Automatyzacja procesów biznesowych – Twoja droga do efektywności operacyjnej

Chociaż komputery są dzisiaj wszechobecne, wciąż znaczną część pracy w procesach wykonuje się w sposób manualny. Może to wpływać na wszystkie obszary działalności biznesowej, od produkcji i sprzedaży, po wsparcie marketingowe i IT.

Ponieważ monotonne czynności wykonywane manualnie w procesach często są narażone na błędy ludzkie, zaleca się ich jak największe ograniczenie. Automatyzacja procesów biznesowych w tym przypadku może być najlepszym rozwiązaniem! Dzięki automatyzacji procesów możesz optymalizować powtarzalne czynności realizowane w twoich komórkach organizacyjnych, usprawniać operacje, minimalizować błędy, ograniczać ryzyko i zwiększać produktywność – i to wszystko naraz.

Ten przewodnik pozwoli na dogłębne zrozumienie najważniejszych zagadnień dotyczących automatyzacji procesów biznesowych. Udostępnimy również linki do ważnych zasobów, które mogą pomóc w implementacji automatyzacji procesów w twojej organizacji. Niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszem, czy doświadczonym profesjonalistą, ten przewodnik zawiera wszystko, co musisz wiedzieć o korzyściach płynących z automatyzacji procesów biznesowych.

Automatyzacja procesów biznesowych to wykorzystanie technologii do automatyzacji powtarzalnych zadań, o niższej wartości biznesowej, aby uwaga pracowników mogła zostać przekierowana do zadań ważniejszych i o większym znaczeniu.

Chociaż automatyzacja jest znanym pojęciem, które istnieje w różnych formach od dawna, dopiero kilka lat temu zaczęła gwałtownie zyskiwać na popularności i stała się dominującym rozwiązaniem do uwalniania zasobów ludzkich i zwiększania efektywności operacyjnej.

Od najprostszych procesów wspierających i wykonywanych między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, po bardziej złożone, wewnętrzne działania – założenie automatyzacji procesów biznesowych pozostaje takie samo: wykorzystanie zaawansowanego oprogramowania do wykonywania wymaganych zadań z minimalnym udziałem człowieka lub bez jego udziału.

Istnieje wiele powodów, dla których warto automatyzować swoje procesy. Na przykład, automatyzacja procesów może poprawić satysfakcję klientów i pracowników, redukując czas i wysiłek potrzebny na powtarzalne zadania. To z kolei pozwala pracownikom skupić się na bardziej znaczących i dodających wartość działaniach oraz umożliwia klientom szybsze otrzymywanie usług i produktów.

Automatyzacja może także zmniejszać koszty, eliminując potrzebę pracy ręcznej i ograniczając błędy popełniane przez ludzi. Zautomatyzowane procesy są zazwyczaj bardziej niezawodne i trwałe, co skutkuje mniejszą ilością błędów i ograniczeniem zużycia zasobów.

Ponadto, automatyzacja może zwiększyć przejrzystość działania w całej organizacji, ułatwiając monitorowanie i analizowanie procesów. Procesy zautomatyzowane są często bardziej spójne i zgodne, co ułatwia identyfikację i rozwiązywanie problemów oraz ogólną poprawę efektywności.

Ostatni, ale nie mniej istotny aspekt, to że automatyzacja może znacznie wspierać przestrzeganie zasad zgodności, umożliwiając wprowadzenie kontroli i weryfikacji w zautomatyzowanych procesach. Te mechanizmy kontrolne są kluczowe dla systemów kontroli wewnętrznej oraz całościowego zachowania zgodności, gdyż zapewniają niezbędne dowody dla organów regulacyjnych i klientów. Zautomatyzowane procesy ułatwiają również dokumentowanie tych kontroli, zapewniając, że wszystkie wymagania dotyczące zgodności są spełnione i dokładnie udokumentowane. Stosując automatyzację w obszarze zgodności, organizacje mogą optymalizować swoje procedury, minimalizować liczbę błędów i, co za tym idzie, zwiększać ogólny poziom zgodności.

Automatyzacja procesów często jest postrzegana jako rozwiązanie pozwalające osiągnąć doskonałość operacyjną. Jednak ważne jest, aby pamiętać, że nie wszystkie procesy nadają się do automatyzacji. Firmy muszą najpierw przeanalizować swoje procesy, aby określić najlepiej pasujące metody automatyzacji i ich potencjał optymalizacyjny. Jest to naprawdę kluczowy krok, ponieważ automatyzacja może nasilić nieefektywności, gdy jest stosowana do nieefektywnych procesów.

Dotychczasowe doświadczenia pokazały, że dobrymi kandydatami do automatyzacji to często procesy wysoce powtarzalne, oparte na zasadach, dojrzałe i stabilne, z wysokim potencjałem zwrotu z inwestycji (ROI). W kontekście organizacji do inicjatyw automatyzacyjnych pasują także procesy wspierające, ponieważ to właśnie te procesy zazwyczaj napotykają na wiele problemów.

