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Dieser Blogbeitrag vermittelt Ihnen das grundlegende Wissen und die Methoden, um Prozessanalyse- und Prozessoptimierungs-Initiativen in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. Wir beleuchten die wichtigsten Faktoren, die hinter Prozessoptimierung stehen, erläutern den Zusammenhang mit Prozessautomatisierung und zeigen, warum sie untrennbar mit Unternehmenstransformation verbunden ist.

Sie erhalten umsetzbare Empfehlungen für Tools und Methoden zur Analyse und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse – sowohl aus einer statischen, qualitativen als auch aus einer quantitativen, dynamischen Perspektive. Lassen Sie uns also einsteigen.

WARUM Prozessoptimierung?

In Zeiten harten Wettbewerbs und ständiger Veränderung müssen Prozessverantwortliche, Unternehmens-, Abteilungs- oder Teamleiter*innen die betrieblichen Abläufe ständig im Auge behalten. Optimale Effektivität und Effizienz von Schlüsselprozessen sind entscheidend für Ihre Wettbewerbsposition und machen oft den Unterschied zwischen Überleben und Erfolg Ihrer Unternehmung aus.

Heutzutage wird Prozessautomatisierung oft als „Königsweg“ zur Erzielung operativer Spitzenleistungen bezeichnet – sei es durch Low-Code/No-Code-Automatisierung oder ERP-Systeme. Dabei wird jedoch oft vergessen, dass nicht jeder Prozess für die Automatisierung geeignet ist. Unternehmen müssen zunächst ihre Prozesse analysieren, um das Optimierungspotenzial und die am besten geeigneten Mittel für die Automatisierung zu ermitteln. Dies ist besonders wichtig, da Automatisierung dazu neigt, Ineffizienzen zu verstärken, wenn sie auf ineffiziente Prozesse angewendet wird (mehr dazu in unserem Blogbeitrag über erfolgreiche Prozessautomatisierung).

Deshalb ist die Identifizierung von Problembereichen und Verbesserungsmöglichkeiten ein wichtiger erster Schritt, um Ihre Prozesse zu verfeinern und ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Zwei Kolleg:innen optimieren Prozesse im ADONIS GPM-Tool

Es gibt ein Sprichwort, das besagt, dass die erste Etappe jeder Initiative zur Prozessoptimierung direkt in der Dokumentation des Prozesses selbst liegt. Und das ist sehr zutreffend. Indem die Prozessanalysten die Schritte, Entscheidungspunkte, Prozesspfade, Verantwortlichkeiten, Übergaben usw. festhalten, können sie bereits die offensichtlichen Schwachstellen im Prozessdesign identifizieren. Oftmals zeigt sich schon bei der reinen Prozessdokumentation, dass es nicht den einen, klaren Prozess gibt, sondern viele Varianten mit vielen Ausnahmen. Diese Prozesse aufzuschreiben oder in einem GPM-Tool zu modellieren, kann Ihnen bereits helfen, diese Varianten zu harmonisieren und Transparenz für alle Beteiligten zu schaffen. Alternativ ist Process Mining bei komplexen Prozessen – und ausreichendem Budget – ein weiterer guter Ansatz, um herauszufinden, wie die Prozesse in Ihrem Unternehmen wirklich ablaufen und damit wertvollen Input für die spätere Analyse und Optimierung zu liefern.

Gut dokumentierte Prozesse ermöglichen es in der Regel relativ einfach, Optimierungspotenziale aufzudecken. Und die Ziele solcher Optimierungsbemühungen können sein:

  • Minimierung der Prozessausführungszeit, der Durchlaufzeit und/oder der Kosten

  • Maximierung des Durchsatzes

  • Reduktion von Redundanzen und Ineffizienzen

  • Minimierung von manuellen Eingriffen / nicht standardisierten Abläufen (Eskalationen)

  • Maximierung der Prozessqualität (Maximierung der Anzahl erwünschter Ergebnisse; Minimierung von Prozessausfällen)

  • Minimierung von Prozessvarianten und weitere Standardisierung der Prozesse

  • Und ähnliches

Um eines oder mehrere dieser Ziele zu verwirklichen, benötigen Unternehmen ein pragmatisches, einfach durchzuführendes Vorgehensmodell zur Analyse und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Solche Vorgehensmodelle lassen sich nahtlos in die bestehenden Managementansätze wie PDCA (Plan-Do-Check-Act) oder – für Organisationen mit einer etablierten Prozessmanagementpraxis – den Process Management Life Cycle (PMLC) integrieren.

