BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
Introducción
Esta publicación de blog le proporcionará los conocimientos y las prácticas fundamentales para analizar y optimizar procesos en su organización.
Arrojaremos luz sobre los principales factores detrás de la optimización de procesos y explicaremos cómo se relacionan con automatización de procesos empresariales y están estrechamente vinculados a la transformación empresarial.
¿Qué es la optimización de procesos?
La optimización de procesos se refiere a la adopción de métodos, estrategias y tecnologías estructurados para mejorar un proceso específico dentro de los parámetros de un proyecto o iniciativa. Su objetivo es hacer que el proceso sea más eficiente, lógico y económico, garantizando al mismo tiempo que no se violen restricciones importantes.
¿Por qué optimizamos procesos?
La optimización de procesos es importante para agilizar las operaciones y maximizar la utilización de recursos en la gestión de proyectos. Mejora la producción general, reduce el desperdicio y minimiza los errores. La optimización de procesos es vital cuando se gestionan múltiples procesos, lo que lleva a una toma de decisiones eficiente y efectiva.
En tiempos de competencia feroz y disrupción continua, cada gerente de negocio, propietario de proceso, jefe de departamento o líder de equipo debe estar constantemente al tanto de sus procesos operativos. La eficacia y la eficiencia óptimas de los procesos clave son esenciales para su posición competitiva y muchas veces es lo que marca la diferencia entre sobrevivir y prosperar en el ámbito empresarial.
Hoy en día, la automatización de procesos se conoce muchas veces como la “solución milagrosa” para lograr la excelencia operativa, ya sea a través de la automatización con código bajo o sin código o sistemas ERP. Pero lo que a menudo olvidamos es que no todos los procesos son aptos para la automatización y las empresas necesitan analizar sus procesos primero para determinar los potenciales de optimización y los medios más adecuados para la automatización. . Esto es particularmente importante ya que la automatización tiende a magnificar las ineficiencias cuando se aplica a procesos ineficientes (más sobre esto en nuestra publicación de blog en pasos de automatización de procesos).
Es por eso que identificar las áreas problemáticas y las oportunidades de mejora son los primeros pasos vitales para perfeccionar sus procesos y aprovechar todo su potencial.
Hay un dicho que dice que la primera parte de cualquier iniciativa de optimización de procesos radica directamente en la documentación del proceso mismo. Y eso es muy cierto. Al anotar los pasos, puntos de decisión, rutas de proceso, responsabilidades, traspasos, etc., los analistas de procesos ya pueden identificar las debilidades obvias en el diseño del proceso.
A menudo, la documentación pura del proceso ya puede revelar que no existe un proceso único y claro, sino más bien muchas variantes, con toneladas de excepciones. Escribir estos procesos o modelarlos en un herramienta BPM ya puede ayudarle a armonizar estas variantes y crear transparencia para todas las partes involucradas. Alternativamente, en el caso de procesos complejos (y presupuesto suficiente), la minería de procesos es otro excelente enfoque para descubrir cómo se ejecutan realmente los procesos en su organización, brindando así información valiosa para su posterior análisis y optimización.
Los procesos bien documentados suelen desenmascarar fácilmente los potenciales para una mayor optimización. Y los objetivos de dichos esfuerzos de optimización pueden ser:
- Para minimizar el tiempo de ejecución del proceso, el tiempo de ciclo y/o el costo
- Para maximizar el rendimiento
- Para reducir redundancias e ineficiencias
- Para minimizar la intervención manual/procesamiento no estándar (escalaciones)
- Maximizar la calidad del proceso (maximizar el número de resultados deseables; minimizar los fallos del proceso)
- Minimizar las variantes del proceso y estandarizar aún más los procesos
- Y similares
Para lograr uno o varios de estos objetivos, las empresas necesitan un modelo de procedimiento pragmático y fácil de ejecutar para analizar y optimizar sus procesos comerciales. Estos modelos de procedimientos se pueden integrar perfectamente en los enfoques de gestión existentes, como el PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) o, para organizaciones con una práctica de gestión de procesos establecida, el Ciclo de vida de la gestión de procesos (PMLC).
Ejemplo del ciclo de vida de la gestión de procesos de BOC Group
Alcance de una iniciativa de optimización de procesos
La mayoría de las organizaciones ya tienen una idea sobre qué procesos requieren optimización, ya sea debido a una gran cantidad de quejas de los clientes, una ineficiencia notable debido a tiempos de ciclo interminables o una observación de bucles y escaladas repetitivos. Además, muchas empresas también realizan evaluaciones de procesos periódicamente o podrían estar realizando análisis basados en su mapas de proceso.
