Innovatives Prozessmanagement mit ADONIS bei den Schweizerischen Bundesbahnen (SBB)

Die Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) setzen konsequent auf Innovation und Effizienz, um im Zeitalter der Digitalisierung wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein entscheidender Schritt in diese Richtung war die Modernisierung ihres Prozessmanagements im Jahr 2019, mit dem Wechsel von ihrer bisherigen Prozessmanagement-Software auf das cloudbasierte GPM-Tool ADONIS der BOC Group.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über die Beweggründe, die Herausforderungen während der Umsetzung und die Vorteile, die ADONIS als moderne Plattform für das Prozessmanagement bietet.

Die Entscheidung der SBB, ihre verschiedenen Prozessmanagement-Lösungen zu ersetzen, wurde nach einer gründlichen Marktanalyse getroffen. Dabei fiel die Wahl auf die cloudbasierte Prozessmanagement-SaaS-Lösung ADONIS der BOC Group. „Unsere alte Lösung war nicht mehr zeitgemäß. Es fehlte an einer effizienten Unterstützung für Prozessmodellierer und Endbenutzer„, erklärt Alexander Zehr, Product Owner von ADONIS und ADONIS Process Automation (TIM), Prozessarchitekt in der Abteilung Prozess- und Organisationsentwicklung der SBB. „Wir brauchten ein Tool, das nicht nur modern ist, sondern unsere spezifischen aktuellen und auch zukünftigen Anforderungen erfüllt.“

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Projektumfang

Das Einführungsprojekt gliederte sich in sechs Hauptleistungspakete, darunter Konzeption, Beratung, Systemintegration, Konfiguration, Datenmigration und Schulung. Ein entscheidender Schritt dabei war die Übertragung von rund 2.500 dreisprachigen Prozessmodellen samt Glossarelementen aus verschiedenen Prozessmanagement-Tools. Durch die Anwendung des Digital-Twin-Ansatzes gelang es den SBB, ein virtuelles Abbild ihres Unternehmens zu schaffen, um die mit dem Projekt verbundenen komplexen Strukturen effizient zu steuern.

Für die Migration und die Zusammenführung aller Prozesse und Tools erarbeiteten die Projektteams von BOC und SBB einen Plan für ein schrittweises Vorgehen. Dies ermöglichte es den verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen der SBB, erste Erfahrungen mit ADONIS zu sammeln und ihre Prozessinhalte in Testumgebungen zu überprüfen.

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„Nur wenige Wochen nach Projektstart war ADONIS bereits voll einsatzfähig – inklusive wichtiger Anpassungen an die Corporate Identity und essenzieller Schnittstellen zu anderen Systemen„, freut sich Fabio Anghileri, Managing Director von BOC Schweiz, der das SBB-Projekt auch als strategischer Account Manager auf der Seite von BOC leitet. „Die gesamte Durchlaufzeit des Projekts betrug nur rund 18 Monate.“

„Die Komplexität des Projekts war enorm, und es erfüllt mich mit besonderem Stolz, dass wir in enger Zusammenarbeit mit den SBB die Einführung von ADONIS als innovative Plattform für Geschäftsprozessmanagement meistern konnten. Dabei haben wir alle zeitlichen, budgetären und qualitativen Vorgaben erfolgreich erfüllt“, sagt Anghileri.

Herausforderungen

Dennoch gab es auch kritische Herausforderungen zu lösen. Die Harmonisierung dieser vielfältigen Prozesse erforderte Überzeugungsarbeit und eine schrittweise Anpassung, um eine einheitliche Arbeitsweise zu etablieren. „Vor der Einführung von ADONIS und ADONIS Process Automation nutzten verschiedene Abteilungen der SBB unterschiedliche Tools oder sie nutzten dieselben Tools auf unterschiedliche Weise, um Unternehmensprozesse zu modellieren und zu automatisieren“, berichtet Zehr. „In diesem Zusammenhang war das Erwartungsmanagement eine Herausforderung, da die Einführung von ADONIS eine Harmonisierung der Nutzung über die verschiedenen Divisionen hinweg anstrebte„, erklärt Anghileri.

Erfolgreiche Zusammenarbeit

„Die Kooperation während des gesamten Projekts zeichnete sich durch eine ausgesprochen positive, pragmatische und zielorientierte Arbeitsweise aus, die stets auf Augenhöhe erfolgte„, sagt Anghileri. „Angesichts der Größe der SBB-Organisation waren wir mit einer Vielzahl von Ansprechpersonen aus verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen in Kontakt, die jeweils unterschiedliche Bedürfnisse hatten.“ Ein Schlüssel zum Erfolg war denn auch die transparente und regelmäßige Kommunikation mit allen beteiligten Parteien.

Überzeugende Ergebnisse

Heute steht das ADONIS Prozessportal der gesamten SBB-Organisation zur Verfügung, wodurch alle 34.000 Mitarbeitende personalisierten Zugang zur Prozessdokumentation haben.  Mehr als 300 Prozessmodellierer:innen, 80 Prozess­architekt:innen, 450 Prozesseigner:innen und 750 Prozessmanager:innen ihre jeweiligen Anwendungsfälle rund um die Prozesse sowohl effizient als auch effektiv bewältigen.

„Die Einführung von ADONIS hat uns ermöglicht, unsere Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten„, ist Zehr erfreut. Die dokumentierten Prozesse bieten eine solide Grundlage für weitere Optimierungen und Automatisierungen. „Dies ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer prozessorientierten Organisation.“

Die Modernisierung des Prozessmanagements der SBB mit ADONIS markierte einen bedeutenden Schritt hinsichtlich effizienter und digitaler Arbeitsprozesse. Die Einführung der cloudbasierten Lösung schuf eine solide Grundlage für kontinuierliche Verbesserungsprozesse und für die Automatisierung von Prozessen. Trotz einiger Herausforderungen während der Implementierung profitiert die SBB nun von einem harmonisierten und zukunftssicheren Prozessmanagement, das die Bedürfnisse von über 34.000 Mitarbeitern abdeckt.