Prozessautomatisierung – Ihr Weg zu operativer Effizienz

Obwohl Computer heutzutage allgegenwärtig sind, wird in Unternehmen auf der ganzen Welt noch immer ein beträchtlicher Teil der täglichen Arbeit manuell ausgeführt. Das kann alle Geschäftsbereiche betreffen, von Produktion und Vertrieb bis hin zu Marketing und IT.

Da aufwendige manuelle Tätigkeiten nicht selten fehleranfällig sind, ist es ratsam, diese so weit wie möglich zu reduzieren. Hier kann Prozessautomatisierung die Antwort sein! Mit der Prozessautomatisierung können Sie die täglichen Arbeitsabläufe in Ihren Abteilungen optimieren und rationalisieren, Fehler minimieren, Sicherheitsrisiken reduzieren und die Produktivität steigern – und das alles gleichzeitig.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen ein umfassendes Verständnis für das „Was“, „Warum“ und „Wie“ der Prozessautomatisierung. Außerdem finden Sie Links zu wichtigen Ressourcen, die Sie bei der Implementierung von Prozessautomatisierung unterstützen können. Ganz gleich, ob Sie das Konzept noch nicht kennen oder schon ein erfahrener Profi sind, in diesem Leitfaden finden Sie alles, was Sie über die Vorteile der Prozessautomatisierung wissen müssen.

Prozessautomatisierung ist der Einsatz von Technologie zur Automatisierung wenig wertvoller, wiederkehrender Aufgaben, damit sich die Mitarbeiter:innen auf sinnvollere und wirkungsvollere Tätigkeiten konzentrieren können.

Obwohl die Automatisierung ein bekanntes Konzept ist, das es in verschiedenen Formen schon seit langem gibt, hat sie erst vor einigen Jahren eine exponentiell steigende Nachfrage erfahren und wurde zur bevorzugten Lösung für die Entlastung menschlicher Ressourcen und die Steigerung der betrieblichen Effizienz. 

Von einfachen Support- und Abteilungsprozessen bis hin zu komplexeren, funktionsübergreifenden Aktivitäten – die Prämisse der Geschäftsprozessautomatisierung bleibt dieselbe: Durch den Einsatz fortschrittlicher Softwaretechnologien können die gewünschten Aufgaben mit minimalen oder ganz ohne menschliche Eingriffe erledigt werden.

Es gibt mehrere Gründe, die dafür sprechen, Ihre Prozesse zu automatisieren. Zum Beispiel kann die Prozessautomatisierung die Kund:innen- und Mitarbeiter:innenzufriedenheit verbessern, indem sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für wiederkehrende Aufgaben verringert. Das wiederum ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, sich auf sinnvollere und wertschöpfende Tätigkeiten zu fokussieren, und Kund:innen, Dienstleistungen und Produkte schneller zu erhalten.

Die Automatisierung kann auch zur Kostensenkung beitragen, da manuelle Tätigkeiten entfallen und menschliche Fehler reduziert werden. Automatisierte Prozesse sind oft zuverlässiger und robuster, was zu weniger Fehlern und Ressourcenverschwendung führt.

Darüber hinaus kann die Automatisierung die Transparenz im gesamten Unternehmen erhöhen, indem sie die Überwachung und Analyse von Prozessen erleichtert. Automatisierte Prozesse sind oft konsistenter und besser aufeinander abgestimmt, so dass sich Probleme leichter erkennen und lösen lassen und die Effizienz insgesamt verbessert wird.

Schließlich kann die Automatisierung auch für die Compliance von Bedeutung sein, da sie die Durchführung von Überprüfungen und Kontrollen in automatisierten Prozessen ermöglicht. Diese Kontrollen sind wichtig für interne Kontrollsysteme und die Compliance im Allgemeinen, da sie den erforderlichen Nachweis für Aufsichtsbehörden und Kunden liefern. Automatisierte Prozesse erleichtern zudem die Dokumentation dieser Kontrollen und stellen sicher, dass alle Compliance-Anforderungen erfüllt und genau dokumentiert werden. Durch den Einsatz von Automatisierung für die Einhaltung von Vorschriften können Unternehmen ihre Prozesse verbessern, Fehler reduzieren und letztlich ihre allgemeine Compliance-Position verbessern.

