Introducción

Imagínese implementar un nuevo proceso de negocio y descubrir que no cumple con sus expectativas. Surgen desviaciones imprevistas, como resultado los tiempos de procesamiento de las tareas superan las estimaciones y se acumulan colas, lo que conduce a atajos inducidos por la presión y a clientes insatisfechos debido a los largos tiempos de espera. Para abordar y prevenir estos problemas, resulta fundamental comprender los acontecimientos reales durante la ejecución del proceso. Aquí es donde entra en juego la monitorización de procesos.

En esta publicación de blog, profundizaremos en el mundo del monitoreo de procesos, explorando su propósito, beneficios y cómo permite a las organizaciones obtener información valiosa y mejorar sus operaciones para mejorar la eficiencia y la satisfacción del cliente.

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¿Qué es el monitoreo de procesos de negocio?

La supervisión de procesos de negocio abarca una gama de actividades destinadas a mejorar la eficiencia operativa mediante el seguimiento, el análisis y la evaluación de procesos clave dentro de una organización.

El grado en que luego se ponga en práctica depende del nivel de madurez BPM de la organización.

En organizaciones con baja madurez de BPM, la supervisión de procesos puede ser limitada o incluso inexistente. Sin embargo, si bien la organización puede carecer de procesos estandarizados, documentación clara de los procesos o un enfoque estructurado para la mejora de los procesos, el monitoreo de procesos aún puede tener sus beneficios, incluso en este contexto. Por ejemplo, al identificar problemas en los procesos, se pueden tomar medidas correctivas y minimizar el impacto en las operaciones y el cumplimiento. Al realizar un seguimiento del desempeño, incluso de forma rudimentaria, las empresas aún pueden identificar brechas de desempeño y tomar iniciativas específicas para cubrirlas.

Con el tiempo, a medida que aumenta la madurez de BPM de una organización, mejora la capacidad de monitorear procesos de manera efectiva. Con procesos bien definidos, métricas de desempeño establecidas y documentación de procesos implementada, las organizaciones pueden recopilar datos relevantes y medir los indicadores clave de desempeño con mayor precisión. También pueden aprovechar técnicas y herramientas avanzadas de monitoreo de procesos para obtener conocimientos más profundos sobre el desempeño de procesos.

Un mayor nivel de madurez de BPM permite a las organizaciones integrar la supervisión de procesos sin problemas en sus iniciativas generales de mejora de procesos. Con el tiempo, se convierte en una parte integral de la cultura de la organización, con monitoreo y análisis continuos arraigados en las operaciones diarias. La organización puede identificar proactivamente cuellos de botella en los procesos, ineficiencias y áreas de mejora, impulsando la optimización continua de los procesos y logrando niveles más altos de excelencia operativa.

Monitoreo de procesos en el contexto del Ciclo de Vida de Gestión de Procesos (PMLC)

El monitoreo de procesos es un elemento central en el ciclo de vida de la gestión de procesos (PMLC). El PMLC es un marco que describe las etapas del desarrollo del proceso, desde el descubrimiento inicial de una necesidad de cambio hasta la implementación final y el seguimiento continuo del proceso. Por lo general, se aplica en procesos objetivo (TO-BE) aprobados. Por lo tanto, el monitoreo de procesos recae en la fase final del ciclo de vida de la gestión de procesos, la Fase de feedback y controlling.

Para obtener más información sobre el marco PMLC, consulte nuestra publicación de blog sobre Gestión por Procesos. O lea acerca de la Documentación de procesos Análisis de procesos Implementación de procesos  en nuestro de blog para obtener información más detallada sobre estas fases.

Gráfico representando en círculos azules el ciclo de vida de la gestión de procesos

Ciclo de vida de gestión de procesos (PMLC) de BOC Group

¿Cuáles son los aspectos importantes del monitoreo de procesos?

Las métricas críticas forman la columna vertebral del monitoreo de procesos de negocio. Las organizaciones definen y realizan un seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) que se alinean con sus objetivos estratégicos y prioridades operativas. Estos KPI pueden variar según la naturaleza de los procesos que se monitorean y los objetivos específicos de la organización. Por ejemplo, una empresa manufacturera puede centrarse en métricas como el tiempo de ciclo, el rendimiento de la producción, la tasa de defectos y la utilización del equipo, mientras que una empresa orientada al servicio al cliente puede enfatizar métricas como el tiempo promedio de respuesta, las puntuaciones de satisfacción del cliente y la tasa de resolución en la primera llamada.

Al monitorear y medir continuamente estas métricas, las organizaciones obtienen una comprensión integral del desempeño de sus procesos. Pueden identificar patrones, tendencias y anomalías en los datos, lo que les permite tomar decisiones basadas en datos y tomar las medidas adecuadas en consecuencia. Por ejemplo, si un proceso particular excede consistentemente su tiempo de ciclo definido, las partes interesadas pueden investigar las causas subyacentes, como limitaciones de recursos o secuencias de tareas ineficientes, e implementar medidas correctivas para optimizar el flujo del proceso. Para monitorear sus KPI de manera exitosa y eficiente, le recomendamos confiar en el soporte basado en herramientas, como nuestro módulo de ADONIS de Gestión de Estrategias y Rendimiento.