Example of BOC Group’s Process Management Life Cycle

Beispiel für den Prozessmanagement-Lebenszyklus der BOC Group

Umfang und Zielsetzung einer Prozessoptimierungsinitiative

Die meisten Unternehmen haben bereits eine Vorstellung davon, welche Prozesse optimierungsbedürftig sind – sei es aufgrund einer hohen Anzahl von Kundenbeschwerden, einer spürbaren Ineffizienz durch endlose Durchlaufzeiten oder der Beobachtung von Wiederholungsschleifen und Eskalationen. Darüber hinaus verfügen viele Unternehmen über regelmäßig durchgeführte Prozessbewertungen oder führen Analysen auf der Grundlage ihrer Prozesslandschaften durch.

Neben der klaren Definition und Angabe des Umfangs Ihrer Optimierungsinitiative ist es jedoch ebenso wichtig, diesen einzugrenzen, bevor Sie die konkreten Ziele für die jeweilige Maßnahme festlegen. Wollen Sie den allgemeinen Produktionsprozess oder eher den Produktionsprozess einer bestimmten Ware optimieren? Sind bei Ihrem Versicherungsunternehmen alle Prozesse von der Antragstellung bis zum Abschluß zu optimieren? Oder nur das Geschäftsfeld der Kfz-Versicherung? Eine solche detaillierte Definition des Geltungsbereichs ist von entscheidender Bedeutung, um zu bestimmen, wer beteiligt werden muss, und um schließlich die eigentlichen Optimierungsmaßnahmen zu definieren.

Stellen Sie abschließend sicher, dass Ihre Optimierungsziele klar definiert sind und von allen Beteiligten verstanden werden. Sollen die Prozesse im Rahmen des Projekts hinsichtlich Qualität, Zeit oder Kosten optimiert werden? Was ist das konkrete Ziel, und wie lassen sich potenzielle Interessenkonflikte bewältigen?

Ausgehend von den Optimierungszielen können Sie dann Ihre konkreten Leistungsindikatoren (KPIs) ableiten. Diese Indikatoren sollen Ihre Ziele messbar machen und Ihnen helfen, die Ergebnisse Ihrer Optimierungsinitiative zu bewerten und zu verstehen. Darüber hinaus können die KPIs dazu beitragen, dass Ihre Prozesse „auf Kurs“ bleiben und weiter verbessert werden können, wenn die Maßnahmen aus Ihrer ersten Optimierungsinitiative umgesetzt sind.

Nachdem die Ziele und KPIs für Ihre Initiative abgestimmt und den Business-/Prozessanalysten und ihren Sponsoren transparent kommuniziert wurden, kann die tiefergehende Analyse beginnen.

Wie können Optimierungspotentiale identifiziert werden

Optimal Path Image for Process Optimization Article

Den besten Weg finden, um Prozesse zu optimieren

Für einige der Analyseschritte (insbesondere die quantitativen) sind die quantitativen Daten von entscheidender Bedeutung und sollten durch Interviews, Umfragen, Logfile-Analysen der verwendeten Anwendungen oder durch Process Mining beschafft werden.

Dennoch können viele der Analysen bereits auf der Grundlage der „statischen“ Prozessmodelle, d.h. der entworfenen oder entdeckten Ablaufdiagramme, durchgeführt werden. In der folgenden Tabelle finden Sie eine Zusammenfassung von 9 solcher Best-Practice-Methoden:

MethodeZielsetzungMaßnahmen
1Grafische Analyse zur Identifizierung von übermäßigen Prozessschleifen (in Bezug auf Anzahl oder „Größe“)Verstehen Sie die nicht wertschöpfenden Schleifen, die den Prozess komplexer machen (und auf eventuelle Unzulänglichkeiten hinweisen, z. B. Medienbrüche).Vereinfachen Sie den Prozess durch Beseitigung von Schleifen. Führen Sie frühzeitig im Prozess Prüfungen ein und automatisieren Sie diese, um die Datenqualität zu gewährleisten und Schleifen im späteren Prozessablauf zu vermeiden.

Wenn bestimmte Prozesspfade häufiger gewählt werden als sie sollten (z. B. Schleifen aufgrund unzureichender Qualität in einem QS-/Abzeichnungsprozess), ermitteln Sie die Schritte, in denen das Ergebnis erstellt wurde, und bestimmen Sie, ob eine bessere Schulung, verbesserte Anweisungen oder ein Peer-Review die Qualität verbessern könnten, bevor Sie es an die endgültige Überprüfungs-/Genehmigungsphase weiterleiten.

