Automatización de procesos para la eficiencia organizacional

Aunque las computadoras son omnipresentes hoy día, todavía hay una cantidad significativa de operaciones manuales que se llevan a cabo a diario en empresas de todo el mundo. Esto puede afectar a todas las áreas de negocio, desde la producción y las ventas hasta el soporte de marketing y TI.

Dado que las tareas manuales tediosas a menudo pueden estar sujetas a errores humanos, es recomendable reducirlas tanto como sea posible. Aquí, la automatización de procesos puede ser la respuesta. Con la automatización de procesos, puede optimizar los flujos de trabajo diarios que se ejecutan en sus departamentos, agilizar las operaciones, minimizar los errores, reducir los riesgos de seguridad y aumentar la productividad, y todo esto de una vez.

Esta guía le brinda una comprensión profunda del «qué», «porqué» y «cómo» de la automatización de procesos. También proporcionaremos enlaces a recursos importantes que pueden ayudarle a implementar la automatización de procesos en su organización. Ya sea que sea nuevo en el concepto o un profesional experimentado, esta guía tiene todo lo que necesita saber sobre los beneficios de la automatización de procesos.

La automatización de procesos es el uso de tecnología para automatizar tareas repetitivas y de bajo valor para que los empleados puedan concentrarse en actividades más significativas y de impacto.

Si bien la automatización es un concepto conocido que ha existido en diferentes formas durante años, no ha sido hasta hace unos años que ha comenzado a aumentar exponencialmente la demanda y se ha convertido en la solución predominante para liberar recursos humanos y aumentar la eficiencia operativa.

Desde soporte simple y procesos departamentales hasta actividades interfuncionales más complejas, la premisa de la automatización de procesos de negocio sigue siendo la misma: aprovechar las tecnologías avanzadas de software para completar las tareas deseadas con una intervención humana mínima o nula.

Hay varias razones para automatizar sus procesos. Por ejemplo, la automatización de procesos puede mejorar la satisfacción de los clientes y empleados al reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para las tareas repetitivas. Esto, a su vez, permite a los empleados concentrarse en actividades más significativas y de valor agregado y permitirá que los clientes reciban sus servicios y productos más rápido.

La automatización también puede ayudar a reducir costos al eliminar la necesidad de intervención manual y reducir los errores humanos. Los procesos automatizados suelen ser más fiables y robustos, lo que genera menos errores y menos recursos desperdiciados.

Además, la automatización puede aumentar la transparencia en toda la organización al facilitar el seguimiento y el análisis de los procesos. Los procesos automatizados suelen ser más consistentes y alineados, lo que facilita la identificación y resolución de problemas y mejora la eficiencia en general.

Por último, la automatización también puede beneficiar enormemente el cumplimiento al permitir la implementación de comprobaciones y controles en los procesos automatizados. Estos controles son importantes para los sistemas de control interno y el cumplimiento general, ya que proporcionan la prueba necesaria para los reguladores y los clientes. Los procesos automatizados también facilitan la documentación de estos controles, asegurando que todos los requisitos de cumplimiento se cumplan y documenten con precisión. Mediante el uso de la automatización para el cumplimiento, las organizaciones pueden mejorar sus procesos, reducir los errores y, en última instancia, mejorar su postura general de cumplimiento.

La automatización de procesos a menudo se ve como una solución para lograr la excelencia operativa. Sin embargo, es importante recordar que no todos los procesos son aptos para la automatización. Las empresas primero deben analizar sus procesos para determinar los medios más adecuados para la automatización y su potencial de optimización. Este es realmente un paso crucial, ya que la automatización puede amplificar las ineficiencias cuando se aplica a procesos ineficientes.

Experiencias anteriores han demostrado que los buenos candidatos para la automatización suelen ser procesos altamente repetitivos, basados en reglas, maduros y estables con un alto potencial de retorno de la inversión. En el contexto de una organización, los sospechosos habituales de las iniciativas de automatización se pueden encontrar entre los procesos de soporte, ya que estos procesos suelen encontrar muchos problemas.

Si está interesado en cómo seleccionar procesos para su automatización, consulte nuestra publicación de blog sobre este tema.

