Contrôles des processus métier : 6 étapes pour rationaliser les opérations en 2025

Garantir la fluidité des processus est une tâche difficile pour les responsables de processus. En effet, les étapes des processus ne sont souvent pas exécutées conformément aux instructions définies. C’est là que les contrôles des processus métier peuvent s’avérer très utiles et vous aider à garantir une exécution efficace des processus.

Découvrez dans cet article de blog la valeur ajoutée que peuvent apporter les contrôles des processus métier, leur lien avec un système de contrôle interne, et les six étapes à suivre pour les intégrer avec succès dans votre environnement de processus.

En tant que responsable de processus, vous êtes chargé d’une grande variété de tâches. Celles-ci vont de la planification et la gestion, à l’optimisation continue des processus métier au sein de votre organisation. Votre principal intérêt est donc de vous assurer que les processus que vous avez définis fonctionnent comme prévu.

Dans la pratique, cependant, cela s’avère souvent plus difficile qu’il n’y paraît. C’est notamment lorsque vous devez garantir la fluidité des processus que vous êtes confronté à un certain nombre de défis. Comme vous le savez peut-être, ceux-ci sont généralement liés aux écarts dans l’exécution opérationnelle des différentes étapes du processus, c’est-à-dire les activités réalisées par les employés. C’est précisément là qu’interviennent les contrôles des processus métier.

Les contrôles des processus métier sont des tâches détaillées qui vous aident à mettre en œuvre vos processus de manière efficace et efficiente. Ils garantissent que les performances ou les conditions sont toujours maintenues au même niveau. En tant que responsable de processus, vous pouvez en tirer de nombreux avantages dans les domaines suivants :

• respect des exigences réglementaires
• atténuer les risques liés aux processus
• gain de temps et réduction des coûts
• respecter les normes de qualité établies pour le processus
• atteindre efficacement vos objectifs de processus

Dans les paragraphes suivants, nous vous expliquerons comment mettre en œuvre avec succès des contrôles des processus métier dans vos processus et comment exploiter pleinement leur potentiel. Mais avant d’entrer dans les détails, nous aimerions examiner brièvement le système de contrôle interne (SCI) et expliquer pourquoi le SCI revêt également une importance fondamentale pour vous en tant que responsable de processus.

En tant que responsable de processus, le terme « système de contrôle interne » ne fait probablement pas partie de votre vocabulaire quotidien. Vous n’en avez donc peut-être que peu ou pas conscience dans le contexte de votre environnement. Cependant, vous ignorez peut-être également à quel point un SCI peut vous être utile en tant que responsable de processus.

En principe, il s’agit simplement de contrôles internes (processus métier) qui garantissent la réalisation des objectifs que vous vous êtes fixés et le respect des exigences externes. Dans les sections suivantes, lorsque nous aborderons les six étapes plus en détail, nous vous guiderons dans la mise en place d’un système de contrôle interne que vous pourrez facilement utiliser pour vos besoins individuels en matière de processus.

Pour garantir le succès de la mise en place des contrôles des processus métier et leur pleine efficacité, nous vous recommandons de suivre les 6 étapes illustrées dans le schéma ci-dessous.

Celles-ci vous aideront non seulement à mettre en œuvre vos contrôles de processus, mais également à réévaluer votre environnement de contrôle existant.

Chaque organisation dispose d’un nombre important de processus. Il est donc très probable qu’il y ait matière à amélioration dans l’un ou l’autre de ces processus. Mais, il est important de ne pas optimiser tous vos processus en même temps. Commencez plutôt par des processus métier individuels. Le mot clé ici est « concentration » !

Commencez par identifier et hiérarchiser les processus métier particulièrement importants. Commencez par vos processus fondamentaux et de support, par exemple ceux des services informatiques ou de facturation. Les indicateurs pour les processus nécessitant un contrôle urgent des processus opérationnels sont les suivants:

• complexité duprocessus
• nombre d’exécutions du processus,
• nombre d’événements de perte enregistrés ou
• nombre de plaintes reçues

Une fois que vous avez identifié les processus à améliorer, l’étape suivante consiste à déterminer et à évaluer les risques potentiels au sein de vos processus. En effet, seule l’identification des sources et des facteurs de risque permet de planifier des mesures de contrôle au moment opportun.

Ainsi, après avoir détecté les risques potentiels liés aux processus, vous passez à leur évaluation. Évaluez vos risques en fonction de leur probabilité de survenue et de leur impact attendu à intervalles réguliers. Ce faisant, veillez à adapter le processus d’évaluation aux exigences spécifiques de votre entreprise.

