La guía definitiva para mejorar la eficiencia de procesos en grandes empresas

Toda empresa lidia con procesos que, sin hacer mucho ruido, consumen tiempo, dinero y energía. Si no se abordan, estas ineficiencias pueden convertirse en un problema serio — especialmente en grandes organizaciones, donde la escala multiplica el impacto.

Optimizar tus operaciones ayuda a revertir esta situación: permite flujos de trabajo más fluidos, mejora la comunicación y facilita una toma de decisiones más inteligente. Incluso los cambios pequeños pueden generar resultados significativos.

En este artículo encontrarás estrategias prácticas para impulsar la eficiencia operativa: cómo definir y monitorear los indicadores adecuados, detectar cuellos de botella, aplicar automatización para eliminarlos y fomentar una cultura de mejora continua. Descubre nuestras mejores prácticas y cómo, afinando tus procesos, puedes aumentar la productividad, reducir costes y construir una empresa más ágil y resiliente.

La eficiencia de procesos consiste en optimizar cómo una empresa ejecuta sus tareas y actividades, utilizando la menor cantidad posible de recursos para lograr el resultado deseado. En esencia, se trata de hacer más con menos esfuerzo, tiempo y coste.

Para cualquier organización —especialmente en grandes empresas— mejorar la eficiencia implica simplificar operaciones, eliminar desperdicios y aumentar la productividad. Esto puede lograrse mediante automatización, rediseño de flujos de trabajo, mejor colaboración, asignación eficiente de recursos y decisiones basadas en datos.

Al final del día, un proceso bien optimizado acelera resultados, mejora la competitividad y respalda el éxito sostenible de la empresa.

Mide qué porcentaje del tiempo total de un proceso se dedica a actividades que realmente aportan valor. Es decir, cuánto del esfuerzo realmente impulsa resultados frente al tiempo total invertido (incluyendo demoras o pasos innecesarios).

Fórmula: PCE = Tiempo con valor añadido / Tiempo total del proceso

Se refiere a las actividades que contribuyen directamente a entregar el producto o servicio final al cliente. Son los pasos que mejoran la calidad o acercan el resultado a su finalización.

Ejemplos:

• Ensamblar un producto: cuando un operario une piezas, ese tiempo aporta valor porque se construye el producto final.

• Escribir código de software: si un desarrollador crea una funcionalidad que será usada por los clientes, ese trabajo mejora directamente el producto.

Incluye actividades que no aportan valor directo al producto o servicio desde la perspectiva del cliente. Suelen ser demoras, esperas o pasos innecesarios que se podrían reducir o eliminar.

Ejemplos:

• Esperar una aprobación: si un documento queda retenido a la espera de ser validado por un gerente, ese tiempo no aporta valor al cliente.

• Rehacer un producto: si hay un error en el ensamblaje y hay que corregirlo, ese tiempo no mejora el producto, solo repara un fallo.

El objetivo principal del PCE es maximizar el tiempo con valor añadido y reducir las actividades que no aportan valor.

Un PCE alto indica que la mayor parte del tiempo invertido en un proceso contribuye directamente al resultado final. En cambio, un PCE bajo revela ineficiencias que deben corregirse. Al aumentar este indicador, las empresas pueden mejorar su productividad, reducir desperdicios y optimizar la eficiencia operativa en general.

• Throughput Time se refiere al tiempo total que necesita una unidad (producto, solicitud, servicio) para atravesar un proceso de principio a fin. Incluye tanto actividades con valor añadido como aquellas que no lo tienen.

• Lead Time, en cambio, representa ese mismo tiempo pero desde la perspectiva del cliente. Abarca todas las fases del proceso: desde la solicitud o pedido, pasando por la producción, hasta la entrega final.

Aunque a veces se usan como sinónimos, no siempre significan lo mismo. Solo en casos excepcionales —cuando no hay retrasos, esperas ni dependencias externas— el Throughput Time y el Lead Time pueden coincidir.