En el caso de procesos demasiado complejos, la minería de procesos puede servir como un excelente enfoque para descubrir el estado real de los procesos de negocio de la organización, destacando los mejores candidatos para la optimización y automatización de procesos, además de permitir la comparación del proceso antes y después de las iniciativas de automatización.

Se pueden utilizar diferentes tecnologías para una automatización de procesos exitosa según los objetivos y recursos de la organización. A continuación, hemos resumido los 3 mejores métodos para usted.

Una tecnología relativamente nueva que rápidamente se hizo bastante popular es la automatización robótica de procesos, que permite la programación de bots para imitar las acciones de un usuario humano, como iniciar sesión en aplicaciones, ingresar datos y mover archivos. Una de las principales ventajas de RPA es que puede aumentar significativamente la eficiencia y la productividad mediante la automatización de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo.

Sin embargo, RPA también tiene sus inconvenientes. En primer lugar, requiere una inversión significativa en tiempo, dinero y recursos cuando se trata de la implementación, así como un mantenimiento continuo y experiencia técnica para que el sistema funcione sin problemas. Además, una vez que se implementa la automatización, puede ser difícil cambiar o adaptar. Esto puede ser un problema si los requisitos o procesos de negocio cambian con el tiempo. Y por último, pueden producirse errores o retrasos en el proceso si el software no está configurado correctamente.

Los sistemas ERP han sido un elemento básico en el panorama de TI de muchas organizaciones durante décadas, desempeñando un papel crucial en la automatización de procesos en áreas como contabilidad, gestión de materiales, procurement y más. Este enfoque tiene muchos beneficios, como proporcionar una plataforma centralizada para administrar y automatizar las funciones del negocio, lo que permite optimizar los procesos, reducir posteriormente los errores humanos y mejorar la eficiencia de los procesos. Por otra parte, los costos excesivos de adquisición e implementación, una curva de aprendizaje pronunciada para los usuarios y los costos adicionales de los ajustes continuos, particularmente en el caso de los cambios en los procesos, pueden restar valor a los beneficios percibidos de los sistemas ERP.

La automatización de flujos de trabajo es la utilización de software para optimizar el flujo de tareas e información entre diferentes sistemas y personas. Esto puede abarcar la automatización de tareas como la aprobación y el enrutamiento de documentos, la asignación de tareas y el seguimiento del progreso. Ofrece varios beneficios, como la reducción de errores humanos, la mejora del cumplimiento y la mejora de la transparencia en toda la organización. Además, la automatización de flujos de trabajo puede ahorrar tiempo y costos al automatizar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Sin embargo, implementarlo podría ser un desafío, particularmente para procesos complejos, y requiere inversión en términos de tiempo, dinero y recursos. Además, al igual que RPA, ajustar el flujo de trabajo puede resultar difícil si las necesidades o los procesos de negocio cambian con el tiempo. La automatización de flujos de trabajo se puede aplicar a varios tipos de flujos de trabajo, incluidos los procesos de producción e industriales, de oficina, humanos y centrados en documentos.

Las desventajas de la automatización de flujos de trabajo se pueden abordar con la automatización de código bajo/sin código, que es una tecnología en la que no se requiere código escrito, pero en su lugar se utilizan interfaces de arrastrar y soltar y plantillas preconstruidas. Este enfoque está diseñado para hacer que la automatización sea accesible para una gama más amplia de usuarios, incluidos aquellos sin conocimientos de programación, como los desarrolladores civiles.

La automatización de código bajo/sin código ofrece una implementación rápida y fácil de usar, automatizando una variedad de procesos como la entrada de datos, la gestión de documentos, la programación y más. Reduce el tiempo y los costos de desarrollo, permite una implementación más rápida y un retorno de la inversión más rápido, permite que los empleados no técnicos automaticen procesos para mejorar la eficiencia y la productividad, y se puede personalizar fácilmente para necesidades organizacionales específicas. Sin embargo, la automatización de código bajo/sin código actualmente solo se limita al manejo de procesos básicos o partes de procesos, lo que lleva a la creación de aplicaciones más pequeñas.

