Wybór odpowiedniego podejścia do dokumentowania procesów biznesowych w Twojej organizacji

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) to systematyczne podejście do doskonalenia procesów biznesowych. Polega na identyfikacji, dokumentowaniu i analizie procesów biznesowych w celu poprawy ich wydajności, efektywności i zgodności. Jednym z kluczowych etapów BPM jest dokumentowanie procesów. Obejmuje on zapisywanie szczegółów procesu biznesowego w sposób zrozumiały dla wszystkich zaangażowanych.

Chcemy, aby ten wpis na blogu pomógł Ci zdecydować, w którym momencie najlepiej rozpocząć dokumentowanie swoich procesów, aby spełniało ono potrzeby Twojej organizacji.

Istnieje wiele sposobów dokumentowania procesów, czyli sposobu ich zapisywania i przechowywania do późniejszej analizy. Przyjrzyjmy się niektórym z nich:

• Diagramy procesów biznesowych z torami: to graficzny sposób zapisu procesu biznesowego. Pokazują różne role zaangażowane w proces oraz przepływ pracy między nimi.
• Schematy blokowe: to inny graficzny sposób reprezentacji procesu biznesowego. Ilustrują one kolejne kroki procesu oraz przepływ pracy między nimi.
• Opisy tekstowe: to prosty sposób dokumentowania procesu biznesowego. Mogą być używane do dostarczenia szczegółowego opisu procesu.
• Filmy: mogą służyć do dokumentowania procesu biznesowego. Mogą być dobrym sposobem na uchwycenie przepływu pracy i interakcji między ludźmi.

Sprawdź: Jeśli interesujesz się metodami dokumentowania procesów biznesowych, zapoznaj się z naszym wpisem na blogu na temat notacji Business Process Model and Notation (BPMN). BPMN 2.0 to najnowszy standard, który wielokrotnie potwierdził swoją skuteczność jako najlepsza metoda komunikowania BPM w organizacji.

Wybór metody odgrywa kluczową rolę w strategii dokumentowania procesów. Ważne jest przede wszystkim podjęcie decyzji, jak rozpocząć pracę na dokumentowaniem swojego portfolio procesów. Procesy można jednak modelować niezależnie od wybranej metody. Przyjrzyjmy się teraz różnym strategiom dokumentacji i przeanalizujmy ich korzyści oraz możliwe minusy.

Najlepsze podejście do dokumentowania procesów dla twojej organizacji będzie zależało od wielu czynników, w tym dojrzałości procesowej, złożoności procesów oraz samego celu ich dokumentowania. Dokładna analiza tych czynników pozwoli ci wybrać metodę, która będzie najbardziej efektywna względem Twoich potrzeb. Przyjrzyjmy się najpierw głównym metodom dokumentacji i ich korzyściom, zanim przejdziemy do przykładów.

To podejście do dokumentowania procesów zakłada stworzenie wysokopoziomowego przeglądu procesów biznesowych. Pozwala ono spojrzeć, jak procesy opisują organizację i jak przyczyniają się do osiągania jej celów biznesowych. Metoda góra-dół zaczyna się od narysowania mapy procesów najwyższego poziomu, a także relacji pomiędzy powiązanymi procesami i ich zgodności z realizacją celów organizacji. Mapowania góra-dół często używa się do identyfikowania obszarów wymagających poprawy oraz zapewnienia, że procesy są zgodne z celami strategicznymi.

To podejście do dokumentowania procesów zakłada modelowanie w pierwszej kolejności bardziej szczegółowych procesów. Pozwala to zrozumieć, jak proces jest wykonywany na poziomie poszczególnych zadań. Dokumentowanie procesów dół-góra jest używane do identyfikacji konkretnych problemów z procesem oraz do opracowywania rozwiązań.

Podejście hybrydowe łączy elementy dokumentowania procesów metodą góra-dół oraz dół-góra. Metoda ta może być właściwym wyborem, jeśli w organizacji trwają już inicjatywy modelowania procesów (np. powiązane ze wdrożeniem systemu IT), ale jednocześnie jest budowane systemowe podejście do zarządzania procesami.

