Wissenswertes zum Compliance Management System: Ein Leitfaden

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die Einhaltung von Vorschriften und Normen ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Da Compliance-Anforderungen jedoch in der Regel zunehmend komplexer und meist bereits innerhalb kurzer Zeit umgesetzt werden müssen, ist ein effizientes und flexibles Management für Unternehmen unerlässlich. Und zwar unabhängig davon, ob Sie Inhaber eines kleinen Unternehmens oder Führungskraft in einem großen Konzern sind.

In diesem Artikel möchten wir die Bedeutung eines Compliance Management Systems hervorheben. Wir starten daher mit der Begriffsbestimmung, gehen auf die wesentlichen Bestandteile eines Compliance Management Systems ein und geben einen Überblick über die wichtigsten Vorteile, die sich für Unternehmen daraus ergeben.

Ein Compliance Management System ist ein Rahmenwerk, das Organisationen dabei unterstützt, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Branchenstandards und interner Richtlinien zu gewährleisten. Es handelt sich um einen strukturierten Ansatz zur Identifizierung, Bewertung, Überwachung und Minderung von Compliance-Risiken auf allen Ebenen eines Unternehmens. Ein gut durchdachtes Compliance Management System dient als Kompass, der Unternehmen hilft, die komplexen rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig mögliche Gefahren zu umgehen. Bereits durch diese Erklärung wird deutlich, dass ein Compliance Management System nicht nur für große Organisationen, sondern auch für kleinere Unternehmen von Nutzen ist.

Nachdem wir nun wissen, was unter einem Compliance Management System zu verstehen ist, wollen wir kurz auf die in Bezug auf Compliance verbundenen Verantwortlichkeiten der Unternehmensleitung eingehen.

Im Rahmen eines Compliance Management Systems ist die Unternehmensleitung dafür verantwortlich, die Einhaltung von Vorschriften in der gesamten Organisation zu steuern. Zu den Tätigkeiten gehören die Festlegung der Compliance-Strategie, die Einführung von Richtlinien und Verfahren, die Zuweisung von Zuständigkeiten und die Förderung einer umfassenden Compliance-Kultur. Eine effektive Führung stellt also sicher, dass Compliance in allen Bereichen des Unternehmens verankert ist, von der Vorstandsebene bis hin zum Tagesgeschäft.

Der Prüfungsstandard 980 „Grundsätze ordnungsmäßiger Prüfung von Compliance Management Systemen“ des IdW beschreibt die wesentlichen Elemente eines Compliance Management Systems. Diese Elemente greifen nahtlos ineinander und unterstützen den Prüfer nicht nur bei der Beurteilung des Systems, sondern geben auch wertvolle Hinweise für den Aufbau und die Implementierung solcher Systeme. Zu diesen Elementen gehören Compliance-Kultur, Compliance-Ziele, Compliance-Risiken, Compliance-Programm, Compliance-Organisation, Compliance-Kommunikation sowie Compliance-Überwachung und -Verbesserung. Sehen wir uns die einzelnen Elemente nun genauer an.

Eine starke Compliance-Kultur ist Grundlage und zugleich Ergebnis eines erfolgreichen Compliance Management Systems. Eine nachhaltige Compliance-Kultur leitet sich aus den allgemeinen Werten und dem Risikoverständnis des Unternehmens ab und basiert auf einer konsistenten und klaren Kommunikation der Unternehmensleitung. Dieses von oberer Stelle vorgegebene Leitbild wird durch Instrumente wie einen klaren Verhaltenskodex unterstützt, der für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich ist.

Compliance-Ziele sind ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil eines Compliance Management Systems. Nur durch klarer und messbarer Ziele können die Compliance-Bemühungen der Organisation gesteuert werden. Die festgelegten Compliance-Ziele sollten selbstverständlich auch mit den gesetzlichen Anforderungen, den Industriestandards und den allgemeinen Zielen und Werten der Organisation übereinstimmen.

Im Zentrum des Compliances Management Systems steht das Minimieren von Compliance-Risiken. Dabei stellt die durchgehende Überwachung rechtlicher Regelungen und Vorgaben, die Basis für eine strukturierte und ganzheitliche Risikoerhebung dar. Zudem hat auch eine umfassende Risikoanalyse in regelmäßigen Abständen zu erfolgen. Um dies zu ermöglichen, ist ein gutes Verständnis der unternehmensspezifischen Geschäftsfelder und wesentlichen Prozesse entscheidend.

