KI im GPM: Ein Game Changer für die Prozessoptimierung

Geschäftsprozessmanagement (GPM) hilft Unternehmen dabei, ihre Abläufe zu strukturieren und Arbeitsweisen zu verbessern. Viele herkömmliche Methoden stoßen jedoch zunehmend an ihre Grenzen: Steigende Anforderungen und der Bedarf an schnelleren Entscheidungen machen es schwieriger, Schritt zu halten. Manuelle Eingriffe, starre Workflows und periodische Reviews erweisen sich oft als nicht mehr ausreichend für Echtzeitanforderungen.

Künstliche Intelligenz (KI) trägt dazu bei, das zu ändern. Durch KI-gestützte Prozessoptimierung wird GPM adaptiver und stärker datengetrieben. KI-basierte GPM-Lösungen verlassen sich nicht auf starre Regeln, sondern werten Live-Daten aus, überwachen laufende Aktivitäten und reagieren auf Ineffizienzen in dem Moment, in dem sie auftreten.

Dieser Blogbeitrag beleuchtet, wie sich diese Veränderungen konkret gestalten und welche Auswirkungen sie heute auf die Prozessarbeit haben.

Traditionelle GPM-Tools ohne KI-Funktionalität basieren auf manueller Modellierung und Analyse und erfordern hohen personellen Aufwand, um Ineffizienzen zu identifizieren. KI-fähige GPM-Tools hingegen ermöglichen selbstoptimierende Workflows, die sich dank Echtzeitdaten kontinuierlich verbessern.

• Automatisierte Prozessanalysen: KI erkennt Engpässe, Redundanzen und Compliance-Risiken deutlich schneller als manuelle Auswertungen.
• Intelligente Handlungsempfehlungen: Auf Basis objektiver Daten schlägt KI Optimierungen vor, statt auf Intuition zu vertrauen.
• Adaptive Feinjustierung: KI lernt aus vergangenen Trends und passt Prozesse fortlaufend an neue Bedingungen an.

Business Impact: Unternehmen, die auf KI-gestützte GPM setzen, reduzieren Ineffizienzen, verbessern die Compliance und beschleunigen Prozessverbesserungen.

Manuelle Prozessanalysen können speziell bei großen Datenmengen zeitaufwendig und fehleranfällig sein. KI verkürzt diese Zyklen, indem sie mittels kontinuierlicher Mustererkennung wiederkehrende Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten aufdeckt.

• Automatisierte Risikoerkennung: KI identifiziert potenzielle Verstöße und Ineffizienzen proaktiv.
• Datenbasierte Entscheidungshilfe: Unternehmen können mithillfe von KI vorab abschätzen, wie sich Prozessänderungen auswirken, und so fundierter entscheiden.
• Mustererkennung: KI findet wiederkehrende Ineffizienzen und hilft Unternehmen, Verschwendung zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.
• KI-gesteuerte Prozessanfragen: Mithilfe natürlicher Sprachabfragen können alle Nutzer:innen – von Prozessbeteiligten über Entscheidungsträgern zu Leser:innen – direkt im Modell nachfragen: Welche Aufgaben sind meiner Rolle zugewiesen? Welche Dokumente werden verwendet? Welche Compliance-Anforderungen gelten? So wird Prozesswissen sofort zugänglich und die Zusammenarbeit im Unternehmen deutlich effizienter.

Business Impact: KI sorgt als virtueller Business-Analyst für eine beschleunigte Prozessanalyse, indem er Ineffizienzen schneller aufdeckt, die Entscheidungsqualität steigert und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellt.

Das Modellieren von Prozessen zählt zu den zeitintensivsten Tätigkeiten im GPM. KI vereinfacht das Ganze durch eine intelligente Unterstützung bei jedem Schritt:

• KI-gestützte, automatische Vorschläge: KI generiert neue Prozessentwürfe und Best-Practice-Workflows.
• Modelloptimierung: Strukturelle Schwachstellen – wie fehlende Verknüpfungen oder redundante Schritte – werden von der KI erkannt und Layouts werden für bessere Lesbarkeit optimiert.
• Schnellere Einarbeitung: Neue Anwender:innen profitieren von KI-Hilfen, die Schulungsaufwand und Fehlerquote reduzieren.

Business Impact: Unternehmen entwerfen mit KI-Unterstützung schneller bessere Prozesse, minimieren manuellen Aufwand und sorgen für reibungslose Workflows.

KI wird zur praktischen Erweiterung des Geschäftsprozessmanagements. Sie ermöglicht schnellere Analysen, höhere Genauigkeit und reduziert den Aufwand für die Pflege von Workflows. Ob Risikoerkennung oder Änderungsempfehlung – KI bereichert jeden Schritt des GPM-Lebenszyklus.

Unternehmen, die bereits heute auf KI-Lösungen setzen, sind bestens aufgestellt, um ihre Effizienz nachhaltig zu steigern und sich flexibel an kommende Anforderungen anzupassen.