Wybór odpowiedniego podejścia do dokumentowania procesów biznesowych w Twojej organizacji

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) to systematyczne podejście do doskonalenia procesów biznesowych. Polega na identyfikacji, dokumentowaniu i analizie procesów biznesowych w celu poprawy ich wydajności, efektywności i zgodności. Jednym z kluczowych etapów BPM jest dokumentowanie procesów. Obejmuje ona zapisywanie szczegółów procesu biznesowego w sposób zrozumiały dla wszystkich zaangażowanych.

W tym poście na blogu pomożemy Ci zdecydować, w którym momencie najlepiej rozpocząć dokumentowanie swoich procesów, aby spełnić swoje oczekiwania.

Istnieje wiele sposobów dokumentowania procesów, czyli sposobu ich zapisywania i przechowywania do późniejszej analizy. Przyjrzyjmy się niektórym z nich:

• Diagramy procesów biznesowych z torami to graficzny sposób zapisu procesu biznesowego. Pokazują różne role zaangażowane w proces oraz przepływ pracy między nimi.
• Schematy blokowe to inny graficzny sposób reprezentacji procesu biznesowego. Ilustrują one kolejne kroki procesu oraz przepływ pracy między nimi.
• Opisy tekstowe to prosty sposób dokumentowania procesu biznesowego. Mogą być używane do dostarczenia szczegółowego opisu procesu.
• Filmy mogą służyć do dokumentowania procesu biznesowego. Mogą być dobrym sposobem na uchwycenie przepływu pracy i interakcji między ludźmi.

Wskazówka: Jeśli interesujesz się metodami dokumentowania procesów biznesowych, zapoznaj się z naszym wpisem na blogu na temat notacji Business Process Model and Notation (BPMN). BPMN 2.0 to najnowszy standard, który wielokrotnie potwierdził swoją skuteczność jako najlepsza metoda komunikowania BPM w organizacji.

Decyzja o metodzie odgrywa kluczową rolę w strategii dokumentowania procesów. Ważne jest przede wszystkim podjęcie decyzji, jak rozpocząć pracę na dokumentowaniem swojego portfolio procesów. Modelować procesy można jednak niezależnie od wybranej metody. Nadszedł więc czas, aby zgłębić różne strategie dokumentacji i zbadać ich korzyści oraz możliwe wady.

Najlepsze podejście do dokumentowania procesów dla twojej organizacji będzie zależało od wielu czynników, w tym dojrzałości procesowej, złożoności procesów oraz samego celu ich dokumentowania. Dokładna analiza tych czynników pozwoli ci wybrać metodę, która będzie najbardziej efektywna względem Twoich potrzeb. Przyjrzyjmy się najpierw głównym metodom dokumentacji i ich korzyściom, zanim przejdziemy do przykładów.

To podejście do dokumentowania procesów zakłada stworzenie wysokopoziomowego przeglądu procesów biznesowych. Pozwala ono spojrzeć, jak procesy opisują organizację i jak przyczyniają się do osiągania jej celów biznesowych. Metoda góra-dół zaczyna się od narysowania mapy procesów najwyższego poziomu, a także relacji pomiędzy powiązanymi procesami i ich zgodności z realizacją celów organizacji. Mapowania góra-dół często używa się do identyfikowania obszarów wymagających poprawy oraz zapewnienia, że procesy są zgodne z celami strategicznymi.

To podejście do dokumentowania procesów zakłada modelowanie w pierwszej kolejności bardziej szczegółowych procesów. Pozwala to zrozumieć, jak proces jest wykonywany na poziomie poszczególnych zadań. Dokumentowanie procesów dół-góra jest używane do identyfikacji konkretnych problemów z procesem oraz do opracowywania rozwiązań.

Podejście hybrydowe łączy elementy dokumentowania procesów metodą góra-dół oraz dół-góra. Może to być właściwy wybór, jeśli chcemy uzyskać korzyści z zastosowania obu metod.

