Gestión de cartera de aplicaciones: la clave para la transformación digital

Hoy en día, la digitalización es la norma cuando se trata de negocios. En este contexto, es importante que las empresas presten especial atención a la TI, ya que suele ser el motor más importante para el éxito de las iniciativas de transformación. En particular, la gestión de la cartera de aplicaciones debería desempeñar un papel central en esto, ya que las aplicaciones son fundamentales para crear el “gemelo digital de una organización». Es más, una mirada crítica al mapa de las aplicaciones revela el potencial de optimización y contribuye significativamente a la innovación empresarial.

A partir de las aplicaciones, la documentación de la arquitectura empresarial y el gemelo digital se pueden ampliar tanto en la dirección de la arquitectura empresarial como en la dirección de la arquitectura tecnológica. Sin embargo, la atención no debería centrarse principalmente en trabajar en el mapa de las aplicaciones. Más bien se debe poner énfasis en los resultados del proyecto de transformación y, sobre todo, en su valor añadido para la organización y los usuarios. Pero, ¿cuál es el valor añadido de la gestión de la cartera de aplicaciones y cómo puede apoyar proyectos de transformación?

Aprenda esto y más sobre la importancia de diseñar su mapa de aplicaciones en este artículo. ¡Siga leyendo para descubrir todo lo que necesita saber sobre la gestión de cartera de aplicaciones o APM!

Apenas existen proyectos de transformación que no requieran ajustes en la arquitectura de la aplicación. Se deben introducir nuevas aplicaciones para soportar mejor los cambios requeridos en la arquitectura empresarial o se deben adaptar las aplicaciones existentes.

Combinado con la gestión de cartera de aplicaciones (APM), es posible colocar la innovación donde más se necesita y no sólo donde es más fácil de implementar. Todas las aplicaciones, ya sean de corta o larga duración, innovadoras o de “mantenimiento del sistema”, deben gestionarse en la cartera de aplicaciones para este fin.

• ¿Qué aplicaciones existen en la empresa y quién es el responsable de ellas?
• ¿Qué servicios de aplicación proporciona determinada aplicación? ¿Dónde se utilizan?
• ¿Alguna de las aplicaciones existentes es adecuada para proporcionar los servicios de aplicación requeridos por los usuarios?
• ¿En qué fase del ciclo de vida se encuentra la aplicación y cuál es la estrategia de inversión para esta aplicación?
• ¿Cuáles son los flujos de información actuales? ¿Qué interfaces ofrecen las aplicaciones existentes?
• ¿Cuáles son los ciclos de cambio de una aplicación? ¿Se puede adaptar rápidamente a las necesidades cambiantes de los usuarios?
• ¿Qué principios arquitectónicos se aplican? ¿En qué condiciones se pueden desviar?
• ¿Qué software de sistema se utiliza para implementar aplicaciones y sus interfaces?
• ¿Dónde están las redundancias funcionales en el mapa de las aplicaciones? ¿Puede la consolidación ser una respuesta?
• ¿Cómo se evalúan los costos, la estabilidad y la idoneidad tecnológica de las aplicaciones? ¿Qué medidas son posibles?

En muchas industrias, las redundancias funcionales suelen tener un alto potencial de optimización. El objetivo, por tanto, es descubrir y prevenir tales despidos. Si el proyecto de transformación fuera puramente empresarial, tales conclusiones no serían posibles. El uso de diferentes aplicaciones para las mismas tareas genera costes innecesarios y, a menudo, no aporta ningún valor añadido significativo para los usuarios. Por lo tanto, uno de los objetivos de la gestión de aplicaciones es reducir esta heterogeneidad mediante la consolidación y optimización del mapa de aplicaciones.¹

La experiencia ha demostrado que las empresas tienen ideas muy diferentes sobre lo que es una aplicación. El término “aplicación” se define de la siguiente manera:

O simplemente dicho: un programa (de computador) que realiza una función que es útil para los usuarios.

En la práctica, existen otros requisitos que debe cumplir una solicitud:

• Una aplicación mapea la lógica empresarial. Un ejemplo de esto es una función para calcular dinámicamente el precio del billete de una estación de esquí.
• Por lo general, no es ejecutable sin el soporte de otro software del sistema, como sistemas operativos o de administración de bases de datos.
• Los servicios de aplicación ofrecidos por la aplicación están encapsulados de modo que tanto la aplicación en sí como sus servicios de aplicación son intercambiables. Por tanto, una aplicación (física) siempre tiene su ciclo de vida.