Die Automatisierung von Prozessen wird häufig als Lösung für operative Exzellenz angesehen. Es ist jedoch wichtig zu berücksichtigen, dass nicht alle Prozesse für eine Automatisierung geeignet sind. Unternehmen müssen zunächst ihre Prozesse analysieren, um die am besten geeigneten Prozesse zur Automatisierung und ihr Optimierungspotenzial zu ermitteln. Das ist wirklich ein entscheidender Schritt, denn wird eine Prozessautomatisierung für ineffiziente Abläufe eingesetzt, kann sie die Ineffizienz noch weiter verstärken.

Frühere Erfahrungen haben gezeigt, dass gute Automatisierungskandidaten oft häufig wiederkehrende, regelbasierte, ausgereifte und stabile Prozesse mit hohem ROI-Potenzial sind. Im Kontext einer Organisation sind die üblichen Kandidaten für Automatisierungsinitiativen unter den Support-Prozessen zu finden, da diese Prozesse in der Regel viele Probleme aufweisen.

Mehr zu „Wie identifiziert man Kandidaten für die Automatisierung“ lesen Sie unseren Blogbeitrag zu diesem Thema.

Bei sehr komplexen Prozessen kann Process Mining ein ausgezeichneter Lösungsweg sein, um den Ist-Zustand der Geschäftsprozesse des Unternehmens zu ermitteln, die besten Kandidaten für eine Prozessoptimierung und -automatisierung zu identifizieren und den Prozess vor und nach der Automatisierungsinitiative zu vergleichen.

Je nach den Zielen und Ressourcen des Unternehmens können verschiedene Technologien für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung eingesetzt werden. Im Folgenden haben wir die 3 wichtigsten Methoden für Sie zusammengefasst.

Eine relativ neue Technologie, die sich wachsender Beliebtheit erfreut, ist Robotic Process Automation (RPA). RPA ermöglicht es Bots zu programmieren, die die Aktionen menschlicher Benutzer:innen simulieren, z. B. die Anmeldung bei Applikationen, die Eingabe von Daten und das Verändern von Dateien. Einer der Hauptvorteile von RPA besteht darin, dass die Effizienz und Produktivität durch die Automatisierung sich wiederholender und zeitaufwändiger Aufgaben deutlich verbessert werden kann.

RPA hat jedoch auch seine Nachteile. Erstens erfordert sie erhebliche Investitionen in Zeit, Geld und Ressourcen bei der Implementierung sowie kontinuierliche Wartungsarbeiten und technisches Fachwissen, damit das System problemlos läuft. Darüber hinaus kann es schwierig sein, Änderungen oder Anpassungen vorzunehmen, wenn die Automatisierung einmal eingeführt ist. Das kann ein Problem darstellen, wenn sich Geschäftsanforderungen oder -prozesse im Laufe der Zeit ändern. Und schließlich kann es zu Fehlern oder Verzögerungen im Prozess kommen, wenn die Software nicht richtig eingerichtet ist.

ERP-Systeme sind seit Jahrzehnten ein wichtiger Bestandteil der IT-Landschaft vieler Unternehmen und spielen eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung von Prozessen in Bereichen wie Buchhaltung, Materialwirtschaft, Einkauf und anderen. Dieser Ansatz hat viele Vorteile, wie z. B. die Bereitstellung einer zentralen Plattform für die Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsfunktionen, die eine Optimierung von Prozessen ermöglicht, menschliche Fehler reduziert und die Prozesseffizienz verbessert. Im Gegensatz dazu können übermäßige Kosten für die Beschaffung und Implementierung, eine steile Lernkurve für die Benutzer:innen und zusätzliche Kosten für laufende Anpassungen, insbesondere bei Prozessänderungen, den wahrgenommenen Nutzen von ERP-Systemen verringern.

