Verständnis von Geschäftsprozessmanagement (GPM)

Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist ein weit verbreiteter und effektiver Managementansatz, der darauf abzielt, die organisatorischen Abläufe mithilfe ganzheitlicher und strukturierter Methoden und Technologien zu transformieren. Im Mittelpunkt stehen Effizienz und Effektivität. GPM vereinfacht Prozesse, senkt die Kosten und steigert die Zufriedenheit der Kundschaft, sodass Unternehmen ihre Ziele erreichen können.

Dieser Blogbeitrag befasst sich mit den Grundlagen von GPM und zeigt auf, wie Ihr Unternehmen von der Implementierung eines Geschäftsprozessmanagementsystems profitieren kann.

Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist eine etablierte und weit verbreitete Managementdisziplin, die sich auf das Management und die Transformation von Geschäftsprozessen konzentriert, und zwar ganzheitlich und innerhalb definierter, strukturierter Methoden und Technologien. Mit Hilfe dieser Methoden und Tools werden Geschäftsprozesse analysiert, gestaltet, umgesetzt, überwacht und kontinuierlich verbessert. Der Schwerpunkt von GPM liegt dabei auf der Identifizierung und Vermeidung von Ineffizienzen und Redundanzen in Prozessen, um die Leistung zu verbessern, Kosten zu senken und die Zufriedenheit der Kundschaft zu erhöhen.

Das Ziel von Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist die systematische Analyse, Modellierung, Optimierung und Verbesserung der Prozesse innerhalb einer Organisation. GPM zielt darauf ab, die Effizienz, Produktivität und Agilität zu steigern, indem Arbeitsabläufe gestrafft, Engpässe beseitigt und Fehler reduziert werden. und Außerdem wird sichergestellt wird, dass die Geschäftsprozesse mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Letztlich hilft GPM den Unternehmen, operative Spitzenleistungen zu erzielen, sich an Veränderungen im Geschäftsumfeld anzupassen und den Kunden und Interessengruppen einen Mehrwert zu bieten.

Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist eine Disziplin, mit der Unternehmen ihre Geschäftsprozesse identifizieren, dokumentieren und verbessern können. Es umfasst die Analyse von Arbeitsabläufen, die Ermittlung von Ineffizienzen und die Implementierung von Änderungen zur Optimierung der Abläufe.

Andererseits ist eine Geschäftsprozessmanagementsoftware (GPMS) die Technologie, die GPM ermöglicht. Sie bietet Tools und Plattformen für Unternehmen, um Prozesse abzubilden, Aufgaben zu automatisieren, die Leistung zu überwachen und datengestützte Entscheidungen zu treffen, um die Effizienz und Agilität zu verbessern.

Während sich GPM auf die Verwaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen konzentriert, ist GPMS die Software-Infrastruktur, die die Ausführung von GPM-Praktiken durch Automatisierung, Analyse und Prozessüberwachung erleichtert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass GPM die Methodik und GPMS die Technologie ist, die die Umsetzung der GPM-Prinzipien in einem Unternehmen unterstützt und ermöglicht.

Die Geschäftsprozessmanagementsoftware (GPMS) ist eine Technologielösung zur Unterstützung und Rationalisierung von Geschäftsprozessmanagement (GPM) Initiativen in Unternehmen. GPMS bietet Werkzeuge und Funktionen zum Definieren, Modellieren, Automatisieren, Überwachen und Optimieren von Geschäftsprozessen. Mit dieser Software können Unternehmen ihre Effizienz, Agilität und Produktivität steigern, indem sie Arbeitsabläufe digitalisieren und automatisieren, den manuellen Aufwand reduzieren, Fehler beseitigen und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Branchenvorschriften sicherstellen. Mithilfe von GPMS können Unternehmen Einblicke in ihre Prozesse gewinnen, Engpässe erkennen und ihre Abläufe kontinuierlich verbessern, um strategische Ziele zu erreichen.

