Modelowanie procesów biznesowych: optymalny poziom szczegółowości

Klienci z różnych branż często pytają o to, jak znaleźć odpowiedni poziom szczegółowości w modelowaniu procesów biznesowych. Największym wyzwaniem jest uchwycenie wszystkich istotnych informacji, ale bez przesady – chodzi tylko o te, które naprawdę mają znaczenie. Pojawiają się pytania: Czy warto łączyć zadania? Kiedy należy dodać zdarzenia? Jakie dane wejściowe i wyjściowe uwzględnić?

W artykule tym podpowiemy, jak wybrać idealny poziom szczegółowości w modelach procesów biznesowych i jak audyt procesów może pomóc Ci w dalszym rozwoju zarządzania procesami w Twojej organizacji.

Procesy istnieją od zarania dziejów, a ludzie są z nimi związani od wieków. Proces biznesowy to zestaw działań zaprojektowanych w celu osiągnięcia określonego rezultatu, na przykład w odpowiedzi na konkretne zapotrzebowanie lub potrzeby rynku. Procesy opisują, JAK praca jest wykonywana w organizacji (Davenport, 1993, s. 5). Modelowanie procesów to wizualizacja tych działań, wzbogacona o informacje na temat tego, kto wykonuje daną czynność, jak i z jakimi zasobami, w jakiej jakości i kiedy.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, przeczytaj nasz wpis na blogu o dokumentowaniu procesów.

W ostatnich latach język modelowania Business Process Model and Notation (BPMN 2.0) stał się uznawanym standardem modelowania procesów (ISO/IEC 19510:2013). W tym kontekście rozróżnia się modelowanie techniczne i funkcjonalne.

Jeśli chodzi o poziom szczegółowości działań, specyfikacja OMG BPMN 2.0 mówi to bardzo wyraźnie: „Zadanie to atomowa aktywność w procesie. Jest używane, gdy praca w procesie nie jest rozkładana na drobniejsze szczegóły.”

Modelowanie techniczne ma na celu automatyzację procesu lub poszczególnych kroków procesu za pomocą silnika przepływu pracy. Wymaga to dokumentowania bardzo specyficznych i szczegółowych informacji. Dlatego w przypadku modelowania technicznego odpowiednie wydaje się stosowanie zasady OMG modelowania szczegółowych, atomowych zadań. Natomiast w modelowaniu procesów biznesowych, często mniej informacji to lepsze rozwiązanie.

Modelowanie procesów biznesowych wykorzystywane jest do tworzenia instrukcji roboczych oraz analiz. Poziom szczegółowości modelu powinien zależeć od potrzeb biznesowych. Chodzi o to, jak „podzielić” poszczególne czynności – czyli według jakich kryteriów powinna powstać nowa czynność w modelu.

Aby określić odpowiedni poziom szczegółowości modelu procesu, warto przejść przez dwa etapy.

Poziom szczegółowości modelowania powinien wynikać przede wszystkim z celu, jaki sobie stawiamy. Wymagania biznesowe dla modelu procesu można podsumować jako scenariusz zastosowania lub przypadek użycia. Na przykład, pojedynczy model procesu może służyć jako instrukcja robocza dla zarządzania ryzykiem, systemu kontroli wewnętrznej, optymalizacji procesów, zarządzania ciągłością działalności, w tworzeniu aplikacji opartych na procesach, a nawet jako szablon dla określonych audytów.

Podczas modelowania nowego procesu lub jego rewizji, zaleca się określenie przypadku użycia modelu jako pierwszego kroku. Cel modelu decyduje o wymaganym poziomie szczegółowości, który z kolei określa zakres informacji i elementów, które należy zamodelować (patrz poniższy Rysunek).

Aby określić poziom szczegółowości, ważne jest, aby wziąć pod uwagę, jakie informacje są potrzebne dla wybranych, indywidualnych scenariuszy.

Na przykład, jeśli model procesu biznesowego ma być użyty do optymalizacji procesu, w którym eliminowane są czynności nieprzynoszące wartości, poszczególne zadania muszą być zamodelowane na tyle szczegółowo, aby można je było sklasyfikować jako „wnoszące wartość dodaną” lub „niewnoszące wartości dodanej”.

Z kolei, jeśli model procesu biznesowego ma służyć do pokazania, gdzie występują ryzyka i jakie kontrole są wprowadzone, wystarczy wyższy poziom abstrakcji.

