Fallstudie über Prozessautomatisierung an der Hochschule Luzern

In dieser Fallstudie zur Prozessautomatisierung erfahren Sie, wie HSLU ihr Automatisierungsprojekt konzipiert hat, wo ihr Ausgangspunkt lag und wie sie diese Initiative umgesetzt hat. Die Hochschule Luzern mit Ihren sechs unterschiedlichen Departementen hat sich dafür entschieden, ihre digitale Zukunft aktiv zu gestalten. Aus dieser Intention heraus haben Sie damit begonnen, ihre Prozesse systematisch zu digitalisieren bzw. zu automatisieren. Finden Sie heraus, welchen Herausforderungen sie begegneten und welchen Mehrwert sie aus den ersten beiden automatisierten Prozesse gewinnen konnten.

Wenn Sie weiterführende Informationen möchten, lesen Sie diesen Blogbeitrag zum Thema Prozessautomatisierung.

Die Hochschule Luzern wird von sechs Departementen getragen und ist die grösste Bildungsinstitution der Zentralschweiz. Insgesamt vereint die Fachhochschule die Departemente Technik und Architektur, Wirtschaft, Informatik, Soziale Arbeit, Design und Kunst sowie Musik unter einem Dach. Im Jahre 2020 besuchten 7’789 Studierende einen Bachelor- oder einen Master-Studiengang an der HSLU. 378 Projekte wurden 2020 in Forschung- und Entwicklung neu gestartet.

Vor der Einführung von ADONIS Prozessautomatisierung verfolgte die HSLU eine manuelle Prozessabwicklung. Mangels betrieblicher Workflow-Tools wurden viele Prozesse mit Formularen mittels E-Mails, Excel und Word manuell gesteuert und überwacht. Die Weitergabe der Dokumente erfolgte teilweise elektronisch und fallweise sogar physisch. Das führte dazu, dass der Status der zu erledigenden Aufträge bzw. die Auswertung der erledigten Aufträge bei den verschiedensten innerbetrieblichen Schnittstellen-Verantwortlichen schwierig zu ermitteln war.

Zudem führten kulturelle und organisatorische Unterschiede und die wachsende interdisziplinäre Zusammenarbeit zu weiteren Herausforderungen. Insgesamt war die Abwicklung der Prozesse sehr aufwendig, die Qualität der Ergebnisse mangelhaft, die Durchlaufzeit lang sowie die Transparenz und Übersichtlichkeit nicht genügend. Daraus entstand der Bedarf nach digitalisierten bzw. automatisierten Prozessen. Zusammengefasst waren folgende Painpoints hervorzuheben:

• Manuelle Verarbeitung der Prozesse

• Aufwändige Abwicklung durch verschiedene Tools wie E-Mails, Excel und Word

• Fehlende Transparenz und Übersichtlichkeit

• Lange Durchlaufzeiten

• Unzureichende Qualität der Ergebnisse

Die Hochschule Luzern priorisierte folgende Ziele für das Prozessautomatisierungs-Projekt:

• Nachverfolgung bei Änderungen und die Statusabfrage vereinfachen
• Implementierung eines intuitiven Systems, das einfach in der Handhabung ist
• Durchlaufzeiten reduzieren
• Zeitaufwand verringern
• Prozessabhandlung verbessern

Nach dem Entscheid der HSLU das Prozessautomatisierungs-Tool ADONIS Process Automation einzuführen, wurde zusammen mit der BOC ein Proof of Concept erstellt. Die fachliche Prozessharmonisierung zwischen den Departementen und die Digitalisierung der Prozesse (Prozessworkflows) konnte innerhalb von 6 Monaten umgesetzt werden. In dieser Zeit erfolgten ebenso einige grundlegende Vorarbeiten durch die HSLU, wie die Anbindung an Umsysteme oder die Erstellung von Dokumentvorlagen. Die umgesetzten Workflows wurden mehrfach getestet und validiert. Ein wichtiger Faktor dabei war, vor dem Go-Live die End-User in den Prozess mit einzubeziehen und zu schulen.

