¿Cuál es la diferencia entre RPA y BPA?

En el vertiginoso panorama empresarial actual, la automatización es fundamental para impulsar la eficiencia y fomentar la innovación. A medida que las empresas buscan la excelencia operativa y una ventaja competitiva, recurren cada vez más a las tecnologías de automatización para agilizar los procesos y reducir costes. Dos tecnologías punteras en este ámbito son la automatización de procesos de negocio (BPA) y la automatización robótica de procesos (RPA). Aunque ambas tienen como objetivo mejorar la eficiencia mediante la automatización de tareas, difieren significativamente en su alcance, aplicación y tecnología subyacente. Comprender estas diferencias es esencial para que las empresas aprovechen eficazmente tanto el BPA como el RPA y maximicen sus beneficios.

La automatización de procesos empresariales (BPA) adopta un enfoque integral para automatizar procesos empresariales completos y transformar los flujos de trabajo de la empresa. La BPA va más allá de la mera automatización de tareas y abarca la reestructuración y optimización de los flujos de trabajo en varios departamentos y sistemas con el fin de lograr la eficiencia de los procesos de extremo a extremo. El principal objetivo estratégico de la BPA es racionalizar los procesos, evitar solapamientos y garantizar la perfecta integración de las distintas funciones de una empresa. Para la BPA son fundamentales herramientas como los sistemas de gestión de flujos de trabajo y el software de gestión de procesos de negocio (BPM), como ADONIS, que facilitan la automatización de procesos complejos y multicapa. Por ejemplo, en un proceso order-to-cash, BPA puede automatizarlo todo, desde el cumplimiento de pedidos y la gestión de inventarios hasta la facturación y la comunicación con el cliente. De este modo, BPA no solo aumenta la eficiencia, sino que también garantiza la coherencia y unos estándares elevados en todo el proceso.

Uno de los puntos fuertes de BPA es su alineación estratégica con los objetivos de la empresa. Al automatizar procesos clave para el éxito empresarial, la BPA ayuda a las organizaciones a alcanzar sus objetivos estratégicos con mayor eficacia. Además, la BPA suele incorporar la participación humana en fases cruciales, permitiendo la toma de decisiones y aprobaciones que requieren el criterio humano. Esta combinación de automatización e intervención humana garantiza que los procesos sigan siendo eficientes y adaptables a la evolución de las necesidades empresariales.

En contraste con el alcance más amplio de la BPA, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) se centra en tareas específicas y repetitivas. La RPA emplea robots de software o «bots» para imitar las acciones humanas a nivel de interfaz de usuario, accediendo a aplicaciones y sistemas de forma similar a un humano pero sin una integración profunda en las tecnologías subyacentes. Esto convierte a la RPA en una solución muy versátil y de rápida implantación para automatizar tareas rutinarias basadas en reglas y propensas a errores, como la introducción de datos, la cumplimentación de formularios, el procesamiento de facturas y la extracción de datos de correos electrónicos u hojas de cálculo. Al encargarse de estas tareas, la RPA reduce la necesidad de intervención humana, lo que permite al personal centrarse en actividades más estratégicas y valiosas. Además, la RPA se integra perfectamente en la infraestructura informática existente sin necesidad de grandes cambios, lo que ofrece una forma rentable de mejorar la eficiencia operativa. Con su alto nivel de precisión y coherencia -siguiendo reglas y flujos de trabajo predefinidos-, la RPAmejora la calidad de los datos y minimiza los errores, algo crucial para mantener la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo.

Aunque tanto el BPA como el RPA pretenden aumentar la eficiencia operativa mediante la automatización, difieren significativamente en su enfoque y aplicación.

1. Alcance y complejidad:

   • BPA: Abarca procesos empresariales completos y se centra en la automatización y optimización holísticas. Adecuado para procesos complejos de varios niveles en los que intervienen varios departamentos y sistemas.
   • RPA: Para tareas específicas y repetitivas. Más adecuado para actividades sencillas basadas en reglas que pueden automatizarse rápidamente sin una integración exhaustiva.

2. Tecnología e integración:

   • BPA: Utiliza sistemas de gestión de flujos de trabajo, software BPM y plataformas de integración. Requiere la integración con varios sistemas y aplicaciones para garantizar un flujo de procesos sin fisuras.
   • RPA: Utiliza robots de software para simular interacciones humanas a nivel de interfaz de usuario. Funciona independientemente de los sistemas subyacentes y, por tanto, es más fácil de implantar sin grandes cambios en la infraestructura existente.

3. Intervención humana:

   • BPA: A menudo implica pasos que requieren la toma de decisiones o la aprobación humana, e integra tareas automatizadas con actividades humanas para proporcionar flexibilidad y adaptabilidad.
   • RPA: Minimiza la necesidad de intervención humana encargándose de tareas repetitivas y mundanas, lo que permite a los empleados centrarse en actividades más estratégicas y en la toma de decisiones.

4. Alineación estratégica:

   • BPA: Altamente alineado con los objetivos estratégicos de la organización y sirve para mejorar la eficiencia y eficacia general de los procesos en apoyo de los objetivos a largo plazo.
   • RPA: Proporciona beneficios tácticos mediante la automatización de tareas rutinarias, lo que conlleva mejoras inmediatas en la eficiencia operativa y la reducción de costes.

La automatización de procesos de negocio (BPA) y la automatización robótica de procesos (RPA) desempeñan un papel crucial en las organizaciones modernas y ofrecen ventajas distintas. La BPA proporciona un enfoque holístico de la optimización de procesos, transformando flujos de trabajo completos para alinearlos con los objetivos estratégicos. En cambio, la RPA ofrece un método flexible y rentable para automatizar tareas específicas, mejorando la eficiencia operativa. Para maximizar los beneficios de la automatización, puede resultar especialmente eficaz una estrategia híbrida que incorpore tanto BPA como RPA. Al aprovechar la BPA para agilizar los procesos básicos y la RPA para gestionar las tareas repetitivas, las organizaciones pueden lograr una estrategia de automatización equilibrada y sólida que fomente tanto la eficiencia como la innovación.