JURA Materials hat BOC Group einen Beratungsauftrag erteilt und dadurch 90 Verbesserungspotenziale in ihren bestehenden Prozessen identifizieren können. Ralf Schumann, Leiter Commercial Cement und Mitglied der Geschäftsleitung bei JURA Management AG, erzählt im nachfolgenden Interview was JURA Materials antreibt, welchen Stellenwert Prozessmanagement- und optimierung hat und wie sie den Kulturwandel in ihrem Unternehmen hin zu einem Prozessdenken fördern.

Die JURA Materials-Gruppe ist eine Lösungsanbieterin für Baustoffe. Sie bietet Produkte und Dienstleistungen im Bereich Zement, Beton, Kies und Sand, Belag sowie in der Verwertung und Entsorgung an. Das Hauptziel von JURA Materials war es mit der Einführung von Prozessoptimierung Transparenz in der Datenstruktur und in den vorhandenen Geschäftsprozessen zu schaffen. Mit der Unterstützung von BOC Group konnte ein passender Ansatz für die dauerhafte Integration des Geschäftsprozessmanagements erarbeitet werden.

Übersicht über die Fallstudie zur Prozessoptimierung bei JURA

BOC Group: Herzlich willkommen, Ralf Schumann. Vielen Dank für den Austausch und das Vertrauen in uns. Welchen Stellenwert hat für Sie Prozessmanagement und Prozessoptimierung?

Ralf Schumann: Das ganze Thema Business Process Management ist für uns von enormer Wichtigkeit. Wir befinden uns, wie viele andere Industrien auch, in der Digitalisierung unseres Geschäftsmodells. Insofern ist es für uns wichtig Transparenz bezüglich unserer Geschäftsprozesse und über die Datenstruktur zu schaffen. Deshalb haben wir uns entschieden ein entsprechendes Projekt aufzusetzen und das Thema Geschäftsprozessmanagement dauerhaft in die Organisationen zu integrieren. Das Pilotprojekt läuft bei uns unter dem Motto „Wir machen uns fit für die Zukunft“.

BOC Group: Das ist ein schönes Motto. Wann haben Sie festgestellt, dass Sie ein externes Beratungsunternehmen konsultieren möchten?

Ralf Schumann: Als wir das Ganze diskutiert haben, wurde uns schnell klar, wenn man so eine umfassende Veränderung im Unternehmen vorantreiben will, ist es sinnvoll, externe Unterstützung einzuholen. Insbesondere hinsichtlich Know-how der Modellierung, der Thematik Business Process Management sowie Themen, welche die Organisation betreffen. Insofern war es uns wichtig und relativ frühzeitig klar, dass wir externe Unterstützung in Anspruch nehmen. Nicht zuletzt, um auch entsprechende Ressourcen zu haben, das Ganze umzusetzen.

Video: komplette Interview-Aufzeichnung mit Ralf Schumann über Prozessoptimierung bei JURA Material durch BOC Group

BOC Group: Was waren die Ziele des Projektes zur Prozessoptimierung und wie konnte BOC Group Sie dabei unterstützen?

Ralf Schumann: Neben der konkreten Modellierung und Verbesserung unserer Prozesse war es uns wichtig, dass wir Rollen und Verantwortlichkeiten im Geschäftsprozessmanagement festlegen und das bereichsübergreifende Denken fördern. Letztendlich auch deshalb, weil wir damit einen dauerhaften Verbesserungsprozess in Gang setzen wollten. BOC Group hat uns dabei konzeptionell unterstützt. Zudem unterstützte uns BOC Group dabei die Prozesse strukturiert aufzunehmen, Transparenz herzustellen und Expertise in BPM aufzubauen. Damit wurde die Grundlage für die Einführung einer BPM-Organisation und einer dauerhaften und nachhaltigen Prozessoptimierung geschaffen.

BOC Group: Wie wurden Optimierungspotentiale in den Prozessen erarbeitet? Wurden diese evaluiert und priorisiert?

Ralf Schumann: Zu Beginn wurden die bereits vorliegenden Dokumente gesichtet. Es gab bei uns bereits Prozessdokumentationen im Unternehmen. Anschliessend haben wir zusammen mit BOC Group einen umfassenden Projektplan erstellt. Zudem wurden Interviews und Workshops mit den entsprechenden Stakeholdern durchgeführt. Auf dieser Basis konnten wir insgesamt 70 SOLL und IST Prozesse modellieren und dokumentieren.