Sin embargo, además de definir y establecer claramente el alcance de su iniciativa de optimización, es igualmente importante limitarlo antes de especificar los objetivos concretos de la medida en cuestión. ¿Pretende optimizar el proceso de producción genérico, o más bien el proceso de producción de un bien específico? ¿Todos sus procesos de envío a vinculación están dentro del alcance de optimización en su compañía de seguros? ¿O más bien sólo el segmento de seguros de vehículos? Una definición tan detallada del alcance es fundamental para determinar quién debe participar y, en última instancia, definir las medidas de optimización reales.
Por último, a la hora de optimizar procesos asegúrese de que sus objetivos estén claramente definidos y comprendidos por todos los involucrados. ¿Se optimizarán los procesos en alcance en cuanto a calidad, tiempo o costo? ¿Cuál es el objetivo concreto y cómo se pueden gestionar los intereses potencialmente conflictivos?
Cómo identificar potenciales de optimización
Encontrando el mejor camino para optimizar los procesos
Para algunos de los pasos del análisis (especialmente los cuantitativos), los datos numéricos son cruciales y deben obtenerse a través de entrevistas, encuestas, análisis de archivos de registro de aplicaciones utilizadas o mediante minería de procesos.
Sin embargo, muchos de los análisis ya se pueden realizar basándose en los modelos de proceso “estáticos”, es decir, los diagramas de flujo diseñados o descubiertos. En la siguiente tabla encontrará un resumen de nueve de estos métodos recomendados:
| Técnica | Objetivo | Medidas | |
|---|---|---|---|
| 1 | Análisis gráfico para la identificación de bucles de proceso excesivos (en cantidad o “tamaño”) | Comprender los bucles que normalmente no agregan valor y hacen que el proceso sea más complejo (además de señalar cualquier deficiencia o deficiencia, por ejemplo, interrupciones en los medios). | Agilice los procesos eliminando bucles. Introduzca y automatice comprobaciones en las primeras etapas del proceso para garantizar la calidad de los datos y evitar bucles posteriores en el flujo del proceso.
Si ciertas rutas de proceso se seleccionan con más frecuencia de lo que deberían (por ejemplo, bucles debido a una calidad insuficiente en un proceso de control de calidad/aprobación), identifique los pasos en los que se creó el entregable y determine si se necesita una mejor capacitación, mejores instrucciones o un compañero. revisión podría mejorar la calidad, antes de pasar a la etapa final de revisión/aprobación. |
| 2 | Análisis de roles de procesos | Analizar el número de roles diferentes en un proceso, en particular identificar traspasos y cambios (frecuentes) de roles, ya que conllevan riesgos de retrasos y problemas en la calidad y el procesamiento de los datos. | Reduzca el número de entregas para evitar tiempos de espera y transporte. Piense en enriquecimientos laborales que le ayuden a evitar traspasos y cambios de secuencias de tareas.
Si se requieren entregas o iteraciones para recuperar todos los datos esenciales para continuar con el proceso, entonces una mejor capacitación, una mejor documentación del proceso o soporte de flujo de trabajo basado en formularios pueden ser buenas opciones para optimizar los pasos anteriores del proceso. |
| 3 | Análisisestático de ruta de proceso | Comprenda las rutas del proceso e identifique aquellas que pueden ser innecesarias o parecer «extrañas». | Compruebe si todas las rutas de proceso son realmente necesarias y elimine los casos especiales/raros en consecuencia. Fomente una mayor estandarización de los procesos. |
| 4 | Análisis de entrada/salida de documentos | Analizar las entradas/salidas del proceso y identifique cualquier documento/recurso innecesario. ¿Se necesitan/utilizan todos los documentos producidos dentro de este proceso o en cualquier otro proceso? | Defina y alinee los insumos del proceso y la calidad necesaria para dichos insumos. Cuestione y elimine los resultados que no son necesarios/utilizados por otro proceso. |
| 5 | Análisis de flujo de secuencia | Cuestionar el flujo del proceso y comprender si es puramente secuencial. Determinar los potenciales para tiempos de ciclo/respuesta más rápidos mediante la introducción de paralelismos. | Paralelice tareas y actividades cuando sea posible. |
| 6 | Análisis de valor agregado | Descubrir tareas NVA (sin valor agregado) frente a tareas VA (valor agregado). | Identifique tareas que podrían eliminarse o «automatizarse», p. mediante el uso de robots de software, como parte de iniciativas de RPA. |
| 7 | Análisis del potencial de automatización | Identificar potenciales de automatización (RPA, basado en flujo de trabajo, etc.) analizando la composición actual de tareas y soporte de TI de su proceso, así como su previsibilidad, complejidad, frecuencia y valor comercial. | Identifique procesos con potencial de automatización y/o tareas, o grupos de tareas que podrían automatizarse como parte de iniciativas de RPA.