Workflow-Automatisierung ist der Einsatz von Software zur Optimierung des Aufgaben- und Informationsflusses zwischen verschiedenen Systemen und Personen. Das kann die Automatisierung von Aufgaben wie Dokumentengenehmigung und -weiterleitung, Aufgabenzuweisung und Fortschrittsverfolgung umfassen. Sie bietet verschiedene Vorteile, z. B. die Verringerung menschlicher Fehler, die Verbesserung der Compliance und die Erhöhung der Transparenz im gesamten Unternehmen. Darüber hinaus kann die Workflow-Automatisierung durch die Automatisierung wiederkehrender und zeitaufwändiger Aufgaben Zeit und Kosten sparen. Ihre Implementierung kann jedoch eine Herausforderung darstellen, insbesondere bei komplexen Prozessen, und erfordert Investitionen in Form von Zeit, Geld und Ressourcen. Darüber hinaus kann sich die Anpassung des Workflows, ähnlich wie bei RPA, als schwierig darstellen, wenn sich Geschäftsanforderungen oder Prozesse im Laufe der Zeit ändern. Die Workflow-Automatisierung kann auf verschiedene Arten von Workflows angewendet werden, darunter Produktions- und Industrieprozesse, Büroprozesse, menschliche Prozesse und dokumentenzentrierte Prozesse.

Den Nachteilen der Workflow-Automatisierung kann mit der Low-Code/No-Code-Automatisierung begegnet werden. Dabei handelt es sich um eine Technologie, bei der kein geschriebener Code erforderlich ist, sondern stattdessen Drag-and-Drop-Schnittstellen und vorbereitete Vorlagen verwendet werden. Mit diesem Ansatz soll die Automatisierung einem breiteren Spektrum von Anwender:innen zugänglich gemacht werden, darunter auch Personen ohne Programmierkenntnisse, wie z. B. Citizen Developer.

Low-Code/No-Code-Automatisierung bietet eine benutzerfreundliche und schnelle Implementierung und automatisiert eine Vielzahl von Prozessen wie Dateneingabe, Dokumentenmanagement, Terminplanung und mehr. Sie reduziert die Entwicklungszeit und -kosten, ermöglicht eine schnellere Implementierung und einen schnelleren Return on Investment, ermöglicht es auch nicht-technischen Mitarbeiter:innen, Prozesse zu automatisieren, um die Effizienz und Produktivität zu steigern, und lässt sich leicht an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen. Allerdings ist die Low-Code/No-Code-Automatisierung derzeit nur auf die Abwicklung grundlegender Prozesse oder Teile von Prozessen beschränkt, was zur Erstellung kleinerer Applikationen führt.

Es gibt verschiedene Schritte für die erfolgreiche Umsetzung von Initiativen zur Prozessautomatisierung innerhalb der Organisation. Unabhängig davon, für welche Technologie zur Prozessautomatisierung sich ein Unternehmen entscheidet, können diese Initiativen gut in die bestehenden Managementzyklen und -praktiken eingebettet werden, z. B. in den Prozessmanagement-Lebenszyklus (PMLC). Eine detaillierte Übersicht über die Vorgehensweise finden Sie in unserem Blogbeitrag über die Schritte der Prozessautomatisierung oder in unserem kostenlosen Poster zur Prozessautomatisierung.

Um den Erfolg von Initiativen zur Prozessautomatisierung zu gewährleisten, bedarf es der Mitwirkung und Zusammenarbeit einer Vielzahl von Interessengruppen im Unternehmen. Die wichtigsten Rollen, die Sie im Auge behalten sollten, sind:

• Ein:e Projektmanger:in, verantwortlich für die Leitung der Prozessautomatisierungsinitiative, die Definition von Projektzielen und die Erstellung eines Umsetzungsplans für diese Ziele. Des Weiteren muss er/sie dafür Sorge tragen, dass das Projekt auf einem guten Weg ist und dass alle Beteiligten während des gesamten Prozesses informiert und involviert sind.