Jeśli jesteś zainteresowany, sprawdź nasz post na blogu o tym, jak identyfikować procesy do automatyzacji.

W przypadku nadmiernie skomplikowanych procesów, process mining może służyć jako doskonałe podejście do odkrywania rzeczywistego przebiegu procesów biznesowych organizacji, wskazując najlepszych kandydatów do optymalizacji i automatyzacji procesów, jak również umożliwiając porównanie procesu przed i po inicjatywach automatyzacyjnych.

Różne technologie mogą być używane do skutecznej automatyzacji procesów, w zależności od celów i zasobów organizacji. Poniżej przedstawiamy trzy najczęściej stosowane metody.

Stosunkowo nową technologią, która szybko zyskała na popularności, jest Robotic Process Automation (RPA), pozwalająca na programowanie botów do naśladowania działań wykonywanych przez ludzi, takich jak logowanie się do aplikacji, wprowadzanie danych i przenoszenie plików. Jedną z głównych zalet RPA jest to, że może znacząco zwiększyć efektywność i produktywność poprzez automatyzację powtarzalnych i czasochłonnych zadań.

Jednak RPA ma również swoje wady. Po pierwsze, wymaga znaczących inwestycji czasu, pieniędzy i zasobów na wdrożenie, jak również na bieżące utrzymanie i wsparcie techniczne, aby system działał prawidłowo. Ponadto, gdy automatyzacja jest już na wdrożona, zmiana jej może być kłopotliwa, jeśli wymagania biznesowe lub procesy zmieniają się z czasem. Ponadto błędy lub opóźnienia w procesie mogą wystąpić, jeśli oprogramowanie nie jest odpowiednio skonfigurowane.

Systemy ERP są od dziesięcioleci stałym elementem krajobrazu IT wielu organizacji, odgrywając kluczową rolę w automatyzacji procesów w takich obszarach jak księgowość, zarządzanie zasobami, zaopatrzenie i inne. Wykorzystanie systemów ERP ma wiele korzyści, takich jak zapewnienie scentralizowanej platformy do zarządzania i automatyzacji działań biznesowych, co umożliwia usprawnienie procesów, obniżenie liczby błędów ludzkich i poprawę efektywności procesów. Z drugiej strony, wysokie koszty zakupu i wdrożenia narzędzia, długi czas na szkolenia dla użytkowników oraz dodatkowe koszty ciągłych dostosowań, szczególnie w przypadku zmian w procesach, mogą ograniczać korzyści systemów ERP.

Workflow automation to wykorzystanie oprogramowania do usprawnienia przepływu zadań i informacji pomiędzy różnymi systemami i ludźmi. Może to obejmować automatyzację takich czynności jak zatwierdzanie i obieg dokumentów, przydzielanie zadań oraz śledzenie postępów. Workflow automation oferuje różne korzyści, takie jak redukcja błędów ludzkich, poprawa zgodności oraz zwiększenie przejrzystości w całej organizacji. Dodatkowo, workflow automation może oszczędzać czas i koszty poprzez automatyzację powtarzalnych i czasochłonnych zadań. Jednakże, jej implementacja może być wyzwaniem, szczególnie dla skomplikowanych procesów, i wymaga inwestycji pod względem czasu, pieniędzy i zasobów. Podobnie jak w przypadku RPA, dostosowanie przepływu pracy może okazać się trudne, jeśli potrzeby biznesowe lub procesy zmienią się z biegiem czasu. Automatyzacja przepływu pracy może być stosowana do różnych rodzajów przepływów pracy, w tym produkcyjnych i przemysłowych, biurowych, ludzkich oraz opartych na dokumentach.

Wady workflow automation można rozwiązać za pomocą automatyzacji typu low-code/no-code, która jest technologią nie wymagającą pisania kodu, ale zamiast tego używa interfejsów typu przeciągnij-i-upuść oraz gotowych szablonów. To podejście ma na celu uczynienie automatyzacji dostępną dla szerszego grona użytkowników, także tych bez umiejętności programistycznych, takich jak obywatelscy programiści (ang. citizen developers).

Automatyzacja typu low-code/no-code jest potencjalnie łatwa i szybka we wdrożeniu, umożliwiając automatyzację różnorodnych procesów takich jak wprowadzanie danych do systemów, zarządzanie dokumentami, planowanie i inne. Takie podejście skraca czas i koszty rozwoju, pozwala na szybsze wdrożenie i szybki zwrot z inwestycji, umożliwia nietechnicznym pracownikom na automatyzację ich procesów w celu poprawy efektywności i produktywności oraz łatwo dostosowuje się do specyficznych potrzeb organizacji. Jednakże, automatyzacja typu low-code/no-code jest obecnie ograniczona tylko do obsługi podstawowych procesów lub części procesów, przez co można ona ograniczać się tylko do tworzenia mniejszych aplikacji.