Das Compliance-Programm umfasst alle Maßnahmen, die darauf abzielen, Compliance-Risiken (und damit Regelverstöße) zu minimieren und bei festgestellten Verstößen die notwendigen Schritte einzuleiten. Je nach Zielsetzung bzw. Umfang ergibt sich das Programm aus dem Internen Kontrollsystem, der Einrichtung einer Möglichkeit zur Meldung von Verstößen („Whistleblower-Hotline“) sowie weiteren Anreizen zur Förderung der Compliance.

Gegenstand der Compliance-Organisation ist die Ausgestaltung und Dokumentation von Rollen, Zuständigkeiten, Aufgaben, Rechten und Pflichten. Beispielsweise sollte im Zuge dessen ein:e Compliance-Beauftragte:r ernannt werden. Diese Rolle beaufsichtigt und koordiniert die Compliance-Aktivitäten. Zu den Aufgaben gehören u. a. Schulung, Überwachung, Berichterstattung und Sicherstellung der Einhaltung der relevanten Gesetze und Vorschriften.

Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zur Gewährleistung des Informationsflusses innerhalb des Unternehmens. Dabei umfasst die interne Kommunikation die tägliche Beratung des Managements und der operativen Einheiten, die Durchführung von Compliance-Schulungen, das interne Berichtswesen und die Einrichtung vertraulicher Meldewege für Mitarbeiter:innen (Whistleblowing-System).

Eine regelmäßige Überwachung und Bewertung der Compliance-Aktivitäten ist unerlässlich, um Schwachstellen zu ermitteln, die Leistung zu messen und die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften sicherzustellen. Um weitere Verbesserungen zu erzielen, sollten aus den Überwachungsergebnissen und dem erhaltenen Feedback zudem geeignete Maßnahmen abgeleitet werden.

Wie bereits erwähnt, bringt die Einführung eines Compliance Management Systems eine Reihe von Vorteilen mit sich, die unabhängig von Unternehmensgröße und Branche betrachtet werden können.

Der erste Vorteil erschließt sich bereits aus der Definition und grundlegenden Aufgabe eines Compliance Management Systems. So hilft es Unternehmen, die für ihre Branche geltenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten und damit das Risiko von Strafen, Bußgeldern und Sanktionen zu verringern.

Compliance Management Systeme helfen Unternehmen, potenzielle Risiken zu erkennen und zu mindern, um rechtliche Sanktionen, Reputationsschäden und Betriebsunterbrechungen zu verhindern Durch ein proaktives Management von Compliance-Risiken können Unternehmen kostspielige Konsequenzen umgehen und ihre Interessen schützen.

Die Investition in ein Compliance Management System kann langfristig zu Kosteneinsparungen führen. Durch die frühzeitige Erkennung und Behebung von Compliance-Problemen können Unternehmen Bußgelder, Gerichtsverfahren und die Notwendigkeit erheblicher Aufwendungen vermeiden. Eine effektive Compliance verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Betriebsunterbrechungen, die zu finanziellen Verlusten führen können.

Ein gut funktionierendes Compliance Management System verbessert die Kommunikation und sichert eine einheitliche Entscheidungsfindung. Durch klare Richtlinien und Prozesse halten die Mitarbeitenden zudem automatisch alle Anforderungen ein, was in Folge zu mehr Effizienz führt.

Die Einführung eines Compliance Management Systems ist ein strategisches Vorhaben, das sorgfältig geplant und durchgeführt werden muss. Durch die Befolgung einer Reihe relevanter Schritte können Unternehmen ein wirksames System einrichten, das die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet und eine Compliance-Kultur fördert.

Zu Beginn Ihrer Compliance-Reise ist es wichtig, sich einen Überblick über die für Ihr Unternehmen geltenden Regeln und Standards zu verschaffen. Dazu gehört die Ermittlung der spezifischen Vorschriften, Gesetze und Branchenrichtlinien, die für Ihre Geschäftstätigkeit gelten. Wenn Sie die Compliance-Landschaft verstehen, sind Sie besser darauf vorbereitet, Ihre Geschäftspraktiken mit diesen Anforderungen in Einklang zu bringen. Nehmen Sie sich daher bewusst die Zeit, Ihre aktuellen Compliance-Prozesse, -Richtlinien und -Verfahren zu bewerten. Diese Bewertung wird Ihnen helfen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und die Grundlage für Ihre nächsten Schritte zu schaffen. Zu Beginn dieses Prozesses sollten Sie den Umfang und die Ziele Ihres Compliance Management Systems festlegen. Weisen Sie auch Rollen und Verantwortlichkeiten zu, um eine wirksame Überwachung und Verwaltung der Compliance-Aktivitäten in Ihrer Organisation zu gewährleisten.

