Jak promować BPM w organizacji – najlepsze praktyki

Wyobraź sobie, że wprowadzasz zarządzanie procesami biznesowymi (BPM), aby zmienić sposób, w jaki Twoja firma podchodzi do pracy i procesów. Po dokładnym zbadaniu tematu wydaje się, że droga do sukcesu jest prosta – identyfikować, analizować i usprawniać procesy, by lepiej odpowiadały na potrzeby klientów, poprawiały efektywność, obniżały koszty i ogólnie podnosiły wyniki firmy.

Jednak aby przekuć tę wizję w rzeczywistość i w pełni wykorzystać potencjał BPM, wszyscy w firmie muszą się zaangażować i włączyć zarządzanie procesami do swojej codziennej pracy. Właśnie tutaj wiele firm napotyka trudności.

Sprawdź: Bezpłatne demo ADONIS

Po przedstawieniu korzyści kierownictwu i zaangażowaniu właścicieli procesów do tworzenia pierwszych map procesów, BPM zaczyna powoli stawać się częścią firmy. Z czasem okazuje się jednak, że kierownicy działów niechętnie przydzielają zasoby i dostosowują swoje procesy, a pracownicy mają trudności z obsługą narzędzi BPM i opierają się zmianom w swojej pracy. Nawet członkowie zarządu, którzy wcześniej byli przekonani, zaczynają mieć wątpliwości.

Jeśli cokolwiek z tego brzmi znajomo i ma zastosowanie w Twojej sytuacji, to możesz mieć problem z tym, co nazywamy marketingiem procesów. Na szczęście mamy kilka sprawdzonych wskazówek i najlepszych praktyk, które mogą Ci pomóc: przedstawiamy kluczowe strategie na zwiększenie świadomości procesów w firmie i stworzenie skutecznej strategii wewnętrznego marketingu procesów.

Zróbmy krok wstecz i zacznijmy od początku – czym właściwie jest marketing wewnętrzny i dlaczego jest tak ważny z punktu widzenia inicjatyw związanych z zarządzaniem procesami biznesowymi? Marketing wewnętrzny to proces promowania celów organizacji, misji, krótko- i długoterminowych założeń oraz wartości firmy wśród wszystkich pracowników. Ustanowienie bezpośredniej i regularnej komunikacji ułatwia transfer wiedzy w organizacji i zapewnia wszystkim pracownikom centralny dostęp do kluczowych informacji. Jednak ostatecznym celem komunikacji wewnętrznej jest budowanie poczucia więzi i zaufania między pracownikami a zarządem. Dzięki temu tworzy się wspólne poczucie celu, które motywuje pracowników do współpracy na rzecz realizacji wspólnego celu.

Tworząc strategie marketingu wewnętrznego, warto pamiętać, że różni interesariusze, szczególnie kierownicy wyższego szczebla i szefowie działów, mogą mieć różne potrzeby informacyjne oraz oczekiwania wobec swoich współpracowników. Na przykład, kierownicy wyższego szczebla mogą preferować krótkie podsumowanie ogólnych wyników oraz zestawienie pozytywnych (ale i negatywnych) efektów wdrożenia zarządzania procesami, zamiast szczegółowej analizy każdego procesu.

Z kolei szefowie działów bardziej interesują się dokładną analizą – w celu wykrycia potencjałów do optymalizacji i automatyzacji, które mogą zwiększyć efektywność ich procesów. Dlatego Twoja strategia marketingu wewnętrznego powinna być dostosowana do potrzeb różnych interesariuszy. Może się wydawać, że dodaje to kolejną warstwę złożoności, ale w rzeczywistości jest to doskonała okazja, by przenieść BPM na wyższy poziom. Oto, jak to zrobić.

Różni interesariusze – różne scenariusze i wymagania

Jak wspomniano wcześniej, marketing wewnętrzny powinien opierać się na zasadach otwartej i efektywnej komunikacji – zachęcając pracowników do współpracy oraz motywując ich przez wspólne cele i konkretne korzyści. Opracowaliśmy najlepsze praktyki, które zawierają konkretne kroki, które pomogą Ci poprawić komunikację wewnętrzną i zaangażowanie interesariuszy:

Bez względu na stanowisko interesariuszy, kluczem jest skuteczna komunikacja. Zapewnij przejrzystość i szczerość informacji, a także regularnie raportuj do zarządu. Twórz i udostępniaj raporty bezpośrednio przez system BPM, przygotuj interfejs z ich preferowanym oprogramowaniem do analizy danych lub rozważ udzielenie im dostępu do systemu, by mogli generować raporty zgodnie z ich potrzebami i obszarami zainteresowania.