Ejemplo en una cafetería:

1. El cliente hace el pedido (inicio del proceso)
2. El barista prepara el café inmediatamente (sin esperas)
3. El café se entrega al cliente (fin del proceso)

En este caso, el tiempo de preparación (Throughput Time) es igual al tiempo desde el pedido hasta la entrega (Lead Time). Pero en la mayoría de los casos reales, especialmente en industrias manufactureras o de servicios, el Lead Time suele ser mayor debido a colas, programación o retrasos en el transporte.

Los procesos eficientes aumentan directamente la productividad y el rendimiento general, permitiendo a los equipos completar tareas más rápido y con menos esfuerzo. Cuando los flujos de trabajo están bien diseñados, los recursos se utilizan mejor y la organización puede hacer más en menos tiempo.

Un proceso bien estructurado elimina la confusión y deja claro qué se debe hacer y cómo hacerlo. Esa claridad permite a los empleados enfocarse sin interrupciones, logrando mejores resultados en menos tiempo. La eficiencia no solo mejora el desempeño individual, sino que fortalece el éxito general de la empresa.

Los procesos optimizados ayudan a minimizar errores y reducir costes operativos al eliminar ineficiencias, pasos innecesarios y retrabajos.

Los flujos de trabajo mal diseñados suelen causar errores que consumen tiempo, aumentan el gasto y afectan la calidad. En cambio, procesos claros y repetibles disminuyen el margen de error — algo crucial en sectores donde la precisión es clave.

Por ejemplo, un sistema eficiente de gestión de inventarios garantiza que siempre haya productos disponibles, evitando excesos o faltantes costosos. Al eliminar tareas redundantes y simplificar operaciones, las empresas pueden reducir gastos, usar mejor sus recursos y enfocarse en el crecimiento.

Tip: Descubre cómo el BPM puede ayudarte a reducir costes en nuestro blog.

La adaptabilidad es clave para el éxito a largo plazo, y los procesos eficientes brindan la flexibilidad necesaria para ajustarse a cambios en el mercado, nuevas demandas de los clientes o transformaciones internas. Tener flujos de trabajo optimizados facilita la detección de áreas de mejora, la implementación de ajustes y la escalabilidad de operaciones sin grandes interrupciones. A medida que las empresas crecen o se expanden a nuevos mercados, contar con procesos eficientes permite gestionar una mayor complejidad sin sacrificar calidad ni rendimiento. Un sistema bien estructurado permite a la organización responder con agilidad a nuevos desafíos, mantenerse competitiva y aprovechar al máximo cada nueva oportunidad.

Una de las principales barreras para la eficiencia operativa es la existencia de procesos paralelos y flujos de trabajo no documentados.

Los procesos paralelos (o “shadow processes”) son métodos informales y no aprobados que los empleados crean para sortear ineficiencias en los procesos oficiales. Aunque pueden parecer soluciones útiles a corto plazo, en realidad generan inconsistencias, errores y falta de comunicación.

Los flujos de trabajo no documentados presentan problemas similares: dificultan que los empleados —especialmente los nuevos— comprendan cómo deben actuar. Sin documentación clara, resulta mucho más complicado optimizar procesos, hacer seguimiento del desempeño e identificar cuellos de botella.

Documentar y estandarizar correctamente todos los procesos es fundamental para mantener la coherencia, mejorar la transparencia y aumentar la eficiencia en todos los equipos.

Tip: Conoce los errores más comunes en la documentación de procesos y cómo evitarlos.

Los pasos innecesarios y los procesos de aprobación excesivos ralentizan los flujos de trabajo y aumentan la carga administrativa. Muchos procesos incluyen tareas o validaciones que no aportan valor real, lo que genera retrasos y frustración entre los empleados.

Cuando la toma de decisiones se complica sin razón, la productividad se resiente. Revisar los procesos con regularidad permite identificar y eliminar pasos redundantes, manteniendo los flujos de trabajo ágiles y enfocados. Simplificar las aprobaciones y eliminar tareas innecesarias reduce demoras y permite que los equipos se concentren en actividades que realmente impactan en los resultados del negocio.

