Czym jest model operacyjny? Przewodnik dla architektów korporacyjnych

W dynamicznym świecie współczesnego biznesu wiele organizacji rozwijało się w sposób organiczny – przez lata dodając procesy i struktury krok po kroku. W efekcie często powstaje złożony i nieuporządkowany, „odziedziczony” model operacyjny. Choć takie modele mogą wspierać osiąganie sukcesów, nierzadko brakuje im strategicznego dopasowania i efektywności niezbędnej do dalszego rozwoju.

Przejście z takiego podejścia ad hoc do świadomego projektowania modelu operacyjnego pozwala organizacjom tworzyć modele, które są spójne, efektywne i dobrze dopasowane do strategii.

W tym artykule przyglądamy się, jak zmiana podejścia na bardziej intencjonalne może pomóc organizacjom w budowaniu modeli operacyjnych odpowiadających rzeczywistym potrzebom biznesu, zgodnie z najlepszymi praktykami architektury korporacyjnej. Omawiamy, czym jest model operacyjny, dlaczego jest tak istotny oraz jak skutecznie go projektować.

Na koniec zrozumiesz, jak dobrze zaprojektowany model operacyjny może zwiększyć ogólną efektywność organizacji i wspierać realizację celów strategicznych, torując drogę do przyszłych sukcesów.

Operating models can exist at various levels. In some cases, a one-page operating model for the entire organization might be sufficient. In others, detailed operating models with standard operating procedures provide step-by-step instructions for routine operations. Opinions on the best approach vary widely, but the key is to choose the level of detail that best suits your organization’s needs.

Różne poziomy definiowania modeli operacyjnych, w zależności od ich celu i grupy odbiorców

W prowadzonych przez nas inicjatywach transformacji biznesowej stosujemy zrównoważone podejście. W naszym artykule Znaczenie modelu operacyjnego w architekturze korporacyjnej omawiamy wykorzystanie map zdolności do strukturyzacji organizacji. Wspominamy również o łańcuchach wartości lub wysokopoziomowych mapach procesów jako alternatywach, jednak tutaj skupimy się na zdolnościach. Mapy zdolności stanowią solidną podstawę do budowy docelowych modeli operacyjnych, zapewniając ogólną strukturę i punkt odniesienia do nawigacji.

Dla każdej kluczowej zdolności istnieje zazwyczaj osobny model operacyjny. W niektórych przypadkach kilka zdolności może zostać połączonych w jeden model operacyjny lub jedna możliwość może obejmować wiele modeli operacyjnych. Jednak ogólna zasada jest taka, że dla jednej zdolności przypada jeden model operacyjny.

Projektowanie modelu operacyjnego dla każdej zdolności biznesowej

Zdolności definiują „co” organizacja realizuje w ramach swojej działalności. Jednak zagłębiając się w każdą z nich, odkrywamy „jak” – czyli istotę modelu operacyjnego. Obejmuje ona:

• Zadania niezbędne do dostarczenia wartości danej zdolności
• Osoby lub zespoły odpowiedzialne za realizację tych zadań
• Miejsca, w których zadania są wykonywane
• Informacje potrzebne do realizacji działań
• Oprogramowanie i technologie wykorzystywane w procesie

Wskazówka: Choć poziom szczegółowości modelu operacyjnego można dostosować do własnych potrzeb, warto zachować zwięzłą formę – najlepiej mieszczącą się na jednej stronie. Takie podejście ułatwia skupienie się na kluczowych elementach i ich powiązaniach, zwiększając przejrzystość oraz skuteczność modelu.

Tak może wyglądać model operacyjny dla zdolności obsługi pasażerów na lotnisku.

Model przedstawiono w podziale na warstwy BDAT:

• Architektura biznesowa
• Architektura danych
• Architektura aplikacji
• Architektura technologiczna

Przykład ilustruje proces obsługi pasażera na lotnisku, pokazując interakcje pomiędzy aktorami biznesowymi, procesami, komponentami aplikacji oraz urządzeniami w ramach czterech głównych procesów biznesowych: odprawa (Check-In), kontrola bezpieczeństwa (Security Screening), imigracja i cło (Immigration & Customs) oraz boarding (Boarding).

