Democratizando la gestión de procesos de negocio de su empresa

Trabajar desde casa ha alcanzado niveles sin precedentes en los últimos años. Si lo ha experimentado, o tal vez aún lo experimenta, probablemente estará de acuerdo en que (a pesar de sus muchos beneficios) trabajar lejos de las oficinas corporativas y los colegas puede generar una gran tensión cuando se trata de una colaboración efectiva.

Y si trabaja en la gestión de procesos de negocio, es posible que haya tenido problemas con el siguiente desafío:
La gerencia le ha pedido que revise los procesos establecidos y los adapte a la luz de los cambios operativos recientes. Dado que la Gestión de Procesos de Negocio afecta a toda la organización e involucra a varias partes, la tarea en cuestión requiere recopilar información de diferentes departamentos y colegas. En el camino, a menudo se ha sentido ignorado y no ha recibido respuestas, o las ha recibido muy tarde, en el mejor de los casos.

Si esto le suena familiar y ha estado luchando para fomentar un entorno de trabajo colaborativo y eficiente, ¡tenemos algunos consejos prácticos excelentes para usted!

Siga leyendo y conozca nuestras mejores prácticas para impulsar la innovación, el crecimiento y la excelencia al involucrar a sus colegas en el desarrollo y la documentación de nuevos procesos, así como en la evaluación y el seguimiento de la cartera de procesos existente.

Desafortunadamente, los desafíos como el descrito anteriormente son una realidad, pero la buena noticia es que ciertamente no está solo en esto. No hay nada que frene el progreso como la falta de aportes concretos de los departamentos requeridos. A veces, incluso enviar docenas de correos electrónicos no da como resultado la respuesta deseada.

Por supuesto, siempre puede programar una conferencia en línea con sus colegas, donde abra una herramienta de dibujo e intente recopilar las ideas necesarias entre todos. Sin embargo, ésta no es una de las formas más efectivas y eficientes de hacerlo. Se necesita una solución más fácil para el problema. Y compartiremos nuestra opinión al respecto a continuación.

Esencialmente, todo se reduce a 2 cosas: un buen plan y un conjunto de herramientas capaz. Hablando de herramientas, hay algunas alternativas posibles. Una es introducir un sistema de monitoreo que detecte ineficiencias y problemas en sus procesos existentes. Sin embargo, dichos sistemas suelen ser posteriores a los hechos y no tienen una idea clara de la causa raíz real de sus problemas.

Por lo tanto, desde nuestra perspectiva, la segunda opción es más viable. Un sistema que le permite solicitar comentarios, mientras trabaja en la creación de nuevos procesos. Dicho sistema le proporcionaría un centro dedicado para la discusión, la retroalimentación y las ideas, y permitiría a quienes lo deseen y lo necesiten dirigir la evolución de los procesos existentes en consecuencia.

Las herramientas BPM como ADONIS ofrecen exactamente esto, y pueden cambiar las reglas del juego para un trabajo eficiente de procesos en equipo. Brindan posibilidades de colaboración integrales e integradas para diseñadores de procesos, analistas y propietarios de procesos en el curso de la mejora de procesos existentes, así como en el diseño de nuevos procesos. Además, los aspectos de colaboración también se extienden a los empleados, es decir, los «consumidores finales» de dicha información, permitiéndoles discutir y compartir también sus ideas.

Comparta comentarios directamente en el proceso de creación

Las plataformas BPM le permiten tomar notas en su modelo digital mientras trabaja en él. Ya sea un diagrama de procesos, un viaje del cliente, un mapa de procesos de extremo a extremo o similar. Esta retroalimentación instantánea facilita el diseño de nuevos procesos y la revisión de los existentes, ya que tales actividades generalmente se elaboran solo en talleres presenciales, virtuales o híbridos. Al agregar notas directamente en el modelo, no solo puede trabajar más rápido, sino también superar varias limitaciones de tiempo.

Recopile rápidamente aportes de colegas

Las herramientas de BPM también agilizan la comunicación de sus procesos y brindan un punto de interacción explícito con sus colegas, alentándolos a responder las preguntas necesarias y/u ofrecer más información sobre el tema. Todos los colegas involucrados son notificados inmediatamente tan pronto como se recibe un nuevo mensaje y pueden responder directamente o en un momento posterior.

Asegure la calidad en sus revisiones

Una vez que la primera versión de su modelo nuevo o revisado está lista para su aprobación, generalmente pasa por un workflow de aprobación. Las revisiones a menudo se dividen en revisiones metodológicas y de negocio, e implican una serie de comprobaciones para asegurarse de que su modelo sea coherente con algunas reglas básicas, como cumplir con las políticas y regulaciones pertinentes, por ejemplo. Las funciones de colaboración en las herramientas de BPM permiten una retroalimentación rápida, fácil y directa, resolviendo cualquier problema que pueda causar demoras innecesarias, bucles de retroalimentación ineficientes o pérdida de información en impresiones, correos electrónicos, etc.

Para que sus iniciativas de BPM sean un éxito, debe establecer un proceso de mejora continua en su organización. A menudo, las mejores ideas provienen directamente de los involucrados en la ejecución de los procesos: ¡sus empleados! Por lo tanto, debe brindarles una manera fácil de activarse y contribuir con sus pensamientos, ideas y sugerencias de mejora, y brindarles acceso a la información y los procesos de BPM más recientes.

Al introducir una herramienta de BPM que proporciona un conjunto de capacidades de colaboración, puede involucrar directamente a todos los expertos en la materia (PYMES) en la creación y publicación de contenido nuevo, y aprovechar el conocimiento interno para generar comentarios e innovación entre todos los miembros de la organización.

Si está interesado en impulsar el compromiso en su trabajo de procesos y comenzar su viaje colaborativo de BPM, comuníquese con nuestros expertos y comience a democratizar su BPM hoy.