Dominando el cambio: el poder de los modelos operativos en la transformación empresarial

En el dinámico ámbito de los negocios, el término «Transformación Empresarial» se discute a menudo, lo que deja a muchos curiosos e inseguros sobre su verdadero significado. Si se encuentra entre los curiosos, estamos aquí para brindarle claridad. Sumérjase en este artículo para desentrañar el concepto de transformación empresarial y comprender su conexión con la intrigante idea del diseño del modelo operativo.

La transformación empresarial es el proceso de adaptación a las condiciones cambiantes del mercado y a las expectativas de los clientes. Implica introducir o digitalizar productos o servicios, expandirse a nuevos mercados o alterar el rumbo de la empresa.

Entonces, ¿cómo encajan los modelos operativos en este panorama? Los modelos operativos actúan como modelos rectores para la transformación empresarial, ilustrando los elementos esenciales de la organización o sus segmentos y detallando sus interacciones. Adaptar estos modelos operativos es crucial para alinearse con los objetivos de transformación u optimización digital de la organización.

No basta con que los arquitectos empresariales actúen solos. También necesitan involucrar a las partes interesadas del sector empresarial y de TI. De hecho, los arquitectos empresariales necesitan desarrollar relaciones y modelos de participación que permitan a las partes interesadas tomar decisiones inteligentes. Los modelos operativos actúan como pegamento entre la toma de decisiones estratégicas y la gestión operativa. Ayudan a alinear la visión, la estrategia y la ejecución de la transformación empresarial de la organización.

Para iniciar un esfuerzo de este tipo, es fundamental comprender la arquitectura empresarial general. Las herramientas efectivas para esto incluyen mapas de cadenas de valor o mapas de capacidad. Con frecuencia, las organizaciones poseen mapas de procesos  de alto nivel que cumplen la función de mapas de la cadena de valor, y revelan cómo la organización genera valor desde una perspectiva de extremo a extremo: una secuencia de actividades necesarias para entregar un producto o servicio a un cliente.

Independientemente de su opción favorita, el enfoque más exitoso es optar por una estructura familiar para sus partes interesadas. Si ya ha establecido mapas generales que describen su negocio y que son reconocidos por sus colegas y empleados, serán un punto de partida ideal para su esfuerzo de diseño del modelo operativo. Dependiendo de su organización, la estructura superior no debe constar de más de 25 a 100 bloques de construcción.

En el siguiente ejemplo, aprovechamos la reconocida Cadena de Valor de Porter como punto de partida y como mapa para la transformación empresarial, ejemplificada a través de la cadena de valor de una compañía de seguros. Alternativamente, puede explorar puntos de partida, como mapas de capacidad. O consulte nuestro artículo sobre Mapas Milky Way para encontrar un enfoque convincente que resuene entre sus colegas de negocios.

Encuentre una imagen comparable para ilustrar el negocio de su organización. Proceda sistemáticamente, centrándose en un paso de la cadena de valor a la vez (o en una capacidad si ha optado por mapas de capacidades como punto de partida) para desarrollar un modelo operativo. Vaya paso a paso y priorice primero los flujos de valor. El siguiente enfoque ha demostrado ser eficaz:

• Identifique qué elementos de la cadena de valor son factores críticos de éxito, a diferencia de los factores básicos, para entregar la propuesta de valor.
• Identifique qué componentes básicos de la organización enfrentan actualmente dificultades o tienen un rendimiento deficiente.

Naturalmente, un nivel puede ser demasiado abstracto para algunos y demasiado detallado para otros. Por ejemplo, al diseñar un modelo para una compañía de seguros, tiene sentido definir cadenas de valor distintas para cada línea de productos de seguros. La esencia radica en identificar un nivel que traduzca perfectamente su estrategia en ejecución. Por lo tanto, puede ser necesario realizar ajustes.

Sin embargo, mantenga un nivel de claridad que resuene con todas las partes interesadas de su EA. Como se destacó, es crucial que todos los involucrados puedan conectarse con él, y eso solo se puede lograr cuando las partes interesadas comprenden esta descripción general integral de la empresa.

Ahora que hemos definido el nivel de detalle correcto, tenemos un nivel adecuado para describir los modelos operativos. En nuestro caso, un modelo operativo por cada paso de la cadena de valor.

Los elementos principales del modelo operativo incluyen:

• Todos los procesos para entregar el valor
• Las personas que realizan estos pasos
• Las funciones de software que utilizan para hacer su trabajo

ArchiMate sirve como lenguaje de modelado ideal para esta representación.

