Estudio BPM – Potencial y Tendencias de la Gestión por Procesos

La Gestión por Procesos de Negocio se ha vuelto cada vez más importante en los últimos años. La digitalización y la necesidad de responder con flexibilidad a las condiciones cambiantes del mercado han obligado a las empresas a repensar y rediseñar drásticamente sus procesos.

Sin embargo, ¿qué importancia tiene BPM realmente para las empresas? ¿En qué medida se está practicando BPM? ¿Qué importancia tienen las herramientas profesionales de BPM? ¿A qué obstáculos y desafíos se enfrenta la Gestión de Procesos y cómo son las previsiones de futuro? Estas y otras preguntas se abordan en un estudio BPM actual creado por el Instituto de Sistemas de Información de  ZHAW School of Management and Law en colaboración con BOC Group. Resume las respuestas de más de 300 participantes de la encuesta de empresas de diferentes tamaños y diversas industrias.

En este artículo, abordamos los cinco hallazgos más importantes del estudio y brindamos una descripción general de las tendencias y desarrollos actuales en la gestión de procesos. Puede descargar aquí el estudio BPM completo.

Cuando se pregunta cuánto tiempo llevan las empresas practicando activamente la gestión de procesos, existen diferencias notables según el tamaño de la empresa. Mientras que un tercio de las pymes (29%) ya han estado operando BPM durante cinco años o más, las cifras son el doble (60%) para las empresas con más de 1.000 empleados. Además, el 47% de las pymes aún no ha implementado BPM durante más de 3 años, mientras que este número es solo del 23% para las empresas con más de 1.000 empleados.

Se preguntó a los participantes sobre la etapa de desarrollo de sus prácticas de Gestión de Procesos de Negocio. Los resultados brindan información sobre el statu quo de BPM en las organizaciones y cómo ha evolucionado desde 2011.

Durante el período de 2011 a 2022, el nivel general de madurez de BPM ha mejorado. Una disminución significativa en el número de empresas en la Etapa 1 y un aumento en el número de empresas en la Etapa 4 indican que hay progreso en la implementación.

El análisis revela claramente que las empresas están posicionadas de manera bastante diferente en términos de sus etapas de desarrollo de BPM. La proporción de empresas en las etapas 1 a 3 se distribuye casi por igual, lo que significa que las empresas se encuentran en diferentes etapas de implementación de BPM. La etapa 4, que implica la introducción de BPM y el establecimiento de un proceso de mejora continua (CIP), representa un obstáculo particularmente desafiante. El 14% de las empresas dijo que ha llegado a esta etapa.

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Las herramientas que se especializan en la gestión de procesos, como las suites BPM y las herramientas de modelado gráfico basadas en bases de datos, se utilizan comúnmente para el modelado, seguidas de los sistemas de dibujo como Microsoft Visio. Sin embargo, durante los últimos ocho años, ha habido una disminución significativa en el uso de sistemas de dibujo como Microsoft Office (-20%) para el modelado de procesos.

Cada vez más empresas confían en suites BPM especializadas u otro software. En nuestro webinar y el catálogo de criterios que lo acompaña, encontrará una lista de factores a tener en cuenta, para ayudarle a seleccionar una herramienta BPM adecuada a sus necesidades. Los resultados de la encuesta también indican que se documentan menos procesos en forma de texto y que se utiliza menos software individual específico de la empresa (-5 %) para el modelado.

El número de empresas que no realizan ningún tipo de modelado de procesos también se ha reducido significativamente.

La encuesta revela que el 89 % de los encuestados califican la importancia de las herramientas de BPM, como ADONIS, ganador de Gartner Customer Choice, como constante o creciente. Las pequeñas y medianas empresas incluso parecen calificar la importancia de las herramientas de BPM ligeramente mayor en comparación con las grandes empresas. Con el tiempo, también hay un ligero aumento en la importancia de las herramientas BPM (+5% desde 2011).

El mayor desafío en el área de BPM es claramente la falta de recursos y personal, como lo confirma el 67% de los encuestados. Además, existen dificultades con la formación (42%), la falta de conocimientos (29%) y las definiciones y el cumplimiento de los estándares de modelado (19%).

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Además de estos desafíos, existen otros problemas asociados con el establecimiento de BPM en una organización. Aunque la aceptación en la empresa (ver pregunta: ¿desde cuándo se practica BPM?) es bastante buena, el 48% de los encuestados afirma que todavía hay margen de mejora. Una forma eficaz de aumentar la aceptación de la gestión de procesos en la empresa es fomentar el compromiso de los empleados. Esta medida puede ayudar a garantizar que la gestión de procesos sea más aceptada en la empresa y se implemente con éxito.

Si desea conocer estrategias exitosas para ayudarlo a aumentar la adopción y el compromiso en sus iniciativas de gestión de procesos, le recomendamos nuestra publicación de blog «Cómo promover BPM en su organización»

El 35% de los encuestados también critica la falta de apoyo de la gerencia, mientras que otro 23% considera que la configuración de la organización de procesos es un desafío, el 10% de los participantes también expresó su preocupación sobre la práctica de documentación de procesos. Para establecer con éxito BPM en su organización, es crucial obtener el apoyo de la gerencia. Una forma de involucrar más a la gerencia en los procesos es proporcionar informes que incluyan indicadores clave de desempeño relevantes. De esta forma, los responsables de la toma de decisiones pueden tomar decisiones mejor informadas basadas en datos actualizados, lo que hace que BPM sea más eficaz. Si desea saber cómo nuestra suite BPM ADONIS puede ayudarlo con sus necesidades de análisis de datos y generación de informes, le recomendamos este webinar.

Además de los temas ya explicados, el estudio también proporciona respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Dónde está el foco de las inversiones en TI en el próximo año?
• ¿Cómo apoya la implementación/ejecución de sus procesos?
• ¿Qué herramientas basadas en software utiliza para automatizar sus procesos?
• Y mucho más

Los resultados del estudio muestran claramente que continúa el auge de la gestión de procesos de negocio. Las empresas se han dado cuenta de que un sólido conocimiento de los procesos es la base para cumplir con eficacia las demandas de nuestro tiempo, resultado de una competencia cada vez mayor y un ritmo cada vez más rápido de innovación global. Con el soporte de herramientas adecuado, así como las estrategias correctas para implementar BPM en su organización, puede liberar el verdadero valor de la gestión de procesos de negocio.

Si está interesado en obtener más detalles sobre el estudio BPM de la Escuela de Administración y Derecho de ZHAW, puede descargarlo en este enlace estudio BPM gratis.Para obtener el soporte de herramientas adecuado para sus iniciativas de BPM, le recomendamos que pruebe nuestra suite de BPM gratis líder ADONIS:Comunity Edition.