Elegir el enfoque adecuado en la documentación de procesos

La gestión de procesos de negocio (BPM) es el enfoque sistemático para mejorar los procesos de negocio. Implica identificar, documentar y analizar procesos de negocio para mejorar su eficiencia, eficacia y cumplimiento. Uno de los pasos clave en BPM es la documentación de procesos. Esto implica capturar los detalles de un proceso de negocio de una manera que todos los involucrados puedan entender.

En este post, queremos ayudarlo a decidir qué punto de partida tomar cuando comience a documentar sus procesos para satisfacer mejor sus necesidades.

Hay diferentes formas de documentar sus procesos, es decir, cómo los escribe y los almacena para su uso. Echemos un vistazo a algunos de ellos:

• • Los diagramas de procesos de negocio con carriles son una forma gráfica de representar un proceso de negocio. Muestran los diferentes roles involucrados en el proceso y el flujo de trabajo entre ellos.
  • Los diagramas de flujo son otra forma gráfica de representar un proceso de negocio. Muestran los pasos del proceso y el flujo de trabajo entre ellos.
  • Las descripciones textuales son una forma sencilla de documentar un proceso de negocio. Se pueden utilizar para proporcionar una explicación detallada del proceso.
  • Los vídeos se pueden utilizar para documentar un proceso de negocio. Pueden ser una buena forma de captar el flujo de trabajo y las interacciones entre las personas.

Sugerencia: si está interesado en obtener más información sobre los métodos para documentar los procesos de negocio, eche un vistazo a nuestro post sobre metodología Business Process Model and Notation . BPMN 2.0, el último estándar, ha demostrado una y otra vez como la mejor metodología para comunicar BPM con una amplia audiencia.

Decidir el método juega un papel central en su estrategia de documentación de procesos, pero ante todo es importante decidir cómo empezar a documentar su cartera de procesos. Y esto se puede hacer independientemente del método que elija. Así que es hora de profundizar en las diferentes estrategias de documentación y examinar sus ventajas y posibles inconvenientes.

El mejor enfoque de documentación para su organización dependerá de una serie de factores, incluida la madurez de sus procesos, la complejidad de los procesos y el uso previsto de la documentación. Si considera cuidadosamente estos factores, podrá elegir el enfoque que sea más eficaz para sus necesidades. Primero echemos un vistazo a las principales estrategias de documentación y sus beneficios antes de ver algunos ejemplos.

Este enfoque de documentación comienza con una visión de alto nivel del mapa de los procesos de negocio. Le permite ver cómo los procesos encajan en la organización general y cómo contribuyen al logro de los objetivos comerciales. De arriba hacia abajo comienza con una perspectiva de alto nivel, como los mapas de procesos, para obtener una visión general, mapeando los procesos interconectados y su alineación con los objetivos. La documentación descendente se utiliza a menudo para identificar áreas de mejora y garantizar que los procesos estén alineados con los objetivos estratégicos.

La documentación ascendente comienza con los pasos detallados del proceso empresarial. Esto le permite comprender cómo funciona el proceso a nivel granular. La documentación ascendente se utiliza a menudo para identificar problemas específicos del proceso y desarrollar soluciones.

El enfoque híbrido combina elementos de documentación de descendente y ascendente. Esta puede ser una buena opción si desea obtener los beneficios de ambos enfoques.

Ahora que sabe más sobre las principales estrategias de documentación de procesos, veamos algunos ejemplos que le ayudarán a comprender la posición de su organización y cuál podría ser el mejor enfoque para usted:

• Una nueva organización que recién está comenzando es posible que desee adoptar un enfoque de descendente para la documentación. Esto les ayudará a obtener una comprensión de alto nivel de sus procesos y cómo encajan entre sí. Luego pueden utilizar este conocimiento para identificar áreas de mejora y desarrollar un plan para documentar sus procesos con más detalle.
• Una organización con procesos maduros que nunca antes los ha documentado puede querer adoptar un enfoque híbrido. Esto les permitirá obtener los beneficios de la documentación tanto descendente como ascendente. Pueden comenzar creando una descripción general de alto nivel de sus procesos y luego profundizar en los detalles de los procesos más importantes o complejos.
• Una organización con procesos profundamente entrelazados que nunca los ha documentado puede querer adoptar un enfoque ascendente. Esto les permitirá obtener una comprensión detallada de cada proceso e identificar cómo están interconectados. Luego podrán utilizar esta comprensión para crear una visión más holística de sus procesos de negocio.

El uso previsto de la documentación también debe considerarse al elegir un enfoque. Por ejemplo, si la documentación está destinada a ser utilizada para capacitar a nuevos empleados, entonces puede ser necesario un enfoque más detallado. Si la documentación está destinada a ser utilizada para mejorar procesos, entonces un enfoque de más alto nivel puede ser suficiente. En última instancia, la mejor manera de documentar los procesos de negocio dependerá de las necesidades específicas de la organización. Al considerar cuidadosamente los factores mencionados anteriormente, las organizaciones pueden elegir el enfoque que les resulte más eficaz.

A continuación se ofrecen algunos consejos adicionales para elegir el enfoque de documentación adecuado:

• Considere los recursos disponibles para usted. La documentación puede consumir mucho tiempo y recursos. Si tiene recursos limitados, es posible que desee elegir un enfoque menos complejo.
• Implique a las personas que están involucradas en los procesos. Las personas que están involucradas en los procesos son las que mejor los conocen. Al involucrarlos en el proceso de documentación, puede asegurarse de que la documentación sea precisa y completa.
• Utilice una variedad de métodos. Ningún método de documentación es perfecto. Al utilizar una variedad de métodos, puede obtener una imagen más completa de sus procesos.
• Mantenga la documentación actualizada. Los procesos cambian con el tiempo. Es importante mantener la documentación actualizada para garantizar que sea precisa y útil.

En este post, hemos analizado los diferentes enfoques para la documentación de procesos de negocio y los factores que se deben considerar al elegir un enfoque. También proporcionamos algunos consejos para elegir el enfoque de documentación correcto y mantener la documentación actualizada. La mejor manera de documentar los procesos de negocio dependerá de las necesidades específicas de la organización. Al considerar cuidadosamente los factores mencionados, las organizaciones pueden elegir el enfoque que les resulte más eficaz. Nuestra suite BPM de última generación ADONIS puede satisfacer todas sus necesidades y estrategias para documentar sus procesos de negocio y, en última instancia, crear un gemelo digital de su organización.