Nun, da Sie ein klares Verständnis der für Ihr Unternehmen relevanten Compliance-Regelungen haben, ist es an der Zeit, Ihre eigenen Richtlinien zu erstellen. Diese Richtlinien, die häufig auch als Compliance-Richtlinien und -Verfahren bezeichnet werden, dienen Ihrem Team als Leitfaden. Achten Sie darauf, dass diese Richtlinien klar, prägnant und leicht verständlich formuliert sind. Sie dienen als Grundlage für Ihre Bemühungen um die Einhaltung von Vorschriften und Branchenstandards und als Anleitung für Ihr Team, wie diese einzuhalten sind.

Stellen Sie sich vor, Sie navigieren durch eine komplexe Landschaft voller potenzieller Gefahren. Die Risikobewertung ist Ihre Landkarte, die Ihnen hilft, sich sicher in diesem Gelände zu bewegen. Identifizieren Sie daher in einem ersten Schritt alle potenziellen Compliance-Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte. Diese Risiken können Gesetzesverstöße, finanzielle Verluste oder Reputationsschäden sein. Sobald Sie alle Risiken identifiziert haben, bewerten Sie sie in einem zweiten Schritt nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. Auf diese Weise können Sie bestimmen, welche Risiken Priorität haben und rasch geeignete Kontrollen zur Minimierung festlegen.

Definieren und verankern Sie Kontrollen in Ihrem Unternehmen, um die identifizierten Risiken zu mindern. Richten Sie diese Kontrollen auch an Ihren bestehenden Richtlinien aus. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Kontrollen ordnungsgemäß durchgeführt werden. Dies lässt sich am besten erreichen, indem man sich eine Bestätigung von den für die Kontrollen zuständigen Personen geben lässt. Außerdem sollten Sie Ihre Kontrollen regelmäßig auf ihre Gestaltung und Wirksamkeit hin überprüfen.

Bieten Sie umfassende Schulungsprogramme an, um die Mitarbeiter:innen über die Compliance-Vorschriften, –Richtlinien und -Verfahren zu informieren, die für ihre Aufgaben relevant sind. Aktualisieren Sie diese Schulungsmaterialien regelmäßig, um Änderungen von Vorschriften oder Branchenstandards zu berücksichtigen.

Entwickeln Sie ein System zur effizienten Überwachung und fortlaufenden Messung Ihrer Compliance-Aktivitäten. Regelmäßige Audits und Bewertungen helfen festzustellen, ob Ihr Compliance-System funktioniert und dabei potenzielle Schwachstellen aufzudecken. Durch Audits erhalten Sie zudem wertvolle Einblicke in Ihre allgemeine Compliance-Leistung. Nutzen Sie dieses Feedback, um notwendige Anpassungen und Verbesserungen vorzunehmen.

Hinweis: Holen Sie sich unser Cheatsheet mit den konkreten Schritten zur Einführung eines Compliance Management Systems!

Compliance Management Software spielt eine wichtige Rolle bei der effizienten Verwaltung und Rationalisierung von Compliance-Prozessen in Unternehmen. Die Software bietet eine umfassende Plattform, die Compliance-relevante Daten zentralisiert, Aufgaben automatisiert, Berichtsfunktionen bereitstellt und Skalierbarkeit und Flexibilität gewährleistet.

Mit einer Compliance Management System Software können Unternehmen ihre Compliance-relevanten Informationen in einem zentralen Repository konsolidieren. Sie bietet einen einfachen und personalisierten Zugriff auf Richtlinien, Prozesse, Kontrollen, Aufgaben, Auditergebnisse und vieles mehr. Die Software vereinfacht die Daten- und Aufgabenverwaltung und stellt sicher, dass die aktuellsten Compliance-Informationen für autorisierte Mitarbeiter:innen (im Sinne des Need-to-Know-Prinzips) jederzeit verfügbar sind. Wenn Sie auf der Suche nach einer Compliance Management Software sind, sollten Sie sich die Gelegenheit nicht entgehen lassen, mehr über das GRC-Tool ADOGRC zu erfahren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Verständnis der Grundlagen von Compliance Management Systemen für Unternehmen, die sich erfolgreich in einem komplexen regulatorischen Umfeld bewegen und ihren Ruf schützen wollen, von entscheidender Bedeutung ist. Ein gut durchdachtes Compliance Management System hilft, Compliance-Risiken proaktiv zu managen, Kosten zu senken, die betriebliche Effizienz zu steigern und damit einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Unternehmen oder einen Großkonzern handelt, ist die Einführung von Compliance Management Systemen und der Einsatz von Software der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg in der heutigen, von Compliance geprägten Geschäftswelt.