Teraz, gdy znasz główne metody dokumentowania procesów, przyjrzyjmy się kilku przykładom, które pomogą ci zrozumieć pozycję twojej organizacji i jaka strategia może okazać się dla Ciebie najlepsza:

• Nowa organizacja, która dopiero zaczyna działalność, może zdecydować się na podejście z góra-dół w dokumentowaniu procesów. Pozwoli jej to uzyskać wysokopoziomowy przegląd swoich procesów i sposobu, w jaki są ze sobą powiązane. Następnie mogą wykorzystać tę wiedzę do identyfikowania obszarów wymagających poprawy oraz do opracowania planu bardziej szczegółowego opisywania swoich procesów.
• Organizacja z dojrzałymi procesami, która nigdy wcześniej nie dokumentowała swoich procesów, może zdecydować się na podejście hybrydowe. Pozwoli to jej uzyskać korzyści zarówno z metody góra-dół, jak i dół-góra. Dobrym sposobem jest rozpoczęcie dokumentowania od stworzenia wysokopoziomowego przeglądu swoich procesów, a następnie wymodelowanie najważniejszych lub najbardziej skomplikowanych procesów.
• Organizacja z głęboko powiązanymi procesami, która nigdy wcześniej nie dokumentowała swoich procesów, może zdecydować się na podejście dół-góra. Pozwoli jej to uzyskać szczegółowe zrozumienie każdego procesu oraz identyfikację powiązań pomiędzy procesami. Wiedza ta może zostać następnie wykorzystana do stworzenia bardziej holistycznego widoku swoich procesów biznesowych.

Cel wykorzystania dokumentowania procesów również powinien być brany pod uwagę przy wyborze właściwego podejścia. Na przykład, jeśli dokumentacja ma być używana do szkolenia nowych pracowników, bardziej szczegółowe podejście może być konieczne. Jeśli dokumentowanie procesów na być wykorzystane do ich doskonalenia wystarczające może być podejście bardziej ogólne. Ostatecznie najlepszy sposób dokumentowania procesów biznesowych będzie zależał od konkretnych potrzeb organizacji. Dokładne rozważenie wspomnianych czynników pozwoli organizacjom wybrać metodę, która będzie dla nich najbardziej efektywna.

Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących wyboru odpowiedniego podejścia do dokumentacji:

• Rozważ dostępne zasoby. Dokumentowanie procesów może być czasochłonne i wymagać dużo zasobów. Jeśli dysponujesz ograniczonymi zasobami, warto wybrać mniej skomplikowane podejście.
• Zaangażuj osoby wykonujące procesy. Osoby, które uczestniczą w procesach, znają je najlepiej. Angażując je w proces dokumentowania, możesz poprawić dokładność i kompletność całej tworzonej dokumentacji.
• Wykorzystaj różnorodne metody. Żadna pojedyncza metoda dokumentacji nie jest idealna. Korzystając z różnych metod, możesz uzyskać bardziej kompletny obraz swoich procesów.
• Utrzymuj swoją dokumentację zawsze aktualną. Procesy zmieniają się z biegiem czasu. Ważne jest, aby dokumentacja była aktualna, co zapewnia jej dokładność i użyteczność.

W tym wpisie na blogu omówiliśmy różne podejścia do dokumentowania procesów biznesowych oraz czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniego metody. Podaliśmy również kilka wskazówek, jak wybrać właściwe podejście do dokumentacji oraz jak utrzymywać dokumentację na bieżąco. Najlepszy sposób dokumentowania procesów biznesowych będzie zależał od konkretnych potrzeb organizacji. Dokładne rozważenie wymienionych czynników pozwoli organizacjom wybrać metodę, która będzie dla nich najbardziej efektywna. Nasze zaawansowane narzędzie BPM – ADONIS, może być odpowiedzią na Twoje potrzeby i strategie dokumentowania procesów biznesowych, a także pomóc Ci w budowie cyfrowego bliźniaka Twojej organizacji.