Sugerencia: explore información detallada sobre las ventajas y desventajas de  ArchiMate en nuestro artículo sobre ello.

Como excelente ejemplo del modelo operativo de uno de nuestros bloques de construcción, utilizamos la conocida vista de arquitectura cruzada de ArchiSurance.

Eche un vistazo a la imagen usted mismo. ¿Entiende lo que representa? Todos los elementos y su interacción deben quedar claros sin necesidad de más explicaciones. Sólo entonces tendrá el nivel de detalle adecuado.

Ahora que tenemos una comprensión común del modelo operativo: ¿Qué acciones adicionales podemos tomar además de explicar sus elementos clave y sus interacciones?

La visualización del modelo operativo ofrece numerosas posibilidades de utilización, principalmente en torno a la comunicación. En cada modelo operativo existe potencial de mejora. Estos pueden ocurrir en todos los niveles de su modelo operativo. En el siguiente ejemplo, el soporte de TI se evaluó y visualizó como un mapa de calor.

Lo mismo se aplica a sus procesos de negocio o a cualquier otro elemento del modelo operativo. Las debilidades o los potenciales de mejora se harán visibles de un vistazo.

Ciertamente, esta representación también se puede utilizar para incorporar aspectos adicionales, por ejemplo, durante los talleres de pensamiento de diseño. Ejemplos de tales aspectos pueden incluir:

• tendencias,
• riesgos o
• requisitos.

Después de un taller de innovación, se podrían agregar las siguientes tendencias a nuestro modelo operativo de “Gestión de Reclamos”:

• Análisis predictivo para la detección de fraude: implementación de análisis predictivos para identificar el posible fraude durante varias etapas, incluido el registro, la aceptación y la valoración, lo que mejora la integridad general de las reclamaciones.
• Soluciones de pago digital: Adopción de plataformas de pago digitales y procesamiento de pagos en tiempo real para agilizar la fase de pago, ofreciendo a los asegurados un acceso más rápido a sus liquidaciones de reclamaciones.
• Modelos de valoración basados en IA: implementación de inteligencia artificial en la valoración de reclamaciones, lo que permite una evaluación de daños más precisa y oportuna a través de procesos automatizados.
• Datos de sensores para valoración: uso de dispositivos conectados para la recopilación de datos y la evaluación de daños.

De estas tendencias se podrían extraer requisitos. Luego, estos requisitos se pueden priorizar y planificar a través de hojas de ruta y puede pertenecer a una de las siguientes categorías:

• Reducción de costos: reconocer áreas donde se pueden reducir los costos operativos sin comprometer el rendimiento.
• Optimización de la estructura organizacional: revisar la jerarquía, los roles y las responsabilidades para hacer que la organización sea más efectiva.
• Mejora de las habilidades y la cultura de los empleados: Identificar oportunidades para desarrollar habilidades y promover una cultura corporativa que respalde el desempeño.
• Mejoras tecnológicas: evaluación de las tecnologías y sistemas en uso para identificar posibles actualizaciones o innovaciones.
• Mejores flujos de información y materiales: optimizar los procesos para una transmisión más eficiente de información y materiales.
• Fortalecimiento de asociaciones y ecosistemas: Identificar oportunidades para fortalecer las relaciones externas e integrarse mejor en los entornos empresariales.

Una representación visual del modelo operativo de su organización, proporcionada por ArchiMate, ofrece claras ventajas sobre los enfoques típicos de EA tabulares y basados en carteras. La representación visual proporciona una descripción general completa e intuitiva de todo el modelo operativo, lo que permite a las partes interesadas comprender relaciones e interacciones complejas de un vistazo. Este modelo visual mejora la comunicación y la comprensión entre diversos equipos.

Al identificar patrones, dependencias y oportunidades de mejora, este enfoque visual se convierte en un catalizador para una toma de decisiones bien informada, una piedra angular de las iniciativas exitosas de transformación empresarial. Su valor se extiende a presentar información compleja de manera clara y accesible, fomentando la colaboración y agilizando la planificación estratégica dentro de la organización.

Sin embargo, una advertencia: lograr el equilibrio adecuado es esencial. Si bien una representación visual puede cambiar las reglas del juego, es fundamental no abrumar con detalles excesivos. La claridad óptima se logra seleccionando solo unos pocos elementos clave para describir el modelo operativo, con la flexibilidad de agregar más detalles según sea necesario, según el contexto y la ocasión.