Compliance-Risiken bewältigen: 3 essenzielle Schritte

In der heutigen Welt, in der die Menge an Vorschriften und Gesetzen ständig zunimmt, ist das effektive Management von Compliance-Risiken ein zentrales Element der Unternehmensführung. Denn die Nichteinhaltung von Compliance-Vorschriften kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen nach sich ziehen. Das zeigen auch die zahlreichen Schlagzeilen über Unternehmen, die Compliance-Verstöße begangen haben. Compliance-Risiken betreffen nämlich jedes Unternehmen, unabhängig davon, ob es sich um eine öffentliche, private, gewinnorientierte, gemeinnützige, staatliche oder bundesstaatliche Organisation handelt.

Eine sorgfältige Compliance-Risikoanalyse ist somit unerlässlich, um auf solche Vorfälle bestmöglich vorbereitet zu sein. Sie ermöglicht zwar keine exakten Vorhersagen für die Zukunft, gibt aber Aufschluss darüber, in welchen Unternehmensbereichen, bei welchen Prozessen und in welchen Rechtsgebieten Compliance-Verstöße wahrscheinlicher sind und wo weniger Risiken bestehen.

Da eine Compliance-Risikoanalyse für den Aufbau eines robusten Compliance Management Systems entscheidend ist, soll diese im Rahmen dieses Blog-Beitrags näher beleuchtet werden.

Compliance-Risiken sind potenzielle Gefahren, die durch individuelles oder kollektives Fehlverhalten von Mitarbeitenden, Führungskräften oder dem Management eines Unternehmens resultieren. Diese Risiken manifestieren sich in vielfältiger Weise und können die Reputation des Unternehmens, rechtliche Haftung und wirtschaftliche Stabilität beeinflussen. Ein Verstoß gegen Compliance-Richtlinien kann zu erheblichen finanziellen Schäden führen, einschließlich Bußgeldern, Reputationsverlust und Schadensersatzansprüchen.

Um Compliance-Verstößen erfolgreich entgegenzuwirken, ist daher eine umfassende Risikoanalyse von entscheidender Bedeutung. Sie bildet die Grundlage eines nachhaltigen und wirksamen Compliance-Programms. Ohne eine Compliance-Risikoanalyse laufen Unternehmen Gefahr, falsche Schwerpunkte zu setzen, ineffektive Maßnahmen zu ergreifen und relevante Risiken zu übersehen. Die Compliance-Risikoanalyse sollte daher idealerweise zu Beginn der Compliance-Bemühungen im Unternehmen stehen. Sie umfasst dabei drei grundlegende Schritte: der Identifikation von Risiken, der Bewertung ihrer Auswirkungen und der Ableitung von Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken. Betrachten wir aber jeden einzelnen dieser Schritte in den folgenden Abschnitten genauer.

Compliance-Risiken erstrecken sich über verschiedene Rechtsfelder, Regelungen und ethische sowie moralische Grundsätze, die beispielsweise im Code of Conduct von Unternehmen festgehalten sind. Welche Risiken das jedoch genau sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Rechtsfelder, die häufig mit hohen Schadensrisiken einhergehen, sollte besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Darunter zählen beispielsweise Datenschutz, IT-Sicherheit, Korruption und Betrug, Exportkontrolle, Arbeitsrecht, Umweltschutz sowie Kartell- und Wettbewerbsrecht.

Um Compliance-Risiken zu identifizieren und sich einen ersten Überblick zu verschaffen, werden in der Praxis sowohl Rechtskataloge als auch interne Dokumente wie Geschäftsberichte oder Prüfberichte zur Unterstützung herangezogen. Diese initiale Übersicht mit allen relevanten Compliance-Risiken sollte anschließend durch Interviews und Workshops mit den operativen Einheiten validiert und erweitert werden. Stellen Sie von Anfang an sicher, dass eine genaue und übersichtliche Dokumentation der identifizierten Risiken erfolgt. Dadurch wird der zukünftige Aufwand reduziert und die regelmäßige Überarbeitung der Risikoliste erleichtert. Mit einer gut gepflegten Datenbank lassen sich auch leicht Berichte und umfassende Analysen erstellen. Insbesondere Softwarelösungen wie das GRC-Tool ADOGRC schaffen hier enorme Abhilfe.