Unternehmen nutzen Geschäftsprozessmanagement, um verschiedene Herausforderungen, die sich aus externen und internen Faktoren ergeben, erfolgreich zu bewältigen. Nach Ansicht von Forscher:innen gibt es zwei verschiedene Triebkräfte für GPM – die Wirtschaft und die IT. Auf der einen Seite, aus strategischer Sicht, stehen Geschäftstrends wie Globalisierung, dynamische Märkte, schneller Informationstransfer, globale Standards, interorganisationale Wertschöpfungsketten, schnelle Entscheidungsfindungen und Outsourcing; auf der anderen Seite, aus der IT-Perspektive, flexible IT-Architekturen, mobile IT und neue Kommunikationsmittel.

Prozessmanagement bietet den Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel:

Durch die Automatisierung und Rationalisierung von Arbeitsabläufen können Unternehmen Engpässe beseitigen und den Zeit- und Arbeitsaufwand für Aufgaben reduzieren. Das wiederum führt zu höherer Produktivität und Effizienz.

Geschäftsprozessmanagement trägt zur Standardisierung aller Prozesse in einem Unternehmen bei. Die Standardisierung der Arbeit und die Gewährleistung der Konformität führen, wenn sie richtig durchgeführt werden, zu einer höheren und besseren Qualität der Ergebnisse.

GPM hilft Unternehmen, Ineffizienzen und Redundanzen in ihren Prozessen zu erkennen und zu beseitigen. Dies führt zu niedrigeren Betriebskosten und höherer Rentabilität.

Mit Prozessmanagement gelingt es Unternehmen, sich schnell an veränderte Marktbedingungen und Wünsche der Kundschaft anzupassen. Durch die Möglichkeit, Prozesse schnell und effizient zu ändern, können Unternehmen flexibler und agiler auf neue Chancen und Herausforderungen reagieren.

GPM hilft, Silos aufzubrechen und die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Interessengruppen zu verbessern. Durch eine einheitliche Sicht auf die Prozesse und die Zusammenarbeit in Echtzeit kann das Geschäftsprozessmanagement Unternehmen helfen, ihre Ziele effektiver und effizienter zu erreichen.

Durch die Standardisierung von Prozessen und die Einführung automatisierter Kontrollen minimiert GPM das Auftreten von Fehlern und verbessert die Gesamtqualität der Ergebnisse.

GPM bietet einen umfassenden Einblick in die verschiedenen Geschäftsprozesse und ermöglicht es den Managern, die Leistung zu überwachen, Engpässe zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Durch die Rationalisierung von Prozessen und die Verbesserung der Effizienz können Unternehmen bessere Produkte und Dienstleistungen anbieten, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -treue führt.

GPM stellt sicher, dass die Geschäftsprozesse auf die strategischen Ziele abgestimmt sind, so dass sich die Unternehmen auf Aktivitäten konzentrieren können, die Wachstum und Innovation fördern.

Die erfolgreiche Einführung von BGPM in Unternehmen erfordert die Zusammenarbeit aller Beteiligten, einschließlich der Geschäftsleitung, der Mitarbeitenden und der Kunden. Zudem benötigt es Engagement für kontinuierliche Verbesserung und die Bereitschaft, sich anzupassen und zu verändern, um Geschäftsziele zu erreichen.

Wie oben definiert, ist das Geschäftsprozessmanagement ein systematischer Ansatz zur Erreichung von Geschäftszielen, und es gibt mehrere wichtige Schritte, die bei der Implementierung in einer Organisation zu beachten sind:

Identifizierung der Prozesse, die verwaltet werden müssen, sowie deren Inputs, Aktivitäten und Outputs.

Identifizierung von Prozessen, die verwaltet werden müssen, sowie deren Inputs, Aktivitäten und Outputs.

Neugestaltung der Prozesse auf der Grundlage der Analyse, um eine bessere Effizienz und Effektivität zu erreichen.

Kommunikation der Änderungen an alle Beteiligten, Schulung zu den neuen Prozessen und Sicherstellung, dass alle Beteiligten ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen.

