Mit Prozessmonitoring Geschäftsabläufe verstehen und optimieren

Angenommen, Sie implementieren einen neuen Geschäftsprozess und stellen dann fest, dass dieser hinter Ihren Erwartungen zurückbleibt. Unvorhergesehene Abweichungen entstehen, die Bearbeitungszeiten übersteigen Ihre Schätzwerte, und es entstehen Wartezeiten, die zu druckbedingten Abkürzungen und einer unzufriedenen Kundschaft führen.

Um derartige Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, die Abläufe während der Prozessausführung zu verstehen. Und genau hier kommt das Prozessmonitoring ins Spiel.

In diesem Blogbeitrag beschäftigen wir uns mit dem Thema Prozessmonitoring, untersuchen Zweck und Vorteile und zeigen auf, wie Unternehmen damit wertvolle Erkenntnisse gewinnen und ihre Abläufe optimieren können, um die Effizienz und Zufriedenheit ihrer Kundschaft zu erhöhen.

Die Überwachung von Geschäftsprozessen umfasst eine Reihe von Aktivitäten, die darauf abzielen, die operative Effizienz durch die Verfolgung, Analyse und Bewertung von zentralen Prozessen innerhalb einer Organisation zu verbessern.

Das Ausmaß der Operationalisierung hängt vom jeweiligen GPM-Reifegrad des Unternehmens ab.

In Organisationen mit niedrigem GPM-Reifegrad kann das Prozessmonitoring nicht oder nur eingeschränkt vorhanden sein. Auch wenn es dem Unternehmen an standardisierten Prozessen, einer klaren Prozessdokumentation oder einem strukturierten Ansatz zur Prozessverbesserung mangelt, kann das Monitoring von Prozessen in dieser Situation dennoch von Vorteil sein. Indem Probleme in Prozessen identifiziert werden, können Korrekturmaßnahmen ergriffen und die Auswirkungen auf Betrieb und Compliance minimiert werden. Durch eine Überwachung der Performance, selbst auf rudimentäre Weise, können Unternehmen Leistungslücken erkennen und gezielte Maßnahmen ergreifen.

Mit zunehmender GPM-Reife eines Unternehmens verbessert sich im Laufe der Zeit auch die Fähigkeit zum effektiven Monitoring der Prozesse. Mit gut definierten Prozessen, etablierten Leistungskennzahlen und vorhandener Prozessdokumentation können Unternehmen relevante Daten sammeln und wichtige Leistungsindikatoren genauer messen. Außerdem können sie fortschrittliche Methoden und Tools zum Prozessmonitoring nutzen, um tiefere Einblicke in die Prozessleistung zu gewinnen.

Ein höherer GPM-Reifegrad ermöglicht es Unternehmen, das Prozessmonitoring nahtlos in ihre Initiativen zur allgemeinen Prozessverbesserung zu integrieren. Schließlich wird sie zu einem integralen Bestandteil der Unternehmenskultur, wobei die kontinuierliche Überwachung und Analyse fest in die täglichen Abläufe integriert ist. Das Unternehmen ist in der Lage, proaktiv Prozessengpässe, Ineffizienzen und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und so die laufende Prozessoptimierung voranzutreiben und eine höhere operative Exzellenz zu erzielen.

Das Prozessmonitoring ist ein zentrales Element des Prozessmanagement-Lebenszyklus (engl. Process Management Life Cycle, PMLC). Der PMLC ist ein Framework, das die Phasen der Prozessentwicklung beschreibt – von der ersten Feststellung eines Änderungsbedarfs bis hin zur endgültigen Implementierung und laufenden Überwachung des Prozesses. Er folgt in der Regel auf freigegebene Soll-Prozesse. Daher fällt das Prozessmonitoring in die letzte Phase des Prozessmanagement-Lebenszyklus, die Feedback- und Kontrollphase.

Wenn Sie mehr über das PMLC-Framework erfahren möchten, lesen Sie unseren Blogbeitrag über Prozessmanagement. Oder lesen Sie unsere Blogbeiträge zur Prozessdokumentation, Prozessanalyse oder Prozessimplementierung, um einen tieferen Einblick in die weiteren Phasen zu erhalten.

Kennzahlen bilden das Rückgrat des Geschäftsprozessmonitorings. Unternehmen definieren und verfolgen wichtige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), die mit ihren strategischen Zielen und operativen Prioritäten übereinstimmen. Diese KPIs können je nach Art der zu überwachenden Prozesse und den spezifischen Zielen des Unternehmens variieren. Ein Produktionsunternehmen kann sich beispielsweise auf Kennzahlen wie Zykluszeit, Produktionsertrag, Fehlerquote und Anlagennutzung konzentrieren, während ein kundenorientiertes Unternehmen auf Kennzahlen wie die durchschnittliche Reaktionszeit, die Kundenzufriedenheit und die Lösungsquote beim ersten Anruf Wert legt.