Priorice y planifique proyectos de implementación junto con su TI, en base a los procesos documentados, sus requisitos y el análisis realizado. |
| 8 | Análisis residual de camino infeliz y despredicios | Mejorar la proporción de final feliz versus final infeliz (proporción de defectos). | Concéntrese en las tareas y decisiones que conducen a defectos y realice análisis de causa raíz para cualquier defecto o desperdicio del proceso. |
| 9 | Análisis de impacto y dependencia | Ejecutar análisis de impacto directo e indirecto (BIA), para saber, por ejemplo, en qué proceso se utiliza un documento. O a través de múltiples capas, por ejemplo, en qué aplicaciones se procesa una determinada entidad de datos y qué procesos utilizan esta aplicación. | Mejore la transparencia en las interfaces y responsabilidades.
Agilice/estandarice sus procesos, reduzca la cantidad de documentos y realice linaje de datos. |
Muchos de estos análisis estáticos son manuales y de naturaleza más cualitativa, mientras que otros enfatizan más bien la evaluación de datos cuantitativos. Al enriquecer sus modelos de procesos con información numérica, puede complementar sus análisis estáticos con técnicas de evaluación dinámica para examinar información adicional como tiempos, costos o rutas de proceso.
Simulación de procesos
La simulación de procesos suele ser el método elegido para este propósito, lo que le permite imitar escenarios de la vida real y probar los tiempos, costos y decisiones de sus procesos basándose en probabilidades registradas, así como examinar los resultados del proceso por ruta, o incluso para todo el proceso como tal. entero.
Ejemplo de resultados de simulación de procesos en la herramienta ADONIS BPM
Estos análisis de procesos dinámicos le permiten:
- Determinar el número de rutas de proceso y sus probabilidades
- Identifique las rutas de proceso críticas, en términos de tiempos de ciclo, tiempos de procesamiento y frecuencia
- Encuentre rutas “costosas” y rutas que infringen los objetivos determinados y los acuerdos de nivel de servicio (SLA), y mejórelas o elimínelas
- Calcule la relación entre los tiempos de espera y los tiempos de ciclo, así como la relación entre los tiempos de espera y el tiempo de ejecución: cuanto mayor sea la relación, mayor será el potencial de optimización
- Detecta tareas «costosas», descubre por qué tardan tanto y cómo podrías mejorarlas, p. a través de un mejor soporte de TI, automatización/RPA, un rol más económico en la ejecución de la tarea, etc.
- Ejecutar la planificación de la capacidad personal para determinar el número de FTE (equivalentes a tiempo completo) y los recursos necesarios
- Compare diferentes variantes de procesos en función de los costos y tiempos de ciclo, y prepare cálculos detallados de costo/beneficio y ROI para una toma de decisiones acertada
La incorporación de análisis cuantitativos en la evaluación de sus procesos puede brindarle información más tangible sobre sus procesos y qué tan bien o eficientemente operan en la realidad, sin interrumpir el negocio diario. Basándose en estas evaluaciones, podrá ajustar sus procesos de forma específica y dar así un nuevo impulso a la optimización de sus procesos.
Resumen
El listón de la competencia empresarial está en constante aumento y la importancia de ser el primero en el mercado, el servicio al cliente, la competitividad de costos y la calidad son factores predominantes para determinar el éxito o la caída indeseable de una organización. Por lo tanto, la optimización continua del negocio y de los procesos ya no es una opción, sino una necesidad para que las empresas se mantengan a la vanguardia.
En este artículo, compartimos con usted algunos de nuestros conocimientos y prácticas clave para optimizar los procesos de negocio y analizamos cómo el análisis y la optimización actúan como componentes críticos en cualquier iniciativa de automatización o proyecto de transformación empresarial en su conjunto. Para obtener una visión más profunda y exclusiva de algunas de nuestras lecciones de la experiencia, asegúrese de consultar el seminario web sobre optimización de procesos a continuación.
Y, naturalmente, ninguna iniciativa de mejora empresarial prosperará plenamente sin un poco de ayuda, ya sea el apoyo de las partes interesadas relevantes o una herramienta inteligente que facilite y potencie sus esfuerzos de optimización. Con una Herramienta BPM como nuestro galardonado BPM suite ADONIS, tienes un compañero ideal para apoyar usted en todos los pasos del ciclo de vida de su proceso, desde el descubrimiento y la documentación hasta la optimización con análisis gráficos, simulación dinámica y más. ¡Descubra nuestra oferta BPM ahora y ponga en marcha su cultura de mejora continua hoy mismo!
Reciba nuestras actualizaciones
semanales.
No se pierda el contenido más reciente.