Consejos y trucos para una colaboración BPM eficaz con ADONIS

En la Gestión de Procesos de Negocio, la verdadera colaboración significa algo más que conseguir que todo el mundo esté de acuerdo. Se trata de aprovechar los conocimientos para conseguir mejoras concretas y duraderas. Para los gestores de procesos, contar con las herramientas adecuadas puede marcar la diferencia. ADONIS proporciona las capacidades necesarias para apoyar y mejorar la colaboración, convirtiendo las aportaciones en resultados impactantes. En este blog, exploraremos consejos prácticos para mejorar la colaboración BPM y cómo ADONIS puede ayudarle a conseguirlo.

La transparencia es la clave del BPM colaborativo. Su equipo necesita entender en qué están trabajando antes de poder contribuir de forma significativa. ADONIS hace que esto sea fácil al permitirle compartir su marco BPM, objetivos y documentación de procesos con todos los involucrados.

Por ejemplo, puede compartir un modelo de proceso en ADONIS y utilizar la función de comentarios de la plataforma para proporcionar contexto e instrucciones. Esto garantiza que todas las partes interesadas tengan acceso a la misma información, creando un entendimiento común desde el principio.

Función de comentarios de ADONIS

Recabar opiniones es una parte indispensable de la colaboración y a menudo puede resultar desalentador. Sin embargo, no tiene por qué ser así. ADONIS ofrece herramientas intuitivas como los comentarios y el etiquetado, que facilitan a los miembros del equipo el envío de comentarios directamente desde la plataforma. Etiquetar a usuarios específicos en los comentarios garantiza que su atención se dirija a las secciones relevantes del proceso, lo que hace que la retroalimentación sea más específica y procesable.

Después de actualizar un diagrama de proceso, puede invitar a su equipo a revisarlo etiquetándolos en áreas específicas donde se necesita su opinión. Pueden dejar sus comentarios directamente en el diagrama, haciendo que el bucle de retroalimentación sea fluido y organizado.

Función de etiquetado de ADONIS

En lugar de depender de reuniones largas y poco frecuentes, opta por sesiones de control breves y periódicas dedicadas a las actividades de BPM. ADONIS se integra a la perfección con las herramientas de colaboración diarias, como MS Teams, SharePoint y Confluence, lo que simplifica el proceso de organizar estas sesiones y garantiza que el equipo se mantenga alineado y comprometido.

Por ejemplo, puede configurar una reunión recurrente en MS Teams en la que comparta su pantalla de ADONIS, revise las últimas actualizaciones del proceso y discuta cualquier comentario. Este enfoque mantiene a todos sincronizados sin necesidad de largas reuniones.

Sugerencia: Obtenga más información sobre las integraciones con MS Teams, SharePoint y Confluence en nuestro webinar gratuito.

A veces, la mejor forma de mejorar un proceso es visualizándolo. ADONIS destaca en la visualización de procesos, ofreciendo herramientas como mapas de procesos y diagramas de flujo que facilitan la comprensión y el debate sobre procesos complejos. Las funciones de visualización y edición colaborativas permiten que varios usuarios trabajen simultáneamente en un proceso y vean los cambios en tiempo real.

Durante una reunión, puede compartir un mapa de procesos ADONIS en directo en su pantalla y guiar al equipo a través de cada paso. A medida que lleguen sugerencias, puede actualizar el diagrama en tiempo real, lo que permite a todos ver el impacto de sus contribuciones al instante.

Un ejemplo de Modelo de Procesos en ADONIS

Unas funciones y responsabilidades claras evitan confusiones y garantizan que la colaboración conduzca a resultados productivos. Las funciones de gestión de usuarios y control de acceso de ADONIS le permiten definir funciones específicas dentro de un proceso, dejando claro quién es responsable de qué.

Por ejemplo, puede asignar diferentes partes de un proceso a diferentes miembros del equipo dentro de ADONIS. Una persona podría encargarse de revisar y actualizar el proceso, mientras que otra podría recopilar e integrar los comentarios. Esta claridad ayuda a garantizar que se cubren todos los aspectos de la gestión del proceso.

Antes de implantar cambios en los procesos de toda la organización, es aconsejable ponerlos a prueba. ADONIS le permite hacerlo creando un entorno de prueba en el que puede implantar y evaluar los cambios a pequeña escala. Esto le permite recabar opiniones y realizar los ajustes necesarios antes de la implantación completa.

Después de realizar un cambio significativo en un proceso, puede crear una versión piloto en ADONIS y compartirla con un grupo selecto de usuarios. Recopilando sus opiniones a través de las funciones de comentarios de la plataforma, podrá perfeccionar el proceso antes de ampliarlo.

Los procesos suelen abarcar varios departamentos, por lo que su colaboración también debería hacerlo. ADONIS facilita la colaboración entre departamentos al permitir que usuarios de distintas partes de la organización accedan a procesos compartidos y trabajen en ellos. La integración con herramientas como Confluence y SharePoint mejora aún más esta capacidad.

Si está trabajando en un proceso que implica a varios departamentos, puede utilizar ADONIS para compartir el modelo de proceso entre equipos. La integración con SharePoint garantiza que todos los documentos relacionados sean fácilmente accesibles.

La colaboración no debe detenerse una vez actualizado un proceso. Con ADONIS, puede mantener abierto el bucle de retroalimentación fomentando los comentarios y sugerencias continuos. Esto garantiza que el proceso siga siendo relevante y continúe mejorando con el tiempo. El diálogo sostenido fomenta una cultura de mejora continua, lo que permite a los equipos adaptar los procesos según sea necesario y mantener la alineación con los objetivos empresariales. Al incorporar esta mentalidad, las organizaciones pueden impulsar la excelencia operativa, garantizando que los procesos evolucionen junto con las necesidades cambiantes y generen un valor constante.

Reconocer las contribuciones es crucial para mantener una cultura de colaboración. ADONIS facilita el seguimiento de quién ha proporcionado comentarios o realizado actualizaciones, lo que le permite reconocer estas contribuciones de manera efectiva. Al final de una actualización de proceso exitosa, puede revisar el historial de comentarios en ADONIS para ver quién proporcionó la aportación más valiosa. Reconocer sus esfuerzos durante una reunión de equipo o con un correo electrónico de agradecimiento ayuda a reforzar una cultura en la que se valora la colaboración.

La colaboración eficaz en BPM se basa en la transparencia, la retroalimentación continua y la comunicación clara. ADONIS proporciona las herramientas para hacer esto posible mediante la creación de un entorno donde la colaboración significativa conduce a resultados impactantes. Al fomentar el diálogo abierto, perfeccionar los procesos mediante pruebas piloto y reconocer los esfuerzos del equipo, puede crear un entorno de colaboración que favorezca la mejora continua y el éxito duradero.