Gestión de procesos de última generación con ADONIS en los Ferrocarriles Federales Suizos (SBB)

En Ferrocarriles Federales Suizos (SBB) se centran constantemente en la innovación y la eficiencia para seguir siendo competitivos en la era de la digitalización. Un paso decisivo en esta dirección fue la modernización de su gestión de procesos en 2019, marcada por el cambio de su anterior software de gestión de procesos a ADONIS, la Herramienta BPM de BOC Group basada en la nube.

En este blog, conocerá las motivaciones, los retos y los beneficios de la implantación de ADONIS como plataforma moderna de gestión de procesos.

La decisión de SBB de sustituir sus diversas soluciones de gestión de procesos se tomó tras un exhaustivo análisis del mercado. La elección recayó en ADONIS, la solución de gestión de procesos SaaS basada en la nube  de BOC Group. «Nuestra antigua solución ya no estaba actualizada. Carecía de soporte eficiente para los modeladores de procesos y los usuarios finales», explica Alexander Zehr, propietario de producto de ADONIS y ADONIS Process Automation (TIM) y arquitecto de procesos en el departamento de Desarrollo Organizacional y de Procesos de SBB. «Necesitábamos una herramienta que no sólo fuera moderna, sino que también cumpliera con nuestros requisitos específicos actuales y futuros.»

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El proyecto de implementación se dividió en seis paquetes de servicios principales, que incluía diseño, consultoría, integración de sistemas, configuración, migración de datos y capacitación. Se hizo especial hincapié en la transferencia de alrededor de 2.500 modelos de procesos trilingües incluidos elementos de glosario de varias herramientas de gestión de procesos. Aplicando el  enfoque de gemelo digital, SBB logró crear una réplica virtual de su empresa para gestionar adecuadamente las complejas estructuras asociadas con el proyecto.

Los equipos de proyecto de BOC y SBB desarrollaron un plan paso a paso para migrar y consolidar todos los procesos y herramientas. Esto permitió a los distintos departamentos y áreas especializadas de SBB adquirir una primera experiencia con ADONIS y comprobar el contenido de sus procesos en entornos de prueba.

«ADONIS ya estaba en pleno funcionamiento pocas semanas después del inicio del proyecto, incluidos importantes ajustes en la identidad corporativa e interfaces esenciales para otros sistemas«, informa Fabio Anghileri, director general de BOC Suiza, quien también lidera el proyecto SBB como gestor de cuentas estratégicas por parte de BOC. «El plazo total de ejecución del proyecto fue sólo de unos 18 meses.»

«La complejidad del proyecto fue enorme y me llena de orgullo que hayamos podido lograr la introducción de ADONIS como una plataforma innovadora para la gestión de procesos de negocio en estrecha colaboración con SBB. Cumplimos con éxito todos los requisitos de tiempo, presupuesto y calidad«, afirma Anghileri.

Sin embargo, también hubo que superar importantes desafíos. La  armonización de estos diversos procesos requirió persuasión y una adaptación gradual para establecer una forma uniforme de trabajar. «Antes de la introducción de ADONIS y ADONIS Process Automation, los diferentes departamentos de SBB utilizaban diferentes herramientas o las mismas herramientas de diferentes maneras para modelar y automatizar los procesos de negocio«, informa Zehr. «En este contexto, la gestión de expectativas era un reto, ya que la introducción de ADONIS pretendía armonizar el uso en las diferentes divisiones«, explica Anghileri.

«The cooperation throughout the project was characterized by an extremely positive, pragmatic and goal-oriented way of working, which always took place on an equal footing,» says Anghileri. «Given the size of SBB’s organization, we were in contact with many stakeholders from different departments and specialist areas, each of whom had different needs. Transparent and regular communication with all parties involved was the key to success.»

Hoy en día, el portal de procesos ADONIS está disponible para toda la organización SBB, ofreciendo a los 34.000 empleados acceso personalizado a la documentación de procesos. Más de 300 modeladores de procesos, 80 arquitectos de procesos, 450 propietarios de procesos y 750 gestores de procesos gestionan sus respectivos casos de uso de procesos de forma eficiente y eficaz.

«La introducción de ADONIS nos ha permitido hacer nuestros procesos más eficientes y eficaces,«, se complace en informar Zehr. Los procesos documentados proporcionan una base sólida para una mayor optimización y automatización. «Es un paso importante hacia una organización orientada a los procesos,«.

La modernización de la gestión de procesos de SBB con ADONIS supuso un importante impulso hacia procesos de trabajo eficientes y digitales. La introducción de la solución basada en la nube creó una base sólida para los procesos de mejora continua y la automatización de procesos. A pesar de algunos obstáculos durante la implementación, SBB se beneficia ahora de una gestión de procesos armonizada y preparada para el futuro que cubre las necesidades de más de 34.000 empleados.