¿Por qué es importante el monitoreo de procesos?

El monitoreo de procesos de negocio aporta varios beneficios a las organizaciones que impulsan la excelencia operativa y el éxito organizacional.

Mejora de la eficiencia

El monitoreo de procesos identifica cuellos de botella, ineficiencias y áreas de mejora. El análisis de datos en tiempo real agiliza los flujos de trabajo, optimiza la asignación de recursos y elimina actividades que no agregan valor. Esto aumenta la eficiencia del proceso, reduce los tiempos de ciclo y mejora la productividad, maximizando la utilización de recursos.

Mejora de la calidad del producto o servicio.

El monitoreo de procesos garantiza la calidad mediante el seguimiento de los indicadores de desempeño y la recopilación de comentarios de los clientes. Permite acciones correctivas rápidas, medidas de control de calidad y entrega consistente de productos/servicios de alta calidad, fomentando la satisfacción y lealtad del cliente.

Mejor gestión de riesgos

El monitoreo de procesos identifica y mitiga los riesgos mediante el seguimiento continuo de métricas e indicadores. La detección temprana permite una intervención proactiva, minimizando el impacto en las operaciones, la reputación y el cumplimiento. Mejora la gestión de riesgos, la resiliencia organizacional y el cumplimiento normativo.

Mayor agilidad

El monitoreo de procesos ofrece información en tiempo real sobre el desempeño de los procesos, lo que permite a las organizaciones adaptarse, tomar decisiones informadas y responder rápidamente a las condiciones comerciales en evolución. Adoptar el monitoreo de procesos mejora la agilidad, aprovecha las oportunidades y mantiene una ventaja competitiva en mercados dinámicos.

Ahorro de costes

El monitoreo de procesos identifica posibles cuellos de botella y costos innecesarios. Al analizar métricas clave de rendimiento, las organizaciones detectan recursos infrautilizados, tareas duplicadas y procesos propensos a errores. Este conocimiento impulsa mejoras de procesos, automatización y reasignación de recursos para ahorrar costos. Los procesos optimizados reducen el desperdicio y aumentan la eficiencia de costos, mejorando el resultado final.

Beneficios blandos, mejora de procesos a lo largo del tiempo, y más

El seguimiento de procesos no sólo ofrece beneficios cuantificables sino que también fomenta una cultura de mejora e innovación continuas. Permite mejoras iterativas, colaboración, transparencia y responsabilidad. Los conocimientos adquiridos contribuyen a la base de conocimientos de la organización, promoviendo las mejores prácticas y una cultura de aprendizaje para la mejora continua de los procesos.

La función de comentarios de la suite ADONIS BPM promueve la colaboración BPM

¿Qué técnicas de monitoreo de procesos existen?

Hay diferentes formas de implementar el monitoreo de procesos en su organización. Cada tipo de monitoreo de procesos ofrece una perspectiva única y un conjunto de herramientas para rastrear, analizar y optimizar diferentes dimensiones de los procesos de negocio. Al comprender estos diversos enfoques de monitoreo, las organizaciones pueden obtener información valiosa sobre sus procesos, identificar áreas de mejora e impulsar la innovación continua.

Monitoreo funcional

El monitoreo funcional rastrea y evalúa el desempeño y el cumplimiento de los requisitos funcionales en un proceso de negocio. Garantiza la validación de datos, la aplicación de reglas, la integración de sistemas y el cumplimiento de políticas. Al monitorear continuamente estos aspectos, las organizaciones mantienen la corrección de los procesos, la integridad de los datos y los resultados deseados. El monitoreo funcional ofrece información sobre el estado y la efectividad del proceso, lo que permite una rápida identificación y resolución de problemas.

Monitoreo Técnico de Procesos de Negocio

El monitoreo técnico de procesos de negocio supervisa la infraestructura técnica y los componentes que respaldan la ejecución del proceso. Realiza un seguimiento de la disponibilidad del sistema, los tiempos de respuesta, la utilización de recursos y las tasas de error. Esto permite identificar cuellos de botella en el rendimiento, fallas del sistema o limitaciones de recursos que afectan la eficiencia y confiabilidad del proceso. Al gestionar proactivamente la infraestructura técnica, optimizar los recursos y garantizar una ejecución fluida de los procesos, las organizaciones se benefician del monitoreo técnico de los procesos de negocio.

Minería de procesos

La minería de procesos es una forma avanzada de monitoreo de procesos que utiliza análisis de datos para descubrir información a partir de registros de eventos. Visualiza flujos de procesos reales, desviaciones, patrones e ineficiencias. La minería de procesos identifica problemas de cumplimiento y variaciones de los modelos de proceso previstos. Al integrar datos históricos y en tiempo real, facilita el análisis, la optimización y el rediseño de procesos, promoviendo la mejora continua y la excelencia operativa. Para obtener más información sobre la minería de procesos y cómo la implementamos con nuestra Herramienta BPM ADONIS.