Diese Prozesse kamen im Wesentlichen aus dem Scope des Pilotprojektes „Offer-to-Cash“. Im Anschluss daran haben wir über eine GAP-Analyse einen Vergleich der SOLL und IST Prozesse und 90 Verbesserungen identifiziert, die wir bewertet und priorisiert haben. Diese werden jetzt im Rahmen eines Folgeprojektes eingeleitet. Durch die exakte Modellierung der Prozesse, die intensive Beschäftigung mit den Prozessen und den Vorgehensweisen mit den einzelnen Arbeitsschritten der Mitarbeiter, haben wir eine sehr hohe Qualität erzielt und konnten sehr tief in unsere Geschäftsprozesse einsteigen.

Tipp: Im Webinar Erfolgreich Prozesse Optimieren erfahren Sie Best Practice-Ansätze zur Vorbereitung der Soll-Prozessmodellierung sowie zu Prozess-Analyse und -Optimierung.

BOC Group: Konnten Prozesse und Optimierungspotenziale bereits in Projekten angewendet werden?

Ralf Schumann: Ja, die Ergebnisse konnten schnell in konkreten Digitalisierungsprojekten verwendet werden. Wir haben Prozessdokumentationen einfliessen lassen. Beispielsweise wurde die Erarbeitung eines Lastenheftes für IT-Projekte vorangetrieben. Dies war aber nicht der einzige Nutzen. Ein weiterer Nutzen lag darin, dass wir die gesamte Organisation für das prozessorientierte Denken sensibilisiert haben. Zwischenzeitlich haben wir einen neuen Mitarbeitenden eingestellt, der sich zukünftig für das GPM bei JURA Materials verantwortlich zeigen wird.

BOC Group: Wie sehen Ihre nächsten Schritte in der Prozessoptimierung / dem Prozessmanagement aus?

Ralf Schumann:  Erstmal geht es darum, die identifizierten 90 Verbesserungsmassnahmen einzutakten und letztendlich auch im Rahmen von Folgeprojekten umzusetzen. Dann müssen wir priorisieren, welche Massnahmen schneller und mit weniger Ressourcen umsetzbar sind. Es gibt Massnahmen, die sind etwas komplexer und komplizierter und betreffen verschiedene Schnittstellen. Insofern werden wir uns intensiv damit beschäftigen, wie wir das Priorisieren. Das andere Thema ist, dass wir das Geschäftsprozessmanagement über den Verkaufsbereich auf die gesamte Organisation ausrollen wollen. Also nach und nach werden alle Prozesse in allen Geschäftsbereichen modelliert.

Tipp: Ein umfassender Blick auf Prozess-Analyse und -Optimierung finden Sie in diesem Artikel.

BOC Group: Was hat Ihnen an der Zusammenarbeit mit BOC Group besonders gefallen?

Ralf Schumann: Besonders haben wir die pragmatische Herangehensweise der BOC Group geschätzt und auch die Fähigkeit sich in unser Business hineinzudenken. Man hat gemerkt, dass Flexibilität und Erfahrung vorhanden sind. Was auch wesentlich für uns war, war die Einführung des prozessorientierten Denkens. Dies stellt nämlich einen starken Kulturwandel dar. Wir sind am Beginn einer Reise und die BOC Berater haben uns sehr professionell und mit dem entsprechenden Fingerspitzengefühl, beispielsweise in den Interviews und in den Workshops, begleitet.

BOC Group: Herr Schumann vielen herzlichen Dank für Ihre Zeit. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Spass bei Ihrem Kulturwandel. Wir werden das gerne mitverfolgen. Vielen Dank.

Ralf Schumann: Vielen Dank. Gern geschehen.

Überblick über das Consulting Projekt Prozessoptimierung und Business Process Management bei JURA Materials

In einem Consulting-Auftrag von JURA Materials an BOC Group, konnten mittels einer GAP-Analyse 90 Prozessoptimierungspotentiale ermittelt werden. Im Prozess Offer-to-Cash wurden Pain-Points identifiziert, protokolliert und Handlungsempfehlungen abgeleitet.  Zudem unterstützte BOC Group JURA Materials beim Aufbau einer BPM-Organisation und Kultur indem gemeinsam die Grundlage geschaffen wurde, woraus eine prozessorientierte Denkweise kultiviert wird. Dies bedeutet, dass Mitarbeitende auf das Prozessdenken sensibilisiert und holistisch miteinbezogen werden. Dadurch kann eine dauerhafte Integration des BPM-Ansatzes in der Organisation gelebt und die Organisation entsprechend ihrem Motto, „Wir machen uns fit für die Zukunft“, befähigt werden.

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