Caso de estudio de automatización de procesos de negocio en la Universidad de Lucerna

En este caso de estudio de automatización de procesos de negocio, aprenderá cómo HSLU conceptualizó su proyecto de automatización, de dónde partieron y cómo abordaron esta iniciativa. La Universidad de Ciencias Aplicadas y Artes de Lucerna (HSLU) y sus seis departamentos diferentes han decidido empezar a dar forma activamente a su futuro digital. Después de esta misión, comenzaron a digitalizar o automatizar sistemáticamente sus procesos. ¡Descubra los desafíos y el valor agregado que han obtenido al automatizar sus dos primeros procesos!

Si necesita más información, consulte nuestra entrada de blog sobre Automatización de procesos empresariales.

La Universidad de Ciencias Aplicadas y Artes de Lucerna consta de seis departamentos y es la institución educativa más grande del centro de Suiza. La Universidad de Ciencias y Artes Aplicadas reúne los departamentos de Negocios, Tecnología de la Información, Trabajo Social, Diseño y Arte y Música, todo bajo un mismo techo. Solo en 2020, 7.789 estudiantes asistieron a un programa de licenciatura o maestría en la HSLU. ¡Y 378 proyectos de I+D se pusieron en marcha!

Ante la falta de herramientas operativas de flujo de trabajo, muchos procesos se gestionaban y supervisaban manualmente mediante formularios creados en Word, Excel o correos electrónicos. Los documentos se transmitían en parte por vía electrónica y, en algunos casos, incluso físicamente. Como resultado, era difícil comprobar el estado de los pedidos pendientes y obtener una evaluación de los completados entre los diferentes gestores de interfaz de la empresa.

Además, las diferencias culturales y organizativas y la creciente colaboración interdisciplinaria no hacían más que plantear nuevos desafíos. En general, el manejo del proceso requiería mucho tiempo, la calidad de los resultados era pobre, el tiempo de entrega fue largo y la transparencia y claridad eran totalmente insuficientes. Esto fue lo que creó una necesidad real de procesos digitales y automatizados. En pocas palabras, se identificaron los siguientes puntos débiles:

• Manejo manual de procesos

• Documentación compleja a través de varios canales como correos electrónicos, Excel y Word

• Falta de transparencia y claridad

• Calidad de resultados insuficiente

En particular, la HSLU quería lograr los siguientes objetivos:

• Simplificar el seguimiento de cambios y consultas de estado

• Implementar un sistema intuitivo y fácil de usar

• Minimizar los tiempos de procesamiento

• Reducir el tiempo necesario

• Mejorar la gestión de procesos

Después de tomar la decisión de optar por ADONIS Process Automation, se creó una prueba de concepto junto con BOC Group. La armonización y digitalización de los procesos técnicos (flujos de trabajo de procesos) se implementó en 6 meses. Durante este tiempo, la Universidad también realizó algunos preparativos básicos, como la conexión a los sistemas circundantes o la creación de plantillas de documentos. Los flujos de trabajo implementados fueron probados y validados varias veces. Un factor importante fue involucrar a los usuarios finales en el proceso y capacitarlos antes de la puesta en marcha.

Como universidad pública, la HSLU debe realizar una licitación para la adquisición importante de solicitudes. Para la evaluación de una herramienta compatible con el flujo de trabajo, la Universidad de Lucerna ha definido una lista de criterios con los siguientes requisitos:

• Modelado según el estándar BPMN 2.0.
• Posibilidad de implementar procesos por sí solos
• Autonomía e independencia respecto a otras aplicaciones
• Seguridad de datos y TI
• Estabilidad del sistema
• Escenarios de aplicación flexibles

En el curso de la iniciativa de automatización de procesos, se identificaron dos procesos de recursos humanos (solicitud de capacitación y reembolso) que deberían automatizarse primero. Puede encontrar más información sobre el modelo de automatización de procesos subyacente en este artículo.

Después de mapear (modelar) los dos procesos en ADONIS BPM Suite, se transformaron en flujos de trabajo ejecutables utilizando ADONIS Process Automation, y se crearon y almacenaron los formularios correspondientes. Después de esto, los dos procesos se probaron en un entorno real y se implementaron en las operaciones diarias. Actualmente, ambos flujos de trabajo se supervisan y optimizan continuamente para detectar en una fase temprana áreas de mejora y cuellos de botella.

Al mismo tiempo, la cartera de procesos fue analizada por RR.HH. y otros departamentos, como Finanzas y Servicios de TI, para identificar más potenciales de automatización. Estos, a su vez, fueron identificados y priorizados con más detalle. Este póster gratuito con los pasos para la automatización de procesos proporciona una descripción visual de los criterios que se pueden utilizar para identificar procesos para la automatización.

La Universidad de Ciencias Aplicadas y Artes de Lucerna ha adoptado un enfoque interdisciplinario a largo plazo hacia la automatización, iniciado por primera vez en el departamento de Recursos Humanos. Esto ha sentado las bases para una continuación exitosa de la iniciativa de transformación digital. No sólo se ha creado la infraestructura, sino que también se han acumulado valiosos conocimientos y experiencia internamente. Después de la implementación exitosa, se identificaron algunos desafíos que no estaban enfocados inicialmente, pero que en retrospectiva se han convertido en una parte esencial del éxito de la iniciativa:

Los distintos departamentos suelen tener diferentes niveles jerárquicos entre los empleados y sus superiores. Tener en cuenta estos procesos de toma de decisiones fue un desafío técnico.

La solicitud es preseleccionada por un asistente de oficina antes de ser enviada a la persona que toma las decisiones.

Algunos puestos directivos son compartidos por dos personas (codirectores). El mapeo técnico debe ser considerado y resuelto en consecuencia.

Diseñar un proceso armonizado en seis departamentos fue una tarea desafiante. Aquí, se trata de optimización y alineación de procesos.

La fase de preparación es importante y generalmente más compleja que la implementación.

La solución de automatización de procesos ADONIS ha sido implementada con éxito y tanto los procesos de solicitud de capacitación como de reembolso se han integrado exitosamente en las operaciones diarias. Se han modelado y priorizado otros procesos adecuados para la automatización. El resumen de logros, resultantes de la digitalización y automatización de los dos procesos seleccionados es:

• Ahorro de costes de aprox. 36.458 CHF al año

• Ahorro de tiempo de alrededor de 700 horas de trabajo al año

• 2/3 de todas las solicitudes se completan en cinco días

• 3/4 de las solicitudes de reembolso se completan en un día

• Mejora significativa de la calidad de los insumos

• Transparencia total del proceso

¿Le gustaría también calcular usted mismo el potencial de ahorro y optimización de un proceso basado en el flujo de trabajo? Con esta calculadora gratuita de ROI en Excel ¡puede calcular el retorno de la inversión (ROI) de la automatización de procesos con unos sencillos pasos!

Obtenga el testimonio completo de la Universidad de Ciencias y Artes Aplicadas de Lucerna.