10 najlepszych narzędzi do zarządzania procesami biznesowymi

Ten wpis został przygotowany w oparciu o rozdział książki  „Modelowanie procesów biznesowych. BPMN 2.0 od podstaw”, rozbudowany i zaktualizowany dla roku 2025.

Pisząc o narzędziach do zarządzania procesami warto zacząć od wyjaśnienia, że występują między nimi duże różnice wynikające z tego jakim celom służą narzędzia. Warto je więc opisywać i porównywać w ramach kategorii, aby unikać sytuacji, w której porównujemy Teslę, kupowaną dla prezesa z samochodem dostawczym kupowanym dla działu logistyki. Mimo, że są to samochody, to są bardzo różne. Podobnie jest też z narzędziami opisywanymi poniżej.

Najczęściej są to narzędzia korzystające z notacji BPMN (a jest ich aktualnie ponad 100), ale nie zawsze. Nie da się ich wszystkich opisać w ramach jednego wpisu. Dlatego też skupiam się na narzędziach dostępnych w polskiej wersji językowej oraz popularnych w Polsce i Europie.

Dlatego też piszemy o tych narzędziach popularnych wśród użytkowników jako najlepszych. Naturalnie jest też wiele innych doskonałych systemów, których nie mogliśmy opisać w ramach tego wpisu, bo zmieniłby się w „200 najlepszych narzędzi.”

Pierwszą kategorią są narzędzia stworzone z myślą o szybkim i łatwym tworzeniu diagramów różnego rodzaju oraz współpracy nad tymi diagramami. Są one zazwyczaj bardzo proste w obsłudze i oferują wiele różnych rodzajów diagramów, w których BPMN jest prawie zawsze obecny.

Niestety twórcy tych narzędzi czasami traktują BPMN nieco po macoszemu, a więc o ile można łatwo i wygodnie stworzyć diagram oraz zaprosić inne osoby do jego komentowania, to jest on często tylko ładnie wyglądającym obrazkiem, gdzie można stworzyć mapy niezgodne z regułami notacji oraz których poprawności nie można sprawdzić.

Zasadniczo diagramy BPMN tworzone w tego rodzaju narzędziach nie mogą być wymieniane z innymi narzędziami w oparciu o wystandaryzowany format XML BPMN Diagram Interchange.

Narzędzia tego typu często wykorzystywane w Polsce:

1 – Visio. Tego narzędzia chyba nikomu nie trzeba przedstawiać. Jak łatwo zgadnąć jest dostępne w polskiej wersji językowej. Od niedawna Visio jest dostępne za darmo dla użytkowników M365, ale w okrojonej wersji, w ramach której można tworzyć proste diagramy przepływu (flowcharty), ale modelowanie w BPMN wymaga już płatnej subskrypcji.

2 – Draw.io/Diagrams.net. Darmowe (dla większości zastosowań) narzędzie dostępne przez przeglądarkę oraz jako modeler do pobrania. Bardzo wiele typów diagramów – w tym BPMN. Brak polskiej wersji językowej.

3 – Miro. Jedna z bardziej popularnych tablic do współpracy (przez przeglądarkę lub aplikację). Dokumentacja dostępna po polsku, ale samo narzędzie nie.

O ile poprzednia kategoria narzędzi była nakierowana na wspieranie najróżniejszych rodzajów mapowania (od procesów aż po projekt układu pokoi w biurze), to narzędzia klasy Enterprise Business Process Analysis są nakierowane na opisywanie organizacji i jej procesów z myślą o tworzeniu dokumentacji, analizie, doskonaleniu itp.

Bardzo często są to narzędzia dostępne przez przeglądarkę, korzystające ze wspólnej bazy danych modeli i obiektów (tzw. repozytorium), co pozwala na bardzo wygodną pracę grupową.

W odróżnieniu od narzędzi do tworzenia diagramów, narzędzia do modelowania i analizy procesów zasadniczo oferują o wiele więcej możliwości opisu. Nie tylko można podać opisy i dodatkowe atrybuty dla diagramów BPMN, ale też często powiązać je z architekturą procesów, czy też powiązać procesy z listą aplikacji, strukturą organizacyjną itp. Dzięki temu możliwe są zaawansowane analizy (np. macierze RACI pokazujące odpowiedzialności za kroki procesu, czy też analizę czasu i kosztów procesu).

Narzędzia EBPA nie tylko oferują możliwość modelowania procesów w notacji BPMN, ale też zapewniają poprawność i możliwość sprawdzania składni (oraz czasami dodatkowo dobrych praktyk modelowania). Najczęściej pozwalają na pełną wymianę diagramów BPMN z innymi narzędziami w oparciu o standard XML BPMN Diagram Interchange.

Są one często wykorzystywane przez firmy, które wdrażają profesjonalne zarządzanie procesami (w odróżnieniu od firm, które po prostu chcą na szybko wymodelować kilka procesów na potrzeby jakiegoś projektu), budują architekturę procesów i definiują właścicieli procesów. Publikacja dokumentacji procesowej przez tego rodzaju narzędzia często wykorzystuje portal procesowy, który pozwala całej organizacji na zapoznawanie się z aktualną wersją dokumentacji procesów, śledzenie powiązań i zależności, zgłaszanie pomysłów doskonalących itp. Są to narzędzia przyjazne dla użytkowników biznesowych, nie wymagają zaawansowanej wiedzy informatycznej.