• Odprawa: Personel odprawy inicjuje proces Check-In, wspierany przez aplikację odprawy, która weryfikuje dane pasażera i przydziela miejsca. Wykorzystywane są kioski samoobsługowe oraz stanowiska odprawy. Kluczowym obiektem danych jest Passenger, który współdziała z mapą miejsc (Seat Map) oraz usługami aplikacji Check-In.
• Kontrola bezpieczeństwa: Personel bezpieczeństwa realizuje proces kontroli, wspierany przez aplikację Security Screening oraz urządzenia rentgenowskie, które generują wyniki kontroli. Proces zapewnia sprawdzenie pasażerów i bagażu pod kątem zagrożeń.
• Imigracja i cło: Funkcjonariusze imigracyjni obsługują proces Immigration & Customs, wykorzystując odpowiednią aplikację oraz skanery paszportów do przetwarzania danych dokumentów i deklaracji celnych.
• Boarding: Personel pokładowy zarządza procesem wejścia na pokład, wspierany przez aplikację boardingową i skanery kart pokładowych, weryfikując pasażerów i ich uprawnienia do wejścia. Obiekt danych Passenger przepływa przez wszystkie etapy, zapewniając spójność informacji w całej podróży pasażera.

Możliwe jest rozszerzanie modelu o kolejne warstwy i elementy – ArchiMate udostępnia ponad 60 typów elementów.

Wskazówka: Należy jednak unikać nadmiernej szczegółowości, aby model pozostał zrozumiały także dla osób spoza obszaru architektury. Zaleca się ograniczenie liczby typów elementów do maksymalnie 10. Warto pamiętać, że w architekturze korporacyjnej istnieją również inne artefakty, takie jak mapy strategii, roadmapy czy architektury procesów, aplikacji i technologii – dlatego nie ma potrzeby umieszczania wszystkiego w modelu operacyjnym.

• Modele operacyjne można wykorzystywać do skutecznego wyjaśniania działania jednej lub wielu zdolności – nawet w formie pojedynczego diagramu.
• Umożliwiają one również przedstawienie kontekstu planowanych zmian. Interesariusze łatwiej rozumieją, co jest stawką oraz które części organizacji zostaną nimi objęte.
• Można je także stosować do modelowania zagrożeń architektonicznych – dzięki temu łatwiej identyfikować ryzyka i oceniać ich wpływ.
• W przypadku planowania opartego na zdolnościach konieczne jest opracowanie mapy drogowej z wymaganiami dla kluczowych zdolności strategicznych. Model operacyjny pomaga identyfikować słabe punkty i potencjał optymalizacji oraz wyprowadzać wymagania strategiczne.
• Model operacyjny może być również używany do opisu docelowych modeli operacyjnych. Pozwala to definiować, omawiać i komunikować sposób działania organizacji w przyszłości.

Wskazówka: Tworzenie i utrzymywanie aktualności modeli operacyjnych wymaga wysiłku, dlatego warto angażować jak najszersze grono interesariuszy – CxO, menedżerów ryzyka, planistów strategicznych i innych. Im większe zaangażowanie, tym większa szansa na sukces.

Dobrą wiadomością jest to, że wiele elementów może już istnieć w organizacji – np. w zarządzaniu portfelem aplikacji, gdzie zdefiniowano katalog aplikacji, lub w zarządzaniu strategicznym, gdzie opracowano mapy zdolności. Pozwala to zaoszczędzić czas i zapewnić spójność całości.

Model biznesowy określa, w jaki sposób firma tworzy wartość i generuje przychody. Model operacyjny definiuje natomiast, w jaki sposób ta wartość jest realnie dostarczana – poprzez ludzi, procesy i technologię.

Model operacyjny zazwyczaj obejmuje procesy, strukturę organizacyjną, technologię oraz zarządzanie.

Zdolności są często punktem wyjścia do projektowania modelu operacyjnego — po ich „przybliżeniu” ujawniają się procesy, systemy oraz elementy organizacyjne, które umożliwiają dostarczanie wartości.

Na początku należy zmapować zdolności organizacji, a następnie zidentyfikować luki między stanem obecnym a docelowym. Narzędzia takie jak ArchiMate i ADOIT umożliwiają wizualizację i analizę modelu operacyjnego w uporządkowany sposób.

Zdolność to to, co organizacja musi być w stanie robić, aby dostarczać wartość – niezależnie od tego, jak jest zorganizowana i kto ją realizuje.

Model operacyjny jest pomostem między strategią a jej realizacją. Niezależnie od tego, czy tworzysz go od podstaw, czy usprawniasz istniejący, kluczowe jest, aby był widoczny, uporządkowany i spójny ze zdolnościami organizacji.

Jak pokazano w tym przewodniku, narzędzia takie jak ArchiMate i ADOIT umożliwiają strukturyzowanie, analizę oraz komunikację modelu operacyjnego, dzięki czemu właściwe osoby mogą szybciej podejmować trafne decyzje.

Gotowy na projektowanie modelu operacyjnego? Sprawdź, jak ADOIT – narzędzie do architektury korporacyjnej – może pomóc Ci zacząć.