Den Wandel meistern: Die Rolle von Operating Models in der Business Transformation

Im dynamischen Geschäftsumfeld wird häufig über den Begriff „Business Transformation“ gesprochen, was bei vielen Neugier weckt und Unsicherheiten über seine tatsächliche Bedeutung hinterlässt. In diesem Blogbeitrag möchten wir Klarheit darüber schaffen und aufzeigen, wie Business Transformations mit der faszinierenden Idee des Operating Model Designs verbunden sind.

Business Transformation ist der Prozess, sich an veränderte Märkte und Kundenbedürfnisse anzupassen. Das kann die Einführung neuer Produkte, die Digitalisierung von Dienstleistungen, die Expansion in neue Märkte oder eine Veränderung der Unternehmensausrichtung beinhalten.

Wie spielen Operating Models dabei eine Rolle? Operating Models sind so etwas wie Anleitungen für die Business Transformation. Sie zeigen, was in der Organisation oder in Teilen davon wichtig ist, und wie diese Teile zusammenarbeiten. Es ist wichtig, diese Modelle anzupassen, damit sie zu den Zielen der digitalen Veränderung oder Verbesserung der Organisation passen.

Unternehmensarchitekt:innen sollten dabei nicht isoliert handeln, sondern eng mit Geschäfts- und IT-Stakeholdern zusammenarbeiten. Es ist wichtig, dass sie Beziehungen aufbauen und Modelle entwickeln, die den Beteiligten helfen, intelligente Entscheidungen zu treffen. Operating Models fungieren gewissermaßen als Brücke zwischen der strategischen Entscheidungsfindung und ihrer praktischen Umsetzung im täglichen Management. Sie helfen dabei, Vision, Strategie und Durchführung der Business Transformation aufeinander abzustimmen.

Um ein solches Vorhaben zu starten, ist es entscheidend, ein Verständnis für die Gesamtstruktur Ihres Unternehmens zu entwickeln. Effektive Tools dafür sind beispielsweise Value Chain Maps oder Capability Maps. Oft verfügen Organisationen über übergeordnete Prozesslandkarten, die die Funktion von Value Chain Maps erfüllen und aufzeigen, wie die Organisation aus einer End-to-End-Perspektive Wert schafft: eine Abfolge notwendiger Aktivitäten, um ein Produkt oder eine Dienstleistung an den Kunden zu liefern.

Unabhängig von Ihrer bevorzugten Option, ist es am erfolgreichsten, eine Struktur zu wählen, die Ihren Stakeholdern vertraut ist. Falls Sie bereits Karten haben, die Ihr Geschäft beschreiben und von Ihren Kolleg:innen und Mitarbeitenden anerkannt sind, sind diese ein idealer Ausgangspunkt für Ihr Operating Model Design. Abhängig von Ihrer Organisation sollte die Hauptstruktur nicht mehr als 25-100 Bausteinen umfassen.

Im Folgenden verwenden wir die renommierte Porter Value Chain, am Beispiel eines Versicherungsunternehmens, als Ausgangspunkt und als Karte für die Business Transformation. Alternativ könnten Sie Ausgangspunkte wie Capability Maps erkunden. Oder lesen Sie unseren Milky Way Map-Blog, um einen weiteren überzeugenden Ansatz kennenzulernen, der mit Ihren Geschäftskolleg:innen resoniert.

Finden Sie ein vergleichbares Bild, um das Kerngeschäft Ihres Unternehmens zu veranschaulichen. Gehen Sie systematisch vor und konzentrieren Sie sich dabei auf einen Schritt in der Value Chain nach dem anderen – oder eine Capability (Fähigkeit), wenn Sie Capability Maps als Ausgangspunkt gewählt haben – um ein Operating Model zu entwickeln. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und priorisieren Sie zuerst die Value Streams. Die folgende Methode hat sich als wirksam erwiesen:

• Identifizieren Sie, welche Elemente in der Value Chain entscheidende Erfolgsfaktoren darstellen, im Unterschied zu gewöhnlichen Faktoren, um das Wertversprechen zu erfüllen.
• Identifizieren Sie auch, welche Bausteine der Organisation derzeit Herausforderungen gegenüberstehen oder unterdurchschnittliche Leistungen zeigen.

Natürlich kann eine Ebene für manche zu abstrakt und für andere zu detailliert sein. Zum Beispiel macht es bei der Erstellung eines Modells für ein Versicherungsunternehmen Sinn, für jede Produktlinie klare Value Chains zu definieren. Wichtig ist, eine Ebene zu finden, die Ihre Strategie reibungslos in die Praxis umsetzt. Manchmal ist es nötig, das genauer zu definieren.

Trotzdem ist es wichtig, eine Klarheit zu bewahren, die für alle Interessengruppen verständlich ist. Alle sollten sich damit identifizieren können, und das gelingt nur, wenn die Beteiligten den umfassenden Überblick über das Unternehmen verstehen.

Nun, da wir das richtige Detailgrad definiert haben, haben wir ein passendes Level, um die Operating Models zu beschreiben. In unserem Fall ein Operating Model für jeden Schritt in der Value Chain.

Die Hauptbestandteile des Operating Models umfassen:

• Alle Prozesse zur Werterbringung
• Die Personen, die diese Schritte durchführen
• Die Softwarefunktionen, die sie für ihre Arbeit nutzen

ArchiMate dient als ideale Modellierungssprache für diese Darstellung.

