Erfolgreiche GRC-Einführung: Unser erprobter und bewährter Ansatz

Zu Beginn Ihrer Reise mit ADOGRC fragen Sie sich bestimmt, was Sie erwartet und wie Sie das Beste aus dieser leistungsstarken Suite herausholen können. Unabhängig davon, ob Sie ADOGRC gerade erworben haben oder einfach nur unseren Ansatz zur Einführung von GRC verstehen möchten, ist dieser Artikel Ihr zuverlässiger Kompass für den Weg, der vor Ihnen liegt. Vom ersten Kickoff-Meeting bis hin zu ausführlichen Schulungen geben wir Ihnen wertvolle Einblicke, damit Sie das volle Potenzial von ADOGRC ausschöpfen können.

Die Grundlage für jedes erfolgreiche Projekt ist ein gutes Kickoff-Meeting. Dieses erste Treffen bietet eine Plattform, um sich vorzustellen, Ziele zu vereinbaren und eine Beziehung aufzubauen, die die Basis für eine vertrauensvolle Partnerschaft bildet. Für einen guten Start ist es ratsam, das Kickoff-Meeting relativ klein zu halten und wichtige Teammitglieder wie Projektleitende einzuladen. Innerhalb dieses Meetings werden auch gleich alle Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt, um Transparenz und eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Anschließend besprechen wir kurz das von Ihnen erworbene Suite-Paket. Wir gehen auf die Details des Angebots ein und klären die Funktionen und Leistungen, um mögliche Missverständnisse von vornherein auszuräumen. Danach kommen wir auch schon zum Kern des Treffens: dem Gesamtprojektplan. Dieser umfasst verschiedene Phasen, von der Ersteinrichtung von ADOGRC bis zum Support nach der Einführung. Außerdem besprechen wir die Inhalte der vertraglich vereinbarten Schulungen und Workshops, die Ihnen helfen sollen, das Beste aus der Suite herauszuholen.

Gemeinsam erstellen wir einen klaren Zeitplan mit Meilensteinen und Fristen. Dieser proaktive Ansatz hilft uns, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass alles im vereinbarten Zeitrahmen bleibt. Abschließend legen wir gleich die ersten Termine für die Projektdurchführung fest, einschließlich der ersten Schulungseinheiten, und besprechen, ob diese vor Ort oder Remote durchgeführt werden sollen. Hier richten wir uns nach Ihren Präferenzen, um eine optimale Lernerfahrung zu ermöglichen.

Allgemein dient das Kickoff-Meeting als Startschuss für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und fördert Vertrauen, Klarheit und eine solide Basis für die GRC-Einführung. Im folgenden Abschnitt geben wir Ihnen nun einen Überblick darüber, was Sie von unserem Basistraining erwarten können.

Unser Basistraining ist ein entscheidender Schritt, um das Beste aus ADOGRC herauszuholen. Wir empfehlen Ihnen daher, genügend Zeit dafür einzuplanen. In der Regel werden zwei Tage zu je 8 Stunden benötigt. Das Grundlagentraining sollte von allen Kollegen und Kolleginnen absolviert werden, die in Zukunft intensiv mit ADOGRC arbeiten werden.

Das Schulungsprogramm besteht aus fünf Hauptkomponenten, die für das Verständnis und die effektive Nutzung der Plattform von entscheidender Bedeutung sind:

Im ersten Teil stellen wir Ihnen das Metamodell von ADOGRC vor. Doch lassen Sie sich von diesem Begriff nicht einschüchtern; er bezieht sich einfach auf die Gesamtheit der Elemente, auch Repository-Objekte genannt, die Ihnen in ADOGRC zur Verfügung stehen und mit denen Sie arbeiten werden. Funfact: Manche Kunden sprechen sogar von dem ADONIS oder ADOGRC Universum (und ja, wir sind uns einig, sie haben Recht, unserer Suite sind fast keine Grenzen gesetzt!).

Wir geben Ihnen also einen ausführlichen Überblick über alle Objekte und Funktionen, zeigen Ihnen, wie diese zu verwenden sind, und führen Sie durch die Benutzeroberfläche, um sicherzustellen, dass Sie sich schnell in unserer Suite zurechtfinden.

Der zweite Teil der Basisschulung ist dem Risikomanagement gewidmet. Hier konzentrieren wir uns auf zwei Hauptobjekte: „Risiko“ und „Risikobewertung“. Sie werden lernen, wie man Risiken und Risikobewertungen erstellt, die relevanten Datenfelder verwaltet und diese Objekte innerhalb von ADOGRC z.B. mit Prozessen, Kontrollen, Anwendungen etc. verknüpft. Beide Objekte verfügen außerdem über Workflows. Diese werden ebenfalls im Detail vorgestellt, da sie sehr hilfreich sind, wenn es darum geht, Tätigkeiten, wie die Freigabe von Risiken rechtzeitig zu erledigen und den Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu behalten.