Oto narzędzia tego rodzaju popularne w Polsce:

4 – ADONIS. Nasze narzędzie do zarządzania procesami. Dostępne przez przeglądarkę w polskiej wersji językowej. Oprócz wersji komercyjnej jest też darmowa wersja Community Edition oraz wersja akademicka.

5 – ARIS. Również bardzo popularne narzędzie do modelowania i analizy procesów. Jest dostępna wersja darmowa (ARIS Express), ale jest to aplikacja do zainstalowania, niedostępna przez przeglądarkę i ostatnio aktualizowana kilka lat temu, która zdecydowanie nie oddaje sprawiedliwości możliwościom pełnego systemu ARIS. Wersja komercyjna wspiera język polski, ale wersja Express nie.

6 – iGrafx. Kolejne uznane narzędzie do zarządzania procesami. Dostępne w polskiej wersji językowej. Brak wersji darmowej.

Kolejna kategoria to narzędzia skierowane bardziej do IT niż do biznesu i służące do przygotowywania specyfikacji systemów, zarządzania wymaganiami itp.

Zasadniczo narzędzia tego rodzaju mają bardzo dobre wsparcie dla standardu BPMN z możliwością wymiany diagramów przez import i eksport. Diagramy mogą być wzbogacane w wiele atrybutów technicznych oraz łączone z innymi typami modeli w notacjach UML oraz SysML popularnymi wśród informatyków.

Zasadniczą grupą użytkowników tego rodzaju narzędzi stanowią specjaliści IT oraz analitycy biznesowi/systemowi. Zazwyczaj nie są one powszechnie wykorzystywane przez użytkowników biznesowych.

Zobacz, które narzędzia tego typu cieszą się dużym zainteresowaniem w Polsce:

7 – Enterprise Architect (Sparx Systems). To prawdopodobnie najpopularniejsze narzędzie tego typu w Polsce. Mnóstwo możliwości dla informatyków i analityków biznesowych. Brak polskiej wersji językowej oraz opcji darmowej.

8 – Visual Paradigm. Również bardzo popularne narzędzie wśród analityków biznesowych. Wiele świetnych możliwości. Dostępny w polskiej wersji językowej. Niestety wersja darmowa pozwala na modelowanie w UML, a nie w BPMN.

Jednym z bardzo ważnych aspektów zarządzania procesami jest ich automatyzacja. Aby dało się zautomatyzować proces należy go wcześniej wymodelować oraz rozbudować o niezbędne detale techniczne potrzebne do wdrożenia.

Narzędzi do automatyzacji procesów jest bardzo wiele. Wiele z nich wspiera notację BPMN i czasami twórcy silnika do automatyzacji procesów decydują się na to, aby udostępnić oddzielnie za darmo narzędzie do modelowania. Jak łatwo zgadnąć pozwalają one na wymianę diagramów w oparciu o format XML BPMN Diagram Interchange.

Oto lista narzędzi do automatyzacji procesów, które często pojawiają się w polskich organizacjach:

9 – Bizagi Modeler. Prosty, darmowy i zaskakująco rozbudowany funkcjonalnie modeler pozwalający na opisywanie procesów w notacji BPMN. Aplikacja do zainstalowania na komputerze. Brak polskiej wersji językowej.

Procesy wymodelowane w tym narzędziu można automatyzować w bardzo zaawansowanej platformie do automatyzacji procesów Bizagi.

10 – Camunda Modeler. Prosta i wygodna w pracy aplikacja do modelowania procesów w BPMN oraz reguł biznesowych w DMN. Modeler jest dostępny jako aplikacja do zainstalowania na komputerze, ale biblioteka programistyczna BPMN.io stworzona przez firmę Camunda z której korzysta jest dostępna w dziesiątkach innych produktów i wariantów dostępu. Brak polskiej wersji językowej.

Tak samo jak w poprzednim przypadku modele procesów można następnie automatyzować na świetnej platformie Camunda (dostępnej komercyjnie lub darmowo), która jest wykorzystywana zarówno samodzielnie, jak i w powiązaniu z innymi produktami (w Polsce przykładowo EZD RP).

Oprócz wspomnianych wyżej narzędzi Bizagi i Camunda warto też wspomnieć następujące narzędzia do automatyzacji procesów: ADONIS Process Automation, Bonita BPM (również dostępnej w wersji komercyjnej i darmowej), czy też dwa doskonałe narzędzia do automatyzacji procesów pochodzące z Polski: Ferryt BPM oraz WEBCON BPS. Dla tego ostatniego produktu również dostępna jest również wersja freemium.

Wymienione powyżej kategorie narzędzi to naturalnie nie wszystko. Coraz częściej organizacje zaczynają też wykorzystywać narzędzia typu Process Mining do eksplorowania i analizowania swoich procesów. Popularnymi na świecie opcjami są m.in. Celonis, UiPath (znany też ze świetnych rozwiązań do robotycznej automatyzacji procesów), czy też ABBYY. Już wkrótce zapraszamy też do zapoznania się z rozszerzeniem Process Mining Essentials dla systemu ADONIS. Śledź naszą stronę, by nie przegapić nowości.