Znaczenie modelu operacyjnego w architekturze korporacyjnej

W dynamicznym świecie biznesu termin „transformacja biznesowa” jest często używany, choć nie zawsze w pełni zrozumiany. Jeśli również zastanawiasz się, co dokładnie oznacza – wyjaśniamy. W tym artykule przybliżamy pojęcie transformacji biznesowej oraz jej powiązanie z projektowaniem modelu operacyjnego.

Transformacja biznesowa to proces dostosowywania się do zmieniających się warunków rynkowych i oczekiwań klientów. Obejmuje wprowadzanie lub cyfryzację produktów i usług, ekspansję na nowe rynki lub zmianę kierunku działania firmy.

Jak w tym kontekście wpisują się modele operacyjne? Model operacyjny pełni rolę swoistego planu odniesienia dla transformacji biznesowej, pokazując kluczowe elementy organizacji (lub jej części) oraz sposób ich wzajemnych powiązań i współpracy.

Nie wystarczy jednak, aby architekci korporacyjni działali w izolacji. Muszą oni angażować interesariuszy biznesowych i IT. Praktycy architektury korporacyjnej powinni budować relacje i modele współpracy, które umożliwiają podejmowanie trafnych decyzji przez wszystkie zainteresowane strony.

Aby rozpocząć takie działanie, kluczowe jest zrozumienie ogólnej architektury biznesowej organizacji. Skutecznymi narzędziami w tym zakresie są mapy łańcucha wartości oraz mapy zdolności. Często organizacje posiadają już wysokopoziomowe mapy procesów, które pełnią rolę map łańcucha wartości, pokazując, w jaki sposób organizacja tworzy wartość w ujęciu end-to-end – jako sekwencję działań niezbędnych do dostarczenia produktu lub usługi klientowi.

Niezależnie od wybranego podejścia, najbardziej efektywne jest wykorzystanie struktury znanej interesariuszom. Jeśli w organizacji istnieją już mapy opisujące biznes, które są rozpoznawalne przez pracowników i współpracowników, stanowią one idealny punkt wyjścia do projektowania modelu operacyjnego. W zależności od organizacji, taka nadrzędna struktura powinna obejmować nie więcej niż 25–100 elementów składowych.

W poniższym przykładzie wykorzystano znany model łańcucha wartości Portera jako punkt wyjścia oraz mapę transformacji biznesowej, przedstawioną na przykładzie firmy ubezpieczeniowej. Alternatywnie można rozpocząć od map zdolności. Warto również zapoznać się z naszym artykułem na blogu dotyczącym mapy drogi mlecznej, który prezentuje podejście dobrze rezonujące z perspektywą biznesową interesariuszy.

Dobierz diagram, który najlepiej przedstawia sposób działania Twojej organizacji. Pracuj w sposób uporządkowany, skupiając się na jednym etapie łańcucha wartości naraz – lub na jednej zdolności, jeśli to ona stanowi punkt wyjścia – aby budować model operacyjny. Działaj krok po kroku i w pierwszej kolejności priorytetyzuj strumienie wartości.

Sprawdzonym podejściem jest:

• Identyfikacja elementów łańcucha wartości, które mają kluczowe znaczenie dla sukcesu (w przeciwieństwie do elementów standardowych) w dostarczaniu wartości
• Wskazanie tych części organizacji, które obecnie sprawiają trudności lub działają poniżej oczekiwań

Oczywiście jeden poziom może być dla jednych zbyt ogólny, a dla innych zbyt szczegółowy. Na przykład przy tworzeniu modelu dla firmy ubezpieczeniowej sensowne jest zdefiniowanie odrębnych łańcuchów wartości dla poszczególnych linii produktów ubezpieczeniowych. Istota polega na znalezieniu poziomu, który w sposób płynny przekłada strategię na działania operacyjne. Dlatego często konieczne jest doprecyzowanie modelu.

Jednocześnie należy zachować poziom przejrzystości, który będzie zrozumiały dla wszystkich interesariuszy architektury korporacyjnej. Jak podkreślono, kluczowe jest, aby wszyscy uczestnicy mogli się z nim utożsamić – a jest to możliwe tylko wtedy, gdy rozumieją ten całościowy obraz organizacji.