Das dritte Modul konzentriert sich auf das interne Kontrollsystem, welches Objekte wie Kontrolle, Kontrolldurchführung und Kontrolltest umfasst. Wir erklären, wie diese Objekte erstellt werden und diskutieren die Datenfelder, die für deren Spezifikation zur Verfügung stehen. Selbstverständlich können Sie hier auch drei verschiedene Workflows nutzen, um die Datenpflege zu vereinfachen und den Gesamtaufwand zu reduzieren.

Das vierte Modul befasst sich mit dem Management von Maßnahmen. Maßnahmen sind wie eigenständige Projekte, die gestartet, durchgeführt und abgeschlossen werden. Der Hauptunterschied zwischen Maßnahmen und Kontrollen in ADOGRC ist der, dass Kontrollen sich stetig wiederholen.

Der Zweck dieses Blocks ist es also, die Erstellung von Maßnahmen und die Verwendung der damit verbundenen Workflows zu erklären. Tipp: Maßnahmen können übrigens nahtlos mit der ADOGRC Erweiterung Strategy & Performance Management zusammenarbeiten und durch den Einsatz des Workflows einen positiven Beitrag zur Zielerreichung leisten.

Der letzte Teil ist ebenfalls einem sehr interessanten Thema gewidmet – Analysen und Dashboards. ADOGRC bietet eine Vielzahl von Analysemöglichkeiten und vorgefertigten Chart-Vorlagen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigenen Ansichten zu erstellen. Neben den Analysemöglichkeiten werden wir uns das GRC-Dashboard anschauen, welches einen personalisierten Überblick über alle relevanten GRC-Objekte und einen Einblick in anstehende Aufgaben bietet.

Im folgenden Abschnitt werfen wir einen genaueren Blick auf den Methodenworkshop, der eine entscheidende Rolle bei der Anpassung von ADOGRC an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation spielt.

Zusätzlich zum Basistraining bieten wir einen speziellen Methodenworkshop an, um ADOGRC an die spezifischen Anforderungen und Arbeitsweisen Ihrer Organisation anzupassen. Dieser Workshop ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass sich ADOGRC nahtlos in Ihre individuellen Prozesse einfügt.

Gemeinsam werden wir Fragen klären wie:

• Werden weitere oder andere Datenfelder benötigt?
• Welche und wie viele Schritte sollen die Workflows enthalten?
• Muss die Risikobewertungslogik angepasst werden?
• Wie soll die Ordnerstruktur aussehen?
• Wie soll das Berechtigungskonzept ausgestaltet werden (Stichwort: Need-to-Know-Prinzip)?
• Gibt es bereits vorhandene Daten, die importiert werden sollen?

Der Methodenworkshop findet idealerweise mit etwas Abstand zu der Basisschulung statt, damit Sie genügend Zeit haben, sich mit diesen wesentlichen Fragen auseinanderzusetzen. Wir empfehlen, für diesen Workshop mindestens 8 Stunden einzuplanen.

Wenden wir uns nun den Individuen zu, die zukünftig für die Verwaltung von ADOGRC verantwortlich sein sollen. Es ist wichtig, im Voraus festzulegen, wer das Administrations-Toolkit und die damit einhergehenden notwendigen Konfigurationen verwalten wird. Diese Kollegen und Kolleginnen sollten unbedingt an der Administrationsschulung teilnehmen. Als allgemeine Richtlinie wird empfohlen, nicht mehr als zwei Administratoren oder Administratorinnen zu haben, um eine möglichst effiziente Verwaltung zu gewährleisten.

Unsere umfassenden Schulungen und Workshops sind so konzipiert, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus ADOGRC ziehen. Unser Ziel ist es, Ihre Erwartungen zu erfüllen und Sie bei jedem Schritt Ihrer GRC-Einführung zu unterstützen. Die solide Grundlage, die während des Kick-off-Meetings gelegt wird, gepaart mit detaillierten Schulungen und Workshops, stellt sicher, dass Sie gut vorbereitet sind, um das volle Potenzial unserer Suite auszuschöpfen. Ihre ADOGRC Reise beginnt mit einer soliden Einführung, die Sie mit dem notwendigen Wissen und den Fähigkeiten für eine erfolgreiche Nutzung ausstatten.