Durchführung der eigentlichen Arbeit.

Kontrolle und Beobachtung der Prozessausführung und Bewertung der Leistung.

Betrachtet man GPM aus einer übergeordneten Perspektive, so handelt es sich um einen recht intuitiven Managementansatz: Man standardisiert die Art und Weise, wie die Dinge in der Organisation erledigt werden, teilt allen Beteiligten mit, wie dieser standardisierte Weg aussieht, und stellt sicher, dass die Arbeit so abläuft, wie man es sich vorstellt. Der gewählte Ansatz für die Standardisierung, die Analyse, die als Grundlage dient, die Art und Weise, wie alle Mitarbeitenden informiert werden, die Umsetzung und die Überwachung der Umsetzung – all das erfordert ein tieferes Eintauchen in dieses Thema. Es gibt viele verschiedene GPM-Methoden, und wir empfehlen Ihnen, sich zu informieren, um die für Sie am besten geeignete Methode zu finden.

Die Methodenvielfalt im Geschäftsprozessmanagement ergibt sich aus den unterschiedlichen Stufen der GPM-Einführung in einem Unternehmen. Laut dem Handbuch für Geschäftsprozessmanagement decken Methoden wie Six Sigma und Lean Management den gesamten Lebenszyklus von Geschäftsprozessen ab, sind aber nicht so vielfältig wie die Methoden, die eine unternehmensweite Einführung von GPM unterstützen.

Der Six Sigma-Ansatz für das Qualitätsmanagement kann Teil eines ganzheitlicheren Geschäftsprozessmanagements sein. Innerhalb eines GPM-Frameworks angewandt, bietet Six Sigma einen strukturierten Ansatz zur Identifizierung und Priorisierung verbesserungswürdiger Bereiche, zur Festlegung messbarer Ziele und zur Überwachung des Fortschritts im Hinblick auf die Erreichung dieser Ziele. Durch die Integration von Six Sigma mit GPM können Unternehmen Prozesse rationalisieren, Verschwendung reduzieren und die Gesamteffizienz verbessern. Darüber hinaus kann Six Sigma Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse an den Bedürfnissen ihrer Kund:innen auszurichten und so ihre Zufriedenheit und Loyalität zu erhöhen. Daher ist Six Sigma ein wirkungsvolles Instrument zur Prozessverbesserung, wenn es als Teil eines größeren GPM-Konzepts eingesetzt wird.

Lean Management ist eine Methodik, die in das Geschäftsprozessmanagement integriert werden kann, um den Wertfluss zu optimieren und Verschwendung zu vermeiden. Durch die Ermittlung und Beseitigung von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten, wie z. B. Überproduktion und Wartezeiten, können Unternehmen schlanke Prozesse schaffen, die sich als effizienter und kostengünstiger erweisen. Lean Management legt den Schwerpunkt auf das Engagement der Mitarbeiter:innen bei der Prozessverbesserung, was sich positiv auf die Arbeitsmoral auswirken und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen kann. Durch die Integration von Lean Management in GPM können Unternehmen die Prozesseffizienz steigern, Kosten senken und die Zufriedenheit der Kundschaft insgesamt verbessern.

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl anderer Methoden, die innerhalb eines breiteren GPM-Frameworks eingesetzt werden können, um die Prozessleistung zu verbessern, darunter:

