Neue Wege beschreiten: Wie Sie erfolgreich neue Prozesse in Ihrem Unternehmen einführen

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind Veränderungen unvermeidlich. Ganz egal, ob es sich um die Anpassung an neue Technologien, sich verändernde Markttrends oder die Aktualisierung betrieblicher Abläufe handelt – Unternehmen, die nicht auf neue Gegebenheiten und Entwicklungen reagieren, laufen Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Die Umsetzung von Veränderungen kann jedoch eine Herausforderung darstellen, vor allem wenn der Prozess schlecht gemanagt wird oder Mitarbeitende den Wandel ablehnen.

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, neue Prozesse erfolgreich zu implementieren, befasst sich dieser Artikel mit den wichtigsten Strategien zur erfolgreichen Bewältigung des Wandels, zur Überwindung von Widerständen und zur Gewährleistung eines reibungslosen Übergangs, damit der Wandel für alle Beteiligten zu einem positiven Erlebnis wird.

Bei der Prozessimplementierung geht es darum, neue oder geänderte Prozesse in die Praxis umzusetzen und sicherzustellen, dass diese validiert und getestet wurden, um das gewünschte Resultat zu erzielen. Da dies ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist, handelt es sich natürlich um eine fortlaufende Tätigkeit. Dabei spielt der Detaillierungsgrad der Prozesse eine wichtige Rolle im Hinblick auf den Schwierigkeitsgrad der Umsetzung.

Die Prozessimplementierung ist zudem ein systematisches (in der Regel projektähnliches) Verfahren, das gewährleistet, dass alle Beteiligten mit dem notwendigen Wissen ausgestattet sind, um den Erfolg des Prozesses sicherzustellen. Sie berücksichtigt den Input aus jeder Phase der Umsetzung, um die Machbarkeit und Praktikabilität des Endergebnisses zu garantieren.

Die Prozessimplementierung verbessert die Transparenz und das Verständnis von Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Sie steigert die Effizienz und Effektivität in der Organisation und gewährleistet gleichzeitig eine reibungslose und möglichst störungsfreie Umsetzung von Änderungen.

Mit der Einführung neuer Prozesse wird auch das Change Management ein integraler Bestandteil der Prozessimplementierung, um Unklarheiten und Widerstände zu beseitigen. Dies umfasst die Ermittlung des Veränderungsbedarfs, die Planung, die Kommunikation, die Schulung, die Einrichtung von Systemen und Technologien sowie die Überwachung der Fortschritte. Effektives Change Management führt zu verbesserter Effizienz, erhöhter Produktivität und organisatorischem Wachstum sowie zu einer transparenten Kommunikation, ordnungsgemäßer Planung und kontinuierlicher Verbesserung.

Die Prozessimplementierung ist ein zentrales Element des Prozessmanagement-Lebenszyklus (engl. Process Management Life Cycle, PMLC). Der PMLC ist ein zyklisches Vorgehensmodell, das die Phasen der Prozessentwicklung beschreibt, von der anfänglichen Identifizierung des Änderungsbedarfs bis zur endgültigen Implementierung und laufenden Überwachung des Prozesses. Er folgt in der Regel auf freigegebene Soll-Prozesse. Daher fällt die Prozessimplementierung in die dritte Phase des Prozessmanagement-Lebenszyklus, nämlich die Implementierungs- und Änderungsphase.

Wenn Sie mehr über das PMLC-Framework erfahren möchten, lesen Sie unseren Blogbeitrag über Prozessmanagement. Oder lesen Sie unsere Blogbeiträge zur Prozessdokumentation und Prozessanalyse, um einen tieferen Einblick in die ersten beiden Phasen zu erhalten.

Hier sind einige Gründe, warum die Prozessimplementierung aus organisatorischer Sicht wichtig ist:

Durch die Implementierung von Prozessen können Unternehmen ihre Abläufe standardisieren und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dieselben Ziele hinarbeiten. Auf diese Weise können Unklarheiten, Fehler und Missverständnisse vermieden werden.

Klare und effektive Prozesse können dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren und den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erfüllung von Tätigkeiten zu minimieren. Dadurch lassen sich die Produktivität steigern und die Kosten senken.

Zu einer effektiven Prozessimplementierung gehört die kontinuierliche Überwachung und Bewertung von Prozessen, um verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. So können Unternehmen ihre Abläufe kontinuierlich verbessern und wettbewerbsfähig bleiben.

Wenn Mitarbeiter:innen ihre Aufgaben und Zuständigkeiten im Rahmen eines klar definierten Prozesses verstehen, ist es wahrscheinlicher, dass sie sich engagieren und ihre Arbeit ernst nehmen. Dies führt zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und Personalbindung.

Insgesamt ist die Implementierung von Prozessen für Unternehmen wichtig, da sie zu einem besser organisierten, effizienteren und produktiveren Arbeitsplatz beitragen kann, wodurch sich Rentabilität und Erfolg langfristig steigern können.