Powyżej opisaliśmy główne metody dokumentowania procesów. Spójrzmy teraz na kilka przykładów, które pomogą Ci zrozumieć pozycję Twojej organizacji i wybrać strategię, która może okazać się dla Ciebie najlepsza:

• Nowa organizacja, która dopiero zaczyna działalność, może zdecydować się na podejście góra-dół w dokumentowaniu procesów. Umożliwi jej to uzyskanie wysokopoziomowego przeglądu swoich procesów i ich wzajemnych powiązań. Następnie można wykorzystać tę wiedzę do identyfikowania obszarów wymagających poprawy oraz do opracowania planu bardziej szczegółowego opisywania swoich procesów.
• Organizacja z istniejącą dokumentacją procesową lub w której trwają lub planowane są intensywne prace modelowania procesów, może zdecydować się na podejście hybrydowe. Pozwoli jej to na osiągnięcie korzyści zarówno z metody góra-dół, jak i dół-góra. Dobrym podejściem jest częste konsultowanie się zespołów tworzących architekturę z zespołami modelującymi procesy szczegółowe, aby ujednolicić używane nazwy i zakresy procesów. Dzięki temu uniknie się konieczności ponownego „cięcia” i przerabiania diagramów procesów, gdy architektura będzie już ukończona. 
• Organizacja szukająca szybkich usprawnień, która nigdy wcześniej nie dokumentowała w sposób systemowy swoich procesów, może zdecydować się na podejście dół-góra. Często takie modelowanie realizowane jest przez firmy zewnętrzne (np. wdrażające system IT). Istotne jest, aby wiedza ta została następnie wykorzystana do stworzenia bardziej holistycznego oglądu swoich procesów biznesowych i dzięki temu stanowiła wartość dla większej części organizacji przez dłuższy czas. 

Przy wyborze właściwego podejścia pod uwagę powinien być również brany cel wykorzystania dokumentowania procesów. Na przykład, jeśli dokumentacja ma być używana do szkolenia nowych pracowników, może być konieczne bardziej szczegółowe podejście. Jeśli natomiast dokumentowanie procesów ma być wykorzystane do ich doskonalenia, wystarczające może być podejście bardziej ogólne. Ostatecznie najlepszy sposób dokumentowania procesów biznesowych będzie zależał od konkretnych potrzeb organizacji. Dokładne rozważenie wspomnianych czynników pozwala organizacjom wybrać metodę, która będzie dla nich najbardziej efektywna.

Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących wyboru odpowiedniego podejścia do dokumentacji:

• Rozważ dostępne zasoby. Dokumentowanie procesów może być czasochłonne i wymagać dużo zasobów. Jeśli dysponujesz ograniczonymi zasobami, warto wybrać mniej skomplikowane podejście.
• Zaangażuj osoby wykonujące procesy. Osoby, które uczestniczą w procesach, znają je najlepiej. Angażując je w proces dokumentowania, możesz poprawić dokładność i kompletność całej tworzonej dokumentacji.
• Wykorzystaj różnorodne metody. Żadna pojedyncza metoda dokumentacji nie jest idealna. Korzystając z różnych metod, możesz uzyskać bardziej kompletny obraz swoich procesów.
• Dbaj o aktualność dokumentacji. Procesy zmieniają się z biegiem czasu. Ważne jest, aby dokumentacja była aktualna, co zapewnia jej dokładność i użyteczność.

W niniejszym artykule omówiliśmy różne podejścia do dokumentowania procesów biznesowych oraz czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniej metody. Przedstawiliśmy również kilka wskazówek dotyczących wyboru odpowiedniego podejścia do dokumentacji i zapewniania jej aktualności. Najlepszy sposób dokumentowania procesów biznesowych będzie zależał od konkretnych potrzeb organizacji. Dokładne rozważenie wymienionych czynników pozwoli organizacjom wybrać metodę, która będzie dla nich najbardziej efektywna. Nasze zaawansowane narzędzie BPM ADONIS, może być odpowiedzią na Twoje potrzeby i strategie dokumentowania procesów biznesowych, a także może pomóc Ci w budowie cyfrowego bliźniaka Twojej organizacji.