Beispiel einer Compliance-Risiken-Analyse in der GRC-Suite ADOGRC

Wenn die Liste der Compliance-Risiken als vorerst vollständig angesehen werden kann, erfolgt in einem nächsten Schritt deren Bewertung. Aber dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Der zweite Schritt erfordert nun die Bewertung der identifizierten Risiken. Dabei werden die Compliance-Risiken hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und der potenziellen Schadenshöhe analysiert. Unternehmen wählen hier zwischen der quantitativen und der qualitativen Risikobewertung.

Bei der quantitativen Bewertung wird ein möglicher Schaden in Euro ermittelt und die Eintrittswahrscheinlichkeit für jedes Risiko geschätzt. Üblicherweise erfolgt die quantitative Bewertung einmal ohne Berücksichtigung von Kontrollen (Bruttobewertung) und einmal mit Berücksichtigung von Kontrollen (Nettobewertung). Die quantitative Bewertungsmethode wird auch im IDW PS 980, einem Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer empfohlen. Allerdings gilt hier zu berücksichtigen, dass Schäden aus Compliance-Verstößen häufig schwer zu quantifizieren sind, insbesondere Reputationsschäden.

Bei der qualitativen Bewertung werden die Risiken nach bestimmten Kriterien in Risikoklassen eingeteilt, z.B. nach einer Ampellogik (grün, gelb und rot). Sie ermöglicht eine grobe Einschätzung der Risiken und ist insbesondere dann hilfreich, wenn quantitative Daten schwer verfügbar oder Reputationsschäden schwer abschätzbar sind.

Wichtig ist, dass die Bewertung der Compliance-Risiken in periodischen Abständen erfolgt. Da sich die Risiken im Laufe der Zeit nämlich verändern können, müssen die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schadenshöhe unter Umständen angepasst werden.

Nachdem die Compliance-Risiken identifiziert und bewertet wurden sollte für jedes ermittelte Compliance-Risiko eine klare Strategie zur Steuerung entwickelt werden. Soll das Risiko reduziert, akzeptiert, übergewälzt oder vermieden werden?

Definieren Sie anschließend geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung und Stärkung der Compliance. Unternehmen setzen häufig auf Maßnahmen wie Compliance-Schulungen, Richtlinien, interne Kommunikationskampagnen oder interne Kontrollen. Überprüfen Sie zunächst, welche internen Kontrollen Sie bereits eingeführt haben, um sich vor Compliance-Risiken zu schützen. Gehen Sie Ihre bestehenden Richtlinien und Risikomanagementsysteme durch und testen Sie in regelmäßigen Abständen, wie wirksam und effektiv diese Kontrollen sind. So können Sie auf dem vorhandenen Datenbestand aufbauen und müssen nur noch etwaige aufgedeckte Lücken für die Einhaltung der Vorschriften schließen. Es empfiehlt sich zudem, Bestätigungen über die Durchführung der Kontrollen einzuholen. Dadurch wird sichergestellt, dass die vorgeschriebenen Kontrollen ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Aufgrund der stetig wachsenden regulatorischen Anforderungen, ist ein effektives Compliance Management System heutzutage zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen geworden. Denn Compliance-Risiken betreffen jedes Unternehmen, und zwar unabhängig von Art und Größe. So sind Compliance-Verstöße, welche mit erheblichen finanziellen Schäden einhergehen, keine Seltenheit. Um auf solche Vorfälle bestmöglich vorbereitet zu sein, ist eine sorgfältige Compliance-Risikoanalyse unerlässlich. Sie bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Compliance-Programm und dient insbesondere den folgenden Zwecken:

• Identifikation der größten Risiken
• Anpassung des Compliance-Programms
• Entwicklung interner Kontrollmechanismen
• Angemessene Zuordnung von Ressourcen
• Nachweis und Dokumentation zur Haftungsminderung

Eine umfassende und regelmäßig durchgeführte Compliance-Risikoanalyse bildet also die Basis dafür, dass Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre finanzielle Stabilität und Reputation schützen. Durch die präzise Identifikation, periodische Bewertung und gezielte Minimierung von Compliance-Risiken durch Maßnahmen, legen Unternehmen den Grundstein für langfristigen Erfolg und eine nachhaltige Unternehmensführung.