Mit einer gut durchdachten GPM-Strategie zum Erfolg

Es kann eine Herausforderung sein, überzeugende Einleitungen für Blogbeiträge zu schreiben, ohne auf Klischees zurückzugreifen. Viele strategieorientierte Inhalte beginnen mit einem vorhersehbaren Zitat von Sun Tzu, in dem die Fusion von Strategie und Taktik im Zuge eines Krieges betont wird. In unserem Fall geht es jedoch nicht um einen Kampf, sondern darum, Ihr Geschäftsprozessmanagement (GPM) mit einer klaren Vision zu optimieren.

Wenn Sie kürzlich unseren umfassenden Leitfaden „Grundlagen des Prozessmanagements“ gelesen haben, haben Sie bereits etwas über den Prozessmanagement-Lebenszyklus und seinen Eckpfeiler, die GPM-Strategie, erfahren. Es ist wichtig zu erkennen, dass die GPM-Strategie keine isolierte Maßnahme ist, sondern eng mit der übergreifenden Strategie des Unternehmens verwoben ist.  Die von der Organisation festgelegten strategischen Ziele dienen als Kompass, während die GPM-Strategie den Fahrplan für die effiziente Umsetzung und Erreichung dieser Ziele liefert. Durch die Ausrichtung der GPM-Initiativen auf die übergeordnete Unternehmensstrategie können Unternehmen ihre Prozesskapazitäten nutzen, um nachhaltiges Wachstum zu fördern, sich an sich verändernde Marktdynamiken anzupassen und einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

In diesem Blogbeitrag befassen wir uns mit der entscheidenden Verbindung zwischen der GPM-Strategie und der Unternehmensstrategie und untersuchen, wie sie sich gegenseitig beeinflussen und zum Erfolg in der heutigen dynamischen Unternehmenslandschaft beitragen.

Strategische Entscheidungen lassen sich nur dann umsetzen, wenn man sich über die Ziele der Strategie, die Methoden zu ihrer Verwirklichung und die Art der Erfolgsmessung im Klaren ist. Organisatorische Ziele stellen übergreifende Bestrebungen und Ergebnisse dar, die im Zusammenhang mit dem Auftrag und der Vision stehen. Die Definition von Zielen ist eine große Herausforderung, vor allem während einer größeren organisatorischen Umgestaltung. Eine gründliche Analyse des Auftrags, der Vision und der Werte ist von entscheidender Bedeutung, ebenso wie die Ermittlung der langfristig gewünschten Auswirkungen.

Im Kern zielt eine GPM-Strategie darauf ab, die Geschäftsprozesse mit den Unternehmenszielen, den Kundenbedürfnissen und den Marktanforderungen in Einklang zu bringen. Dabei ist es wichtig, die Ziele nach dem SMART-Prinzip (spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert) festzulegen. Sie sollten realistisch, aber dennoch ehrgeizig und flexibel sein und die wichtigsten Interessengruppen, insbesondere die Führungskräfte, einbeziehen.

Die Umsetzung einer GPM-Strategie erfordert einen systematischen und strukturierten 5-Schritte-Ansatz für die Analyse bestehender Prozesse, die Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten, die Neugestaltung von Prozessen, die Umsetzung von Änderungen und die Überwachung der Ergebnisse.

Um konkrete und messbare Ziele mit entsprechenden Messgrößen festzulegen, ist eine Analyse des Ist-Zustandes unerlässlich. Dadurch können wertvolle Verbesserungsmöglichkeiten aufgedeckt werden. Eine sorgfältige Bewertung der bestehenden Prozesse des Unternehmens kann Stärken, Schwächen und ungenutztes Potenzial aufzeigen. Diese Untersuchung deckt Ineffizienzen, Engpässe und Wachstumsbereiche auf. Auf dieser Grundlage können klare Ziele und Leistungsindikatoren (KPIs) festgelegt werden.