• Total Quality Management (TQM): Ein ganzheitlicher Ansatz zur Prozessverbesserung, der die Bedeutung der Qualität auf allen Ebenen des Unternehmens hervorhebt.
• Agile: Ein iterativer Ansatz für die Softwareentwicklung, der den Schwerpunkt auf Zusammenarbeit, Flexibilität und schnelle Reaktion auf sich ändernde Anforderungen legt.
• Design Thinking: Ein kund:innenorientierter Ansatz zur Problemlösung, bei dem Einfühlungsvermögen, Ideenfindung und Experimentieren im Vordergrund stehen.
• Kaizen: Ein japanischer Begriff, der „kontinuierliche Verbesserung“ bedeutet. Er beinhaltet die schrittweise und kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, wobei der Schwerpunkt auf kleinen, inkrementellen Änderungen liegt.
• Business Process Reengineering (BPR): Ein radikaler Ansatz zur Prozessverbesserung, der die vollständige Neugestaltung von Geschäftsprozessen beinhaltet.
• Plan-Do-Check-Act (PDCA): Ein vierstufiger, iterativer Ansatz zur Prozessverbesserung, der die Planung eines Prozesses, die Implementierung, die Überprüfung der Ergebnisse und die Ergreifung von Maßnahmen zur Verbesserung des Prozesses umfasst.

Diese Methoden können in beliebiger Reihenfolge und in Kombination mit anderen verwendet werden, um einen umfassenden Gestaltungsrahmen für GPM zu schaffen, der auf die besonderen Bedürfnisse und Herausforderungen jeder Organisation zugeschnitten ist. Einer der umfassendsten Ansätze, der die oben genannten Methoden kombiniert, ist der Prozessmanagement-Lebenszyklus.

Der Prozessmanagement-Lebenszyklus (PMLC) ist ein zyklisches Vorgehensmodell für das Prozessmanagement und unterstützt Unternehmen dabei, ihren Geschäftserfolg durch Geschäftsprozessmanagement zu erhöhen.

Der PMLC besteht aus sechs Phasen:

• Strategisches Geschäftsprozessmanagement
• Prozessdesign und -dokumentation
  
• Prozessanalyse und -optimierung
• Prozessimplementierung & Change Management
• Prozessdurchführung & Betrieb
• Prozesskontrolle und Feedback

Jede Phase baut auf der vorherigen auf und bildet die notwendige Grundlage für die Wirksamkeit der nachfolgenden Phase. Daher ist es wichtig, die kritische Rolle, die jede Phase im PMLC spielt, zu erkennen und allen Phasen die gleiche Aufmerksamkeit und Bedeutung zukommen zu lassen.

BOC Group’s Prozessmanagement-Lebenszyklus (PMLC)

Die Methode des Prozessmanagement-Lebenszyklus (PMLC) ist umfassend, detailliert und flexibel und kann auf strategischer, taktischer oder operativer Ebene eingesetzt werden. Der PMLC deckt das gesamte Prozessportfolio ab und ermöglicht es Unternehmen, ein umfassendes Verständnis dafür zu erlangen, wie Mehrwert geschaffen, optimiert und an die Kundschaft weitergegeben wird.

Wertschöpfungsketten veranschaulichen den ganzheitlichen Charakter des Geschäftsprozessmanagements, bei dem alle Aktivitäten, Aufgaben und Prozesse zusammenarbeiten, um den Wert zu maximieren. Der PMLC kann auf einzelne Prozesse oder das gesamte Portfolio angewendet werden. Je nach Reifegrad des Prozessmanagements kann der PMLC in jeder beliebigen Phase begonnen werden, und es können auch Phasen übersprungen werden, so dass Unternehmen bei der Implementierung des Prozessmanagements und der Prozessorganisation agil vorgehen können.

Neue Technologien können dabei helfen, Prozessdaten zu ermitteln und Prozesse zu automatisieren. Diesen Prozess kann der PMLC auf iterative Weise unterstützen. Dieser iterative Ansatz ist entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen im Laufe der Zeit, indem in jeder Phase potenzielle Probleme und Bereiche mit Optimierungsbedarf identifiziert werden. Auf diese Weise können Unternehmen flexibler und schneller auf Veränderungen reagieren und ihre betriebliche Effizienz und Effektivität kontinuierlich steigern. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass das GPM für das Unternehmen und seine Stakeholder:innen einen Mehrwert schafft.