¿Cuáles son los pasos para un monitoreo exitoso de procesos?

Para monitorear y optimizar eficazmente los procesos de negocio, las organizaciones necesitan poner en funcionamiento un enfoque sistemático que implica varios pasos clave. Esto garantiza que los esfuerzos de seguimiento se alineen con los objetivos de los procesos que se analizan y proporcionen conocimientos prácticos para mejorar. En esta sección, exploraremos el proceso de operacionalizar el monitoreo de procesos y profundizaremos en los pasos secuenciales.

1. Definir los objetivos del proceso y los indicadores clave de rendimiento (KPI)

La puesta en práctica del monitoreo de procesos requiere una dirección clara. Definir los objetivos del proceso, los resultados deseados y los niveles de desempeño. Elija KPI específicos, medibles y relevantes alineados con estos objetivos. Esta base guía una estrategia de seguimiento exitosa, iluminando el camino hacia el éxito.

2. Establecer mecanismos de recopilación de datos

Una recopilación sólida de datos es esencial para un seguimiento eficaz del proceso. Identifique fuentes de datos relevantes, incluidos sistemas transaccionales, dispositivos de IoT y sensores. Implemente mecanismos de recopilación de datos estructurados y consistentes, aprovechando la automatización y la integración para lograr precisión y confiabilidad. Estos fundamentos garantizan una supervisión de procesos completa y fiable.

3. Implementar análisis de datos en tiempo real

El análisis de datos en tiempo real es esencial para el seguimiento de procesos. Capture y analice datos en tiempo real o casi real. Utilice herramientas de análisis como plataformas de BI, software de minería de procesos o soluciones personalizadas para transformar los datos en información procesable. Aplique análisis estadístico, visualización de datos y otras técnicas para obtener resultados significativos.

Análisis de datos en tiempo real en ADONIS

4. Desarrollar tableros de monitoreo

Cree paneles de control dinámicos y en tiempo real para las partes interesadas. Muestre KPI, métricas y tendencias relevantes de una manera clara e intuitiva. Utilice tablas, gráficos y elementos visuales para una fácil interpretación. Personalice los paneles para satisfacer las necesidades de las partes interesadas. Capacite a las partes interesadas para que tomen decisiones informadas e impulsen la optimización de procesos.

5. Establecer umbrales y alertas

Para monitorear eficazmente un proceso, es importante establecer umbrales de desempeño para los KPI que se están rastreando. Estos umbrales definen los rangos aceptables para las métricas e indican cuándo una desviación del desempeño requiere atención. Implemente mecanismos de alerta que notifiquen a las partes interesadas cuando un KPI supere los umbrales definidos o cuando se produzcan eventos o anomalías predefinidas.

Un ejemplo de un panel de control de KPI que incluye umbrales en la suite BPM ADONIS

6. Establecer gobernanza y propiedad

Establezca una gobernanza y propiedad claras para un seguimiento eficaz de los procesos. Defina roles y responsabilidades de las partes interesadas. Asigne responsabilidad por la precisión y calidad de los datos. Revise y actualice el marco de gobernanza periódicamente para adaptarlo a las necesidades empresariales y los requisitos de los procesos.

7. Mejora y optimización continua

Revise iterativamente los datos monitoreados, analice conocimientos e identifique mejoras. Optimizar el proceso en base a dichos hallazgos. Rediseñe, automatice o reasigne recursos según sea necesario. Evalúe y ajuste periódicamente la estrategia de seguimiento para alinearla con los objetivos empresariales cambiantes.

Consejo: Llévese nuestro Póster de pasos de monitoreo de procesos para descargar.

Conclusión

En conclusión, el monitoreo de procesos de negocio permite a las organizaciones desvelar potenciales ocultos, alcanzar la excelencia operativa y obtener una ventaja competitiva en el mercado. Proporciona a las partes interesadas información valiosa sobre sus procesos, permitiéndoles identificar áreas de mejora, impulsar la eficiencia, reducir costos, mejorar la satisfacción del cliente y fomentar la innovación. Al adoptar un enfoque sistemático y basado en datos para el monitoreo de procesos, las organizaciones pueden optimizar sus operaciones, adaptarse a la dinámica cambiante del mercado y navegar con confianza por las complejidades del panorama empresarial moderno.

Si desea aprovechar al máximo el monitoreo de procesos, asegúrese de tener las herramientas adecuadas para realizar el trabajo. Conozca la suite de BPM ADONIS, la favorita de nuestros clientes, a través de su ADONIS: Community Edition gratuita y descubra cómo puede aprovecharla para monitorear sus procesos de negocio.

Para obtener una comprensión más completa del monitoreo de procesos, asegúrese de consultar nuestros recursos relacionados que se proporcionan a continuación. ¡No se pierda lo que tenemos para ofrecer y brinde a su negocio el impulso que necesita!

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