“Una cartera de aplicaciones describe el conjunto de aplicaciones existentes y planificadas de una empresa¹. Incluye no sólo una lista de aplicaciones, sino también, en particular, evaluaciones que permiten tomar decisiones sobre el futuro desarrollo planificado del mapa de aplicaciones».

A continuación, mostramos un enfoque metódico para realizar APM. Esto se puede adaptar individualmente a la empresa respectiva y se puede integrar con marcos de trabajo de EA como TOGAF®. En primer lugar, se presentan las partes interesadas y los tipos de usuarios habitualmente implicados.

En APM están involucrados tanto roles de negocio como de TI.

El arquitecto empresarial es responsable de documentar y evaluar periódicamente las aplicaciones. Con la participación de otras partes interesadas, determina qué información se debe recopilar sobre las solicitudes y quién debe documentarla. Él / ella prepara los resultados de la evaluación y es responsable de la evaluación de la cartera y garantiza que las posibles mejoras se documenten, evalúen y prioricen en forma de requisitos.

Los arquitectos de unidades de negocio asumen las tareas de los arquitectos empresariales, especialmente en las empresas más grandes, y trabajan en estrecha colaboración con ellos. Coordinan la recopilación y evaluación de solicitudes y el procesamiento de requisitos para su división, idealmente para una o más capacidades estratégicas.

Los propietarios de las aplicaciones tienen la responsabilidad principal sobre las aplicaciones de las que están a cargo. Este rol empresarial corresponde al de administrador de servicios, ampliamente conocido por la Biblioteca de Infraestructura de TI (ITIL)3. Los propietarios de aplicaciones se aseguran de que se cumplan los acuerdos de nivel de servicio. Actúan como mediadores entre la unidad de negocio, las operaciones de TI y los equipos de desarrollo. También son responsables de documentar las aplicaciones de las que son responsables. Este rol a menudo se divide entre una persona responsable desde una perspectiva empresarial y otra desde una perspectiva técnica, por lo que es importante asegurarse de que las responsabilidades estén definidas con precisión.

Los empleados de los departamentos de negocio pueden brindar ayuda en la descripción de los servicios de la aplicación. Los gerentes de operaciones de TI a menudo brindan soporte, particularmente en la asignación de la aplicación al software del sistema subyacente y a los componentes de la infraestructura de TI.

Los directores de información (CIO) son principalmente los destinatarios de la información. Toman la iniciativa a la hora de determinar qué área se evaluará como parte del APM. Proporcionan orientación sobre la selección de criterios que se evaluarán periódicamente. En función de los resultados que se les presentan, tienen que decidir, con el apoyo de los arquitectos de la empresa, qué medidas derivar. Definen en qué casos se deberán realizar propuestas de proyectos de transformación.

Cada vez más, el papel de CDO (Chief Digital Officer) también se encuentra en muchas empresas. Idealmente, trabajan en estrecha colaboración con los CIO y los arquitectos empresariales. Juntos impulsan la transformación digital de la empresa. Los CDO son responsables de proyectos innovadores y planes de transformación y coordinan el cambio organizacional necesario. Garantizan que los cambios necesarios por la digitalización estén alineados con el negocio operativo, los clientes, los proveedores y los productos.

Sin olvidar a los usuarios de las aplicaciones, ya sean empleados de la organización o clientes que las utilizan. Especialmente al rediseñar aplicaciones y servicios de aplicaciones, los futuros usuarios deben participar. En el caso de las aplicaciones existentes, lo ideal es analizar el comportamiento del usuario, para poder tener en cuenta directamente las posibles mejoras.

Sin olvidar a los usuarios de las aplicaciones, ya sean empleados de la organización o clientes que las utilizan. Especialmente al rediseñar aplicaciones y servicios de aplicaciones, los futuros usuarios deben participar. En el caso de las aplicaciones existentes, lo ideal es analizar el comportamiento del usuario, para poder tener en cuenta directamente las posibles mejoras.

En el primer paso, las aplicaciones deben registrarse con las propiedades más necesarias. Aquí se recomienda limitar la cantidad de información a los atributos más esenciales. ¡Menos es más! Para capturar las aplicaciones, se necesita una herramienta de arquitectura empresarial como nuestra EA Tool ADOIT.