Dla zapewnienia powodzenia inicjatyw związanych z automatyzacją procesów, konieczne jest zaangażowanie i współdziałanie wielu interesariuszy w organizacji. Kluczowe role, które warto mieć na uwadze, obejmują:

Kierownik projektu, który jest odpowiedzialny za zarządzanie inicjatywą automatyzacji procesów, określanie celów projektowych i opracowywanie strategii ich realizacji. Zapewnia, że projekt przebiega zgodnie z planem, a wszyscy zainteresowani są na bieżąco informowani i zaangażowani w jego realizację.

Analityk biznesowy, odpowiedzialny za zrozumienie jak przebiegają procesy biznesowe i identyfikowanie możliwości ich automatyzacji. Współpracuje blisko z interesariuszami w celu zebrania wymagań, analizy danych oraz określenia obszarów wymagających usprawnień. Odgrywa również kluczową rolę w projektowaniu i testowaniu rozwiązań do automatyzacji, aby zapewnić, że odpowiadają one na potrzeby przedsiębiorstwa.

Lider techniczny, odpowiedzialny za aspekty techniczne inicjatywy automatyzacji, w tym projektowanie, rozwój i wdrażanie rozwiązania automatyzującego. Pracuje ściśle z analitykiem biznesowym, w celu zapewnienia, że rozwiązanie automatyzujące spełnia potrzeby biznesu i jest technicznie wykonalne.

Zespół operacyjny, zajmujący się bieżącą działalnością firmy. To właśnie oni najmocniej odczują skutki wdrożenia rozwiązania automatyzującego. Są odpowiedzialni za przeprowadzenie testów rozwiązania automatyzującego, dostarczanie opinii oraz upewnienie się, że spełnia ono oczekiwane zadania.

Zespół IT, odpowiedzialny za infrastrukturę techniczną i wsparcie rozwiązania automatyzującego. Pracuje ściśle z liderem technicznym, aby zapewnić, że rozwiązanie jest prawidłowo zintegrowane z istniejącymi systemami oraz że jest bezpieczne i zgodne z obowiązującymi regulacjami.

Architekci przedsiębiorstwa, którzy dostarczają holistycznego podejścia do projektu, gwarantując, że rozwiązanie do automatyzacji procesów zostanie zintegrowane z pozostałymi systemami i procesami oraz że organizacja jest przygotowana na przyjęcie i efektywne korzystanie z nowej technologii. Podsumowując, architekci przedsiębiorstwa pełnią zasadniczą rolę w zapewnieniu sukcesu wdrożenia i adaptacji automatyzacji procesów w firmie.

Dział zgodności, odpowiedzialny za to, aby rozwiązanie automatyzacji było zgodne z odpowiednimi przepisami i normami branżowymi. Współpracuje on blisko z zespołem projektowym, aby zagwarantować, że rozwiązanie spełnia wszystkie wymogi, jest odpowiednio udokumentowane i podlega audytowi.

Ostatni, ale równie ważny, zespół zarządzania zmianą, odpowiedzialny za zarządzanie wpływem inicjatywy automatyzacji na organizację. Pracuje ściśle z menadżerem projektu i analitykiem biznesowym, aby zapewnić, że interesariusze są informowani i zaangażowani w cały proces oraz że niezbędne zmiany w procesach i systemach są wprowadzane płynnie.

Podsumowując, automatyzacja procesów może stanowić cenną inwestycję dla firm dążących do poprawy wydajności, obniżenia kosztów i wzrostu produktywności operacyjnej. Poprzez zastosowanie odpowiedniego podejścia, zgromadzenie zespołu o odpowiednich kompetencjach i uważne wybieranie procesów do automatyzacji, organizacje mogą zapewnić powodzenie swoich działań w zakresie automatyzacji i czerpać pełne korzyści z technologii automatyzacyjnych.

Jeżeli chcesz maksymalnie wykorzystać potencjał automatyzacji procesów, ważne jest, abyś dysponował właściwymi narzędziami. Zapoznaj się z naszym rozszerzeniem do systemu ADONIS służącym do automatyzacji procesów biznesowych, który cieszy się uznaniem naszych klientów i dowiedz się jak możesz go użyć do płynnej i bezpośredniej realizacji twoich procesów przy użyciu wbudowanego silnika workflow.

Aby pogłębić swoją wiedzę na temat automatyzacji procesów, nie zapomnij zapoznać się z dodatkowymi materiałami, które przygotowaliśmy poniżej. Skorzystaj z naszej oferty, aby nadać swojej działalności dodatkowego rozpędu!