Une fois les bases posées grâce aux deux premières étapes, vous pouvez désormais vous concentrer pleinement sur la mise en place de vos contrôles des processus métier.

Pour ce faire, définissez d’abord les étapes de contrôle dans vos modèles de processus (voir le graphique ci-dessus). La description du contrôle des processus métier comprend, entre autres, le type de contrôle, la fréquence, les responsabilités, les ressources techniques utilisées et les documents applicables.

En ce qui concerne la fréquence et l’intensité des contrôles, il est important de souligner qu’ils doivent être adaptés aux exigences de chaque processus. D’une part, cela permet de limiter autant que possible les risques et, d’autre part, d’éviter que le processus ne devienne trop lourd en raison d’un trop grand nombre de mesures de contrôle.

Pour garantir une exécution efficace des processus, nous recommandons également de vérifier régulièrement l’exécution des contrôles des processus métier. Cela peut se faire, par exemple, sous forme de protocoles, d’e-mails ou de confirmations dans un système. Vous pouvez ainsi suivre et prouver à tout moment la bonne exécution de vos contrôles des processus métier. Cela s’avère particulièrement utile lors d’audits réalisés par des services d’audit interne ou des organismes de certification externes.

Outre la spécification des contrôles des processus métier, il est également essentiel de tester régulièrement leur pertinence et leur efficacité. Dans le cadre des tests de contrôle, vous analysez si les preuves de contrôle ont été fournies au cours de la période considérée et si vous avez atteint les objectifs définis pour le processus. Cela vous permet de détecter rapidement les lacunes en matière de contrôle et d’identifier les possibilités d’amélioration. Vous devez également documenter les résultats des tests de contrôle et toute autre considération.

Si vous avez identifié des points à améliorer, par exemple à l’aide de tests de contrôle ou en matière de risques, vous pouvez optimiser vos processus à l’aide de mesures concrètes. Les mesures se caractérisent avant tout par leur nature de projet et se distinguent à cet égard nettement des contrôles. Dans la plupart des cas, les mesures sont planifiées, mises en œuvre et réalisées une seule fois. À ce stade, nous recommandons d’impliquer à la fois les personnes concernées et l’audit dans le processus d’optimisation.

Utilisez des rapports et des tableaux de bord adaptés à vos besoins spécifiques. Outre une transparence accrue, vous bénéficiez également d’une vue d’ensemble des tâches à venir pour tous les rôles impliqués dans le processus.

La mise en place de contrôles des processus métier repose bien sûr sur une documentation détaillée des processus. Celle-ci commence au niveau de la vue d’ensemble des processus et se termine généralement par une description détaillée de toutes les étapes de travail au niveau opérationnel.

Par conséquent, si vous n’avez pas encore créé de documentation relative à vos processus, nous vous recommandons vivement de commencer par là. Vous trouverez toutes les informations importantes à ce sujet dans notre guide de documentation des processus métier.

Un logiciel de gestion des processus métier,  telle que notre solution BPM  ADONIS peut vous aider considérablement dans cette démarche. Les avantages vont de la documentation simple et standardisée des processus à la clarté et la transparence de ces derniers, en passant par l’amélioration de la qualité qui en découle. Pour ces raisons et bien d’autres encore, les organisations se tournent de plus en plus vers les logiciels BPM pour leurs nombreux avantages.

Si vous avez déjà documenté vos processus à l’aide d’outils, vous avez franchi la première étape importante. Il vous sera alors beaucoup plus facile de vous appuyer sur ces bases pour mettre en œuvre vos contrôles de processus métier à l’aide d’un logiciel SCI. Commencez directement par l’étape 1 (Identifier les processus métier pertinents) et assurez-vous que vos processus fonctionnent de manière fluide.

Comme vous pouvez le constater, les contrôles des processus métier (c’est-à-dire un système de contrôle interne) constituent un atout extrêmement précieux pour les responsables de processus. Ils vous aident à atteindre vos objectifs en matière de processus, à respecter les exigences de conformité, à gérer les risques liés aux processus et à accélérer vos processus métier. Parmi les autres avantages, citons la facilité d’obtention de recommandations d’amélioration, ainsi que la vue intégrée des processus, des risques, des contrôles, des mesures et bien plus encore.

Dans notre poster gratuit vous trouverez un aperçu concis des 6 étapes et toutes les informations essentielles en un coup d’œil. De plus, nous avons inclus quelques-uns de nos conseils clés et meilleures pratiques pour vous aider à tirer encore davantage parti de vos processus !

Bien entendu, si vous souhaitez discuter de votre cas particulier, l’un de nos experts en processus se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions. Il vous suffit de remplir notre formulaire de contact ci-dessous et nous vous répondrons dans les plus brefs délais !