Tipp: Erhalten Sie detaillierte Einblicke in die Vor- und Nachteile von ArchiMate in unserem Blog.

Als Beispiel eines Operating Models verwenden wir die bekannte Cross-Architecture-Ansicht von ArchiSurance.

Werfen Sie selbst einen Blick auf das Bild. Verstehen Sie, was es darstellt? Alle Elemente und ihr Zusammenspiel sollten klar und einfach verständlich sein, ohne weitere Erklärungen. Nur dann, wurde es mit dem richtigen Detailniveau erstellt..

Jetzt, da wir ein gemeinsames Verständnis vom Operating Models haben: Welche zusätzlichen Maßnahmen können wir ergreifen, um über die Erklärung seiner Schlüsselelemente und deren Interaktionen hinauszugehen?

Die Visualisierung des Operating Models bietet zahlreiche Potenziale für die Nutzung, hauptsächlich im Bereich der Kommunikation. In jedem Operating Model besteht Potenzial zur Verbesserung. Diese können auf allen Ebenen Ihres Operating Models auftreten. Im untenstehenden Beispiel wurde der IT-Support bewertet und als Heatmap visualisiert.

Das Gleiche gilt für Geschäftsprozesse oder andere Elemente des Operating Models. Schwachstellen oder Verbesserungspotenziale werden auf einen Blick sichtbar.

Sicherlich kann diese Darstellung auch dazu verwendet werden, zusätzliche Aspekte zu integrieren, z. B. während Design-Thinking-Workshops. Beispiele für solche Aspekte könnten sein:

• Trends,
• Risiken oder
• Anforderungen.

Nach einem Innovationsworkshop könnten beispielsweise die folgenden Trends zu unserem Operating Model „Schadensmanagement“ hinzugefügt werden:

• Vorhersageanalytik für Betrugserkennung: Implementierung von Vorhersageanalytik zur Identifizierung potenziellen Betrugs in verschiedenen Phasen, einschließlich Anmeldung, Akzeptanz und Bewertung, um die Gesamtintegrität von Ansprüchen zu verbessern.
• Digitale Zahlungslösungen: Übernahme digitaler Zahlungsplattformen und Echtzeit-Zahlungsabwicklung, um die Zahlungsphase zu beschleunigen und den Versicherungsnehmern einen schnelleren Zugang zu ihren Schadensabwicklungen zu bieten.
• KI-gesteuerte Bewertungsmodelle: Implementierung von künstlicher Intelligenz in der Schadensbewertung für genauere und zeitgerechtere Schadensbeurteilungen durch automatisierte Prozesse.
• Sensor-Daten für Bewertung: Einsatz vernetzter Geräte zur Datensammlung und Schadensbewertung.

Aus diesen Trends lassen sich möglicherweise Anforderungen ableiten. Diese Anforderungen können dann priorisiert und durch Roadmaps geplant werden und könnten in eine der folgenden Kategorien fallen:

• Kostenreduktion: Erkennen von Bereichen, in denen operative Kosten ohne Beeinträchtigung der Leistungsfähigkeit reduziert werden können.
• Optimierung der Organisationsstruktur: Überprüfung von Hierarchie, Rollen und Verantwortlichkeiten, um die Organisation effektiver zu gestalten.
• Verbesserung von Mitarbeiterfähigkeiten und -kultur: Identifizieren von Möglichkeiten zur Entwicklung von Fähigkeiten und zur Förderung einer Unternehmenskultur, die die Leistung unterstützt.
• Technologische Verbesserungen: Evaluierung der verwendeten Technologien und Systeme, um potenzielle Upgrades oder Innovationen zu identifizieren.
• Bessere Informations- und Materialflüsse: Optimierung von Prozessen für eine effizientere Übertragung von Informationen und Materialien.
• Stärkung von Partnerschaften und Ökosystemen: Identifizieren von Möglichkeiten zur Stärkung externer Beziehungen und zur besseren Integration in Geschäftsumgebungen.

Eine visuelle Darstellung des Operating Models Ihrer Organisation, wie sie von ArchiMate bereitgestellt wird, bietet klare Vorteile gegenüber typischen tabellarischen und portfoliobasierten Ansätzen im Bereich der Unternehmensarchitektur. Diese Visualisierung ermöglicht einen umfassenden und intuitiven Überblick über das gesamte Unternehmen und erleichtert die Erfassung komplexer Beziehungen und Interaktionen für Stakeholder auf einen Blick. Dadurch wird die Kommunikation und das Verständnis zwischen verschiedenen Teams verbessert.

Durch die Identifizierung von Mustern, Abhängigkeiten und Verbesserungsmöglichkeiten wird dieser visuelle Ansatz zum Katalysator für fundierte Entscheidungsfindung und einem Eckpfeiler für eine erfolgreiche Business Transformation. Sein Wert erstreckt sich darauf, komplexe Informationen auf klare und zugängliche Weise darzustellen, die Zusammenarbeit zu fördern und die strategische Planung in der Organisation zu optimieren.

Aber Vorsicht: Es ist wichtig, das richtige Gleichgewicht zu finden. Eine visuelle Darstellung kann einen großen Unterschied machen, aber es ist wichtig, nicht zu viele Details aufzunehmen. Optimale Klarheit wird durch die Auswahl einiger weniger Schlüsselelemente zur Beschreibung des Operating Models erreicht. Bei Bedarf können weitere Details je nach Kontext und Anlass flexibel hinzugefügt werden.