Zadbaj o to, by zapoznali się z podstawowymi funkcjami raportowania w systemie. Ponadto, jak najszybciej zaangażuj szefów działów w inicjatywę. Wyjaśnij im powody i cele przedsięwzięcia jeszcze przed pełnym wdrożeniem. Po wdrożeniu systemu i zdefiniowaniu mapy procesów, upewnij się, że użytkownicy końcowi zostali przeszkoleni w zakresie obsługi narzędzia i rozumieją, jak wpłynie ono na ich codzienną pracę.

Zacznij od wdrożenia systemu monitorowania KPI, do którego dostęp będą mieli wszyscy interesariusze. Przeszkol ich z podstawowych funkcji narzędzia i zaplanuj comiesięczne spotkania, aby na bieżąco komunikować postępy inicjatywy. Pamiętaj, że to cykl, a nie prosta droga.

Jak zapewnić, że szefowie działów będą aktywnie uczestniczyć w rozwijaniu wiedzy o procesach w firmie? Rozdziel odpowiedzialności i jasno komunikuj oczekiwania dotyczące ich zaangażowania. Upewnij się, że przekażesz im wiedzę na temat obsługi systemu jako współtwórców oraz wyjaśnisz, jak zarządzanie procesami w firmie zależy od jakości ich wkładu. Im więcej będą wiedzieć o procesach realizowanych codziennie w ich działach, tym więcej zyskają na optymalizacji procesów.

Korzyści płynące ze standaryzowanych, uproszczonych i monitorowanych procesów powinny być jasne dla wszystkich w firmie. Upewnij się, że każdorazowo, kiedy prezentujesz wyniki lub dzielisz się raportami, przypominasz o tych korzyściach. Średni szczebel zarządzania często potrzebuje bardziej szczegółowych informacji na temat wymiernych korzyści, takich jak oszczędności czy zwiększenie efektywności. Jest to szczególnie istotne w działach realizujących procesy wspierające, takich jak HR.

Wyjaśnij im, jak ich procesy mogą zostać zautomatyzowane dzięki odpowiedniej wiedzy o codziennych czynnościach. Porozmawiaj z menedżerami produkcji o tym, jak, zbierając odpowiednie dane, mogą testować potencjalne zmiany w procesach za pomocą symulacji. Wyjaśnij, jak śledzenie rzeczywistych informacji o procesach może pomóc zrealizować oszczędności szefowi działu zakupów. Powtarzaj te zasady w komunikacji z pozostałymi działami i ich przedstawicielami.

Ostatecznie, zależy Ci na wdrożeniu systemu BPM, który wspiera wszystkie potrzeby i oczekiwania dotyczące marketingu procesów. Z narzędziem do zarządzania procesami biznesowymi ADONIS możesz być pewny, że wszystkie Twoje inicjatywy związane z modelowaniem, automatyzacją, dokumentacją procesów i wieloma innymi działaniami przyniosą oczekiwane rezultaty. Dzięki różnorodnym możliwościom, takim jak integracja z Confluence, czy połączenie z narzędziami do proces mining, ADONIS wspiera Cię na całej drodze do osiągnięcia doskonałości operacyjnej.

Wdrażanie BPM w firmie może być trudnym zadaniem, ponieważ wymaga elastycznego podejścia, które sprosta różnym potrzebom i oczekiwaniom interesariuszy. Kluczowym krokiem jest więc ustanowienie wewnętrznego marketingu procesów, który pozwoli budować świadomość i zrozumienie wśród pracowników na temat korzyści płynących z systemu BPM oraz tego, jak może on pomóc im efektywnie realizować cele i zadania.

Motywacja to kolejny ważny czynnik – pracownicy chętniej zaadoptują tę praktykę, jeśli będą czuli się zmotywowani i zaangażowani. Na koniec, ale nie mniej istotne, nie zapominaj o roli edukacji i szkoleń, ponieważ to, co nieznane, często wydaje się bardziej przerażające i ryzykowne, dopóki nie zostanie odpowiednio zgłębione.

Jeśli masz trudności z wdrożeniem BPM w swojej firmie, zawsze możesz liczyć na nasze wsparcie. Skontaktuj się z nami, aby omówić wyzwania związane z marketingiem procesów i dowiedzieć się, jak ADONIS oraz BOC Group mogą skutecznie pomóc Ci je pokonać.