Der Prozessautomatisierungsworkflow bei der Hochschule Luzern

Als öffentlich-rechtliche Hochschule ist die HSLU verpflichtet, grössere Beschaffungen von Applikationen auszuschreiben. Für die Evaluation einer workflowgestützten Applikation hat die Hochschule Luzern einen Kriterienkatalog mit folgenden Anforderungskategorien definiert:

• Modellierung nach dem BPMN 2.0 Standard
• Möglichkeit selbst Prozesse umsetzen zu können
• Autonomie und Unabhängigkeit von anderen Anwendungen
• IT- und Datensicherheit
• System-Stabilität
• Flexible Einsatzmöglichkeiten

In der Prozessautomatisierungs-Initiative sind zwei HR-Prozesse ausgewählt worden, der Weiterbildungsantrag und die Rückvergütung, die als erstes automatisiert werden sollten. Mehr Informationen über das angewendete Vorgehensmodell zur Prozessautomatisierung erhalten Sie in unserem Blogbeitrag über die Schritte zur Prozessautomatisierung.

Nachdem die beiden Prozesse Weiterbildungsantrag und Rückvergütung in ADONIS BPM abgebildet (modelliert) waren, wurden diese mittels ADONIS Process Automation zu ausführbaren Workflows erweitert, sowie die entsprechenden Formulare erstellt und hinterlegt. Anschliessend wurden die beiden Prozesse in einer Live-Umgebung getestet und in den täglichen Betrieb übergeben. Um Verbesserungspotenziale und Engpässe frühzeitig zu erkennen, findet eine laufende Prozessanalyse und Optimierung der beiden Workflows statt.

Gleichzeitig wird das Prozessportfolio vom HR und weiteren Abteilungen, wie Finanzen und IT-Services nach weiteren Automatisierungs-Potenzialen analysiert sowie diese detaillierter identifiziert und priorisiert. Eine visuelle Übersicht, mit welchen Kriterien Prozesse für die Automatisierung identifiziert werden können, bietet dieses Poster.

Die verschiedenen Departemente haben teilweise unterschiedliche Hierarchiestufen zwischen den Mitarbeitenden hin zu den Vorgesetzten. Diese Entscheidungswege technisch zu berücksichtigen war anspruchsvoll.

Eine Assistenzstelle prüft den Antrag vorab, bevor dieser zur entscheidenden Person weitergeleitet wird.

Einige leitende Positionen werden von zwei Personen geteilt (Co-Leitungen). Die technische Abbildung ist entsprechend zu berücksichtigen und zu lösen.

Über sechs Departemente hinweg jeweils einen harmonisierten Prozess zu designen, war anspruchsvoll. Hier geht es um klassische Prozessoptimierung und Prozessalignment.

Die Vorbereitungsphase ist wichtig und generell aufwendiger als die Umsetzung.

Die Software ADONIS Prozessautomatisierung wurde erfolgreich implementiert und die beiden Prozesse Weiterbildungsantrag und Rückvergütung sind erfolgreich im täglichen Betrieb eingeführt. Weitere für die Automatisierung geeignete Prozesse konnten modelliert und priorisiert werden. Weitere Erfolge bei der Digitalisierung der Prozesse Weiterbildungsantrag und Rückvergütung sind:

• Kosteneinsparung von ca. 36.458 CHF pro Jahr
• Zeitersparnis von rund 700 Arbeitsstunden pro Jahr
• 2/3 aller Anträge sind innerhalb von fünf Tagen abgeschlossen
• Signifikante Qualitätsverbesserung der Eingaben
• Vollständige Prozesstransparenz

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Laden Sie nachfolgend die komplette Fallstudie, wie die HSLU ihre Prozesse digitalisiert und welche Erfolge und Herausforderungen damit einhergehen, herunter.