Posteriormente se podrán evaluar las aplicaciones. Aquí es necesario definir los criterios a evaluar, como la aptitud empresarial o de TI. La evaluación en sí puede realizarse entonces con la ayuda de cuestionarios. El resultado de esto es la estrategia de inversión de una aplicación. Si desea leer más sobre el tema de estrategia de inversión en aplicaciones o evaluación de la cartera de aplicaciones, recomendamos leer nuestras publicaciones de blog relacionadas.

A partir de esta evaluación y de la estrategia de inversión definida, se pueden identificar y analizar potenciales de mejora.

Por último, se pueden derivar medidas concretas a partir de los conocimientos adquiridos en los pasos anteriores.

Modelo de procedimiento APM cíclico

Hace apenas unos años, una recomendación común era realizar ciclos anuales de APM. Hoy en día, esto ya no parece apropiado. En particular, las aplicaciones innovadoras, que se caracterizan por ciclos de desarrollo cortos para que las empresas puedan reaccionar rápidamente a las necesidades cambiantes del mercado, ni siquiera se considerarían en APM. Por tanto, es recomendable entender el APM como un proceso continuo, que puede tener un impacto en la estrategia de inversión de la cartera de aplicaciones.

Los insumos clave son la documentación existente sobre las aplicaciones, por ejemplo, en forma de tablas, manuales de aplicación (documento de texto) o en una herramienta de Arquitectura Empresarial. Los resultados clave son las aplicaciones evaluadas, las debilidades identificadas y los potenciales de optimización, así como los requisitos y medidas resultantes. Estos, a su vez, desencadenan proyectos de transformación o se tienen en cuenta en proyectos de transformación en curso.

El resultado central de APM es la cartera de aplicaciones. Representa el repositorio de todas las aplicaciones actuales y futuras de la empresa y debe ser accesible para todos en la empresa. La cartera de aplicaciones se puede evaluar mediante opciones sencillas de búsqueda y filtrado.

Ejemplo de un cartera de aplicaciones en la suite EA ADOIT

A menudo resulta especialmente interesante una visión temporal de la cartera de aplicaciones. Para proyectos de transformación, es importante comprender cuánto tiempo estará en uso una aplicación y cuándo se pueden esperar nuevas versiones.

Ejemplo de hoja de ruta de una aplicación en la suite de EA ADOIT

Nos referimos a esto como la  hoja de ruta de la aplicación. En esta figura, las aplicaciones se agrupan según capacidades estratégicas.

Los informes como el gráfico de dependencia son útiles para analizar el entorno de un elemento arquitectónico. Estas representaciones muestran aplicaciones y sus dependencias dentro de la arquitectura empresarial y tecnológica.

Ejemplo de diagrama de dependencia en la suite de EA ADOIT

Como ejemplo final de un tipo de resultado APM, se muestra el llamado mapa de cluster. Muestra las aplicaciones y las capacidades realizadas por las aplicaciones. Utilizando el llamado mecanismo de mapa de calor, las aplicaciones se colorean según los criterios definidos en la cartera de aplicaciones. En el ejemplo concreto se resaltan todas las aplicaciones con una capacidad de seguridad insuficiente.

Ejemplo de un mapa de clúster en la suite EA ADOIT

APM proporciona información fundamental sobre las aplicaciones y sus dependencias entre sí, así como sobre las dependencias de otros elementos arquitectónicos, como procesos de negocio o elementos de software del sistema. Los escenarios de EA que se benefician enormemente de esto o que no funcionan o funcionan solo de forma muy limitada sin esta información se enumeran a continuación sin pretender que estén completos.

La gestión de la cartera de aplicaciones es una importante herramienta de gestión y optimización y, por tanto, representa un componente central de EA en toda organización. Los proyectos de transformación actuales, así como otros escenarios de EA, también se benefician enormemente de un APM maduro.

Como uno de los resultados más importantes de APM, la cartera de aplicaciones es el centro de cambios en el mapa de aplicaciones de la empresa, en el que cada aplicación debe documentarse como parte del gemelo digital.

Sin embargo, para que esto suceda y para que se desarrolle el verdadero valor de APM, se debe solicitar la aceptación de los propietarios de aplicaciones y de todas las partes interesadas desde el nivel ejecutivo. Sólo así APM podrá vivir en la organización y contribuir significativamente al éxito de la misma.

Para obtener una comprensión aún más completa de la gestión de la cartera de aplicaciones, recomendamos nuestro e-Learning gratuito sobre la  gestión de cartera de aplicaciones  así como nuestros recursos avanzados.

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