Welche Schritte bei der Prozessimplementierung am wichtigsten sind, hängt von dem spezifischen Prozess oder der zu verbessernden Aufgabe ab. Es gibt jedoch einige allgemeine Schritte, die bei der Implementierung eines jeden Prozesses nützlich sein können:

Der erste Schritt besteht darin, den Prozess zu identifizieren, der eingeführt oder verbessert werden soll. Dabei kann es sich um eine bestimmte Aufgabe, einen Arbeitsablauf oder einen Geschäftsprozess handeln. In diesem ersten Schritt ist es wichtig, die von dem Prozess betroffenen Personen einzubeziehen, da sie wertvolle Erkenntnisse liefern können.

Sobald Sie den Prozess identifiziert haben, ist es wichtig, den aktuellen Zustand zu analysieren. Dazu zählen die Dokumentation des aktuellen Prozesses, die Ermittlung von Engpässen oder Ineffizienzen und das Einholen von Feedback von den am Prozess beteiligten Mitarbeiter:innen. Diese Analyse bildet die Grundlage für künftige Verbesserungen.

Auf Grundlage der Ist-Analyse können Sie einen neuen Prozess entwerfen, der die festgestellten Probleme und Ineffizienzen beseitigt. Es ist wichtig, die Personen, die mit der Umsetzung des neuen Prozesses betraut werden, in diesen Schritt einzubeziehen, da sie wertvolle Anregungen und Rückmeldungen geben können.

Sobald der neue Prozess entworfen wurde, ist es wichtig, die Neuerungen an alle Beteiligten zu kommunizieren. Dazu gehören die Mitarbeitenden, die von der Änderung betroffen sind, sowie Kundschaft oder Lieferfirmen, die von der Änderung betroffen sein könnten. Die Kommunikation sollte klar und einheitlich sein und auf etwaige Bedenken oder Fragen der Betroffenen eingehen.

Sobald der neue Prozess entwickelt und kommuniziert wurde, ist es an der Zeit, ihn umzusetzen. Hierzu müssen die Mitarbeitenden in dem neuen Verfahren geschult, alle erforderlichen Unterlagen oder Systeme aktualisiert und sichergestellt werden, dass jeder seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennt. Es ist wichtig, den Implementierungsprozess genau zu überwachen, um eventuelle Probleme zu erkennen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Nach der Einführung des neuen Prozesses ist es wichtig, seine Wirksamkeit zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Dies sollte ein kontinuierlicher Prozess sein, mit regelmäßigen Kontrollen, die den Prozess bewerten und Rückmeldungen von Mitarbeiter:innen und anderen Beteiligten einholen.

Beachten Sie, dass einige der Schritte möglicherweise wiederholt werden müssen und die Umsetzung des Prozesses nicht linear, sondern iterativ erfolgt, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Wie bereits erwähnt, hat eine strukturierte und gut geplante Prozessimplementierung einen großen Einfluss auf die organisatorischen und sozialen Rahmenbedingungen einer Organisation. Daher liegt es auch in der Verantwortung des Managements, eine hohe Akzeptanz bei allen Beteiligten zu erreichen.

Da die Prozessimplementierung oft die gesamte Organisation betrifft, ist die Art und Weise der Umsetzung sehr wichtig. Typischerweise kann zwischen abrupter, schrittweiser und paralleler Einführung unterschieden werden. Um sich für eine der Methoden zu entscheiden, sind einige Rahmenbedingungen zu berücksichtigen:

• Wirtschaftliche Rahmenbedingungen

Beziehen sich auf das Projektbudget, das für die Prozessimplementierung zur Verfügung steht.

• Organisatorische Rahmenbedingungen

Es ist wichtig, auf die Organisationsstruktur zu achten, da diese einen großen Einfluss auf den Erfolg der Prozessimplementierung hat.

• Technische Rahmenbedingungen

Hier stellt sich die Frage, welche IT-Applikationen eingesetzt werden oder eingesetzt werden sollen.

• Soziologische/kulturelle Rahmenbedingungen

Auch die Unternehmenskultur spielt eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, wie die Prozessimplementierung angegangen werden soll.

• Persönliche Rahmenbedingungen

Im Mittelpunkt stehen die persönlichen Erfahrungen der einzelnen Teilnehmer und wie diese genutzt werden können.

Unter Berücksichtigung all der oben genannten Rahmenbedingungen sind die folgenden Erfolgsfaktoren entscheidend für eine erfolgreiche Prozessimplementierung:

Identifikation der Adressat:innen

Dieser Punkt ist einer der wesentlichsten, denn es sollte klar sein, wer über die Prozessimplementierung informiert werden soll bzw. wer beteiligt ist. Alle Betroffenen haben – je nachdem, wie stark sie involviert sind – ein unterschiedliches Informationsbedürfnis. Es kann unterschieden werden zwischen direkt betroffenen Aufgabenträger:innen, nicht direkt betroffenen Aufgabenträger:innen, entlasteten Parteien sowie Zulieferern und Kundschaft.

