Wie HSLU ihre Prozesse mit Prozessautomatisierung digitalisiert: Erfolge und Herausforderungen

In dieser Fallstudie zur Prozessautomatisierung erfahren Sie, wie HSLU ihr Automatisierungsprojekt konzipiert hat, wo ihr Ausgangspunkt lag und wie sie diese Initiative umgesetzt hat. Die Hochschule Luzern mit Ihren sechs unterschiedlichen Departementen hat sich dafür entschieden, ihre digitale Zukunft aktiv zu gestalten. Aus dieser Intention heraus haben Sie damit begonnen, ihre Prozesse systematisch zu digitalisieren bzw. zu automatisieren. Finden Sie heraus, welchen Herausforderungen sie begegneten und welchen Mehrwert sie aus den ersten beiden automatisierten Prozesse gewinnen konnten.

Wenn Sie weiterführende Informationen möchten, lesen Sie diesen Blogbeitrag zum Thema Prozessautomatisierung. 

Ausgangslage der Prozessautomatisierungs-Initiative der HSLU 

Die Hochschule Luzern wird von sechs Departementen getragen und ist die grösste Bildungsinstitution der Zentralschweiz. Insgesamt vereint die Fachhochschule die Departemente Technik und Architektur, Wirtschaft, Informatik, Soziale Arbeit, Design und Kunst sowie Musik unter einem Dach. Im Jahre 2020 besuchten 7’789 Studierende einen Bachelor- oder einen Master-Studiengang an der HSLU. 378 Projekte wurden 2020 in Forschung- und Entwicklung neu gestartet.

Die Automatisierungsinitiative wurde aus dem HR gestartet. Wir arbeiteten mit Formularen, die manuell herum gesendet wurden und somit war die Transparenz und Übersichtlichkeit nicht mehr gegeben.

Livio Frei, Hochschule Luzern

Vor der Einführung von ADONIS Prozessautomatisierung verfolgte die HSLU eine manuelle Prozessabwicklung. Mangels betrieblicher Workflow-Tools wurden viele Prozesse mit Formularen mittels E-Mails, Excel und Word manuell gesteuert und überwacht. Die Weitergabe der Dokumente erfolgte teilweise elektronisch und fallweise sogar physisch. Das führte dazu, dass der Status der zu erledigenden Aufträge bzw. die Auswertung der erledigten Aufträge bei den verschiedensten innerbetrieblichen Schnittstellen-Verantwortlichen schwierig zu ermitteln war.

Zudem führten kulturelle und organisatorische Unterschiede und die wachsende interdisziplinäre Zusammenarbeit zu weiteren Herausforderungen. Insgesamt war die Abwicklung der Prozesse sehr aufwendig, die Qualität der Ergebnisse mangelhaft, die Durchlaufzeit lang sowie die Transparenz und Übersichtlichkeit nicht genügend. Daraus entstand der Bedarf nach digitalisierten bzw. automatisierten Prozessen. Zusammengefasst waren folgende Painpoints hervorzuheben:

  • Manuelle Verarbeitung der Prozesse
  • Aufwändige Abwicklung durch verschiedene Tools wie E-Mails, Excel und Word
  • Fehlende Transparenz und Übersichtlichkeit
  • Lange Durchlaufzeiten
  • Unzureichende Qualität der Ergebnisse

VIDEO PREVIEW | 1:54

Video: Teaser Video vom kompletten Webinar; Strategische Einführung von Process Automation in Hochschulen mit Livio Frei.

Definierte Ziele für die Prozessautomatisierung

Die Hochschule Luzern priorisierte folgende Ziele für das Prozessautomatisierungs-Projekt:

  • Nachverfolgung bei Änderungen und die Statusabfrage vereinfachen
  • Implementierung eines intuitiven Systems, das einfach in der Handhabung ist
  • Durchlaufzeiten reduzieren
  • Zeitaufwand verringern
  • Prozessabhandlung verbessern

Vorgehensweise bei der Prozessautomatisierung 

Nach dem Entscheid der HSLU das Prozessautomatisierungs-Tool ADONIS Process Automation einzuführen, wurde zusammen mit der BOC ein Proof of Concept erstellt. Die fachliche Prozessharmonisierung zwischen den Departementen und die Digitalisierung der Prozesse (Prozessworkflows) konnte innerhalb von 6 Monaten umgesetzt werden. In dieser Zeit erfolgten ebenso einige grundlegende Vorarbeiten durch die HSLU, wie die Anbindung an Umsysteme oder die Erstellung von Dokumentvorlagen. Die umgesetzten Workflows wurden mehrfach getestet und validiert. Ein wichtiger Faktor dabei war, vor dem Go-Live die End-User in den Prozess mit einzubeziehen und zu schulen.