Hay diferentes pasos para implementar con éxito iniciativas de automatización de procesos dentro de la organización. Independientemente de la tecnología para la automatización de procesos que elija la organización, estas iniciativas pueden integrarse bien en los ciclos y prácticas de gestión existentes, como el ciclo de vida de gestión de procesos (PMLC). Puede ver una lista detallada de los pasos en nuestra publicación de blog o póster gratuíto de cómo realizar una automatización de procesos exitosa en 7 sencillos pasos.

Para garantizar el éxito de las iniciativas de automatización de procesos, una amplia gama de partes interesadas de la organización debe participar y trabajar junta. Los roles más destacados a tener en cuenta son:

Un Project manager es responsable de liderar la iniciativa de automatización de procesos, establecer los objetivos del proyecto y crear una hoja de ruta para alcanzarlos. Son responsables de garantizar que el proyecto se mantenga encaminado y que todas las partes interesadas estén informadas y comprometidas durante todo el proceso. 

Un analista de negocio responsable de comprender los procesos de negocio e identificar oportunidades para la automatización. Trabajan en estrecha colaboración con las partes interesadas para recopilar requisitos, analizar datos e identificar áreas de mejora. También juegan un papel crucial en el diseño y prueba de la solución de automatización para garantizar que satisfaga las necesidades del negocio. 

Un líder técnico responsable de los aspectos técnicos de la iniciativa de automatización, incluidos el diseño, el desarrollo y la implementación de la solución de automatización. Trabajan en estrecha colaboración con el Analista de Negocio para garantizar que la solución de automatización satisfaga las necesidades del negocio y sea técnicamente factible. 

Operaciones a cargo del día a día del negocio. A menudo son los que se verán más afectados por la solución de automatización. Son responsables de probar la solución de automatización, proporcionar comentarios y garantizar que sea adecuada para su propósito. 

El equipo de TI es responsable de la infraestructura técnica y el soporte de la solución de automatización. Trabajan en estrecha colaboración con el líder técnico para garantizar que la respuesta se integre correctamente con los sistemas existentes y que sea segura y cumpla con las reglamentaciones pertinentes. 

Los arquitectos empresariales aportan una visión holística al proyecto, asegurando que la solución de automatización de procesos se integre con otros sistemas y procesos, y que la organización esté preparada para adoptar y utilizar de manera efectiva la nueva tecnología. En resumen, los arquitectos empresariales desempeñan un papel clave para garantizar la implementación y adopción exitosas de la automatización de procesos en una organización. 

El departamento de cumplimiento que garantiza que la solución de automatización cumpla con las normas y estándares relevantes del sector. Trabajan en estrecha colaboración con el equipo del proyecto para garantizar que la solución cumpla con todos los requisitos y esté adecuadamente documentada y auditable. 

Por último la gestión del cambio responsable de gestionar el impacto organizativo de la iniciativa de automatización. Trabajan en estrecha colaboración con el Project Manager y el analista de negocio para garantizar que todas las partes estén informadas y comprometidas durante todo el proceso y que los cambios necesarios en los procesos y sistemas se realicen sin problemas. 

En conclusión, la automatización de procesos puede ser una inversión muy valiosa para las organizaciones que buscan mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar su productividad operativa. Al considerar el enfoque correcto, reunir un equipo competente y seleccionar cuidadosamente los objetivos correctos para la automatización, las organizaciones pueden garantizar el éxito de sus iniciativas de automatización de procesos y aprovechar todos los beneficios de las tecnologías de automatización.

Si desea aprovechar al máximo la automatización de procesos, asegúrese de tener las herramientas adecuadas para ello. Conozca el módulo ADONIS Process Automation , el favorito de nuestros clientes, y descubra cómo puede aprovecharlo para ejecutar sus flujos de trabajo directamente y sin problemas con un motor de flujo de trabajo integrado.

Para obtener una comprensión más completa de la automatización de procesos, asegúrese de consultar nuestros recursos relacionados que se proporcionan a continuación. ¡No se pierda lo que tenemos para ofrecerle y dele a su negocio el impulso que necesita!