2Analyse von ProzessrollenAnalysieren Sie die Anzahl der verschiedenen Rollen in einem Prozess, identifizieren Sie insbesondere Übergaben und (häufige) Rollenwechsel, da diese das Risiko von Verzögerungen, Problemen bei der Datenqualität und der Verarbeitung bergen.Reduzieren Sie die Anzahl der Übergaben, um Warte- und Transportzeiten zu vermeiden. Denken Sie an Maßnahmen, die Ihnen helfen, Übergaben und Änderungen der Aufgabenabfolge zu vermeiden.

Wenn Übergaben oder Iterationen erforderlich sind, um alle wesentlichen Eingaben für die Fortsetzung des Prozesses zu erhalten, dann können eine bessere Schulung, eine verbesserte Prozessdokumentation oder eine formularbasierte Workflow-Unterstützung gute Optionen für die Optimierung der vorangehenden Prozessschritte sein.

3Statische Prozesspfad-AnalyseVerstehen Sie die Prozesspfade und identifizieren Sie diejenigen, die unnötig sind oder „seltsam“ erscheinen.Prüfen Sie, ob alle Prozesswege wirklich benötigt werden, und eliminieren Sie Sonder-/Seltenheitsfälle entsprechend. Fördern Sie eine höhere Standardisierung der Prozesse.
4Analyse von Input/Output-DokumentenAnalysieren Sie die Inputs/Outputs des Prozesses und ermitteln Sie alle unnötigen Dokumente/Ressourcen. Werden alle erstellten Dokumente innerhalb dieses Prozesses oder in einem anderen Prozess benötigt/verwendet?Definition und Abgleich der Prozess-Inputs und der erforderlichen Qualität für diese Inputs. Hinterfragen und eliminieren Sie die Outputs, die nicht von einem anderen Prozess benötigt/verwendet werden.
5Analyse des SequenzflussesHinterfragen Sie den Prozessablauf und stellen Sie fest, ob er rein sequenziell ist. Ermitteln Sie das Potenzial für schnellere Zyklus-/Reaktionszeiten durch Einführung von Parallelitäten.Parallelisieren Sie Aufgaben und Aktivitäten wo immer möglich.
6WertschöpfungsanalyseErmitteln Sie Ihre NVA-Aufgaben (Non-Value-Adding) im Vergleich zu VA-Aufgaben (Value-Adding).Ermittlung von Aufgaben, die im Rahmen von Robotic Process Automation (RPA)-Initiativen wegfallen oder „automatisiert“ werden könnten, z. B. durch den Einsatz von Software-Robotern.
7Analyse des AutomatisierungspotenzialsIdentifizieren Sie Potenziale für die Automatisierung (RPA, workflowbasiert usw.), indem Sie die aktuelle Zusammensetzung Ihrer Prozesse aus Aufgaben und IT-Unterstützung sowie deren Vorhersehbarkeit, Komplexität, Häufigkeit und Geschäftswert analysieren.Identifizieren Sie Prozesse mit Automatisierungspotenzial und/oder Aufgaben oder Gruppen von Aufgaben, die im Rahmen von RPA-Initiativen automatisiert werden könnten.

Priorisieren und planen Sie gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung Implementierungsprojekte auf der Grundlage der dokumentierten Prozesse, ihrer Anforderungen und der durchgeführten Analyse.

8Analyse von ungünstigen Pfaden, Fehlern und AusschussVerbesserung des Verhältnisses zwischen positivem und negativem Ergebnis (Fehlerquote).Konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben und Entscheidungen, die zu Fehlern führen, und führen Sie eine Ursachenanalyse für alle Prozessfehler oder Ausschüsse durch.
9Analyse der Auswirkungen und AbhängigkeitenFühren Sie direkte und indirekte Auswirkungsanalysen (BIAs) durch, um z.B. herauszufinden, in welchem Prozess ein Dokument verwendet wird. Oder über mehrere Ebenen hinweg, z. B. in welchen Anwendungen eine bestimmte Dateneinheit verarbeitet wird und welche Prozesse diese Anwendung nutzen.Erhöhen Sie die Transparenz über Schnittstellen und Verantwortlichkeiten.

Rationalisieren/Standardisieren Sie Ihre Prozesse, reduzieren Sie die Anzahl der Dokumente und führen Sie Datenabgleiche durch.