• Ein:e Business Analyst:in, verantwortlich für das Verständnis der Geschäftsprozesse und die Identifizierung von Möglichkeiten zur Automatisierung. Er/sie arbeitet eng mit allen Beteiligten zusammen, um Anforderungen zu sammeln, Daten zu analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Er/sie spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung und dem Testen der Automatisierungslösung, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

• Ein Technical Lead, verantwortlich für die technischen Aspekte der Automatisierungsinitiative, einschließlich des Entwurfs, der Entwicklung und der Bereitstellung der Automatisierungslösung. Er/sie arbeitet eng mit dem/der Business Analyst:in zusammen, um sicherzustellen, dass die Automatisierungslösung den Anforderungen des Unternehmens entspricht und technisch machbar ist.

• Operations, zuständig für das tägliche Management des Unternehmens. Sie sind oft diejenigen, die von der Automatisierungslösung am meisten betroffen sind. Sie sind dafür verantwortlich, die Automatisierungslösung zu testen, Feedback zu geben und sicherzustellen, dass sie für den Zweck geeignet ist.

• Das IT-Team, das für die technische Infrastruktur und den Support der Automatisierungslösung verantwortlich ist. Sie arbeiten eng mit der technischen Leitung zusammen, um sicherzustellen, dass die Lösung korrekt in die vorhandenen Systeme integriert wird und dass sie sicher ist und den relevanten Vorschriften entspricht.

• Unternehmensarchitekt:innen, die eine ganzheitliche Perspektive in das Projekt einbringen und sicherstellen, dass die Prozessautomatisierungslösung mit anderen Systemen und Prozessen integriert wird und dass die Organisation darauf vorbereitet ist, die neue Technologie anzunehmen und effektiv zu nutzen. Kurz gesagt, Unternehmensarchitekt:innen spielen eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Implementierung und Einführung der Prozessautomatisierung in einem Unternehmen.

• Die Compliance-Abteilung stellt sicher, dass die Automatisierungslösung mit den relevanten Vorschriften und Industriestandards übereinstimmt. Sie arbeitet eng mit dem Projektteam zusammen, um sicherzustellen, dass die Lösung alle Anforderungen erfüllt und angemessen dokumentiert und überprüfbar ist.

• Nicht zuletzt ist das Change Management dafür verantwortlich, die organisatorischen Auswirkungen der Automatisierungsinitiative zu steuern. Sie arbeiten eng mit dem/der Projektmanager:in und de/der Business Analyst:in zusammen, um sicherzustellen, dass die Beteiligten während des gesamten Prozesses informiert und einbezogen werden und dass die erforderlichen Änderungen an Prozessen und Systemen problemlos durchgeführt werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Prozessautomatisierung eine sehr wertvolle Investition für Unternehmen sein kann, die ihre Effizienz verbessern, Kosten senken und ihre betriebliche Produktivität steigern möchten. Durch die Wahl des richtigen Ansatzes, die Zusammenstellung eines kompetenten Teams und die sorgfältige Auswahl der richtigen Prozesse für die Automatisierung können Unternehmen den Erfolg ihrer Prozessautomatisierungsinitiativen sicherstellen und die Vorteile voll und ganz ausnutzen.

Um das Maximum aus der Prozessautomatisierung herauszuholen, braucht es die richtigen Werkzeuge. Lernen Sie das bei unserer Kundschaft beliebte ADONIS Prozessautomatisierungs-Tool kennen und finden Sie heraus, wie Sie es nutzen können, um Ihre Workflows nahtlos und direkt mit einer integrierten Workflow-Engine auszuführen.

Um ein umfassenderes Verständnis für die Prozessautomatisierung zu erhalten, stöbern Sie gerne in unseren weiterführenden Ressourcen. Lassen Sie sich unsere Tipps & Tricks nicht entgehen und geben Sie Ihrem Unternehmen den nötigen Antrieb!