatny webinar i zobacz, jak firma Helvetia Insurance zapewnia zgodność w całej grupie, integrując ryzyka, kontrole i procesy w jednym systemie.

W mniejszych organizacjach o prostszych strukturach monitorowanie zgodności może odbywać się ręcznie, jednak takie podejście jest czasochłonne i podatne na błędy, zwłaszcza przy przetwarzaniu dużych zbiorów danych lub zarządzaniu wieloma wymaganiami regulacyjnymi.

Specjalistyczne narzędzia, takie jak ADOGRC, oferują znaczące korzyści, takie jak:

• Automatyzacja: Procesy takie jak raportowanie, aktualizacje regulacyjne, czy oceny ryzyka są uproszczone.
• Analiza danych: Duże zbiory danych mogą być monitorowane i analizowane w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybsze wykrywanie naruszeń.
• Skalowalność: Oprogramowanie łatwo dostosowuje się do rosnących organizacji lub zmieniających się przepisów.
• Transparentność: Centralne pulpity nawigacyjne i funkcje raportowania zapewniają śledzenie i weryfikację zgodności.

ADOGRC to kompleksowe narzędzie do monitorowania zgodności, zaprojektowane w celu pomocy firmom w efektywnym spełnianiu wymagań związanych z zarządzaniem, ryzykiem i zgodnością (GRC).

Procesy ręcznego zbierania danych i podatne na błędy procedury są zastępowane przez zautomatyzowane przepływy pracy i analizę danych w czasie rzeczywistym. Standaryzowane przepływy pracy oraz obszerna biblioteka zgodności zapewniają spójność audytów i minimalizują błędy ludzkie. Scentralizowana dokumentacja i pulpity nawigacyjne upraszczają raportowanie i pozwalają na skuteczne spełnianie obowiązków regulacyjnych.

Dzięki ADOGRC organizacje mogą elastycznie dostosować się do zmian regulacyjnych i promować zrównoważoną, gotową na przyszłość kulturę zgodności.