La ausencia de formación adecuada y las brechas de habilidades en el equipo generan ineficiencias que se traducen en retrasos, errores y tareas incompletas. A medida que los negocios evolucionan, es fundamental que los empleados actualicen constantemente sus conocimientos para adaptarse a nuevas tecnologías y metodologías. Sin oportunidades de aprendizaje continuo, las brechas se agrandan y dificultan la ejecución eficiente de los procesos. Invertir en programas de formación, mentorías y desarrollo de habilidades asegura que el personal tenga las herramientas necesarias para desempeñarse con eficacia.

Un equipo bien preparado puede identificar oportunidades de mejora, optimizar procesos y fomentar la innovación.

Tanto el exceso como la escasez de información pueden impactar negativamente la eficiencia.

Cuando los empleados están saturados de datos, les cuesta priorizar, tomar decisiones acertadas o enfocarse en lo importante. Por el contrario, si no cuentan con la información suficiente, se generan dudas, demoras y decisiones equivocadas. Ambos extremos crean fricciones que frenan el avance. Para solucionarlo, las organizaciones deben optimizar el flujo de información, garantizando que los datos sean relevantes, accesibles y fáciles de entender. El uso de bases de datos centralizadas o paneles de control (dashboards) facilita que los equipos encuentren rápidamente lo que necesitan, sin distracciones ni demoras innecesarias.

Cuando no existe una estandarización clara y los departamentos utilizan terminologías o métodos distintos, se generan confusiones, errores y esfuerzos duplicados, especialmente en tareas que requieren colaboración transversal. Al estandarizar los flujos de trabajo y establecer un lenguaje común, se alinea a todos los equipos, se mejora la eficiencia en la comunicación y se reducen malentendidos. Contar con directrices claras y procesos unificados ayuda a los equipos a trabajar de forma más cohesionada y evita complejidades innecesarias en las operaciones diarias.

Una de las formas más efectivas de eliminar ineficiencias es a través de la automatización de procesos de negocio y la transformación digital.

La automatización utiliza tecnología para encargarse de tareas repetitivas que, de otro modo, requerirían trabajo manual. Al automatizar actividades como la entrada de datos, la planificación y la generación de informes, las empresas pueden minimizar errores, mejorar la consistencia y liberar a los empleados para que se concentren en tareas de mayor valor.

Tip: Descubre nuestra solución de automatización de procesos para ADONIS.

La transformación digital complementa la automatización al integrar tecnologías modernas para optimizar los procesos en toda la organización. Soluciones basadas en la nube, software integrado e inteligencia artificial mejoran los flujos de trabajo, facilitan la toma de decisiones y aumentan la productividad. Aprovechar estas tecnologías ayuda a eliminar cuellos de botella, simplificar operaciones y alcanzar una mayor eficiencia.

Lean es una metodología que busca maximizar el valor para el cliente minimizando el desperdicio, simplificando procesos y eliminando actividades que no aportan valor. Six Sigma, basada en datos, se enfoca en mejorar la calidad de los procesos identificando y eliminando defectos y variaciones. Ambas metodologías mejoran la eficiencia, reducen desperdicios y promueven la mejora continua.

Un ejemplo práctico que apoya estas metodologías es el process mining (minería de procesos). Este enfoque basado en datos ayuda a identificar ineficiencias, cuellos de botella y incumplimientos en los flujos reales de trabajo. Al ofrecer una visualización clara de los procesos existentes, el process mining permite optimizar los flujos conforme a los principios de Lean y Six Sigma.

Además, funciona muy bien junto con la automatización de procesos, potenciando los beneficios de ambas técnicas. La inteligencia de procesos puede ir más allá, utilizando los datos del process mining junto con análisis avanzados e inteligencia artificial para predecir resultados, optimizar decisiones y recomendar mejoras, impulsando una automatización más inteligente y efectiva.

Los procesos eficientes dependen de un equipo bien formado y capacitado. La formación continua y el desarrollo de habilidades son esenciales para superar ineficiencias y asegurar que las tareas se realicen con precisión y eficacia. Mantener a los empleados actualizados en las últimas herramientas, tecnologías y buenas prácticas les permite trabajar de forma más efectiva. El desarrollo de nuevas competencias ayuda a que el equipo se adapte a los cambios en las exigencias laborales, optimizando aún más los procesos de negocio. Un equipo capacitado puede identificar oportunidades de mejora, contribuir a la optimización continua y fomentar la innovación, lo que se traduce en operaciones más fluidas y mayor productividad en toda la organización.