Viele dieser statischen Analysen sind manuell und eher qualitativer Natur, während andere eher auf die Bewertung quantitativer Daten setzen. Indem Sie Ihre Prozessmodelle mit numerischen Informationen anreichern, können Sie Ihre statischen Analysen durch dynamische Bewertungsverfahren ergänzen, um zusätzliche Informationen wie Zeiten, Kosten oder Prozesswege zu untersuchen.

Die Prozesssimulation

Die Prozesssimulation ist hierfür oft die Methode der Wahl – sie ermöglicht es Ihnen, reale Szenarien nachzubilden und Ihre Prozesszeiten, Kosten und Entscheidungen auf der Grundlage erfasster Wahrscheinlichkeiten zu testen und Ihre Prozessergebnisse pro Pfad oder sogar für den gesamten Prozess als Ganzes zu untersuchen.

Example of Process Simulation results in ADONIS BPM tool

Beispiel für die Ergebnisse der Prozesssimulation im ADONIS GPM-Tool

Solche dynamischen Prozessanalysen ermöglichen es Ihnen:

  • Die Anzahl der Prozesspfade und deren Wahrscheinlichkeiten zu bestimmen
  • Ihre kritischen Prozesspfade in Bezug auf Zykluszeiten, Bearbeitungszeiten und Häufigkeit zu identifizieren
  • Die „kostspieligen“ Pfade und diejenigen Pfade zu finden, die gegen die festgelegten Ziele und Service Level Agreements (SLAs) verstoßen, sowie diese zu verbessern / zu eliminieren
  • Berechnen Sie das Verhältnis von Wartezeiten zu Durchlaufzeiten sowie das Verhältnis von Wartezeiten zu Ausführungszeiten – je höher das Verhältnis, desto höher das Optimierungspotenzial
  • Ermitteln Sie „kostspielige“ Aufgaben, finden Sie heraus, warum sie so lange dauern und wie Sie sie verbessern könnten, z. B. durch bessere IT Unterstützung, Automatisierung/RPA, eine kostengünstigere Rolle, die die Aufgabe ausführt, usw.
  • Führen Sie eine persönliche Kapazitätsplanung durch, um die Anzahl der benötigten VZÄs (Vollzeitäquivalente) und Ressourcen zu ermitteln
  • Vergleichen Sie verschiedene Prozessvarianten anhand von Kosten und Durchlaufzeiten und erstellen Sie detaillierte Kosten-Nutzen- und ROI-Berechnungen für eine fundierte Entscheidungsfindung

Die Integration von quantitativen Analysen in Ihre Prozessbewertung kann Ihnen konkretere Erkenntnisse über Ihre Prozesse und deren tatsächliche Funktionsfähigkeit bzw. Effizienz liefern – ohne das Tagesgeschäft zu stören. Auf Basis dieser Auswertungen können Sie Ihre Prozesse gezielt anpassen und so Ihrer Prozessoptimierung neuen Schwung verleihen.

Zusammenfassung

Der Wettbewerb in der Wirtschaft wird immer härter und die Bedeutung von First-to-Market, Kundenservice, Kostenwettbewerbsfähigkeit und Qualität sind die vorherrschenden Faktoren, die über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Kontinuierliche Geschäfts- und Prozessoptimierung ist daher nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, um der Zeit voraus zu sein.

In diesem Artikel haben wir Ihnen einige unserer wichtigsten Erkenntnisse und Praktiken für die Rationalisierung von Geschäftsprozessen vorgestellt und erörtert, wie Analyse und Optimierung als kritische Komponenten in jeder Automatisierungsinitiative oder in jedem Projekt zur Geschäftsumgestaltung insgesamt wirken. Wenn Sie noch tiefer in die Materie eintauchen und einen exklusiven Einblick in einige unserer Erfahrungswerte gewinnen möchten, sollten Sie sich das folgende Webinar zur Prozessoptimierung ansehen.

Und natürlich kann keine Initiative zur Geschäftsverbesserung ohne ein wenig Hilfe auskommen, sei es durch die Unterstützung relevanter Stakeholder oder durch ein intelligentes Tool, das Ihre Optimierungsbestrebungen weiter erleichtert und unterstützt. Mit einem GPM-Tool wie unserer GPM-Suite ADONIS haben Sie einen idealen Begleiter, der Sie in allen Schritten des Lebenszyklus Ihrer Prozesse unterstützt – von der Erfassung und Dokumentation bis hin zur Optimierung mit grafischen Analysen, Berichten, dynamischer Simulation und darüber hinaus. Entdecken Sie jetzt unser GPM-Angebot und setzen Sie noch heute Ihre Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in Gang!

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