Arbeitsanweisungen befolgen: 3 Tipps zur Einhaltung von Prozessen

Standardisierte Arbeitsabläufe sind für jedes Unternehmen unerlässlich. Prozesse tragen schließlich dazu bei, dass die Arbeit effizient und effektiv erledigt wird. In der Geschäftswelt gilt es jedoch als Herausforderung, dass Mitarbeitende diese Prozesse auch befolgen. Insbesondere dann, wenn Prozesse nicht klar definiert sind oder wenn es an der Bereitschaft des Teams mangelt.

In diesem Blogbeitrag gehen wir der Frage nach, was nötig ist, damit Mitarbeiter:innen etablierte Prozesse einhalten können und auch wollen. Von der Festlegung klarer Ziele und Erwartungen bis hin zur Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen und Unterstützung – diese Maßnahmen werden Ihnen helfen, eine Kultur der Verantwortlichkeit zu fördern und Ihr Unternehmen voranzubringen. Wenn Sie also die Produktivität steigern und Ihre Mitarbeitenden auf Kurs halten wollen, sollten Sie unbedingt weiterlesen!

Prozesse und Arbeitsanweisungen sind für jedes Unternehmen, das seine operativen Ziele erreichen will, unerlässlich. Das mag ein wenig übertrieben klingen – entspricht jedoch der Wahrheit. Diese Richtlinien ermöglichen es Ihnen, Ihre Kerntätigkeiten konsistent, effizient und in hoher Qualität auszuführen – und dabei gleichzeitig die Bedürfnisse der Kund:innen zu erfüllen und wichtige Branchenstandards einzuhalten. Durch die Implementierung und Durchsetzung effektiver Prozesspläne können Unternehmen ihre Chancen verbessern, die Erwartungen der Kundschaft zu erfüllen, die Markteinführungszeit zu verkürzen und letztendlich ihre Ziele effizient erreichen.

Fehlt jedoch eine angemessene Prozessstruktur, gibt es keinerlei Regeln. Das bedeutet, dass es zu Unstimmigkeiten, Fehlern, potenzieller Doppelarbeit und insgesamt zu einer unterschiedlichen Qualität der Arbeitsabläufe im Unternehmen kommen wird.

Ein definierter Prozessplan beschreibt die bevorzugte Art und Weise der Ausführung einer Geschäftsaktivität – und gibt damit den Mitarbeiter:innen, die die Arbeit ausführen, eine Orientierung, lässt weniger Raum für Fehler und gewährleistet letztendlich, dass das gewünschte Ergebnis immer und immer wieder erreicht wird.

Trotz dem hohen Stellenwert von Prozessen ist es nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter:innen Schwierigkeiten haben, diese zu befolgen. Hier sind einige mögliche Gründe:

• Mangelndes Verständnis: Mitarbeiter:innen verstehen den Prozess oder die Arbeitsanweisung nicht vollständig oder sind sich im Unklaren darüber, wieso diese von Bedeutung ist.
• Unzureichende Schulung: Wenn Ihre Mitarbeitenden nicht ordnungsgemäß geschult werden, haben sie möglicherweise Schwierigkeiten, diese zu befolgen.
• Schlechte Kommunikation: Arbeitsanweisungen die den Mitarbeitenden nicht klar vermittelt werden, können nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden.
• Widerstand gegen Veränderungen: Einige Mitarbeiter:innen könnten sich gegen Änderungen etablierter Verfahren sträuben, insbesondere wenn sie der Meinung sind, dass ihre Art, Dinge zu tun, genauso effektiv ist.
• Persönliche Gewohnheiten: In manchen Fällen haben Mitarbeiter:innen einfach Gewohnheiten oder Arbeitsweisen, die schwer zu durchbrechen sind, selbst wenn sie nicht mit den Unternehmensverfahren übereinstimmen.
• Ineffiziente Prozesse: Ein weiterer Grund, warum sich Kolleg:innen nicht an Prozesse halten, könnte die Tatsache sein, dass die Prozesse einfach nicht funktionieren (auch wenn wir wissen, dass das schwer zu akzeptieren ist).