Durch die kontinuierliche Überwachung und Messung dieser Kennzahlen erhalten Unternehmen einen umfassenden Überblick über die Performance ihrer Prozesse. So können sie Muster, Trends und Anomalien in den Daten erkennen, um datengestützte Entscheidungen zu treffen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Wenn beispielsweise ein bestimmter Prozess seine definierte Zykluszeit ständig überschreitet, können die Beteiligten die zugrunde liegenden Ursachen untersuchen, wie z. B. Ressourcenengpässe oder ineffiziente Aufgabenabfolgen, und Korrekturmaßnahmen zur Optimierung des Prozessablaufs einleiten. Um Ihre KPIs erfolgreich zu überwachen, empfehlen wir den Einsatz von ADONIS Strategy & Performance Management.

Prozessmonitoring identifiziert Engpässe, Ineffizienzen und verbesserungswürdige Bereiche. Durch die Analyse von Echtzeitdaten werden Arbeitsabläufe rationalisiert, die Ressourcenverteilung optimiert und nicht wertschöpfende Aktivitäten eliminiert. Dies steigert die Prozesseffizienz, verkürzt Durchlaufzeiten, erhöht die Produktivität und maximiert die Ressourcenauslastung.

Durch Performance Tracking und das Einholen von Kundenfeedback wird die Qualität der Prozesse sichergestellt. Dadurch werden prompte Korrekturmaßnahmen, Qualitätskontrollmaßnahmen und die konsistente Lieferung hochwertiger Produkte/Dienstleistungen ermöglicht, was die Kundenzufriedenheit und -treue fördert.

Durch die kontinuierliche Erfassung von Kennzahlen und Indikatoren werden Risiken identifiziert und gemindert. Die frühzeitige Erkennung ermöglicht ein proaktives Eingreifen und minimiert die Auswirkungen auf den Betrieb, den Ruf und die Einhaltung von Vorschriften. So werden Risikomanagement, organisatorische Widerstandsfähigkeit und die Einhaltung von Vorschriften verbessert.

Das Prozessmonitoring bietet Echtzeiteinblicke in die Prozessleistung und ermöglicht es Unternehmen, sich anzupassen, fundierte Entscheidungen zu treffen und schnell auf sich verändernde Geschäftsbedingungen zu reagieren. So können Unternehmen ihre Agilität verbessern, Chancen nutzen und sich in dynamischen Märkten einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Die Analyse der wichtigsten Kennzahlen hilft Unternehmen, nicht ausgelastete Ressourcen, Doppelarbeiten und fehleranfällige Prozesse zu erkennen. Diese Erkenntnisse führen zu Prozessverbesserungen, Automatisierung und Umverteilung von Ressourcen, um Kosten zu sparen. Optimierte Prozesse reduzieren Verschwendungen und steigern die Kosteneffizienz, was sich positiv auf das Endergebnis auswirkt.

Prozessmonitoring bietet nicht nur quantifizierbare Vorteile, sondern fördert auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Innovation. Sie ermöglicht iterative Verbesserungen, Zusammenarbeit, Transparenz und Verantwortungsbewusstsein. Die gewonnenen Erkenntnisse tragen zur Wissensbasis des Unternehmens bei und sind die Grundlage für Best Practices und eine Lernkultur zur kontinuierlichen Prozessverbesserung.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Prozessmonitoring in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Jede Methode bietet eine einzigartige Perspektive und verfügt über eine Reihe von Tools zur Verfolgung, Analyse und Optimierung verschiedener Dimensionen von Geschäftsprozessen.

Funktionales Monitoring überwacht und bewertet die Leistung und die Einhaltung der funktionalen Anforderungen in einem Geschäftsprozess. Es gewährleistet die Validierung von Daten, die Durchsetzung von Regeln, Systemintegrationen und die Einhaltung von Richtlinien. Durch die kontinuierliche Überwachung dieser Aspekte können Unternehmen die Korrektheit der Prozesse, die Datenintegrität und die gewünschten Ergebnisse sicherstellen. Die funktionale Überwachung bietet Einblicke in den Zustand und die Effektivität von Prozessen und ermöglicht eine schnelle Identifizierung und Lösung von Problemen.

Das technische Prozessmonitoring überwacht die technische Infrastruktur und die Komponenten, die die Prozessausführung unterstützen. Sie verfolgt Systemverfügbarkeit, Antwortzeiten, Ressourcennutzung und Fehlerraten. Dadurch können Leistungsengpässe, Systemausfälle oder Ressourcenbeschränkungen identifiziert werden, die sich nachteilig auf die Effizienz und Zuverlässigkeit der Prozesse auswirken.

Process Mining ist eine fortgeschrittene Form des Prozessmonitorings, bei der Datenanalysen eingesetzt werden, um Erkenntnisse aus Ereignisprotokollen zu gewinnen. Dabei werden tatsächliche Prozessabläufe, Abweichungen, Muster und Ineffizienzen visualisiert. Process Mining identifiziert Compliance-Probleme und Abweichungen von geplanten Prozessmodellen.