Fomentar la colaboración y alineación entre departamentos es una estrategia muy eficaz para eliminar ineficiencias. Cuando los departamentos trabajan de forma aislada y con poca comunicación, suelen generarse esfuerzos duplicados, retrasos y oportunidades perdidas.

Promover la colaboración mejora el flujo de información, reduce redundancias y agiliza la resolución de problemas. Por ejemplo, alinear marketing, ventas y atención al cliente garantiza una experiencia fluida para el cliente, desde el primer contacto hasta el soporte postventa.

Las reuniones regulares entre departamentos y las iniciativas conjuntas ayudan a construir una cultura de cooperación y objetivos compartidos, facilitando flujos de trabajo más eficientes y procesos optimizados en toda la organización.

Tip: Descubre nuestros consejos y trucos para mejorar la colaboración en BPM.

La Universidad de Ciencias Aplicadas y Artes de Lucerna detectó ineficiencias en su departamento de Recursos Humanos, especialmente en la gestión de formularios de solicitud. El proceso era mayormente manual, lo que generaba errores, demoras y falta de transparencia.

Para superar estos desafíos, la universidad implementó la automatización de procesos utilizando el módulo de Automatización de Procesos de ADONIS. El objetivo era eliminar tareas repetitivas y reducir el tiempo dedicado a la entrada manual de datos y al procesamiento documental.

La universidad siguió un enfoque estructurado para implementar la automatización con éxito:

Paso 1: Evaluación de herramientas de automatización de procesos
Se analizaron diversas herramientas para encontrar la que cumpliera con sus requisitos, incluyendo capacidades de modelado BPMN 2.0, autonomía, seguridad informática y de datos, estabilidad del sistema y flexibilidad.

Paso 2: Selección de procesos adecuados para automatizar
Se eligieron dos procesos de RR.HH., además de solicitudes de formación y reembolsos, debido a su alto volumen y naturaleza no crítica.

Paso 3: Pruebas y despliegue
Tras modelar estos procesos en ADONIS BPM Suite, se transformaron en flujos de trabajo ejecutables, se crearon los formularios necesarios y se realizaron pruebas en entorno real antes de la implementación completa.

Paso 4: Identificación y priorización de nuevas oportunidades de automatización
Se analizaron procesos adicionales en RR.HH., Finanzas y Servicios de TI para identificar y priorizar nuevas oportunidades de automatización.

Siguiendo estos pasos, la universidad implementó con éxito la automatización de procesos, integrando completamente las solicitudes de formación y reembolsos en las operaciones diarias. Además, se identificaron y priorizaron otros procesos aptos para automatización.

Más allá de mejorar la transparencia del proceso y la calidad de la información, la automatización generó beneficios financieros y operativos claros:

• Ahorro de costos aproximado de 36,458 CHF por año
• Ahorro de tiempo cercano a 700 horas laborales anuales
• Dos tercios de todas las solicitudes completadas en un plazo de cinco días
• Tres cuartas partes de las solicitudes de reembolso procesadas en un día

Estos resultados resaltan el éxito de la iniciativa. El aumento en la eficiencia condujo a ahorros significativos de tiempo y costos, permitiendo que los empleados se enfocaran en tareas más críticas. La mayor visibilidad y comprensión de los procesos mejoró aún más la claridad general, demostrando la efectividad de la automatización para optimizar operaciones y conservar recursos.

Tip: Lee más sobre nuestro caso de estudio de Automatización de Procesos de Negocio en la Universidad de Lucerna para obtener detalles completos.

Optimizar la eficiencia de los procesos es fundamental para reducir desperdicios, mejorar la productividad y favorecer el crecimiento empresarial. Al aprovechar la automatización, perfeccionar los flujos de trabajo y fomentar la colaboración, las organizaciones pueden eliminar ineficiencias y potenciar su desempeño global. El monitoreo y la mejora continua garantizan que los procesos se mantengan efectivos, permitiendo que las empresas operen con mayor fluidez y aprovechen mejor sus recursos.