Anhand der Erkenntnisse aus der Prozessanalyse lassen sich bestimmte Bereiche identifizieren, in denen Änderungen und Optimierungen vorgenommen werden können, um sie mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens in Einklang zu bringen. Dieser gezielte Ansatz ermöglicht die Definition messbarer Ziele, die direkt auf die identifizierten Verbesserungsmöglichkeiten ausgerichtet sind.

Die Prozessoptimierung, ein wichtiger Aspekt jeder GPM-Strategie, umfasst dann in einem nächsten Schritt die Neugestaltung der zuvor ausgewählten Prozesse, um deren Effizienz, Effektivität und Gesamtleistung zu verbessern. Sie zielt darauf ab, Engpässe zu beseitigen, Redundanzen zu reduzieren und komplexe Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Durch die Optimierung von Prozessen können Unternehmen ihre Produktivität steigern, Kosten senken und bessere Ergebnisse erzielen, was letztlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einem Wettbewerbsvorteil auf dem Markt führt.

Die Umsetzung der GPM-Strategie umfasst die Durchführung von Prozessänderungen und das Change Management. Der Schlüssel zu einem reibungslosen Übergang liegt in der Kommunikation, der Einbeziehung der Interessengruppen und der Schulung. Durch die Berücksichtigung von Bedenken, die Bereitstellung von Ressourcen und die Unterstützung der Mitarbeiter:innen wird die Akzeptanz gefördert. Praktiken des Change Managements umfassen z. B. die Bewertung der Auswirkungen von Änderungen und die regelmäßige Überwachung des Fortschritts, um Widerstände zu minimieren und die Änderungen auf die strategischen Ziele abzustimmen.

Die Überwachung des Fortschritts und die Messung des Erreichens dieser Ziele wird durch die Festlegung relevanter Leistungsindikatoren (KPIs) erleichtert. Die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der KPIs auf der Grundlage sich verändernder Geschäftsanforderungen gewährleistet, dass unsere Strategie flexibel und anpassungsfähig bleibt. Durch eine umfassende Analyse der bestehenden Prozesse können Organisationen Prioritäten für Verbesserungsmaßnahmen setzen, realistische Ziele festlegen und den Kurs der Strategieumsetzung in Richtung effektiver Ergebnisse lenken.

Damit dieser 5-Schritte-Ansatz praktikabel und einfach umsetzbar ist, empfehlen wir die Erstellung einer angemessenen Prozessdokumentation, die einen umfassenden Überblick über Ihre organisatorischen Abläufe bietet und es Ihnen ermöglicht, Veränderungen im Zuge der Transformation besser nachzuvollziehen.

Tipp: Lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zur Prozessdokumentation, wenn Sie mehr über dieses Thema erfahren möchten.

Dabei ist die Wahl der richtigen Methode und des geeigneten Dokumentationsansatzes entscheidend für den Erfolg Ihrer GPM-Strategie. Berücksichtigen Sie die besonderen Bedürfnisse Ihres Unternehmens, die Ziele, vorhandene Prozesse und Faktoren sowie Prozesskomplexität oder Unternehmenskultur. Beurteilen Sie die Stärken, Grenzen und Kompatibilität der Methoden und berücksichtigen Sie ihre Vereinbarkeit mit den Zielen und Ressourcen der Organisation. Die Wahl eines geeigneten Notationssystems, wie z. B. BPMN, textbasierte Dokumentation oder UML-Aktivitätsdiagramme, richtet sich nach dem erforderlichen Maß an Klarheit und Verständlichkeit für das Zielpublikum.

Um zu starten, kann zwischen zwei gängigen Dokumentationsansätzen gewählt werden: Top-down und Bottom-up . Der Top-down-Ansatz beginnt mit einer High-Level-Perspektive, z. B. mit einer Prozesslandkarte, um sich einen Überblick zu verschaffen und miteinander verbundene Prozesse und deren Ausrichtung auf die Ziele abzubilden. Der Bottom-up-Ansatz setzt bei der detaillierten Modellierung von Aktivitäten an und baut das Prozessportfolio schrittweise auf.

Durch die sorgfältige Auswahl der Methode, der Notation und des Dokumentationsansatzes schaffen Unternehmen die Grundlage für ein effektives Prozessmanagement und eine erfolgreiche Implementierung des GPM-Frameworks.