GPM ist nicht nur etwas für Prozessmanager:innen oder IT-Fachleute; es betrifft jeden, von der Führungsebene bis zu den Arbeiter:innen in der Produktion, die die Arbeitsabläufe ausführen. Durch Zusammenarbeit können die Beteiligten Möglichkeiten zur Prozessverbesserung ermitteln, Änderungen umsetzen und die Ergebnisse überwachen, um sicherzustellen, dass der Prozess effizient und effektiv abläuft. Bei der Anwendung des PMLC-Ansatzes für GPM können die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten je nach Phase variieren.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der wichtigsten GPM-Stakeholder:innen und ihre Rollen:

Verantwortlich für den täglichen Betrieb des Prozesses, um sicherzustellen, dass er reibungslos abläuft und seine Ziele erreicht.

Zuständig für die Verwaltung des End-to-End-Prozesses und die Sicherstellung seines effizienten Ablaufs

Personen, die Informationen zu den Prozessen beisteuern und mit ihrem praktischen Wissen die Dokumentation der organisatorischen Prozesse ergänzen.

GPM ist nicht nur etwas für Prozessmanager

Arbeiten eng mit den Prozessmanager:innen und Prozessverantwortlichen zusammen, um Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu ermitteln und Aktionspläne zu entwickeln.

Personen, die die Prozessdokumentation, einschließlich der Arbeitsverfahren und Richtlinien, lesen. Dabei kann es sich um Mitarbeitende handeln, die den Prozess, mit dem sie arbeiten, verstehen müssen, oder um Auditor:innen, die die Prozesse der Organisation auf Einhaltung der Vorschriften überprüfen.

Interne Prüfer:innen sind dafür verantwortlich, dass die Prozesse der Organisation mit den internen Richtlinien und Verfahren übereinstimmen, während externe Auditor:innen sicherstellen, dass die Organisation die einschlägigen Vorschriften und Normen einhält.

Sie spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesse den gesetzlichen und branchenüblichen Standards entsprechen, und bieten Aufsicht und Anleitung in Fragen der Einhaltung von Vorschriften.

Sie sind für die reibungslose Umsetzung von Prozessänderungen innerhalb eines Unternehmens verantwortlich und stellen sicher, dass geeignete Kommunikations-, Schulungs- und Einführungsstrategien vorhanden sind.

Konzentrieren sich auf die Aufrechterhaltung und Verbesserung der Qualität von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen und führen Maßnahmen durch, um die Erwartungen der Kunden zu erfüllen oder zu übertreffen.

Sie sind dafür verantwortlich, dass die Geschäftsprozesse den einschlägigen Vorschriften, Normen und internen Richtlinien entsprechen, und minimieren die mit der Nichteinhaltung verbundenen Risiken.

Sie identifizieren, bewerten und mindern die mit den Geschäftsprozessen verbundenen Risiken und stellen sicher, dass potenzielle Bedrohungen effektiv gehandhabt werden, um die Unternehmensziele zu schützen.

Entwerfen und beaufsichtigen die Struktur und Integration von Geschäftsprozessen in die Gesamtarchitektur eines Unternehmens und sorgen für die Abstimmung mit den strategischen Zielen und der IT-Infrastruktur.

Prozessmanagement (GPM) ist ein Managementansatz, der sich auf die Analyse, Gestaltung, Implementierung, Überwachung und Verbesserung von Geschäftsprozessen konzentriert, um die organisatorischen Abläufe ganzheitlich zu verändern. Dadurch können die Produktivität gesteigert, die Qualität der Ergebnisse verbessert, die Kundenzufriedenheit,Flexibilität und Agilität erhöht, die Zusammenarbeit verbessert und die Kosten gesenkt werden.

Um GPM erfolgreich zu implementieren, müssen alle Beteiligten zusammenarbeiten. Die Einführung eines Tools wie unserer bewährten GPM-Suite ADONIS kann dies noch besser unterstützen. Sie ermöglicht es Unternehmen, das volle Potenzial von GPM auszuschöpfen und die Kräfte im gesamten Unternehmen zu bündeln.