Um es Ihren Mitarbeitenden zu erleichtern, (neue) Prozesse einzuhalten und Arbeitsanweisungen zu befolgen, können Sie einige einfache Maßnahmen ergreifen. Natürlich ist es möglich, dass anfangs Gegenwind aufkommt. Sobald Sie jedoch den wahren Nutzen erkenntlich machen, sind Ihre Mitarbeiter:innen sicherlich ebenfalls offen dafür. Hier sind also unsere Top-Empfehlungen, die sich in der Praxis bewährt haben:

Definieren und dokumentieren Sie Ihre Prozesse sorgfältig

Eine transparente Dokumentation Ihrer Prozesse ist einer der wichtigsten Schritte, um Mitarbeiter:innen dazu zu bringen, diese auch zu befolgen. Das bedeutet, dass Schritt-für-Schritt-Anweisungen sowie alle erforderlichen Vorlagen, Formulare und Richtlinien erstellt werden müssen. Sobald die Dokumentation erstellt ist, sollte sie allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden – das ist die Basis für eine größere Akzeptanz.

Neben der Verfügbarkeit der Dokumentation müssen Sie auch dafür sorgen, dass sie stets gewartet und auf dem neuesten Stand gehalten wird, wenn sich Ihre Verfahren weiterentwickeln. Denken Sie daran: Eine Dokumentation ist nur dann hilfreich, wenn sie korrekt ist. Hier kann ein Prozessmanagement-Tool besonders nützlich sein, denn es ermöglicht Ihnen, Ihre bestehende Dokumentation im Laufe der Zeit nahtlos anzupassen und weiterzuentwickeln.

Weitere Einblicke in die Prozessdokumentation und wie man sie effektiv erstellt, finden Sie in unserem Blogbeitrag zu diesem Thema!

Schulen und unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden

Schulungen sind ebenfalls ein wichtiger Aspekt, um zu erreichen, dass Ihre Beschäftigten die Prozesse verstehen und Arbeitsanweisungen befolgen. Dazu gehört natürlich nicht nur die Schulung neuer Mitarbeiter:innen, sondern auch bei Bedarf die laufende Unterstützung aller.

Bieten Sie persönliche Schulungen, Schulungsmaterialien oder Leitfäden an und richten Sie ein System ein, über das Kolleg:innen bei Bedarf Fragen stellen oder Hilfe erhalten können. Eine weitere Methode wäre es, den Erfahrungsaustausch anzuregen und neue Mitarbeiter:innen mit erfahreneren Beschäftigten zusammenzubringen, um zusätzliche Unterstützung und Anleitung zu erhalten.

Führen Sie Geschäftsprozesskontrollen (IKS) ein

Wenn Sie aber wirklich sichergehen möchten, dass die Mitarbeiter:innen die Arbeitsanweisungen befolgen, empfehlen wir Ihnen die Einführung von Geschäftsprozesskontrollen. Geschäftsprozesskontrollen können nämlich in all diesen Situationen eine hilfreiche Lösung sein, um zu gewährleisten, dass die Prozesse reibungslos und effektiv durchgeführt werden.

Damit Ihnen die Einführung dieser auch erfolgreich gelingt und Geschäftsprozesskontrollen ihren wahren Wert entfalten können, empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag mit dem 6-Schritte-Ansatz.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die konsequente Einhaltung von Prozessen und Arbeitsanweisungen für den Erfolg eines jeden Unternehmens entscheidend ist. Um die Effizienz, die Produktivität und die betriebliche Gesamtleistung zu steigern, ist es unerlässlich:

• Etablierte Prozesse zu dokumentieren und den Mitarbeiter:innen klar zu vermitteln,
• die Erwartungen an ihre Beiträge transparent zu machen,
• eine Kultur der Verantwortlichkeit und des Verantwortungsbewusstseins zu fördern,
• eine regelmäßige Überprüfung/Änderung Ihrer Prozesse durchzuführen, um deren Qualität und Aktualität zu gewährleisten.

Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen können Sie Ihren Mitarbeiter:innen helfen, konzentriert und effektiv zu arbeiten, was letztendlich zu mehr Erfolg und Leistung in Ihrem Unternehmen führt. Und das Wichtigste: Geschäftsprozesskontrollen können bei diesem Unterfangen Ihr größter Verbündeter sein. Machen Sie sich diese zunutze, um jederzeit eine reibungslose Ausführung und optimale Performance Ihrer Prozesse zu gewährleisten.

Wenn Sie mehr über Geschäftsprozesskontrollen erfahren möchten, wie sie funktionieren und warum Sie sie in Ihrem Unternehmen einführen sollten, lesen Sie unbedingt unseren Blogbeitrag. Oder laden Sie sich unser kompaktes IKS-Poster herunter, um einen schnellen Überblick über die wichtigsten Implementierungsschritte und Tipps zu erhalten!