Od ochrony danych do transparentnego zarządzania zgodnością: jak organizacje wykorzystują ADONIS i ADOGRC do efektywnego wdrażania polityk

Wdrażanie zgodności w organizacji bywa trudniejsze, niż się wydaje. Wymogi regulacyjne rosną, procesy są coraz bardziej skomplikowane, a polityki często funkcjonują osobno, zamiast być powiązane z procesami, ryzykiem i kontrolami. Aby to zmienić, potrzebne jest podejście, które łączy wszystkie elementy w spójną całość i umożliwia łatwe monitorowanie, czy wszystko działa zgodnie z zasadami. Właśnie w tym pomagają ADONIS i ADOGRC – dzięki nim zarządzanie zgodnością staje się prostsze, bardziej efektywne i w pełni przejrzyste.

Skuteczne zarządzanie zgodnością wymaga, by była ona naturalną częścią codziennej pracy, a nie osobnym zadaniem. Samo dokumentowanie zasad nie wystarczy – do zgodności warto podejść w sposób systematyczny, umożliwiający łatwą weryfikację i pełną przejrzystość. Aby to osiągnąć, potrzebne jest scentralizowane narzędzie, które dostarcza rzetelnych informacji i jasno powiązuje wymagania polityk z procesami biznesowymi.

Sprawdź: Poznaj nasze zintegrowane rozwiązanie do zarządzania zgodnością i bądź zawsze o krok przed regulacjami.

Jednym z zagadnień zgodności, które dotyczy niemal każdej organizacji, jest ochrona danych osobowych – zarówno pracowników, klientów, jak i partnerów. Sprawdźmy, jak ADOGRC pomaga wdrożyć i udokumentować politykę „Bezpieczeństwo danych osobowych” w czterech prostych krokach:

W systemie ADOGRC proces rozpoczyna się od zintegrowanego celu kontrolnego, który centralnie gromadzi przepisy i najlepsze praktyki BOC Group (np. dot. RODO, ISO 27001, NIST, BSI). Katalog celów kontrolnych można filtrować i dostosować do potrzeb organizacji.

W naszym przykładzie najpierw stosujemy filtr „Ochrona danych osobowych”, a następnie oznaczamy wymóg „Bezpieczeństwo danych osobowych” jako obowiązujący. Dzięki temu w łatwy sposób identyfikujemy, które regulacje mają zastosowanie w kontekście naszej organizacji.

 Zastosowanie filtra „Ochrona danych osobowych” w katalogu celów kontrolnych ADOGRC

Szczegółowy widok wymogu w ADOGRC

Kolejnym krokiem jest ocena wybranego wymogu, z uwzględnieniem przepływu pracy i zasady „czterech oczu”. Narzędzie umożliwia określenie, czy wymóg jest w pełni, częściowo czy wcale nie spełniony. Cały proces odbywa się bezpośrednio w formularzu w systemie, z podpowiedziami – bez konieczności korzystania z podręczników czy arkuszy kalkulacyjnych. Dodatkowo można wprowadzić uzasadnienie, przypisać odpowiedzialności, dodać dane audytowe i inne informacje, dzięki czemu dokumentacja pozostaje bezpieczna i gotowa do audytu.

W naszym przykładzie polityka została oceniona jako częściowo wdrożona – wciąż planowane jest ogólnofirmowe szkolenie pracowników w zakresie obsługi danych osobowych.

Śledzenie stanu wdrożenia wymogu w ADOGRC

Na podstawie wcześniejszej oceny w systemie można od razu ustalić konkretne działania i powiązać je z odpowiednią polityką. Nie jest to osobna lista zadań – wszystko pozostaje w kontekście zgodności.

Przykład: Ocena wymogu wykazała brak pełnego szkolenia pracowników. Teraz definiujemy działanie „Plan szkoleniowy dla pracowników mających dostęp do danych wrażliwych”, przypisując je działowi HR, wraz z opisem, harmonogramem, odpowiedzialnymi osobami i terminami realizacji.

 Ustalanie działań powiązanych z wymaganiami w ADOGRC

Rejestr ocen wymagań daje pełny obraz wszystkich wymagań dostosowanych do potrzeb organizacji. Od razu widać, które z nich zostały już ocenione, gdzie trwają działania naprawcze, a gdzie wciąż konieczne są kolejne kroki. Dzięki temu łatwo można przeanalizować aktualny poziom zgodności.

Wskazówka: Rejestr można filtrować według tematu (np. bezpieczeństwo danych), obszaru odpowiedzialności (np. IT) lub roli (np. Compliance Manager). To umożliwia szybkie wskazanie odpowiedzialnych osób oraz bieżących zadań.

Przykład: W naszym przypadku, oprócz innych wymagań w różnych obszarach, w rejestrze ocen można przejrzyście śledzić bieżący status wszystkich działań dotyczących Ochrony danych osobowych.

Przegląd rejestru ocen polityk w ADOGRC

• Scentralizowany przegląd wszystkich wymagań dotyczących zgodności w organizacji
• Usystematyzowane zarządzanie i monitorowanie działań – bez powielania zadań
• Płynna integracja z procesami, systemami i kontrolami
• Elastyczne audyty (cykliczne i ad-hoc) dostępne jednym kliknięciem
• Automatyczne śledzenie terminów i przypisanych odpowiedzialności
• Kompletna, odporna na audyt dokumentacja wszystkich obowiązków prawnych

Dzięki powiązaniu wymagań, ocen i działań tworzysz w pełni przejrzystą i gotową na audyt ścieżkę dokumentacji – a przede wszystkim spójny cykl kontrolny, który realnie wspiera zarządzanie zgodnością.

To, co wcześniej odbywało się w arkuszach kalkulacyjnych, dokumentach i rozproszonych audytach, dziś staje się strategicznym, zintegrowanym systemem zgodności wspieranym przez ADONIS i ADOGRC. Niezależnie od tego, czy chodzi o ochronę danych, cyberbezpieczeństwo czy ESG – jedna platforma pozwala zachować pełen przegląd, być gotowym na audyt i uniknąć powielania pracy. Dzięki temu zgodność nie jest jedynie spełnianiem wymogów, lecz przynosi też wymierną wartość biznesową.

Pakiet GRC to kompleksowe rozwiązanie, które wspiera organizacje w skutecznym wdrażaniu ich specyficznych wymagań. Dzięki powiązanym ocenom, zautomatyzowanym przepływom pracy, bieżącym wglądom i centralnej platformie zarządzania, ADOGRC ułatwia utrzymanie zgodności – i wyprzedzanie wyzwań.