Eine Grafik respäsentiert den Prozessautomatisierungsworkflow mit blauen Formen

Der Prozessautomatisierungsworkflow bei der Hochschule Luzern

Die wichtigsten Schritte der Prozessautomatisierungs-Fallstudie 

1. Prozessautomatisierungs-Tool evaluieren: Als öffentlich-rechtliche Hochschule ist die HSLU verpflichtet, grössere Beschaffungen von Applikationen auszuschreiben. Für die Evaluation einer workflowgestützten Applikation hat die Hochschule Luzern einen Kriterienkatalog mit folgenden Anforderungskategorien definiert:

  • Modellierung nach dem BPMN 2.0 Standard
  • Möglichkeit selbst Prozesse umsetzen zu können
  • Autonomie und Unabhängigkeit von anderen Anwendungen
  • IT- und Datensicherheit
  • System-Stabilität
  • Flexible Einsatzmöglichkeiten

2. Evaluation geeigneter Prozesse für die Automatisierung/Digitalisierung: In der Prozessautomatisierungs-Initiative sind zwei HR-Prozesse ausgewählt worden, der Weiterbildungsantrag und die Rückvergütung, die als erstes automatisiert werden sollten. Ein detaillierter Artikel über das angewendete Vorgehensmodell zur Prozessautomatisierung ist in diesem Artikel zu finden.

Der Prozess Weiterbildungsantrag und Rückvergütung ist deshalb zum Start geeignet, weil das Volumen einerseits gross genug und andererseits der Prozess nicht systemkritisch ist.

– Livio Frei, Hochschule Luzern

3. Testen und Übergabe in den Betrieb: Nachdem die beiden Prozesse Weiterbildungsantrag und Rückvergütung in ADONIS BPM abgebildet (modelliert) waren, wurden diese mittels ADONIS Process Automation zu ausführbaren Workflows erweitert, sowie die entsprechenden Formulare erstellt und hinterlegt. Anschliessend wurden die beiden Prozesse in einer Live-Umgebung getestet und in den täglichen Betrieb übergeben. Um Verbesserungspotenziale und Engpässe frühzeitig zu erkennen, findet eine laufende Prozessanalyse und Optimierung der beiden Workflows statt.

Einiges mussten wir testen und prüfen, wie es am besten geht. Zum Beispiel das Herausfinden der nötigen Stellen, die es braucht, um Anträge genehmigen zu lassen.

– Livio Frei, Hochschule Luzern

4. Backlog und Priorisierung weiterer geeigneter Prozesse für die Automatisierung / Digitalisierung: Gleichzeitig wird das Prozessportfolio vom HR und weiteren Abteilungen, wie Finanzen und IT-Services nach weiteren Automatisierungs-Potenzialen analysiert sowie diese detaillierter identifiziert und priorisiert. Eine visuelle Übersicht, mit welchen Kriterien Prozesse für die Automatisierung identifiziert werden können, bietet dieses Poster.

Lessons Learned aus der Automatisierungsinitiative

Die Hochschule Luzern ist die von der Abteilung Human Ressource eingeleitete Automatisierungsinitiative weitsichtig und abteilungsübergreifend angegangen. Dadurch wurde die Grundlage geschaffen, auf der digitale Transformation erfolgreich weitergeführt werden kann. Nicht nur die strukturelle Infrastruktur wurde gelegt, auch wertvolle Erkenntnisse und kostbares Fachwissen sind intern aufgebaut worden. Nach der erfolgreichen Umsetzung haben sich einige Herausforderungen herauskristallisiert, die vorab nicht so sehr im Fokus standen, im Nachhinein allerdings ein essentieller Erfolgsbestandteil geworden sind:

  • Benutzerverwaltung und Wegfindung: Die verschiedenen Departemente haben teilweise unterschiedliche Hierarchiestufen zwischen den Mitarbeitenden hin zu den Vorgesetzten. Diese Entscheidungswege technisch zu berücksichtigen war anspruchsvoll.
  • Administrative Vorprüfungen helfen: Eine Assistenzstelle prüft den Antrag vorab, bevor dieser zur entscheidenden Person weitergeleitet wird.
  • CO-Leitungen: Einige leitende Positionen werden von zwei Personen geteilt (Co-Leitungen). Die technische Abbildung ist entsprechend zu berücksichtigen und zu lösen.
  • Harmonisierung der Abläufe: Über sechs Departemente hinweg jeweils einen harmonisierten Prozess zu designen, war anspruchsvoll. Hier geht es um klassische Prozessoptimierung und Prozessalignment.
  • Aufwand und Dauer der Vorbereitungen: Die Vorbereitungsphase ist wichtig und generell aufwendiger als die Umsetzung.

Ergebnisse der Prozessautomatisierung

Die Software ADONIS Prozessautomatisierung wurde erfolgreich implementiert und die beiden Prozesse Weiterbildungsantrag und Rückvergütung sind erfolgreich im täglichen Betrieb eingeführt. Weitere für die Automatisierung geeignete Prozesse konnten modelliert und priorisiert werden. Weitere Erfolge bei der Digitalisierung der Prozesse Weiterbildungsantrag und Rückvergütung sind:

  • Kosteneinsparung von ca. 36.458 CHF pro Jahr
  • Zeitersparnis von rund 700 Arbeitsstunden pro Jahr
  • 2/3 aller Anträge sind innerhalb von fünf Tagen abgeschlossen
  • 3/4 der Rückvergütungsanträge werden innerhalb eines Tages abgeschlossen
  • Signifikante Qualitätsverbesserung der Eingaben
  • Vollständige Prozesstransparenz

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Laden Sie nachfolgend die komplette Fallstudie, wie die HSLU ihre Prozesse digitalisiert und welche Erfolge und Herausforderungen damit einhergehen, herunter.

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