Aby określić odpowiednią ilość szczegółowości w modelowaniu, BOC Group opracowała model z czterema różnymi poziomami szczegółowości. Na tej podstawie, w zależności od wymaganych informacji, określany jest odpowiedni poziom szczegółowości.

Cztery poziomy szczegółowości modelowania procesów opracowane przez BOC Group

Modelowanie poziomu 2. do określania szczegółowych zadań wykonywanych przez poszczególne role, co umożliwia analizę ilościową (czasy/koszty). Każdorazowo przy zmianie osoby odpowiedzialnej lub systemu IT należy zdefiniować nowe zadanie.

Przykłady: „Zaakceptuj zapytanie klienta”, „Utwórz ofertę w SAP” lub „Wygeneruj ofertę w formacie PDF.”

Cel modelowania: rachunek kosztów, analiza interfejsu.

Poziom 3 stosuje się, gdy trzeba przedstawić, jakie czynności są wykonywane oraz jakie wyniki pośrednie są wytwarzane. Czynność jest przedstawiona jako nieprzerwane działanie, które daje pośredni produkt.

Przykłady: „Zaakceptuj zapytanie klienta”, „Otwórz ofertę w SAP”, „Wprowadź pozycje oferty”, „Sprawdź ofertę” lub „Wygeneruj ofertę w formacie PDF.”

Cel modelowania: instrukcje pracy, optymalizacja procesu.

Poziom 4 stosuje się, gdy proces biznesowy ma być opisany w bardzo szczegółowy sposób, na przykład dla specyfikacji IT (nowe wdrożenia). Na tym poziomie pokazane są czynności wykonywane na „poziomie transakcji”. Zadanie jest niepodzielną, atomową częścią procesu. Jeśli czynności są wspierane przez IT, często stanowią one wejście dla danych technicznych.

Przykłady: „Sprawdź pocztę przychodzącą”, „Otwórz pocztę”, „Zaklasyfikuj pocztę”, „Prześlij pocztę do działu sprzedaży”, „Zidentyfikuj klienta” i „Wygeneruj numer oferty w SAP.”

Jeśli model procesu ma być używany w różnych scenariuszach, które wymagają różnych poziomów szczegółowości, należy skupić się na scenariuszu z najbardziej szczegółowymi wymaganiami.

Aby każdy model procesu jak najlepiej spełniał swoje przeznaczenie (przy minimalnych nakładach na utrzymanie), modelowanie powinno być szczegółowe, ale tylko w stopniu niezbędnym. Poziom szczegółowości modelu określa, w jaki sposób zadania są „rozbijane”, tzn. według jakich kryteriów dokumentuje się nowe czynności. Scenariusz zastosowania lub cel modelu określają wymagania dotyczące poziomu szczegółowości. Cztery różne poziomy szczegółowości pomagają zdecydować, kiedy czynności powinny być łączone lub dzielone.

Twoje narzędzie do zarządzania procesami jest pełne modeli, a Ty chcesz je przejrzeć i udoskonalić? W takim przypadku audyt modelu procesu to odpowiednia metoda, aby upewnić się, że Twoje procesy są modelowane efektywnie i spełniają swoje zadanie w sposób jak najbardziej skuteczny.

Nasi eksperci w zakresie procesów chętnie wesprą Cię w audycie procesów. Na początku pokażemy Ci typowe scenariusze zastosowania, a następnie wspólnie określimy, które z nich są istotne dla Ciebie i Twojej organizacji. Kolejno wybierzemy pakiet modeli, które będą odpowiednie do danego scenariusza. Następnie ocenimy te modele pod kątem poziomu szczegółowości, poprawności standardów modelowania oraz uwzględnimy dodatkowe informacje.

Na podstawie tej oceny wskażemy luki pomiędzy aktualnym stanem Twojej dokumentacji procesów a wymaganiami docelowymi dla wybranych scenariuszy. Luki te zostaną przedstawione przez konsultantów BOC wraz z konkretnymi rekomendacjami dotyczącymi dalszych działań. Często nawet drobne poprawki mogą przynieść dodatkową wartość Twojej dokumentacji procesów. Poniższy diagram podsumowuje ten proces i efekty audytu modelu procesu przeprowadzonego przez BOC Group.

Procedura audytu modelu procesu przeprowadzona przez BOC Group

Z radością dzielimy się z Tobą naszym prawie 30-letnim doświadczeniem w zarządzaniu procesami biznesowymi. Skontaktuj się z nami, aby omówić audyty modeli procesów lub jeśli potrzebujesz wsparcia w modelowaniu swoich procesów biznesowych w sposób ukierunkowany na cele.