Durch die Integration von Echtzeit- und historischen Daten erleichtert es die Prozessanalyse, -optimierung und -neugestaltung und fördert so die kontinuierliche Verbesserung und operative Exzellenz. Weitere Informationen zum Process Mining finden Sie auf der folgenden Seite.

Um Geschäftsprozesse wirksam zu überwachen und zu optimieren, müssen Unternehmen einen systematischen Ansatz anwenden, der aus mehreren wichtigen Schritten besteht. Dadurch wird sichergestellt, dass die Überwachungsmaßnahmen mit den Zielen der analysierten Prozesse übereinstimmen und konkrete Erkenntnisse für Verbesserungen liefern.

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte näher erläutert.

Um das Prozessmonitoring in die Praxis umzusetzen, ist eine klare Vorgehensweise erforderlich. Definieren Sie Prozessziele, gewünschte Ergebnisse und die entsprechenden Performance Levels. Wählen Sie spezifische, messbare und relevante KPIs, die auf diese Ziele abgestimmt sind. Auf dieser Grundlage lässt sich eine erfolgreiche Monitoringstrategie aufbauen.

Eine zuverlässige Datenerfassung ist für ein effektives Prozessmonitoring unerlässlich. Identifizieren Sie relevante Datenquellen, einschließlich Transaktionssystemen, IoT-Geräten und Sensoren. Implementieren Sie strukturierte und konsistente Datenerfassungsmechanismen und nutzen Sie die Automatisierung und Integration, um Genauigkeit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Auf diese Weise wird ein umfassendes und zuverlässiges Prozessmonitoring sichergestellt.

Echtzeit-Datenanalysen sind für das Monitoring von Prozessen unerlässlich. Erfassen und analysieren Sie Daten in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit. Nutzen Sie Analysetools wie BI-Plattformen, Process-Mining-Software oder kundenspezifische Lösungen, um Daten in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln. Wenden Sie statistische Analysen, Datenvisualisierungs- und andere Techniken an, um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen.

Erstellen Sie dynamische Dashboards zur Überwachung in Echtzeit für alle Beteiligten. Zeigen Sie relevante KPIs, Messdaten und Trends in einer klaren und intuitiven Weise an. Verwenden Sie Diagramme, Graphen und visuelle Darstellungen für eine einfache Interpretation. Passen Sie Dashboards an die Bedürfnisse der Interessengruppen an. Befähigen Sie die Beteiligten, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Prozessoptimierung voranzutreiben.

Um einen Prozess effektiv zu überwachen, ist es wichtig, Schwellwerte für die zu verfolgenden KPIs festzulegen. Diese Schwellwerte definieren den akzeptablen Bereich für die Kennzahlen und zeigen an, wann eine Leistungsabweichung Aufmerksamkeit erfordert. Implementieren Sie Warnmechanismen, die alle Beteiligten benachrichtigen, wenn ein KPI die festgelegten Schwellwerte überschreitet oder wenn vordefinierte Ereignisse oder Anomalien auftreten.

Ein Beispiel für ein KPI Monitoring Dashboard inkl. Schwellwerte in der GPM-Suite ADONIS

Für ein erfolgreiches Prozessmonitoring sollten Sie Governance und Zuständigkeiten klar festlegen. Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten. Übertragen Sie die Verantwortung für die Genauigkeit und Qualität der Daten. Überprüfen und aktualisieren Sie diesen Governance-Rahmen regelmäßig, um ihn an den Geschäftsbedarf und die Prozessanforderungen anzupassen.

Die Überwachung der Daten, Analyse der Erkenntnisse und Ermittlung von Verbesserungen sollte iterativ erfolgen. Optimieren Sie den Prozess auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse. Bei Bedarf umgestalten, automatisieren oder Ressourcen neu zuweisen. Regelmäßige Bewertung und Anpassung der Monitoringstrategie an sich ändernde Unternehmensziele.

Tipp: Holen Sie sich unsere Schritte für das Prozessmonitoring im übersichtlichen, praktischen Format.

Das Monitoring von Geschäftsprozessen setzt verborgenes Potenzial frei, steigert die betriebliche Leistungsfähigkeit und verschafft Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Es bietet den Beteiligten wertvolle Einblicke in ihre Prozesse und ermöglicht es ihnen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und Innovationen zu fördern. Durch die Einführung eines systematischen und datengestützten Ansatzes für das Prozessmonitoring können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, sich an die sich verändernde Marktdynamik anpassen und die Komplexität der modernen Unternehmenslandschaft souverän meistern.

Wenn Sie das Beste aus Ihrem Prozessmonitoring herausholen möchten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Tools für diese Aufgabe zur Seite haben. Entdecken Sie die beliebte ADONIS Community Edition und ihre kostenlose GPM-Tool kennen und erfahren Sie, wie Sie diese für das Monitoring Ihrer Geschäftsprozesse einsetzen können.

Um ein umfassenderes Verständnis für das Thema Prozessmonitoring zu erlangen, sollten Sie sich unsere weiterführenden Ressourcen ansehen. Überzeugen Sie sich von unserem Angebot und bringen Sie Ihr Unternehmen in Schwung!