ADONIS unifie les processus des tl

Aux tl, le domaine Excellence opérationnelle — piloté par Soidri Bastoini — regroupe deux missions : l’amélioration continue et les projets d’amélioration. Concrètement, cela passe par le pilotage des indicateurs de productivité, et surtout la maîtrise des processus : leur modélisation, leur analyse au regard des indicateurs et des risques, puis la définition des actions d’amélioration.

© Transports publics de la région lausannoise (tl)

Avant l’arrivée d’ADONIS, il n’existait aucun outil de modélisation défini à l’échelle de l’entreprise. Chaque équipe documentait ses processus selon sa propre sensibilité : certains sous forme de documents RACI très textuels, d’autres en logigrammes réalisés dans PowerPoint, Word ou Excel, et d’autres encore avec Draw.io ou Visio. L’équipe de Soidri Bastoini avait, elle, opté pour Visio depuis trois ans.

Cette dispersion des formats et des emplacements rendait la recherche d’information chronophage et compliquait la vision d’ensemble des processus de l’entreprise.

Le déclic est venu du système d’information : L’entité SI des tl, qui utilisait déjà ADOIT pour son architecture d’entreprise, a proposé de connecter cette architecture aux processus métier modélisés dans ADONIS.

« C’est une opportunité proposée par l’entité SI. En modélisant avec ADONIS, on pouvait mentionner le système d’information touché — ça nous permettait d’anticiper les besoins métiers, et vice-versa : quand l’entité SI allait modifier un applicatif, on avait une vue directe sur les processus impactés. » – Soidri Bastoini

Avant tout déploiement, l’équipe a démarré par un POC : une plateforme d’essai testée pendant environ six mois, avec les six membres de l’équipe Excellence opérationnelle (deux chefs de projet et trois chargés de support projet, plus Soidri Bastoini). « Je pense que le premier mois suffit », résume-t-il, soulignant la rapidité avec laquelle l’équipe s’est appropriée l’outil.

Une fois la solution validée, les tl et BOC ont mutualisé les contrats ADONIS et ADOIT. Une formation administrateur a suivi, ainsi qu’un accompagnement approfondi sur le circuit de validation documentaire, mené par l’équipe BOC sur plusieurs demi-journées.

« La gouvernance des processus n’est pas un sujet simple, ce n’est pas un sujet qu’on maîtrisait — introduire le circuit de validation des processus a été un vrai plus pour nous, ça nous a obligés à formaliser notre modélisation. On a mis en place une charte de modélisation avec tout le circuit de validation. » – Soidri Bastoini

Au-delà de la modélisation elle-même, ADONIS a permis aux tl d’enrichir ses processus d’informations qu’il était auparavant impossible de rattacher à un simple dessin : applicatifs, risques, et responsabilités.

« On peut désormais analyser plus facilement en mettant des annotations sur un objet — avant, on avait juste un dessin, on ne pouvait rien y rattacher. On est capable de dire qu’un processus a un impact sur tel ou tel actif, chose qu’on ne pouvait absolument pas imaginer à l’époque. » – Soidri Bastoini

Soidri Bastoini insiste sur le caractère avant tout qualitatif de ce gain : « C’est purement qualitatif, je ne peux pas le chiffrer en temps gagné. » Mais l’adoption, elle, a été immédiate et quasi unanime au sein de son équipe — au point qu’il évoque, avec un sourire, une adoption « à 120 % ».

Cette rigueur nouvelle a aussi transformé la relation avec les métiers. Depuis cette année, les tl ouvrent progressivement l’accès à ADONIS à leurs clients internes, en tant que lecteurs des processus validés.

« Le niveau de maîtrise du processus et sa contextualisation dans l’écosystème des tl, ça rassure aussi nos clients internes. On sent que ça formalise beaucoup plus la relation. » – Soidri Bastoini

Après avoir stabilisé son propre fonctionnement, l’équipe Excellence opérationnelle prépare la prochaine étape : construire une véritable communauté de modélisateurs dans les métiers, capables de se situer dans la hiérarchie des processus, du niveau 1 jusqu’au niveau4.

« C’est plus facile d’avoir un outil que d’avoir une culture. Je ne veux pas qu’on parte tout de suite bille en tête — d’abord donner du sens à notre démarche, comme BOC l’a fait avec nous, puis le refaire avec nos partenaires internes. » – Soidri Bastoini

Autre chantier suivi de près : la reprise rapide des nombreux processus encore documentés dans des formats disparates (Visio, PDF) grâce aux futures fonctionnalités d’ADONIS basées sur l’IA, permettant de générer des processus à partir d’images. « On a un volume de processus assez conséquent — c’est clairement notre challenge du moment et à venir », précise Soidri Bastoini.

Interrogé sur les conseils qu’il donnerait à une organisation souhaitant s’outiller, Soidri Bastoini insiste avant tout sur la nécessité de prendre du recul avant de foncer vers une solution.

« Toujours prendre de la hauteur : quels sont mes partenaires directs et indirects avec qui je vais devoir travailler avec ce type d’outil ? Il faut bien comprendre et capter son environnement avant de se lancer. » – Soidri Bastoini

Son second conseil : rester concentré sur un objectif clair plutôt que de courir après toutes les fonctionnalités possibles. « Si on avait voulu la solution qui fait tout, on aurait peut-être été déçu qu’il manque une fonction. » Aux tl, le fait d’être resté focalisé dès le départ sur la synchronisation processus / système d’information a permis à l’équipe de découvrir, chemin faisant, des bénéfices additionnels — gouvernance, qualité, navigation — qu’elle n’avait pas anticipés.

Résultat : une organisation qui, en s’appuyant sur ADONIS et ADOIT, a transformé une mosaïque de documents disparates en une cartographie de processus vivante, exploitable par les métiers comme par le système d’information — et qui prépare déjà l’étape suivante de son déploiement.