Teraz, gdy określono właściwy poziom szczegółowości, można wykorzystać go do opisu modeli operacyjnych. W tym przypadku przyjmujemy jeden model operacyjny dla każdego etapu łańcucha wartości.

Główne elementy modelu operacyjnego obejmują:

• Wszystkie procesy potrzebne do dostarczenia wartości
• Osoby realizujące poszczególne kroki
• Funkcje oprogramowania wykorzystywane w pracy

ArchiMate stanowi do tego celu odpowiedni język modelowania.

Sprawdź: Poznaj szczegółowe informacje o zaletach i wadach ArchiMate na naszym blogu.

Jako przykład modelu operacyjnego jednego z bloków budulcowych wykorzystano znany widok Cross-Architecture ArchiSurance.

Spójrz na ilustrację. Czy jest zrozumiała? Wszystkie elementy i ich wzajemne powiązania powinny być czytelne bez konieczności dodatkowych wyjaśnień. Tylko wtedy można uznać, że poziom szczegółowości jest właściwie dobrany.

Teraz, gdy mamy już wspólne rozumienie modelu operacyjnego – jakie działania możemy podjąć poza samym opisem jego kluczowych elementów i ich powiązań?

Wizualizacja modelu operacyjnego otwiera wiele możliwości jego wykorzystania, przede wszystkim w obszarze komunikacji. Każdy model operacyjny ma potencjał do usprawnień, i to na różnych jego poziomach. W poniższym przykładzie oceniono wsparcie IT i przedstawiono je w formie mapy ciepła (ang. heatmap).

To samo dotyczy procesów biznesowych oraz innych elementów tego modelu operacyjnego.

Oczywiście, takie przedstawienie można również wykorzystać do uwzględniania dodatkowych aspektów, np. podczas warsztatów design thinking. Przykłady takich aspektów to:

Z tych trendów można następnie wyprowadzić wymagania. Wymagania te można priorytetyzować i planować w ramach map strategicznych i mogą one należeć do jednej z poniższych kategorii:

• Redukcja kosztów: Identyfikacja obszarów, w których można obniżyć koszty operacyjne bez pogorszenia jakości działania.
• Optymalizacja struktury organizacyjnej: Przegląd hierarchii, ról i odpowiedzialności w celu zwiększenia efektywności organizacji.
• Rozwój kompetencji i kultury organizacyjnej: Identyfikacja możliwości rozwoju umiejętności oraz budowania kultury wspierającej efektywność.
• Usprawnienia technologiczne: Ocena wykorzystywanych technologii i systemów w celu wskazania potencjalnych modernizacji lub innowacji.
• Lepsze przepływy informacji i materiałów: Optymalizacja procesów w zakresie bardziej efektywnego przekazywania informacji i przepływu zasobów.
• Wzmocnienie partnerstw i ekosystemów: Identyfikacja możliwości rozwijania relacji zewnętrznych i lepszej integracji z otoczeniem biznesowym.

Wizualne przedstawienie modelu operacyjnego organizacji, oferowane przez ArchiMate, daje wyraźne przewagi nad typowymi podejściami tabelarycznymi i portfolio w obszarze architektury korporacyjnej (EA). Taka forma wizualizacji zapewnia spójny i intuicyjny obraz całego modelu operacyjnego, umożliwiając interesariuszom szybkie zrozumienie złożonych zależności i interakcji „na pierwszy rzut oka”. W efekcie wspiera ona komunikację i zwiększa wspólne rozumienie wśród różnych zespołów.

Dzięki identyfikacji wzorców, zależności oraz obszarów do usprawnień, podejście wizualne staje się impulsem do podejmowania lepiej uzasadnionych decyzji, co stanowi fundament skutecznych inicjatyw transformacji biznesowej. Jego wartość polega również na tym, że pozwala prezentować złożone informacje w sposób przejrzysty i przystępny, wspiera współpracę oraz usprawnia planowanie strategiczne w organizacji.

Należy jednak zachować ostrożność: kluczowe jest znalezienie właściwej równowagi. Choć wizualizacja może być przełomowa, nie powinna prowadzić do nadmiernego przeciążenia informacjami. Optymalną klarowność osiąga się poprzez wybór tylko kilku kluczowych elementów opisujących model operacyjny, z możliwością rozszerzania szczegółowości w zależności od kontekstu i potrzeb.