Timing

Ein besonders wichtiger Faktor ist auch das Timing. Dieser kann stark variieren und hängt vor allem von der oben erwähnten Form der Umsetzung ab. Wichtig ist auch, dass der Zeitplan während der Umsetzung kontinuierlich überprüft und gegebenenfalls angepasst wird.

Personalgestaltung

Da die Prozessimplementierung in der Regel wie ein Projekt abgewickelt wird, setzt sie sich typischerweise aus der Projektleitung und den Projektmitarbeitenden zusammen. Damit jeder seine Aufgaben erfüllen kann und ein gutes Gesamtergebnis erzielt wird, müssen genaue Verantwortungsbereiche definiert werden.

Beteiligungsformen

Ausgehend von den identifizierten Adressat:innen gilt es zu entscheiden, wer in welchem Umfang an der Umsetzung beteiligt ist. Die drei Faktoren Information, Kommunikation und Partizipation spielen in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Information beschreibt das Verständnis, dass eine Veränderung stattfindet und zielt somit auf ein allgemeines Bewusstsein ab. Kommunikation bezeichnet eher den direkten Austausch von Informationen und Partizipation hat das Ziel, alle Beteiligten mit ins Boot zu holen und in den Prozess einzubinden.

Spezifizierte Medien

Hier geht es um die Wahl des Mediums, das bei der Prozessimplementierung eingesetzt werden soll. Dies kann natürlich je nach Organisation und Organisationskultur stark variieren. Wichtig ist hier, das Medium zu wählen, das zum jeweiligen Zeitpunkt sinnvoll ist.

Interaktion

Interaktion bedeutet, die jeweiligen Zielgruppen zum richtigen Zeitpunkt der Umsetzung einzubinden und mit ihnen zu kommunizieren. Auch Feedback und Verbesserungsvorschläge sollten eingeholt werden, denn die Adressat:innen sind diejenigen, die letztendlich täglich mit der Veränderung im Unternehmen konfrontiert werden.

Die Implementierung von Prozessen kann Ihr Unternehmen auf vielfältige Weise unterstützen, indem sie für mehr Transparenz und Qualität sorgt und sicherstellt, dass alle Mitarbeitenden wissen, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind:

Durch die Implementierung klarer Prozesse und Verantwortlichkeiten kann die Entwicklung und Umsetzung der Unternehmensstrategie unterstützt werden.

Die Implementierung von Prozessen kann die Entwicklung und Durchführung von Qualitätskontrollverfahren verbessern, die die Konsistenz von Produkten und Dienstleistungen gewährleisten.

Durch die Implementierung von Prozessen, die sich auf die Erfüllung von Kundenbedürfnissen konzentrieren, und die entsprechende Schulung Ihrer Mitarbeitenden können Unternehmen ihren Kundenservice verbessern.

Die Implementierung von Prozessen kann zur Optimierung und Rationalisierung von Lieferkettenabläufen beitragen.

Die Einführung von Prozessen erleichtert die Entwicklung und Umsetzung von Personalrichtlinien und -verfahren.

Prozesse können die Entwicklung und Ausführung von Finanzverwaltungsprozessen unterstützen, z. B. Budgetierung und Finanzberichterstattung.

Die Implementierung von Prozessen kann Unterstützung bei der Ermittlung und dem Management von Risiken bieten.

Die Einhaltung der einschlägigen Gesetze und Vorschriften kann durch die Implementierung von Prozessen sichergestellt werden.

An der Prozessimplementierung können viele verschiedene Personen beteiligt sein. Je nach Größe und Komplexität des Unternehmens haben verschiedene Rollen unterschiedliche Zuständigkeiten, und manche Rollen übernehmen sogar mehrere Aufgaben. Die Beteiligung der obersten Führungsebene ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, da sie die Änderungen im Unternehmen rechtfertigen muss.

Die folgenden Positionen spielen in der Regel eine besonders wichtige Rolle:

• Prozesseigner:in 

Diese:r ist für den Gesamterfolg des Prozesses verantwortlich und stellt sicher, dass der Prozess mit den Zielen der Organisation übereinstimmt.

• Change Management Team

Das Change Management Team ist für die Kommunikation von Prozessänderungen an die relevanten Interessengruppen, die Bereitstellung von Schulungen und Unterstützung sowie den Umgang mit Widerständen gegen Änderungen verantwortlich.

• IT-/Technologie-Team 

Dieses Team ist für die Implementierung aller technologischen Lösungen verantwortlich, die zur Unterstützung des Prozesses erforderlich sind, wie Software oder Systeme.

• Operatives Team/Ausführungsteam

Dieser Personenkreis ist für die tägliche Durchführung des Prozesses verantwortlich und stellt sicher, dass er wie vorgesehen funktioniert.

Eine wirksame Prozessimplementierung ist der Schlüssel zu einem produktiven und effizienten Arbeitsumfeld. Ein angemessenes Change Management, einschließlich einer klaren Kommunikation, einer angemessenen Planung und einem Fokus auf kontinuierliche Verbesserung, wird zum gewünschten Erfolg der Prozessimplementierungsinitiative beitragen.