Tipp: In unserem kostenlosen Webinar zum Thema Prozesslandkarten lernen Sie unser praxiserprobtes Vorgehen zur Erstellung bzw. Adaptierung von unternehmensweiten Prozesslandkarten kennen.

Eine weitere wesentliche strategische Entscheidung im Rahmen der GPM-Strategie ist die Auswahl eines geeigneten Softwaretools für die Dokumentation und das Management von Geschäftsprozessen, da sie direkten Einfluss auf den Erfolg und die Ergebnisse der gesamten Strategieumsetzung hat. Grundsätzlich bietet eine GPM-Software eine zentrale Plattform für die Erfassung von Prozesskenntnissen, die Erstellung von Prozessmodellen mit standardisierten Notationen wie BPMN und die Dokumentation detaillierter Prozessinformationen. Mit diesen Tools können Unternehmen ihre Prozesse effektiv visualisieren, analysieren und kommunizieren, wodurch ein gemeinsames Verständnis der Beteiligten gefördert und Initiativen zur Prozessverbesserung vorangetrieben werden.

Andere Technologien, wie Workflow-Automatisierung und Enterprise Resource Planning (ERP), spielen eine wichtige Rolle bei der Umsetzung der GPM-Strategie. Eine Prozessautomatisierung optimiert Arbeitsabläufe, verkürzt die Zykluszeiten und verbessert die Leistung. Die Integration von GPM mit ERP-Systemen ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch, der die Datenkonsistenz sicherstellt und eine ganzheitliche Sicht auf die End-to-End-Prozesse im gesamten Unternehmen bietet.

Die Einführung von BPM-Software und Satelliten-Technologien bringt vielfältige Vorteile mit sich, sollte dennoch gründlich bedacht werden. Bewerten Sie die Kosten (Lizenzierung, Implementierung, Wartung), berücksichtigen Sie die Lernkurve und die Kompatibilität mit bestehenden Systemen. Wägen Sie bei Ihrer strategischen Entscheidung die Vorteile gegen die Kosten und Herausforderungen ab, indem Sie eine umfassende Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, die ROI, Nachhaltigkeit und Ausrichtung berücksichtigen.

Nichtsdestotrotz ist ein Software-Tool für den Erfolg Ihres Geschäftsprozessmanagements entscheidend. Es ermöglicht eine effektive Prozessdokumentation, -analyse und -optimierung. Die Integration mit Satelliten-Technologien kann die Synergien weiter erhöhen und die Effizienz, Automatisierung und Ausrichtung auf strategische Ziele optimieren.

Tipp: Sehen Sie sich unser kostenloses Webinar über Schlüsselkriterien bei der Auswahl eines GPM-Tools an, um einen Einblick in die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer geeigneten GPM-Suite zu erhalten.

Eine solide GPM-Strategie, die durch Software und Technologie unterstützt wird, ist für den Unternehmenserfolg unerlässlich. Sie richtet die Prozesse an den strategischen Zielen aus und nutzt fortschrittliche Tools, um die Effizienz zu optimieren, die Leistung zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Eine GPM-Software ermöglicht eine effektive Prozessdokumentation, -analyse und -optimierung und fördert so die operative Exzellenz und eine kontinuierliche Verbesserung. Der Einsatz dieser Tools ist für nachhaltiges Wachstum und Wettbewerbsvorteile in der heutigen dynamischen Unternehmenslandschaft unerlässlich.

Eine GPM-Tool, wie unser beliebtes ADONIS, ermöglicht eine detaillierte Prozessdokumentation, Analyse und fundierte Entscheidungsfindung. Das branchenerprobte Tool bietet eine umfassende Lösung zur kontinuierlichen Verbesserung und eine einfach zu bedienende Oberfläche für Anwender:innen auf allen Ebenen. Testen Sie ADONIS kostenlos in der ADONIS:Community und beginnen Sie noch heute mit dem Aufbau Ihrer GPM-Strategie!